Onepoint PROJECTS – von der Strategie bis zum einzelnen Besprechungspunkt

Die webbasierte Projektmanagement-Software onepoint PROJECTS deckt ein breites Aufgabenspektrum vom operativen Projektmangement bis hin zum Portfoliomanagement ab. Durch das Zusammenspiel mit Jira – einer der führenden Lösungen für die Software-Entwicklung – ist das Tool gerade auch für Unternehmen interessant, die klassische und agile Projekte gemeinsam koordinieren müssen. Neu in Version 16 ist unter anderem die Erweiterung um ein strategisches Portfoliomanagement sowie eine Agenda-Planung. Dr. Mey Mark Meyer hat sich die aktuelle Version für Sie angesehen.

Onepoint PROJECTS – von der Strategie bis zum einzelnen Besprechungspunkt

Die webbasierte Projektmanagement-Software onepoint PROJECTS deckt ein breites Aufgabenspektrum vom operativen Projektmangement bis hin zum Portfoliomanagement ab. Durch das Zusammenspiel mit Jira – einer der führenden Lösungen für die Software-Entwicklung – ist das Tool gerade auch für Unternehmen interessant, die klassische und agile Projekte gemeinsam koordinieren müssen. Neu in Version 16 ist unter anderem die Erweiterung um ein strategisches Portfoliomanagement sowie eine Agenda-Planung. Dr. Mey Mark Meyer hat sich die aktuelle Version für Sie angesehen.

Ob es um das operative Management von Projekten geht oder um die Koordination einer Multiprojektlandschaft – onepoint PROJECTS deckt beide Aufgabenfelder gleichermaßen ab. Zunehmend richtet der Hersteller sein Augenmerk auch auf die strategischen Aufgaben im Portfoliomanagement. So bietet Version 16 erstmals die Möglichkeit, Projekte und Unternehmensstrategie miteinander zu verbinden. Auf der anderen Seite gibt es auch Neuerungen für die operative Arbeit, z.B. eine Funktion, um Besprechungen zu planen und zu protokollieren. Zwischen diesen beiden Polen – Strategieumsetzung und Umgang mit Kleinaufgaben – bietet onepoint PROJECTS viele typische PM-Funktionen für die Termin-, Kosten- und Ressourcenplanung. In einem Punkt allerdings setzt das Programm auf ein bewährtes Werkzeug von Dritten.

Strategiebezug im Blick

In Version 16 sind eine Reihe kleinerer Verbesserungen eingeflossen. So hat der Hersteller die technologische Basis punktuell aktualisiert, die Oberfläche aufgefrischt und einige neue Funktionen ergänzt. Die wichtigste Neuerung ist allerdings die "Strategic Management Option". Sie soll Anwender dabei unterstützen, die Vision oder das Leitbild des Unternehmens mit konkreten Maßnahmen und Projekten zu verbinden. Für diese Aufgabe des strategischen Projektmanagements kommt in vielen Unternehmen Microsoft Excel zum Einsatz. Dass Excel als Hauptwettbewerber angesehen werden kann, entspricht dem Ansatz, den die Entwickler gewählt haben: Auch in onepoint PROJECTS ist die Funktion bewusst einfach gehalten.

Um den Bezug zur Unternehmensstrategie abzubilden, wird zunächst das Leitbild formuliert und anschließend in einzelne Ziele unterteilt. Um diese Ziele zu erreichen, können strategische Initiativen geplant werden, die typischerweise aus mehreren Projekten bestehen. Alle vier Planungsobjekte – Leitbild, Ziele, Initiativen und Projekte – zeigt Onepoint PROJECTS im neuen Strategie-Dashboard an (Bild 1).

Bild 1: Das Strategie-Dashboard zeigt, wie die Projekte zu strategischen Zielen beitragen.
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Das Leitbild kann in der Software als prägnant formulierter Text erfasst und durch eine Grafik ergänzt werden. Ausführliche Strategiekonzepte passen hier nicht hinein, die Gesamtziele der Organisation lassen sich so aber allen Projektbeteiligten an prominenter Stelle in Erinnerung rufen.

Weitaus wichtiger sind die priorisierten Ziele, die genauer beschreiben, wie die Vision erreicht werden soll. Sie eignen sich, um konkrete Schritte zu planen. Die Planung sieht zunächst vor, Programme zu definieren, in onepoint PROJECTS "Initiativen" genannt. Solche Projektgruppen können mit einem oder mehreren Zielen verbunden werden. Anschließend werden den Initiativen Projekte zugeordnet. Jedes Projekt trägt dann dazu bei, die Ziele zu erreichen, die mit der zugehörigen Initiative verbunden sind.

Der Fertigstellungsgrad der Projekte wirkt sich unmittelbar auf den Fertigstellungsgrad der Initiativen aus. Die Software gewichtet die Projekte einer Initiative dabei nach ihrem Aufwand bzw. ihren Kosten. Der Fortschritt bei Initiativen wirkt sich wiederum direkt auf die Zielerreichung aus. Auch hier gilt: Sind einem Ziel zwei Initiativen zugeordnet und ist für die Umsetzung der ersten ein vergleichsweise doppelt so hoher Aufwand erforderlich, dann gilt das Ziel nach Abschluss der kleineren Initiative als zu einem Drittel erreicht.

Mit dem Strategie-Dashboard erhalten Anwender ein einfaches Mittel, um (strategische) Programmziele im Blick zu behalten. Eine flexiblere Gewichtung der Projekte in den Initiativen sowie der Initiativen in Bezug auf die Ziele würde die Funktion abrunden. Eine Portfolioplanung mit alternativen Szenarien und Was-Wäre-Wenn-Auswertungen ermöglicht onepoint PROJECTS nicht, einer Projektübersicht per Tabellenkalkulation ist dieses für alle Projektbeteiligten schnell zu überblickende Verfahren allerdings deutlich überlegen.

Multiprojektmanagement mit agiler Projektzentrale

Um die Strategie – und damit die geplanten Projekte – mit onepoint PROJECTS umzusetzen, stellt die Software eine einfach zu bedienende Projektplanungs-Funktion zur Verfügung. Diese deckt die wichtigsten Aspekte der gängigen Projektmanagement-Methoden ab. Aus einer Liste am oberen Fensterrand wählt der Anwender mit einem Klick den Arbeitsbereich "Projekte" für die Projektplanung aus. Die Software zeigt dann am linken Fensterrand alle Projekte an, auf die der Anwender zugreifen darf. Lange Projektlisten strukturiert man, indem man die Projekte einem oder mehreren Portfolios zuweist.

Im Arbeitsbereich "Projekte" findet sich neben einem grafischen Projektstrukturplan (Bild 2) auch ein Gantt-Diagramm für die einfach gehaltene, klassische Terminplanung. Dazu kommen die Dokumentenablage und der grafische Projektstrukturplan, der Informationen zu Kosten, Aufwänden und Terminen auch in größeren Projekten übersichtlich darstellt. Ein systematisches Risikomanagement, um potentielle Projekte auf etwaige Risiken hin abzuklopfen, ist mit Hilfe von Checklisten möglich.

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