Onepoint PROJECTS – von der Strategie bis zum einzelnen Besprechungspunkt

Die webbasierte Projektmanagement-Software onepoint PROJECTS deckt ein breites Aufgabenspektrum vom operativen Projektmangement bis hin zum Portfoliomanagement ab. Durch das Zusammenspiel mit Jira – einer der führenden Lösungen für die Software-Entwicklung – ist das Tool gerade auch für Unternehmen interessant, die klassische und agile Projekte gemeinsam koordinieren müssen. Neu in Version 16 ist unter anderem die Erweiterung um ein strategisches Portfoliomanagement sowie eine Agenda-Planung. Dr. Mey Mark Meyer hat sich die aktuelle Version für Sie angesehen.

Ob es um das operative Management von Projekten geht oder um die Koordination einer Multiprojektlandschaft – onepoint PROJECTS deckt beide Aufgabenfelder gleichermaßen ab. Zunehmend richtet der Hersteller sein Augenmerk auch auf die strategischen Aufgaben im Portfoliomanagement. So bietet Version 16 erstmals die Möglichkeit, Projekte und Unternehmensstrategie miteinander zu verbinden. Auf der anderen Seite gibt es auch Neuerungen für die operative Arbeit, z.B. eine Funktion, um Besprechungen zu planen und zu protokollieren. Zwischen diesen beiden Polen – Strategieumsetzung und Umgang mit Kleinaufgaben – bietet onepoint PROJECTS viele typische PM-Funktionen für die Termin-, Kosten- und Ressourcenplanung. In einem Punkt allerdings setzt das Programm auf ein bewährtes Werkzeug von Dritten.

Strategiebezug im Blick

In Version 16 sind eine Reihe kleinerer Verbesserungen eingeflossen. So hat der Hersteller die technologische Basis punktuell aktualisiert, die Oberfläche aufgefrischt und einige neue Funktionen ergänzt. Die wichtigste Neuerung ist allerdings die "Strategic Management Option". Sie soll Anwender dabei unterstützen, die Vision oder das Leitbild des Unternehmens mit konkreten Maßnahmen und Projekten zu verbinden. Für diese Aufgabe des strategischen Projektmanagements kommt in vielen Unternehmen Microsoft Excel zum Einsatz. Dass Excel als Hauptwettbewerber angesehen werden kann, entspricht dem Ansatz, den die Entwickler gewählt haben: Auch in onepoint PROJECTS ist die Funktion bewusst einfach gehalten.

Um den Bezug zur Unternehmensstrategie abzubilden, wird zunächst das Leitbild formuliert und anschließend in einzelne Ziele unterteilt. Um diese Ziele zu erreichen, können strategische Initiativen geplant werden, die typischerweise aus mehreren Projekten bestehen. Alle vier Planungsobjekte – Leitbild, Ziele, Initiativen und Projekte – zeigt Onepoint PROJECTS im neuen Strategie-Dashboard an (Bild 1).

Bild 1: Das Strategie-Dashboard zeigt, wie die Projekte zu strategischen Zielen beitragen.
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Das Leitbild kann in der Software als prägnant formulierter Text erfasst und durch eine Grafik ergänzt werden. Ausführliche Strategiekonzepte passen hier nicht hinein, die Gesamtziele der Organisation lassen sich so aber allen Projektbeteiligten an prominenter Stelle in Erinnerung rufen.

Weitaus wichtiger sind die priorisierten Ziele, die genauer beschreiben, wie die Vision erreicht werden soll. Sie eignen sich, um konkrete Schritte zu planen. Die Planung sieht zunächst vor, Programme zu definieren, in onepoint PROJECTS "Initiativen" genannt. Solche Projektgruppen können mit einem oder mehreren Zielen verbunden werden. Anschließend werden den Initiativen Projekte zugeordnet. Jedes Projekt trägt dann dazu bei, die Ziele zu erreichen, die mit der zugehörigen Initiative verbunden sind.

Der Fertigstellungsgrad der Projekte wirkt sich unmittelbar auf den Fertigstellungsgrad der Initiativen aus. Die Software gewichtet die Projekte einer Initiative dabei nach ihrem Aufwand bzw. ihren Kosten. Der Fortschritt bei Initiativen wirkt sich wiederum direkt auf die Zielerreichung aus. Auch hier gilt: Sind einem Ziel zwei Initiativen zugeordnet und ist für die Umsetzung der ersten ein vergleichsweise doppelt so hoher Aufwand erforderlich, dann gilt das Ziel nach Abschluss der kleineren Initiative als zu einem Drittel erreicht.

Mit dem Strategie-Dashboard erhalten Anwender ein einfaches Mittel, um (strategische) Programmziele im Blick zu behalten. Eine flexiblere Gewichtung der Projekte in den Initiativen sowie der Initiativen in Bezug auf die Ziele würde die Funktion abrunden. Eine Portfolioplanung mit alternativen Szenarien und Was-Wäre-Wenn-Auswertungen ermöglicht onepoint PROJECTS nicht, einer Projektübersicht per Tabellenkalkulation ist dieses für alle Projektbeteiligten schnell zu überblickende Verfahren allerdings deutlich überlegen.

Multiprojektmanagement mit agiler Projektzentrale

Um die Strategie – und damit die geplanten Projekte – mit onepoint PROJECTS umzusetzen, stellt die Software eine einfach zu bedienende Projektplanungs-Funktion zur Verfügung. Diese deckt die wichtigsten Aspekte der gängigen Projektmanagement-Methoden ab. Aus einer Liste am oberen Fensterrand wählt der Anwender mit einem Klick den Arbeitsbereich "Projekte" für die Projektplanung aus. Die Software zeigt dann am linken Fensterrand alle Projekte an, auf die der Anwender zugreifen darf. Lange Projektlisten strukturiert man, indem man die Projekte einem oder mehreren Portfolios zuweist.

Im Arbeitsbereich "Projekte" findet sich neben einem grafischen Projektstrukturplan (Bild 2) auch ein Gantt-Diagramm für die einfach gehaltene, klassische Terminplanung. Dazu kommen die Dokumentenablage und der grafische Projektstrukturplan, der Informationen zu Kosten, Aufwänden und Terminen auch in größeren Projekten übersichtlich darstellt. Ein systematisches Risikomanagement, um potentielle Projekte auf etwaige Risiken hin abzuklopfen, ist mit Hilfe von Checklisten möglich.

Bild 2: Die Projektstruktur zeigt onepoint PROJECTS auch grafisch.
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Eine besondere Bedeutung kommt agilen Projekten zu. Während onepoint PROJECTS alle notwendigen Funktionen für klassisch gesteuerte Projekte mitbringt, setzt die Software bei agilem Projektmanagement auf Jira, eine der führenden Lösungen auf diesem Gebiet. Die bidirektionale Schnittstelle zwischen diesen beiden Systemen setzt auf eine klare Rollenverteilung: Neben der Projekt-Ideensammlung ist Jira für die Projektdurchführung und die Fortschrittsüberwachung bei agilen Projekten zuständig. Um alles andere kümmert sich onepoint PROJECTS.

Der Anwender legt Projektaufgaben zunächst in onepoint PROJECTS als Vorgänge an. Um ein Projekt mit Jira zu verbinden, ruft er die Funktion "Projekt in Jira ausführen" auf und wählt ein passendes Jira-Projekt aus. Für jeden Projektvorgang entsteht dann ein Jira-Issue. Die Projektstruktur übernimmt Jira nicht, es entsteht eine flache Liste von Issues, die in Jira unabhängig von onepoint PROJECTS gegliedert werden kann. In onepoint PROJECTS bleibt die Struktur allerdings erhalten, das ist nützlich für Auswertungen. Jira-Issues und onepoint-Vorgänge, die ab der Kopplung parallel existieren, synchronisiert onepoint PROJECTS kontinuierlich.

Bei dieser Synchronisation ist Jira für den Bearbeitungsstatus und die erfassten Projektzeiten maßgebend, während onepoint PROJECTS die Fälligkeitstermine, die Planaufwände und die eingeplanten Ressourcen bestimmt. Wie detailliert diese Top-Down-Vorgaben sind und wie viel Freiheit das agile Team in der Planung hat, entscheiden die Anwender selbst, indem sie mehr oder weniger detaillierte Pläne in onepoint PROJECTS erstellen.

In Jira werden die Aufgaben als Issues bei Bedarf weiter in Unteraufgaben unterteilt. Auch neue Issues sind möglich. Detailaktivitäten werden ausschließlich in Jira bearbeitet, onepoint PROJECTS kann sie allerdings ebenfalls anzeigen.

Neue Issues aus Jira werden in onepoint Projects zu sogenannten "Ad-Hoc-Vorgängen" ohne Planwerte (Bild 3). Der Projektleiter kann diese entweder zur reinen Information im Projekt behalten oder sie in die klassische Planung aufnehmen, indem er sie mit Ressourcen und Terminen versieht und so zu einem normalen Projektvorgang erweitert. Auf gleiche Weise kann er auch eine vorhandene Issue-Sammlung aus Jira in eine neue Projektplanung überführen. Diese Sammlung dient dann als Ideenpool für das neue Projekt.

Bild 3: In Jira neu angelegte Issues stellt onepoint PROJECTS zunächst als Ad-Hoc-Vorgang ohne Planungsdaten dar.
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Mit Version 16 wurde die Synchronisation an die neuen technologischen Konzepte bei Jira-Schnittstellen angepasst. Sie kann nun mit mehreren Jira-Servern gleichzeitig arbeiten, in Kürze soll auch die Verbindung zu Cloud-Versionen von Jira möglich sein. Aufgrund der vergleichsweise einfachen Inbetriebnahme wird Jira in der Praxis oft als Insellösung verwendet. Onepoint PROJECTS kann in diesem Fall zur zentralen Multiprojektumgebung werden und den Gesamtüberblick über agil und klassisch gemanagte Projekte liefern – selbst wenn die agilen Projekte der einzelnen Abteilungen auf jeweils unterschiedlichen Servern gespeichert sind. Auch bei agilen Teilprojekten ist das hilfreich: Um etwa in einem größeren Organisationsentwicklungs-Projekt die zugehörigen IT-Anteile operativ in Jira abzuwickeln, wird in onepoint PROJECTS einfach ein entsprechendes Teilprojekt angelegt und mit Jira gekoppelt.

Projektstatusberichte

Eine kombinierte Sicht auf klassisch und agil gemanagte Projekte ist bereits eine wichtige Hilfe, um mehrere Projekte gleichzeitig zu überblicken. Wer für eine Vielzahl an Projekten verantwortlich ist, wird allerdings oft nicht die Zeit haben, einzelne Projekte auf Planungsebene zu betrachten. Die wichtigsten Informationen über Projekte liefern in diesem Fall typischerweise Statusberichte. Die Inhalte sind außerdem durch die Projektleitung als aktuell bestätigt.

Für Statusberichte bietet onepoint PROJECTS auf dem Register "Status" im Arbeitsbereich "Projekte" eine eigene Funktion (Bild 4). Diese beschränkt sich nicht nur darauf, Daten aus der Software zusammenzufassen und grafisch aufzubereiten. Der Projektleiter kann die Daten im Bericht auch kommentieren und mit seiner eigenen Einschätzung ergänzen. Mit einem aufgefrischten Layout ist der Bericht in Version 16 nochmals übersichtlicher geworden. Nun können Texte auch mit einfachen Formatierungen bearbeitet werden, z.B. lässt sich eine Notiz zu Problemen und notwendigen Entscheidung durch Aufzählungspunkte strukturieren. Sind alle Angaben komplett, gibt der Anwender den Bericht frei und signalisiert so, dass die Informationen korrekt sind.

Bild 4: In Statusberichten gibt die Projektleitung ihre eigene Einschätzung zum Projekt. So ergänzt sie die reinen Zahlen des Berichts um eine wertvolle Interpretation.
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Tief ins Operative: Die Agenda-Planung

onepoint PROJECTS beherrscht nicht nur den Umgang mit Projektaktivitäten – egal ob im Gantt-Diagramm oder agil in Jira geplant –, sondern auch den mit Kleinaufgaben, "ToDo" genannt. Jeder Anwender kann seine eigenen Kleinaufgaben mit der Software verwalten und bei entsprechender Berechtigung auch neue Kleinaufgaben für das Projekt anlegen und anderen zuweisen. Ob es um die Vorbereitung einer Kundenpräsentation geht oder um Korrekturen am Lastenheft: Viele Aufgaben in Projekten sind zu kleingranular, um sie ausdrücklich im Terminplan zu berücksichtigen. Mit der Aufgabenverwaltung kann man sie dennoch im Blick behalten.

Aufgaben werden oft im Rahmen von Projektbesprechungen verteilt und in einer Aufgabenliste im Tabellenkalkulations-Programm dokumentiert. Bei jedem neuen Termin holt das Team die Liste dann wieder hervor, um den Status zu verfolgen. Mit der Agenda-Planung deckt Onepoint PROJECTS auch diesen Anwendungsbereich ab (Bild 5). Ist eine Besprechung geplant, kann der Organisator das Thema einschließlich einer kurzer Beschreibung, Termin und Teilnehmerliste in der Software erfassen. Die Besprechungsinhalte plant er als ToDo-Elemente ein, zusätzlich kann er diese als "Problem", "Information" oder "Entscheidung" kennzeichnen.

Bild 5: Mit der Agenda-Planung unterstützt Onepoint PROJECTS eine oft ungeliebte Projektaufgabe und verbindet sie sinnvoll mit der Aufgaben-Planung.
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Während der Besprechung führt das Team das Protokoll dann direkt in Onepoint PROJECTS. Dazu erfasst es zu jedem ToDo eine entsprechende Notiz und legt als Ergebnis der Besprechung ggf. weitere ToDos mit Fälligkeit und Zuständigkeit an. Diese sind dann gleich in die Aufgabenverwaltung der Software integriert und erscheinen in den Aufgabenlisten der betreffenden Teammitglieder. Abschließend erfolgt die Freigabe der Agenda, wodurch sie nicht mehr geändert werden kann. Die ToDos können jetzt abgearbeitet und ihr Status kann aktualisiert werden.

Bei der nächsten Besprechung bespricht das Team dann entweder den Status aller ToDos des letzten Protokolls oder arbeitet direkt in der ToDo-Liste, wobei die Statusprüfung fester Bestandteil der Besprechung werden kann. Durch die integrierte Aufgabenliste bietet die Agenda-Planung in onepoint PROJECTS einen deutlichen Mehrwert gegenüber klassischen Besprechungsprotokollen, die per E-Mail verteilt werden, damit sich die Beteiligten anschließend ihre eigenen Aufgaben wieder aus dem Protokoll heraussuchen und in individuellen Aufgaben-Tools weiterverfolgen.

Systemvoraussetzungen

Onepoint PROJECTS lässt sich auf dem eigenen Server oder als Mietlösung (Software-as-a-Service) betreiben. Die Anwender benötigen in beiden Fällen lediglich einen aktuellen Webbrowser auf ihrem Rechner. Der notwendige Tomcat-Applikationsserver für den Betrieb auf einem eigenen Server steht für alle gängigen Betriebssysteme zur Verfügung. Bei den Datenbanken lässt onepoint PROJECTS die Wahl zwischen Microsoft SQL, Oracle und PostgreSQL.

Um Jira anzubinden, müssen sowohl Jira als auch onepoint PROJECTS auf eigenen Servern installiert werden. Eine Version für das Software-as-a-Service-Angebot von Jira ist in Kürze geplant.

Lizenzbedingungen

Das Lizenzmodell der onepoint PROJECTS Enterprise-Edition kennt die Rollen "Beobachter", "Mitarbeiter" und "Manager". Während Beobachter vor allem Projektinformationen einsehen können, nehmen Mitarbeiter aktiv am Projektgeschehen teil, erfassen z.B. den Projektfortschritt und stellen Kommentare und Dokumente zu Projekten ein. Den vollen Funktionsumfang der Software können Anwender mit der Manager-Rolle nutzen. Sie wird insbesondere für Projektplaner benötigt. Für Mitarbeiter und Manager muss jeweils eine entsprechende Lizenz erworben werden, die Beobachter-Rolle ist kostenfrei.

Alternativ sind Lizenzen im Average-User-Modell zu einem einheitlichen Lizenzpreis erhältlich. Das lohnt sich, falls im Schnitt nicht mehr als vier Mitarbeiter auf einen Manager kommen. Der kostenfreie "Group Server", der bis zu vier Benutzern die Grundfunktionen der Software bietet, ermöglicht kleinen Teams einen Einstieg mit den wichtigsten Grundfunktionen. Ab etwa 4.300 Euro Lizenzgebühr einschließlich Support ist der Start mit fünf Anwendern auf einem eigenen Server möglich. Die Cloud-Variante beginnt bei knapp 2.300 Euro jährlich (jeweils exkl. MwSt.).

Fazit

Die neue Version 16 erweitert onepoint PROJECTS gleich in zwei Richtungen: Nach "oben" ergänzt das Strategie-Modul die Software um eine einfach gehaltene Anbindung an die strategischen Vorgaben des Unternehmens. Nach "unten" bindet die Agenda-Planung die typischen Kleinaufgaben und die Selbstorganisation im Projektteam in das Projektmanagement ein. So kann die Software ein komplettes Bild der Projektlandschaft zeichnen, das sowohl die vorausschauend geplanten als auch die spontan entstehenden Aufgaben der Beteiligten zusammenhält. Die Agenda-Funktionen sollen in der kommenden Version nochmals verbessert werden. Auch ein neues Portfolio-Dashboard und ein optionales Modul für das Stakeholder-Management stehen laut Hersteller für die Version 17 auf dem Plan.

Das Zusammenspiel mit Jira macht onepoint PROJECTS besonders für hybride Umgebungen interessant, in denen agile und klassische Projekte gemeinsam koordiniert werden müssen oder Teile klassisch gemanagter Projekte mit agilen Methoden umgesetzt werden. Hier vermittelt die Software einen einheitlichen Überblick, koordiniert Projekte über unterschiedliche Jira-Welten hinweg und setzt auch agile Projekte in Bezug zu strategischen Vorgaben und zur Gesamt-Ressourcenplanung des Unternehmens.

Kontakt

onepoint PROJECTS GmbH, Dr. Auner Strasse 22/4, A-8074 Raaba/Graz, Tel.: +43 (316) 267 267 0, Fax: +43 (316) 267 267 99, www.onepoint-projects.com, info@one-projects.com

 
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