Projektkrisen systematisch lösen

Teil 1:
Symptome und Ursachen einer Krise

Nicht bei jeder Projektkrise muss man sofort einen externen Coach oder Krisenmanager zu Rate ziehen. Solange das Vertrauensverhältnis der Projektbeteiligten untereinander intakt ist, kann auch ein interner ProjektmanagerProjektmanagerEin Projektmanager plant, koordiniert und überwacht ein Projekt - ein einmaliges, zeitlich begrenztes Vorhaben mit temporärer Organisationseinheit und einem konkreten Ziel. Je nach Größe des Projekts und den hierfür notwendigen Kenntnissen, der erforderlichen Arbeitskapazität und dem gegebenen Budget arbeitet ein Projektmanager allein oder mit einem Projektteam an seinem Vorhaben. Im Gegensatz zu Projektleiter/in ist "Projektmanager/in" nicht in der DIN festgelegt. Häufig werden die beiden Begriffe  Projektmanager  und Projektleiter gleichgesetzt, im englischen Sprachraum gibt es keine Unterscheidung. die anspruchsvolle AufgabeAufgabeDie einzelnen Aufgaben der Projektbeteiligten sind die "Elementarteilchen" des Projektes. Aus Sicht des Projektmanagers sind Aufgaben die kleinsten Arbeitseinheiten, die betrachtet werden. Je nach Umfang des Projektes liegt die Überwachung der Aufgabendurchführung in der Zuständigkeit des Projektleiters, Teilprojektleiters oder Arbeitspaketverantwortlichen. Die Liste aller Aufgaben eines Projektbeteiligten ist die Minimalform der Arbeitsanweisung an ihn. eines Krisenmanagers übernehmen. Vorteil ist, dass er nur eine minimale Einarbeitungszeit benötigt und die Projektmitarbeiter ihn leichter als einen von uns akzeptieren. Philipp Meyerbröker beschreibt eine typische Krisensituation eines Projekts, die er selbst als interner Krisenmanager zu bewältigen hatte und stellt dabei typische Merkmale und Ursachen von Projektkrisen vor.

Projektkrisen systematisch lösen

Teil 1:
Symptome und Ursachen einer Krise

Nicht bei jeder Projektkrise muss man sofort einen externen Coach oder Krisenmanager zu Rate ziehen. Solange das Vertrauensverhältnis der Projektbeteiligten untereinander intakt ist, kann auch ein interner ProjektmanagerProjektmanagerEin Projektmanager plant, koordiniert und überwacht ein Projekt - ein einmaliges, zeitlich begrenztes Vorhaben mit temporärer Organisationseinheit und einem konkreten Ziel. Je nach Größe des Projekts und den hierfür notwendigen Kenntnissen, der erforderlichen Arbeitskapazität und dem gegebenen Budget arbeitet ein Projektmanager allein oder mit einem Projektteam an seinem Vorhaben. Im Gegensatz zu Projektleiter/in ist "Projektmanager/in" nicht in der DIN festgelegt. Häufig werden die beiden Begriffe  Projektmanager  und Projektleiter gleichgesetzt, im englischen Sprachraum gibt es keine Unterscheidung. die anspruchsvolle AufgabeAufgabeDie einzelnen Aufgaben der Projektbeteiligten sind die "Elementarteilchen" des Projektes. Aus Sicht des Projektmanagers sind Aufgaben die kleinsten Arbeitseinheiten, die betrachtet werden. Je nach Umfang des Projektes liegt die Überwachung der Aufgabendurchführung in der Zuständigkeit des Projektleiters, Teilprojektleiters oder Arbeitspaketverantwortlichen. Die Liste aller Aufgaben eines Projektbeteiligten ist die Minimalform der Arbeitsanweisung an ihn. eines Krisenmanagers übernehmen. Vorteil ist, dass er nur eine minimale Einarbeitungszeit benötigt und die Projektmitarbeiter ihn leichter als einen von uns akzeptieren. Philipp Meyerbröker beschreibt eine typische Krisensituation eines Projekts, die er selbst als interner Krisenmanager zu bewältigen hatte und stellt dabei typische Merkmale und Ursachen von Projektkrisen vor.

Eine Projektkrise erfolgreich zu bewältigen, ist eine anspruchsvolle, in den meisten Fällen aber auch sehr spannende Aufgabe. Diese Situation kommt zudem häufiger vor, als man vielleicht annehmen würde, da viele Projekte bereits unter schwierigen, manchmal sogar unrealistischen Rahmenbedingungen starten. Gerät ein Projekt in die Krise, werden häufig zunächst nur die Symptome betrachtet und nicht die eigentlichen Ursachen.

Die Projektmitarbeiter verwenden viel Energie darauf, Arbeitsrückstände aufzuholen, weitere Ressourcen an das Projekt zu binden sowie Kommunikations- und Schnittstellenprobleme zu lösen. Allerdings liegen die Wurzeln der Probleme bei vielen Projekten oft tiefer, etwa darin, dass bereits das ProjektzielProjektzielDas Projektziel ist die eindeutige, vollständige und überprüfbare Beschreibung des Sollzustands, der durch das Projekt herbeigeführt werden soll. nicht eindeutig festgelegt wurde oder die Unternehmensführung die Durchführung des Projekts nicht oder nicht ausreichend unterstützt. In diesen Fällen werden die zuerst genannten operativen Lösungsansätze wenig bringen.

Es ist zwar menschlich, davor zurückzuscheuen, noch einmal das Fundament eines Hauses zu überprüfen, wenn man bereits die Stockwerke darüber errichtet. Aber häufig ist es doch notwendig. Um erfolgreich zu sein, müssen beim KrisenmanagementKrisenmanagementKrisenmanagement beginnt nicht erst mit dem Eintreten einer Krise im Projekt. Im wesentlichen besteht es aus den drei Bereichen Krisenprävention, Krisenfrüherkennung und Krisenbewältigung. für ein Projekt unbedingt die Ursachen ermittelt und angegangen werden, um nicht weitere Ressourcen und ZeitZeitZeit ist eine der zentralen Steuerungsgrößen des Projektmanagements und bildet neben Kosten und Leistungsumfang im sog. Magischen Dreieck einen der drei Eckpunkte. Mittlerweile sind Qualität, Risiko und Nutzen als weitere Steuerungsgrößen etabliert. Je nach Projektart ist der Faktor Zeit besonders kritisch, z.B. im Veranstaltungsmanagement oder bei Wartungs- und Instandhaltungsprojekten. zu verschwenden.

Ein Unternehmen kann noch relativ lange mit einem internen Krisenmanager einem kriselnden Projekt eine positive Wende geben und es erfolgreich abschließen, ohne einen externen Berater hinzuzuziehen. Vorausgesetzt, die Projektprobleme werden immer noch auf der sachlichen Ebene geklärt, es ist zu keinen nachhaltigen persönlichen Verletzungen unter den Projektbeteiligten gekommen und das Vertrauensverhältnis der Mitglieder untereinander sowie zur Projekt- und Unternehmensleitung ist intakt.

In jedem Fall sollte ein Mitarbeiter, der bereits Projekterfahrung gesammelt hat, die RolleRolleRolle bezeichnet eine temporäre Funktion einer Person oder Organisationseinheit innerhalb der Projektorganisation. Eine Rolle wird beschrieben durch Aufgaben, Befugnisse und Verantwortungen. Zur vollständigen Definition einer Rolle gehört die Angabe, ob sie teilbar (d.h. ob sie von mehreren Personen wahrgenommen werden kann) und kombinierbar (d.h. ob sie mit anderen Rollen gemeinsam von einer einzigen Person wahrgenommen werden kann). des Krisenmanagers übernehmen. Seine zwei wichtigsten Kompetenzen sind meiner Ansicht nach zum einen ein strukturiertes Vorgehen bei der Projektarbeit, zum anderen eine hohe soziale KompetenzSoziale KompetenzDie "soziale Kompetenz" eines Menschen zählt zu den sogenannten "soft skills", den weichen, weil nicht mit objektiven Kriterien nachprüfbaren Fähigkeiten. Sie zählt dennoch zu den wichtigsten Kriterien für die Übernahme einer Führungsposition, denn Führung bedeutet, andere Menschen anzuleiten. Genauso wird von jedem Teammitglied ein Mindestmaß an sozialer Kompetenz gefordert, denn ohne Teamwork wird das Projekt nicht erfolgreich sein., die es ihm erlaubt, in einer solchen Krisensituation schnell tragfähige Beziehungen zu den Projektbeteiligten zu knüpfen und zu vertiefen.

Im ersten Teil meines Beitrags beschreibe ich meine ersten Eindrücke von einem Projekt, dessen Leitung ich als interner Krisenmanager übernommen habe, und stelle die Merkmale und Ursachen von Projektkrisen vor, welche ich auf Basis dieses und anderer Projekte erarbeitet habe.

Wie sieht eine Krise aus?

Als ich die beiden Büroräume betrat, in denen das Team des Projekts untergebracht war, in dem ich als Krisenmanager arbeiten sollte, hatte ich den Eindruck, in eine Abstellkammer bzw. nur teilweise genutzte Lagerräume zu kommen, und nicht an einen Ort, wo ein wichtiges Projekt abgewickelt wird. Der größere Raum war mit alten Büromöbeln und Kartons, leeren Aktenordner sowie diversen anderen Dingen vollgestellt, die sich in ungenutztem Büroraum schnell ansammeln. Das ProjektteamProjektteamDas Projektteam umfasst alle Personen, die aktiv am betrachteten Projekt beteiligt sind. Dies umfasst u.A. den Lenkungsausschuss , den Auftraggeber , den Projektmanager und alle Projektmitarbeiter selbst, das zu diesem ZeitpunktZeitpunktIn der Netzplantechnik wird mit " Zeitpunkt " ein Punkt auf einer frei gewählten Zeitachse bezeichnet, solange diese noch nicht auf die Echtzeit abgebildet ist. aus drei Mitarbeitern bestand, hatte sich in dem etwas kleineren Raum eingerichtet. Die Mitglieder des Projektteams mussten so auf beengten Raum miteinander klarkommen, da sie sich nie darum gekümmert hatten, auch den größeren Raum herzurichten, obwohl das Projekt schon ein Jahr lief. Dieser eher passive Umgang mit verfügbaren Ressourcen spiegelte die Situation im Projekt wider.

Ich kannte die Räume und ihren Zustand aus meiner Funktion als Führungskraft in der Linie, heute jedoch betrat ich sie das erste Mal mit dem Vorhaben, mir hier einen Arbeitsplatz einzurichten und sah sie damit plötzlich auch mit anderen Augen.

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Fortsetzungen des Fachartikels

Teil 2:
Fünf Schritte für den Turnaround
Lassen sich Projektkrisen mit einem standardisierten Vorgehen lösen? Ja, meint unser Autor Philipp Meyerbröker, denn Projektkrisen zeigen oft ein ähnliches Muster.