Projektstatusabfragen erfolgreich durchführen

Stellen Sie sich vor, Sie sind Programm Manager und haben die Verantwortung für mehrere Projekte. Ihre Aufgabe ist es, die Projekte zu überwachen und gegenüber dem Lenkungsausschuss zu berichten. Dazu müssen Sie regelmäßig den Status der einzelnen Projekte vom jeweiligen Projektleiter erfragen. Doch dieser stellt sein Projekt möglicherweise besser dar, als es der Wirklichkeit entspricht. Petra Berleb beschreibt in diesem Tipp, was Sie tun können, um dennoch den tatsächlichen Status des Projekts herauszufinden.

Projektstatusabfragen erfolgreich durchführen

Stellen Sie sich vor, Sie sind Programm Manager und haben die Verantwortung für mehrere Projekte. Ihre Aufgabe ist es, die Projekte zu überwachen und gegenüber dem Lenkungsausschuss zu berichten. Dazu müssen Sie regelmäßig den Status der einzelnen Projekte vom jeweiligen Projektleiter erfragen. Doch dieser stellt sein Projekt möglicherweise besser dar, als es der Wirklichkeit entspricht. Petra Berleb beschreibt in diesem Tipp, was Sie tun können, um dennoch den tatsächlichen Status des Projekts herauszufinden.

Stellen Sie sich vor, Sie sind Programm Manager und haben die Verantwortung für mehrere Projekte. Ihre Aufgabe ist es, die Projekte zu überwachen und gegenüber dem Lenkungsausschuss zu berichten. Dazu müssen Sie regelmäßig den Status der einzelnen Projekte vom jeweiligen Projektleiter erfragen. Doch dieser stellt sein Projekt möglicherweise besser dar, als es der Wirklichkeit entspricht. Was können Sie tun, um dennoch den tatsächlichen Status des Projekts herauszufinden?

Zunächst ist es notwendig, dass Sie die Statusabfrage in mehrere Bereiche aufgliedern und detaillieren, um sich einen umfassenden Gesamteindruck von der Lage des Projekts zu verschaffen. Am besten eignet sich dazu ein Formular (Projektstatusbericht). Als Programm Manager werden Sie sicher ein gutes Gefühl dafür haben, wen Sie das Formular selbst ausfüllen lassen und bei wem Sie den Projektstatus im persönlichen Gespräch erfragen.

Gesamtstatus und Details zu Meilensteinen erfragen

Für das Gespräch mit Ihrem Projektleiter ist folgende Vorgehensweise empfehlenswert:

Zu Beginn fragen Sie nach dem Gesamtstatus des Projekts:

  • Im Plan
  • Geringe Abweichung
  • Grosse Abweichung
  • Out of line

Als zweiten Schritt sollten Sie die genauen Details je Meilenstein erfragen:

Meilenstein Beschreibung Plan Aktueller Outlook Status
Kick-off-Meeting Aufsetzen des Kick-off 14.04.04 18.04.04 geringe Abweichung

Geplante Maßnahmen prüfen

Bei Abweichungen im Gesamtstatus oder bei den einzelnen Meilensteinen, ist es notwendig, dass Sie nach den geplanten Maßnahmen fragen, die diesem Schiefstand entgegenwirken sollen:

Maßnahmen zu erledigen bis Status
Verschiebung des Kick-off kommunizieren asap noch offen

Des Weiteren müssen Sie in Erfahrung bringen, nach welchen Kriterien die Maßnahmen gemessen werden.

Maßnahmen Messkriterien
Einladungen mit neuem Termin verschicken Einladungen sind angenommen

Problemfelder und Risiken bewerten

Um das Bild vom Stand des Projekts und den Rahmenbedingungen zu vervollständigen, müssen Sie als nächstes die Problemfelder und potentiellen Risiken bewerten.

Derzeitige Problemfelder Auswirkung Maßnahmen Verant­wortlich zu erledigen bis
Projektraum fehlt Team arbeitet verstreut Raum beantragt PL asap
Risiken Auswirkung Wahrschein-lichkeit Maßnahmen Verant­wortlich zu erledigen bis
Teammitglieder werden nicht für das Projekt freigestellt Projektende ist gefährdet 35 % Agreements von Fach­abteilungen einholen PL asap

Informationen zu Änderungsvereinbarungen und Qualitätstests sammeln

Nachdem Sie nun Gesamtstatus, Status je Meilenstein, geplante Maßnahmen sowie Problemfelder und Risiken des Projekts abgefragt haben, beleuchten Sie den Bereich des Änderungsmanagements. Sie wollen erfahren, welche Änderungen zwischen Auftraggeber und Projektleiter vereinbart wurden.

Beschreibung Auswirkung Maßnahmen
Teilziel B bis 12/04 anstatt 02/05 mehr Ressourcen notwendig sofort 2 zusätzliche Programmierer anfordern

Der letzte Bereich, den Sie genauer betrachten sollten, beschäftigt sich mit den Qualitätsüberprüfungen, die im Projekt durchgeführt wurden.

Beschreibung Ergebnis
Function Tests für Modul A 98 % der Fehler behoben

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