Projektstatusabfragen erfolgreich durchführen

Stellen Sie sich vor, Sie sind Programm Manager und haben die Verantwortung für mehrere Projekte. Ihre Aufgabe ist es, die Projekte zu überwachen und gegenüber dem Lenkungsausschuss zu berichten. Dazu müssen Sie regelmäßig den Status der einzelnen Projekte vom jeweiligen Projektleiter erfragen. Doch dieser stellt sein Projekt möglicherweise besser dar, als es der Wirklichkeit entspricht. Petra Berleb beschreibt in diesem Tipp, was Sie tun können, um dennoch den tatsächlichen Status des Projekts herauszufinden.

Stellen Sie sich vor, Sie sind Programm Manager und haben die Verantwortung für mehrere Projekte. Ihre Aufgabe ist es, die Projekte zu überwachen und gegenüber dem Lenkungsausschuss zu berichten. Dazu müssen Sie regelmäßig den Status der einzelnen Projekte vom jeweiligen Projektleiter erfragen. Doch dieser stellt sein Projekt möglicherweise besser dar, als es der Wirklichkeit entspricht. Was können Sie tun, um dennoch den tatsächlichen Status des Projekts herauszufinden?

Zunächst ist es notwendig, dass Sie die Statusabfrage in mehrere Bereiche aufgliedern und detaillieren, um sich einen umfassenden Gesamteindruck von der Lage des Projekts zu verschaffen. Am besten eignet sich dazu ein Formular (Projektstatusbericht). Als Programm Manager werden Sie sicher ein gutes Gefühl dafür haben, wen Sie das Formular selbst ausfüllen lassen und bei wem Sie den Projektstatus im persönlichen Gespräch erfragen.

Gesamtstatus und Details zu Meilensteinen erfragen

Für das Gespräch mit Ihrem Projektleiter ist folgende Vorgehensweise empfehlenswert:

Zu Beginn fragen Sie nach dem Gesamtstatus des Projekts:

  • Im Plan
  • Geringe Abweichung
  • Grosse Abweichung
  • Out of line

Als zweiten Schritt sollten Sie die genauen Details je Meilenstein erfragen:

Meilenstein Beschreibung Plan Aktueller Outlook Status
Kick-off-Meeting Aufsetzen des Kick-off 14.04.04
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