BIM-Technologie, mobile Lösungen, E-Mail-Integration Reales Bauen in virtuellen Projekträumen

Zukünftig werden Bauprojekte (unabhängig von ihrer Größe) nicht mehr in realen Büros geplant, sondern in virtuellen Projekträumen stattfinden. Helmut Mersch erläutert, für wen sich die Investition in einen solchen virtuellen Projektraum lohnt und stellt den aktuellen Stand der Technik vor. Zudem wagt er einen Blick in die Zukunft der Projekträume für das Bauwesen. Eine Checkliste für die Einrichtung eines virtuellen Projektraums liefert er mit.

 

BIM-Technologie, mobile Lösungen, E-Mail-Integration Reales Bauen in virtuellen Projekträumen

Zukünftig werden Bauprojekte (unabhängig von ihrer Größe) nicht mehr in realen Büros geplant, sondern in virtuellen Projekträumen stattfinden. Helmut Mersch erläutert, für wen sich die Investition in einen solchen virtuellen Projektraum lohnt und stellt den aktuellen Stand der Technik vor. Zudem wagt er einen Blick in die Zukunft der Projekträume für das Bauwesen. Eine Checkliste für die Einrichtung eines virtuellen Projektraums liefert er mit.

 

In den späten 1990er Jahren wurden erstmals Projekte mit einem Internet-basierten Projektraum (auch bekannt als virtueller Projektraum, Planserver, Datenpool, Projektkommunikationssystem, PKMS) bearbeitet. Bei diesen ersten Projekten handelte es sich ausschließlich um Großprojekte, nicht selten aus dem Infrastrukturbereich (Flughäfen, Neubauprojekte der Deutschen Bahn etc.).

In den folgenden Jahren machte die Technik rasche Fortschritte, sodass ich 2006 in einem Artikel zur Zukunft der virtuellen Projekträume schrieb: "Kommunikationsplattformen sind zukünftig nicht nur Großprojekten vorbehalten, sondern werden zunehmend auch bei kleinen und mittleren Projekten zum Beispiel im Wohnungs-, Verwaltungs- und Industriebau eingesetzt."

Diese Aussage war damals richtig und ist es heute noch immer. Trotzdem werden noch viele Bauprojekte ohne Projekträume durchgeführt. Das ist unverständlich, denn die Einrichtung eines virtuellen Projektraums bringt viele Vorteile mit sich und lohnt sich für viele Arten von Bauprojekten.

Ein Projektraum erleichtert während der gesamten Projektlaufzeit die Kommunikation und die Zusammenarbeit der Beteiligten erheblich, indem er eine synchrone Belieferung der Planungspartner mit neuen Versionen von Dokumenten wie Plänen sicherstellt, einer einheitlichen Sichtweise auf das Projekt und so Reibungsverluste minimiert.

Warum also sind virtuelle Projekträume nicht längst schon zum selbstverständlichen Werkzeug aller Planer, Bauherren, Projektsteuerer und Bauunternehmen geworden?

"Ein Student hat uns da was programmiert."

Als Geschäftsführender Gesellschafter eines auf Plan- und Dokumentenmanagement spezialisierten Unternehmens werde ich von Interessenten öfters nach unseren Mitbewerbern gefragt. Anstelle eines anderen Produktnamens nenne ich unsere größten Konkurrenten: "Wir haben es früher auch ohne Projektraum geschafft.", "Wir nutzen einen FTP-Server." oder "Wir nutzen eine kostenlose Internet-Lösung." und "Ein Student hat uns da was programmiert.".

So machen wir auch nicht selten die Erfahrung, dass wir an der Ausschreibung eines Projektraums teilnehmen, und am Ende steht eine Absage mit der Begründung "In diesem Projekt wird nun doch kein Projektraum eingesetzt.". Selbstverständlich gibt es auch viele Aufträge, die an uns oder unsere Mitbewerber gehen, jedoch zeigen die Beispiele, dass bei vielen Anwendern noch nicht die Erkenntnis vorherrscht, dass ein professionelles Projekt-Kommunikations-Management-System (PKMS) mit all seinen Möglichkeiten die Kommunikation und die Qualität der Planung in einem Projekt eklatant verbessert.

Was Projekträume mit Kränen zu tun haben

Glücklicherweise trifft das nicht auf alle zu. Einer unserer Kunden sagte einmal zu uns: "Der Einsatz des Projektraums (...) ist für uns so selbstverständlich wie ein Kran." So, wie man auch beim Kran nicht jedes Mal aufs Neue überlegt, ob er denn sinnvoll ist, ob man das Material nicht auch von Hand in die oberen Geschosse schaffen könnte, so sollte auch der Einsatz eines Projektraums nicht bei jedem Projekt aufs neue überlegt werden müssen.

Zwar spart der Projektraum nicht wie der Kran Muskelkraft, jedoch trägt er wesentlich zur Verbesserung der Qualität des Projektmanagements bei:

  • Die Beteiligten stellen Pläne und Dokumente selbstständig auf der Plattform ein.
  • Die Plattform verteilt die Pläne und Dokumente an Beteiligte, die informiert werden sollen.
  • Planlisten müssen nicht mehr manuell geführt werden, sondern werden automatisch generiert. Das spart Zeit, Ressourcen und schaltet mögliche Fehlerquellen aus.
  • Die Planhistorie wird dadurch komplett nachvollziehbar, die Unterschiede bei den einzelnen Planungsständen können grafisch angezeigt werden.
  • Neben Plänen werden auch alle weiteren projektrelevanten Dokumente auf der Plattform abgelegt und nach den Vorgaben des Auftraggebers verteilt. Die Plattform managt Aufgaben, Protokolle, Tagesordnungspunkte, das Bautagebuch und Mängel.
  • Die E-Mail-Kommunikation kann über die Plattform abgewickelt und abgelegt werden.
  • Alle Aktionen innerhalb des Systems werden nachvollziehbar dokumentiert.
  • Alle Beteiligten sind jederzeit auf dem neuesten Stand und haben dieselbe Sicht der Dinge. Über das Medium Internet arbeitet die Plattform länder- und zeitzonenübergreifend rund um die Uhr. Alle Daten sind jederzeit und überall abrufbar.
  • Durch die stets gegebene Aktualität und eine vereinfachte und voll dokumentierte Kommunikation entstehen weniger Reibungsverluste: Eine Projektplattform ist wichtiger Bestandteil des Qualitätsmanagements.

Dieser Beitrag soll Ihnen dabei helfen, sich folgende Frage zu beantworten: Brauche ich für mein Bauprojekt einen virtuellen Projektraum? Wenn ja, was muss ich bei dessen Auswahl beachten?

Bewertungen und Kommentare

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Siegfried
Männer
Dr.

Was soll die Überschrift "Ein Student hat uns da was programmiert" für eine Aussage signalisieren? Natürlich programmieren Studenten und dass i.d.R. sehr gut. Im Gegensatz zu Ewigfirmen mit Rechnungsabos und Beraterklebstoff, werden Studenten mit ihren Projekten fertig und schreiben keine Riesenrechnungen für's Kaffeetrinken und Anzugtragen. Ich schreibe dies aus Erfahrung mit Studierenden an Hochschulen und hoffe auf mehr Professionalität bei der Gestaltung der Artikel im PM.

 

Sehr geehrter Herr Dr. Männer,

vielen Dank für Ihre Meinungsäußerung. Dass der von mir geschriebene Satz "Ein Student hat uns da was programmiert." so prominent herausgehoben wurde, ist vor allem dem nachträglichen Layouten des Artikels geschuldet. Ich hatte ihn nicht so prominent geplant, will mich aber auch nicht herausreden, denn ich habe das Layout ja abgesegnet.


Es sollte Ihnen jedoch aufgefallen sein, dass dieser Satz überhaupt keine Wertung enthält. Ich erlebe nur in meiner täglichen Praxis, dass von Studierenden programmierte Lösungen als Alternative zu marktgängigen Systemen etablierter Softwarehersteller verwendet werden. Daran ist zunächst nichts schlechtes. Zum einen war auch ich einmal Student und habe mir schon früh ein Zubrot mit Softwareentwicklung verdient, zum anderen setzen wir gerade aus den von ihnen genannten Gründen Studierende auch in unserem Unternehmen ein – leider viel zu wenige.


Was Firmen allerdings beim Einsatz von Studierenden bedenken sollten – und da gehe ich nun über die Aussage des Artikels hinaus – möchte ich auf Grund meiner Erfahrung in vielen Architektur- und Ingenieurbüros gerne aufzeigen:


1. Studierende stehen oft nur einen begrenzten Zeitraum zur Verfügung. Sie hinterlassen eine Lösung, werden danach aber nicht unbedingt Mitarbeiter des Unternehmens. Zurück bleibt möglicherweise ein Stück Software, mit dem sich die anderen Mitarbeiter nicht auskennen, das schwer oder gar nicht gewartet oder aktualisiert werden kann. Oftmals kann diese Software dann nach einem Wechsel des Betriebssystems oder der Basissoftware nicht mehr verwendet werden. Hier ist es wichtig, eine sehr gute Dokumentation einzufordern, oder rechtzeitig eine Übergabe an einen nachfolgenden Studierenden zu organisieren.


2. Studierende eignen sich gut für die Erstellung von Webseiten, sowie für kleine Tools, die hausintern genutzt werden sollen. Eine Kommunikationsplattform ist ein hochkomplexes Gebilde mit hohen Anforderungen, insbesondere an die Sicherheit. In den Softwarefirmen arbeiten hochqualifizierte Spezialistenteams an diesem Thema. Will man dieses heikle Thema von Studierenden bearbeiten lassen, sollte man sehr auf deren Qualifikation und Erfahrung achten.


Dass Sie meinen Artikel auf Grund der nicht wertenden Äußerung die Professionalität meines Artikels in Frage stellen, wundert mich. Vielleicht können Sie mir das kurz erläutern.

Thomas
Mathoi
Dr.

Die Aussage, dass sich in den letzten Jahren in Sachen virtuelle Projektplattformen/-räume viel getan hätte, kann ich als leidgeprüfter Projektsteuerer nicht bestätigen. Wir verwenden die unterschiedlichsten Produkte seit gut 15 Jahren und ich konnte in dieser Zeit keine nennenswerten Erneuerungen oder Evolutionsschritte beobachten. Den eMail-Schriftverkehr über virtuelle Projektplattformen abzuwickeln, ist in der Praxis kaum umsetzbar. Die Projektteammitglieder, die an mehreren Projekten arbeiten und nicht überall eine solche Plattform bzw. unterschiedliche Produkte einsetzen, haben dazu (logischerweise) keine Bereitschaft. Mein Fazit: Die Projekte, die wir ohne virtuelle Projektplattformen/-räume abgewickelt haben, waren zumindest genauso erfolgreich und effektiv in der Kommunikation und im Datenaustausch. Einziger Mehrwert einer virtuellen Projektplattform ist eine Sammlung all jener Projektdaten/-unterlagen zu Dokumentationszwecken, die während der Projektlaufzeit ebendort von den Projektteammitgliedern eingepflegt wurden. Es gibt aber auch dafür natürlich andere Möglichkeiten und Lösungen.

 

Sehr geehrter Herr Dr. Mathoi,


vielen Dank für Ihren Kommentar. Wenn ich in dem Artikel von Fortschritten spreche, dann beziehen sich die zum einen auf die verwendete Technik, d.h. dass man heute nicht unbedingt zusätzliche Plug-Ins benötigt, sondern mit reinen Web-basierten Browserlösungen arbeiten kann, dass man Drag&Drop verwenden kann, dass man Online-Viewer hat mit Anzeige der Plandifferenzen, und zum anderen darauf, dass es "schlankere" Lösungen gibt, die auch bei kleineren Projekten effektiv eingesetzt werden können.


Bezüglich der E-Mail-Funktionalität gebe ich Ihnen Recht, dass die Beteiligten ungern die gesamte Kommunikation über die Plattform abwickeln, weil es für sie einen zusätzlichen Aufwand in Verbindung mit einem Verlust an Komfort bedeutet. Bei den von uns betreuten Projekten wird diese Vorgehensweise allerdings relativ selten eingefordert. Meine Meinung ist, dass man das Thema pragmatisch angehen sollte: Nicht der gesamte E-Mail-Verkehr erfolgt über die Plattform, sondern nur wirklich relevante Nachrichten werden dort abgelegt.


Umgekehrt verfolgen Projekträume ja unter anderem das Ziel, die heute üblichen E-Mail-Fluten einzudämmen. Zum einen sollte man keine E-Mails mit Anhängen mehr schicken müssen, die Anhänge beinhalten, denn die Anhänge sind meist Pläne, Dokumente oder andere Daten, die direkt in den Projektraum gehören. Zum anderen sehe ich einen der größten Vorteile des Datenraums darin, dass nicht unzählige E-Mails mit riesigen Anhängen durch die Welt geschickt werden, und jeder Empfänger für sich das Problem der Verwaltung und der Dateiablage hat, sondern dass man den Projektraum als zentrales Sammelbecken (neudeutsch: "Cloud") für die Dateien nutzt, aus dem man sich einfach nur das herauszieht, was man wirklich braucht.