So klappt die Team-Telko

Teammeetings haben im Projekt eine wichtige Funktion: Sie dienen nicht nur dem Informationsaustausch und der Entscheidungsfindung, sondern stärken auch den Zusammenhalt. Lässt sich dafür kein Präsenzmeeting durchführen – z.B. weil die Mitglieder als virtuelles Team an unterschiedlichen Orten arbeiten –, kann der entsprechende Austausch auch per Telefonkonferenz stattfinden. Dr. Tomas Bohinc erklärt in diesem Tipp, unter welchen organisatorischen und strukturellen Rahmenbedingungen ein Teammeeting per Telefonkonferenz ebenso strukturiert und lösungsorientiert ablaufen kann, wie ein Präsenzmeeting.

Teammeetings nehmen im Projekt eine wichtige Funktion ein. Hier kommen alle Teammitglieder zum persönlichen Austausch zusammen und erleben sich als Team. Mitglieder virtueller Projektteams verfügen nur selten über die Möglichkeit, an Präsenzmeetings teilzunehmen. Sie arbeiten an verschiedenen Standorten, teilweise auch von zu Hause oder über Ländergrenzen hinweg. Damit sich das Team dennoch regelmäßig abstimmen kann, wird deshalb häufig das Medium Telefonkonferenz gewählt, welches jedoch die Kommunikation im Team grundlegend verändert.

Dieser Tipp zeigt Projektleitern und ‑mitarbeitern, wie Teammeetings, die als Telefonkonferenz abgehalten werden, strukturiert und lösungsorientiert ablaufen und zu einem wichtigen Bindeglied für das Projektteam werden können.

Das Teammeeting – Informations- und Entscheidungsdrehscheibe im Projekt

Das Teammeeting bildet die Kommunikationsplattform für das gesamte Team. Aber es hat auch eine wichtige emotionale Bedeutung: Hier vertiefen die Teilnehmer ihre Beziehungen und festigen so den Zusammenhalt im Team. Ein Teammeeting erfüllt somit folgende Funktionen:

  • Der Projektleiter informiert das Team über Themen, Entscheidungen und Veränderungen, die das Projekt als Ganzes betreffen, z.B. über Änderungen im Projektplan. Die Teammitglieder setzen sich gegenseitig über Arbeitsfortschritt in Kenntnis.
  • Inhaltliche Probleme, die alle Teammitglieder betreffen, werden besprochen und Lösungen erarbeitet.
  • Entscheidungen, die das gesamte Team angehen, werden vorbereitet oder direkt gefällt.
  • Das Team reflektiert die Zusammenarbeit. Persönliche Konflikte werden thematisiert und gelöst.

Während in einem Gespräch zwei Menschen miteinander kommunizieren, sind dies in einem Teammeeting deutlich mehr Menschen. Und alle müssen die Gelegenheit erhalten, miteinander zu sprechen. Dies gilt in besonderem Maße für Telefonkonferenzen. Die Herausforderung ist es, hier für die Mitglieder des Teams den Rahmen zu schaffen, dass diese tatsächlich in einen Dialog zu einander treten.

Gute Organisation beeinflusst die Qualität des Austauschs positiv

Der Projektleiter sollte deshalb bei einer Telefonkonferenz auch die Rolle des Moderators übernehmen. Er begrüßt die Teilnehmer zu Beginn des virtuellen Teammeetings und achtet im Gesprächsverlauf darauf, dass nicht nur seine Themen besprochen werden, sondern auch jedes Projektmitglied seine Anliegen vorbringen kann. Wenn der Projektleiter sich vollständig auf die Sach- und persönlichen Themen konzentrieren möchte, kann er die Moderation, und damit die Steuerung, des Meetings auch einem Teammitglied oder wechselnden Teammitgliedern übertragen. Für das jeweilige Teammitglied hat dies den Vorteil, dass es im Team sichtbarer wird, indem es von den anderen Teammitgliedern in der Rolle des Moderators mit den entsprechenden Kompetenzen wahrgenommen wird.

Führen Sie das Teammeeting als Telefonkonferenz durch, ist es wichtig, dass alle Teammitglieder ein

Anzeige
Der vollständige Artikel ist für Abonnenten frei zugänglich.
Artikel kaufen (3,00 €)
  • 5 Seiten Praxiswissen
  • PDF-Download
Kostenlos weiterlesen!
  • Diesen Beitrag kostenlos lesen
  • 4 Wochen Online-Zugriff auf alle Artikel, Methoden und das Glossar
Tech Link