So verhindern Sie Eingabefehler in Excel

Für einen Statusbericht oder andere Auswertungen müssen alle vorgelegten Kennzahlen stimmen, denn ein einziger nicht korrekter Wert verfälscht bereits das Ergebnis. Doch wie können Sie sicherstellen, dass die Daten auch wirklich fehlerlos sind? In Microsoft Excel ist es möglich, mittels einer Datenüberprüfung Eingabefehler zu verhindern und die Datenerfassung so sicher und einfach wie möglich zu gestalten. Dieter Schiecke stellt Ihnen anhand von drei Beispielen das Prinzip der Datenüberprüfung vor und zeigt, welche Einstellungen Sie dafür vornehmen müssen.

So verhindern Sie Eingabefehler in Excel

Für einen Statusbericht oder andere Auswertungen müssen alle vorgelegten Kennzahlen stimmen, denn ein einziger nicht korrekter Wert verfälscht bereits das Ergebnis. Doch wie können Sie sicherstellen, dass die Daten auch wirklich fehlerlos sind? In Microsoft Excel ist es möglich, mittels einer Datenüberprüfung Eingabefehler zu verhindern und die Datenerfassung so sicher und einfach wie möglich zu gestalten. Dieter Schiecke stellt Ihnen anhand von drei Beispielen das Prinzip der Datenüberprüfung vor und zeigt, welche Einstellungen Sie dafür vornehmen müssen.

Beim monatlichen Reporting oder anderen Auswertungen gehen alle Empfänger davon aus, dass die vorgelegten Kennzahlen stimmen. Doch wer sorgt dafür, dass die Daten fehlerlos sind? Ein einziger nicht korrekter Wert verfälscht bereits das Ergebnis. Daher lohnt es sich, in Excel Techniken einzusetzen, welche die Datenerfassung so sicher und so einfach wie möglich machen. Excel hilft Ihnen, richtige von falschen Daten zu unterscheiden, indem es z.B. schon bei der Dateneingabe folgende Sachverhalte prüft:

  • Sind Werte bereits vorhanden? (So verhindern Sie Dubletten.)
  • Werden Datumswerte nur für den zugelassenen Zeitraum eingegeben? (So vermeiden Sie Auswertungen mit falschem Datenmaterial.)
  • Stimmen die Werte mit den Vorgaben aus einer Liste überein? (Tippfehler und Abkürzungen, die spätere Auswertungen verfälschen würden, gehören damit der Vergangenheit an.)

Anhand mehrerer Beispiele erfahren Sie, wie diese Datenprüfung in der Praxis funktioniert. Beschrieben wird dabei das Vorgehen in Excel 2007 und 2010. In früheren Excel-Versionen sind die Schritte analog möglich, der entsprechende Befehlspfad ist in den Beispielen ebenfalls angegeben.

Bild 1: Befehl Datenüberprüfung unter Daten / Datentools in Excel 2007 und 2010 (Screenshot: Excel 2010).

Beispiel 1: Doppelte Werte bei den Projektnummern vermeiden

In einer Liste mit IT-Projekten – zu sehen in Bild 2 – möchten Sie in Spalte C jedem Projekt eine Nummer zuweisen. Excel soll dafür sorgen, dass jede Nummer nur ein einziges Mal vergeben werden kann. Geben Sie versehentlich eine Nummer zum zweiten Mal ein, verhindert Excel dies mit einem entsprechenden Hinweis.

Bild 2: Dubletten bei der Vergabe von Projektnummern vermeiden.

So gehen Sie vor:

  1. Markieren Sie den Zellbereich, in den die Projektnummern eingegeben werden sollen – im vorliegenden Beispiel ist das C4 bis C17 – und klicken Sie in der Registerkarte Daten auf Datenüberprüfung. Bis Excel 2003 wählen Sie nach dem Markieren die Befehlsfolge Daten / Gültigkeit.
  2. Klicken Sie in der Registerkarte "Einstellungen" unter "Zulassen" den Eintrag "Benutzerdefiniert" an.
  3. Tragen Sie in das Eingabefeld unter Formel die folgende Formel ein:
    =ZÄHLENWENN($C$4:$C$17;C4)

Die Formel ermittelt, ob im Bereich C4 bis C17 (die $-Zeichen sorgen für den Bezug auf genau diesen Bereich) Werte eingegeben werden, die maximal einmal vorkommen. Trifft diese Bedingung zu, wird die Eingabe einer Projektnummer zugelassen. Wird versehentlich eine bereits vorhandene Nummer ein zweites Mal eingetippt, erscheint beim Betätigen der Eingabetaste eine Fehlermeldung (Bild 3).

Bild 3: Im Fall einer doppelten Eingabe erscheint diese Meldung.

Beispiel 2: In der Datumsspalte nur Werte aus dem 2. Halbjahr zulassen

In der Liste der IT-Projekte für das 2. Halbjahr 2010 sollen die Anwender in der Spalte E (Startdatum) logischerweise nur Datumswerte für das 2. Halbjahr eintragen können. Auch diese Aufgabenstellung lösen Sie mit wenig Aufwand über die Datenprüfung. So gehen Sie vor:

  1. Markieren Sie zuerst wieder den Bereich, für den die Eingabe eingeschränkt werden soll – im vorliegenden Beispiel ist es E4 bis E17.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Daten wieder auf Datenüberprüfung. Bis Excel 2003 wählen Sie nach dem Markieren die Befehlsfolge Daten / Gültigkeit.
  3. Wählen Sie in der Registerkarte "Einstellungen" diesmal unter "Zulassen" den Eintrag "Datum" aus.
  4. Tragen Sie bei "Anfangsdatum" und "Enddatum" die entsprechenden Daten ein – für das Beispiel also 01.07.2010 und 31.12.2010 und schließen Sie Ihre Eingabe mit "OK" ab.

Bild 4: Die Eingabe der Datumswerte auf das 2. Halbjahr 2010 beschränken.

Beispiel 3: Nur Werte aus einer vorgeschriebenen Liste zulassen

Soll festgestellt werden, wie hoch die Kosten für ein Projekt oder eine Gruppe von Projekten sind, dann ist die richtige Schreibweise aller Projekte unerlässlich. Nur so sind sie vergleichbar und auch zählbar.

Beim Beispiel der Liste mit den IT-Projekten kann es leicht passieren, dass verschiedene Anwender die Projektnamen auf unterschiedliche Weise eintragen. Gibt beispielsweise ein Bearbeiter "SharePoint-Implementierung“, ein zweiter "SharePoint 2010-Implementierung" und ein dritter nur "SharePoint" ein, dann sind das für Excel drei unterschiedliche Projektbezeichnungen.

In solchen Fällen in es sinnvoll, die in Frage kommenden Werte in einer Liste zu erfassen. Diese bildet die Basis für eine Lösung, bei der die Anwender die zutreffende Projektbezeichnung nicht mehr eintippen, sondern – wie in Bild 5 gezeigt – komfortabel per Dropdownliste auswählen. Mit dieser Vorgehensweise vermeiden Sie Tipp-Fehler und sparen Zeit.

 

Bild 5: Eine komfortable Auswahl per Dropdown löst das fehleranfällige Eintippen ab.

Variante A: Die Liste der vorgeschriebenen Werte befindet sich im gleichen Arbeitsblatt

Bewertungen und Kommentare

(nur angemeldete Benutzer)

Diese Funktion steht nur eingeloggten Nutzern zur Verfügung. Jetzt einloggen
Gesamt
Bewertungen 6
Alle anzeigen