So versenden Sie personalisierte Serien-E-Mails

In Projekten werden oft Mails an eine größere Gruppe von Personen gesendet. Mit einer Serien-E-Mail lässt sich sicherstellen, dass der Verteiler nicht allen Empfängern bekannt wird, außerdem kann das Anschreiben individualisiert werden (z.B. persönliche Anrede). Jessika Herrmann und Nicole Riedler zeigen, wie Sie mit Microsoft Word eine Serien-E-Mail erstellen und über Microsoft Outlook verschicken, wenn die Adressdaten in Microsoft Excel vorliegen.

In Projekten ist es manchmal notwendig, an eine größere Gruppe von Personen Mails zu schicken - seien es Einladungen oder Informationen zum Arbeitsfortschritt. Wenn Sie eine E-Mail-Gruppe angelegt haben, erfährt jeder Adressat, wer die Mail außer ihm noch empfängt; Vertraulichkeit ist somit nicht gegeben. Außerdem erhält jeder denselben Text - eine persönliche Ansprache oder Variationen des Textes sind nicht möglich. Mit einem Serienbrief können Sie an Empfängergruppen individualisierte Mails verschicken, ohne dass der Verteiler allen Empfängern bekannt wird. Das ist z.B. sinnvoll, wenn Sie an mehrere konkurrierende Bieter Ausschreibungsunterlagen verschicken oder Ihr Stakeholdermanagement besonders persönlich gestalten wollen.

Im Folgenden zeigen wir Ihnen beispielhaft, wie Sie eine Serien-E-Mail erstellen, wenn die Adressdaten in Excel vorliegen. Das beschriebene Vorgehen funktioniert auch, wenn die Adressdaten in einer Word-Tabelle oder einer Datenbank gespeichert sind.

Serienbrief erstellen

  • Verfassen bzw. kopieren Sie das Anschreiben in Word (ab Version 2000), speichern Sie es ab, aber lassen Sie es geöffnet.
  • Klicken Sie unter Extras auf Seriendruck. Es öffnet sich der Seriendruck-Manager (Bild 1)

Bild 1: Der Seriendruck-Manager.

  • Klicken Sie auf Erstellen / Serienbriefe ... und dann auf den Button "Aktives Fenster".
  • Um die Excel-Datei mit den Adressdaten zu öffnen, klicken Sie auf Daten importieren / Datenquelle öffnen.
    Die Adressen können z.B. wie in Bild 2 aufgelistet sein. Wichtig ist, dass das Kriterium, das zur Individualisierung der Mail herangezogen wird (hier: Herr/Frau) für jede Adresse fehlerfrei festgelegt ist. In der ersten Zeile der Tabelle müssen Überschriften stehen. Wählen Sie dafür möglichst einfache und aussagekräftige Begriffe, damit Sie beim Einfügen der Felder in den Serienbrief schnell die richtige Spalte auswählen können.

Bild 2: Beispiel für eine Adressliste in Excel.

  • Ändern Sie unten im Fenster den Dateityp um in "Alle Dateien(*.*)" (Bild 3) und suchen Sie im Explorer die entsprechende Datei

Bild 3: Die Excel-Datei mit den Adressen markieren.

  • Markieren Sie die Adressdatei, klicken Sie auf "Öffnen" und anschließend auf OK.
  • Klicken Sie auf den Button "Hauptdokument bearbeiten".
  • Sie arbeiten nun im Word-Dokument weiter. Über "Seriendruckfeld einfügen" können Sie die gewünschten Felder an die passende Stelle im Dokument setzen (Bild 4).

Bild 4: Seriendruckfeld einfügen.

  • Sie können hierüber z.B. einen kompletten Briefkopf (Firmenname, Vorname, Nachname, Straße usw.) eingeben.
  • Wenn Sie die Anrede erstellen, tippen Sie in das Dokument "Sehr geehrte".
  • Klicken Sie dann auf "Bedingungsfeld einfügen" und wählen Sie dort die Funktion "Wenn... Dann... Sonst..." aus (Bild 5).

Bild 5: Bedingungsfeld einfügen.

  • Geben Sie ein:
    Feldname: Anrede
    Vergleich: Gleich
    Vergleichen mit: Herr
    Dann diesen Text einfügen: r
    Sonst diesen Text einfügen: (Hier nichts eintragen.)

Mit dieser Eingabe bewirken Sie, dass aus "Sehr geehrte" ein "Sehr geehrter" wird, wenn die Mail an einen Herren gerichtet ist.

In der Excel-Datei muss in den Feldern für männliche Adressaten unter "Anrede" auch tatsächlich "Herr" stehen. Wenn die Anrede später in der Vorschau nicht korrekt angezeigt wird, überprüfen Sie nochmals die Daten in der Excel-Datei.

  • Klicken Sie auf OK.
  • Fügen Sie im Dokument nach "Sehr geehrte" ein Leerzeichen ein, dann über "Seriendruckfeld einfügen" das Feld für Anrede (dessen Werte "Frau" oder "Herr" sind) und nach einem weiteren Leerzeichen das Feld für den Nachnamen. Setzen Sie dann ein Komma.
  • Eine Vorschau erhalten Sie, wenn Sie auf "Seriendruck-Vorschau" (Bild 6) klicken. Über die Pfeile können Sie sich die einzelnen Datensätze anzeigen lassen.

Bild 6: Vorschau der Datensätze.

  • Wenn Sie nur bestimmte Adressen aus der Excel-Datei benötigen (z.B. nur Angehörige der Firma ABC Productions), dann können Sie diese Adressen über Extras / Seriendruck / Abfrageoptionen filtern.
    Geben Sie dafür ein:
    Feld: Firmenname
    Vergleich: Gleich
    Vergleichen mit: ABC Productions

Hier muss in der Excel-Datei "ABC Productions" stehen. Personen, bei denen unter Firmenname nur "ABC" steht, werden nicht angeschrieben.
Weitere Filtermöglichkeiten erhalten Sie, wenn Sie in der Datenquelle für jeden Verteiler (z.B. Gesamtteam, Teilprojekt Y, Teilprojekt Z) eine eigene Spalte einfügen. Tragen Sie dort eine "1" ein, wenn der Adressat enthalten sein soll. Beim Versand an einen bestimmten Verteiler fragen Sie wie oben beschrieben die betreffende Spalte ab - nur überprüfen Sie hier, ob sie den Wert "1" enthält.

Der Versand

  • Klicken Sie auf den Button "Seriendruck..." und wählen Sie unter "Seriendruck in" die Option E-Mail (Bild 7, oben links).
  • Klicken Sie dann auf "Einrichten" und geben Sie an, in welchem Feld die E-Mail-Adresse steht. Hier können Sie auch den Betreff bestimmen und entscheiden, ob das Anschreiben als Mail-Text oder im Anhang verschickt werden soll (Bild 7).
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