Stellen Sie sich vor, Sie möchten eine Projektmanagement-Software (PM-Software) einführen und die Software entpuppt sich - gemessen an Ihren Anforderungen - als unpassend. Stellen Sie sich weiter vor, Sie haben eine PM-Software eingeführt und kein Mitarbeiter benutzt das Produkt. Das kann Ihnen nicht passieren? Dann gehören Sie zu den Ausnahmen.

Tatsächlich scheitert immer noch mehr als ein Drittel aller PM-Softwareeinführungen vollständig. Vermutlich ebenso groß ist die Zahl derer, die teilweise scheitern, weil die Software nicht im gewünschten Maß verwendet wird. Eigentlich nicht erstaunlich, bedenkt man die Komplexität der Produkte und des abzubildenden Bereichs. Projektmanagement ist so facettenreich wie kaum ein zweites Managementgebiet. Die Gruppe der Stakeholder setzt sich aus Teammitgliedern, Projektleitern, dem Management und meist auch aus Kunden und Zulieferern zusammen. Schließlich bedeutet Projektmanagement das reibungslose Zusammenspiel nahezu aller Abteilungen sowie der externen Partner.

Wird eine PM-Software nicht verwendet, führt das zunächst auf Teamebene zu einem Schaden. Dieser weitet sich aus und zieht sich bald durch alle Bereiche des Unternehmens (Bild 1). Es beginnt meist damit, dass relevante Daten fehlen und Auswertungen nicht möglich sind. Sind einzelne Projekte fehlerhaft im System abgebildet, kann dies weit reichende Konsequenzen für die projektübergreifende Ressourcen- und Terminplanung haben. Schließlich sind sinnvolle Statusabfragen nicht mehr möglich und Berichte enthalten Informationslücken.

Bild 1: Auswirkung mangelnder PM-Softwareakzeptanz.

Mangelnde Softwareakzeptanz wird gern als bloßer Unwillen der Mitarbeiter abgetan, dem man mit strikten Vorgaben begegnen kann. In Wahrheit ist das Problem allerdings komplexer. Trotz guter Gründe eine PM-Software einzusetzen, sträuben sich Mitarbeiter oft aus mangelnden Kenntnissen im Umgang mit der Software, diese zu benutzen. Häufig entspricht die ausgewählte Software auch nicht den relevanten Anforderungen der Anwender, die Informationseingabe wird deshalb als lästige Zusatzpflicht verstanden. Hintergrund ist, dass Anforderungen aus nahezu allen Unternehmensbereichen an die Software herangetragen werden und diese somit Projektleitern, Teammitgliedern und der Unternehmensleitung gleichermaßen Nutzen bringen muss. Die Softwareauswahl wird jedoch oft nur von einem Mitarbeiter oder einer kleinen Gruppe von Mitarbeitern vorgenommen, die nicht alle Anforderungen aus den Abteilungen (z.B. Produktion, Forschung, Entwicklung) kennen. Hinzu kommt, dass es die große Zahl unterschiedlicher Produkte den Verantwortlichen erschwert, eine geeignete Software zu identifizieren und auszuwählen.

Die Universität Osnabrück erforscht in einer groß angelegten Untersuchung die Ursachen für fehlende Akzeptanz der Anwender gegenüber Projektmanagement-Software und die Möglichkeiten, diese zu beheben. Im Herbst 2007befragte sie zu diesem Zweck Anwender und Experten wie Berater und Hersteller von PM-Software. Dieser Artikel beschreibt Lösungsansätze, die sich aus den Ergebnissen der Befragung ableiten.

Untersuchung zur Akzeptanz von PM-Software

Seit Herbst 2007 untersucht der Fachbereich für Organisation und Wirtschaftsinformatik der Universität Osnabrück intensiv die verschiedenen Einflussfaktoren der Softwareakzeptanz. Nachdem zunächst Anwender, Hersteller und Experten zu möglichen Einflussfaktoren befragt wurden, sollen die Anwender diese Einflussfaktoren in einer Folgestudie bewerten.

Sie können selbst bis zum Dezember 2008 an der Studie teilnehmen:

umfragen.bow.uni-osnabrueck.de

Die Bausteine des erfolgreichen Software-Einsatzes

Ob der Einsatz der gewählten PM-Software von Erfolg gekennzeichnet sein wird, hängt von verschiedenen Einflussfaktoren oder auch Bausteinen ab. Wie die Befragung bestätigte, kommt es vor allem auf die Faktoren "Mensch", "Software" und "Unternehmen" an. Nur gemeinsam ergeben sie das Fundament für eine erfolgreiche Arbeit mit der Software im Projekt (Bild 2). Bereits bei der Auswahl und Einführung der Software können Sie die richtigen Voraussetzungen schaffen, indem Sie diese drei Bausteine als Ganzes betrachten.

Bild 2: Bausteine des Softwareeinsatzes.

Schon bei der Anforderungsdefinition - der Grundlage für die spätere Softwareauswahl - sollte eine Gruppe aus späteren Anwendern der verschiedenen Einsatzbereiche einbezogen werden. Ebenfalls müssen Besonderheiten des Unternehmens, wie die Branche und die Projektkultur bei der Softwareauswahl berücksichtigt werden.