Was Projektleiter über Kosten wissen sollten

Teil 1: Grundbegriffe des Kostenmanagements
Projektleiter müssen nicht nur hochgesteckte Ziele, Termine und Qualitätsanforderungen erfüllen, sondern häufig sitzt Ihnen auch noch ein Projektcontroller im Nacken und verlangt eine genaue Kostenplanung mit vollständiger Zuordnung aller Kosten. Sinn und Zweck dieser Genauigkeit sind nicht immer transparent und so mancher Projektleiter sieht dies eher als Behinderung bei der "eigentlichen" Projektarbeit. Ein Trugschluss! Denn Kostenmanagement gehört zu den wesentlichen Aufgaben des Projektleiters und dient dazu, das Projektbudget einzuhalten. Cornelia Niklas erklärt im ersten Teil dieser Artikelfolge die wichtigsten Begriffe des Kostenmanagements und zeigt, wie sich Projektkosten strukturiert und übersichtlich darstellen lassen.

Projekte verursachen Kosten, das ist eine Selbstverständlichkeit. Doch schon die Diskussion über das Thema "Kostenmanagement" verursacht meiner Erfahrung nach bei einigen Projektmanagern Unwohlsein. Dafür gibt es keinen Grund, denn mit etwas Hintergrundwissen wird die betriebswirtschaftliche Perspektive auf die Projektarbeit schnell durchschaubar, so dass einem unbelasteten Zugang zum Kostenmanagement nichts im Wege steht.

Das notwendige Hintergrundwissen über die gängige Projektkostenrechnung finden Sie in dieser Artikelfolge. Sie stellt diejenigen Grundlagen der Kostentheorie vor, die für Projektleiter wichtig sind und behandelt die drei Bestandteile des Kostenmanagements: die systematische Planung von Projektkosten, die Organisation der Ist-Kosten-Erfassung und das Kostencontrolling im Projektverlauf. Dieser erste Teil legt die Basis; er stellt die wichtigsten Begriffe der Kostenrechnung vor und liefert eine Systematik der üblicherweise verwendeten Projektkostenarten.

Was sind eigentlich Projektkosten?

Betriebswirtschaftlich betrachtet, gehören zu den Projektkosten alle Ausgaben, die im Rahmen der Realisierung des Projektziels verursacht werden: Die Auftragsarbeit eines Ingenieurbüros, ein Erdaushub durch eine Baufirma, die Beratungsleistungen eines IT-Systemhauses oder auch das Honorar für einen Referenten, der Aufbau einer Bühne – so unterschiedlich Projekte sind, so unterschiedlich sind auch die dadurch entstehenden Projektkosten. Interne Leistungen der Projektmitarbeiter fallen ebenso als Kosten an wie externe Dienste, Ausgaben für Kauf und Miete, Anzeigen oder Meetings, um nur einige zu nennen.

Nicht als Projektkosten gerechnet werden dagegen Ausgaben für Investitionen, wie z.B. Maschinen, IT-Systemen oder Bauwerken, die im Rahmen des Projektauftrags erworben oder geschaffen werden. Kosten unterscheiden sich also von Anschaffungen länger nutzbarer Wirtschaftsgüter. Diese Unterscheidung von Investitionen und Kosten gilt auch für Ausgaben relativ niedrigen Werts. Zum Beispiel sind neue Notebooks für das Projektteam als Investitionen zu bewerten, während die Installation eines Projektbüros unter die Projektkosten fällt.

Der Unterschied zwischen Kosten und Investitionen aus betriebswirtschaftlicher Sicht liegt darin, dass Projektkosten ebenso wie ein Projektumsatz das Unternehmensergebnis über die Gewinn- und Verlustrechnung beeinflussen. Diese Kosten stellen einen betrieblichen Aufwand dar, der steuerlich berücksichtigt wird und den das Unternehmen von der Steuer absetzt. Investitionen gehen hingegen in das Vermögen des Unternehmens ein, der Anschaffungswert wird dabei in der Bilanz dargestellt.

Für Investitionen wird anhand der

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