Aussagekraft von Grafiken erhöhen Zusatzinformationen dynamisch in Excel-Diagramme einbinden

Microsoft Excel bietet zwar vielseitige Möglichkeiten, Daten zu visualisieren, doch oft wünscht man sich im fertigen Diagramm noch zusätzliche Informationen, um die Aussagekraft zu erhöhen – wie z.B. ergänzende Datenbeschriftungen oder dynamisch erzeugte Diagrammtitel. Anhand von drei Beispielen erklärt Dieter Schiecke, wie Sie mit einem Trick Daten hinzufügen können, die Excel beim Anlegen eines Diagramms eigentlich nicht vorsieht.

 

Aussagekraft von Grafiken erhöhen Zusatzinformationen dynamisch in Excel-Diagramme einbinden

Microsoft Excel bietet zwar vielseitige Möglichkeiten, Daten zu visualisieren, doch oft wünscht man sich im fertigen Diagramm noch zusätzliche Informationen, um die Aussagekraft zu erhöhen – wie z.B. ergänzende Datenbeschriftungen oder dynamisch erzeugte Diagrammtitel. Anhand von drei Beispielen erklärt Dieter Schiecke, wie Sie mit einem Trick Daten hinzufügen können, die Excel beim Anlegen eines Diagramms eigentlich nicht vorsieht.

 

Der Informationsgehalt eines Excel-Diagramms lässt sich oft verbessern, wenn Sie zusätzliche Daten anzeigen lassen, die üblicherweise beim Anlegen eines Diagramms gar nicht vorgesehen sind. Besonders nützlich sind z.B. ergänzende Datenbeschriftungen, die Informationen auf den Punkt bringen oder ein dynamisch erzeugter Diagrammtitel, der die Aussage des Diagramms besser erklärt.

Der folgende Tipp beschreibt anhand von drei Anwendungsbeispielen, wie Sie vorgehen, um Zusatzinformationen in einem Diagramm anzuzeigen. Im ersten Beispiel erfahren Sie, wie Sie in ein Gantt-Diagramm eine Fortschrittsanzeige einbauen. Das zweite Beispiel zeigt, wie Sie den Titel über einem Diagramm dynamisch zusammensetzen. Lernen Sie außerdem eine dritte Variante kennen, bei der Sie flexibel und ohne vorgegebene Platzhalter Informationen in ein Diagramm einbauen – in unserem Beispiel das Ergebnis einer Formel.

Projektübersicht mit Fortschrittsanzeige

Ein Gantt-Diagramm gewinnt an Informationswert, wenn für jeden Balken zu erkennen ist, zu wie viel Prozent die jeweilige Aufgabe bereits fertiggestellt ist (Bild 1). Das Einbinden dieser Information gehört nicht zum Standardrepertoire von Excel, ist jedoch mit einem Griff in die Trickkiste möglich.

Fortschrittsanzeige in jedem der Balkensegmente

Bild 1: Mit einer Fortschrittsanzeige in jedem der Balkensegmente erhöhen Sie die Aussagekraft des Gantt-Diagramms.
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Bild 2 zeigt ein in Excel erstelltes Gantt-Diagramm sowie die zugrunde liegenden Daten (siehe "Excel: Mit Gantt-Diagrammen Zeitplanung und Projektfortschritt visualisieren", Projekt Magazin 12/2016). Möchten Sie, dass in den Balken zusätzlich die Prozentwerte aus der Zusatzspalte erscheinen (roter Pfeil in Bild 2), sind je nach Excel-Version unterschiedliche Handgriffe erforderlich.

Spalte G soll zusätzlich im Diagramm angezeigt werden

Bild 2: Standardmäßig basiert das Diagramm auf den Daten der Spalten B, D und E; die Prozentwerte aus Spalte G sollen nun zusätzlich in den Balken rechts im Diagramm angezeigt werden.
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Zum Nachvollziehen der folgenden Schritte nutzen Sie die Datei Mit_Zellen_verknuepfen.xlsx.

Fortschrittsanzeige in Excel 2010 einfügen

Ändern Sie die Einstellungen des Diagramm-Layouts zunächst so, dass die Datenbeschriftung innerhalb der Balken angezeigt wird:

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen der Balken, um alle Balken zu markieren. Wählen Sie anschließend im Kontextmenü Datenbeschriftungen hinzufügen (Bild 3 links). Excel zeigt jetzt bei jedem Balken die zugehörige Vorgangsdauer an.
  • Klicken Sie als nächstes mit der rechten Maustaste auf eine der Datenbeschriftungen, um alle Elemente der Gruppe zu markieren. Rufen Sie dann mit Strg+1 das Dialogfeld Datenbeschriftungen formatieren auf und wählen Sie bei Beschriftungsposition die Option Basis innerhalb (Bild 3 rechts). Schließen Sie mit OK ab.
Datenbeschriftungen hinzufügen

Bild 3: So fügen Sie in Excel 2010 die Datenbeschriftungen hinzu und ordnen diese am linken Rand der Balken an.
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Nutzen Sie anschließend die vorhandene Datenbeschriftung als Platzhalter, um sie dynamisch mit dem Inhalt einer selbstgewählten Zelle zu verbinden – in unserem Fall mit dem Inhalt der Spalte "Erfüllt":

  • Klicken Sie die oberste Beschriftung an (die für das Arbeitspaket "Anwenderzahl ermitteln"), geben Sie oben in die Bearbeitungsleiste ein Gleichheitszeichen ein und klicken Sie dann Zelle G3 an. Sie enthält die Prozentangabe zum Erfüllungsstand von diesem Arbeitspaket. Schließen Sie mit Enter ab.
  • Wiederholen Sie die Schritte analog für die verbleibenden Arbeitspakete.

Auf diese Weise lassen sich im Diagramm beliebige Daten anzeigen, die standardmäßig bei einem Diagramm nicht vorgesehen sind.

Fortschrittsanzeige ab Excel 2013 einfügen

In Excel 2013 und 2016 erledigen Sie das Verknüpfen vorhandener Datenbeschriftungen mit dem Inhalt bestimmter Zellen deutlich einfacher in nur einem Schritt. So gehen Sie vor:

  • Klicken Sie rechts neben dem Diagramm auf das Plus-Symbol (Bild 4 ganz links), dann auf Datenbeschriftungen und im folgenden Untermenü auf Weitere Optionen.
über Plus-Symbol alle zusätzlichen Diagrammelemente hinzufügen

Bild 4: In Excel 2013 und 2016 lassen sich alle zusätzlich gewünschten Diagrammelemente über das Plus-Symbol hinzufügen.

  • Am rechten Bildschirmrand wird daraufhin der Aufgabenbereich Datenbeschriftungen formatieren geöffnet (Bild 5), in dem Excel einige Voreinstellungen anbietet.
  • Deaktivieren Sie zunächst das Kontrollkästchen neben Wert [1].
  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Eintrag Wert aus Zellen [2], klicken Sie rechts daneben auf die Schaltfläche Bereich auswählen [3] markieren Sie den Zellbereich mit den Prozentwerten zum Erfüllungsstand – im Beispiel G3 bis G12 [4] – und schließen Sie mit OK ab.
  • Aktivieren Sie abschließend weiter unten bei Beschriftungsposition die Option Am Anfang innerhalb [5].
Datenbeschriftungen mit Werten aus anderen Zellen verknüpfen

Bild 5: In Excel 2013 und 2016 lassen sich Datenbeschriftungen ganz einfach mit den Werten aus anderen Zellen verknüpfen.

Achtung: Diese zeitsparende Möglichkeit, Datenbeschriftungen in Excel 2013 und 2016 mit einem bestimmten Zellbereich zu verknüpfen, erweist sich dann als Nachteil, wenn die Excel-Mappe auch von Anwendern genutzt wird, die noch mit Excel 2010 oder 2007 arbeiten. Dann nämlich erscheint statt der Werte in den Balken die lapidare Anzeige" [ZELLBEREICH]". Sachlich ist das richtig, aber hilfreich für die Betrachter ist es keineswegs. Die Zusatzinformation geht hier komplett verloren.
Statt der Werte erscheint in Excel 2010 oder 1007

Bild 6: Zwar lassen sich in Excel 2013 und 2016 Datenbeschriftungen leicht mit ausgewählten Zellbereichen verknüpfen, aber beim Öffnen des Diagramms in den älteren Versionen Excel 2010 oder 2007 folgt die Ernüchterung: Statt der Werte erscheint "[ZELLBEREICH]".
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Aussagekräftige Diagrammtitel durch Zellverknüpfungen

Wird in einem Diagramm nur eine Datenreihe abgebildet, verwendet…

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