Flow Board

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Flow Board, One Piece Flow Board, TameFlow Scrum Board

Das Flow Board verbindet Agilität mit der Theory of Constraints. Das Team plant und steuert seine Aufgaben selbstorganisiert mit Hilfe des Flow Boards so, dass es in den FLOW-Zustand kommt: Es arbeitet mit maximaler Effizienz kooperativ und motiviert die Aufgaben ab, da es nach dem Prinzip "One-Piece-Flow" vorgeht und Blockaden gezielt auflöst.

Flow Board
Hannah Nowak & Wolfram Müller
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Flow Board, One Piece Flow Board, TameFlow Scrum Board

Das Flow Board verbindet Agilität mit der Theory of Constraints. Das Team plant und steuert seine Aufgaben selbstorganisiert mit Hilfe des Flow Boards so, dass es in den FLOW-Zustand kommt: Es arbeitet mit maximaler Effizienz kooperativ und motiviert die Aufgaben ab, da es nach dem Prinzip "One-Piece-Flow" vorgeht und Blockaden gezielt auflöst.

Flow Board
Hannah Nowak & Wolfram Müller
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Einsatzmöglichkeiten

  • Steuern des Arbeitsflusses in einem Projekt- oder Linien-Team, sodass die Aufgaben möglichst schnell mit hoher Qualität erledigt werden
  • Identifizieren und Realisieren von Verbesserungspotentialen der Arbeitsorganisation hinsichtlich Durchlaufzeit und Durchsatz der Aufgaben

 

Ergebnisse

  • Übersicht über die aktuellen und demnächst anstehenden Aufgaben des Teams, strukturiert nach Arbeitspaketen und Status-Information

  • Visualisierung der blockierten Aufgaben und der beschlossenen Maßnahmen zum Auflösen der Blockade

  • etablierter Prozess zur selbstorganisierten Aufgabenplanung und -steuerung des Teams

Vorteile

Signifikant schnellere Erledigung der Aufgaben durch Kontrolle des Work-In-Progress' (WIP) auf Aufgaben-Ebene und klare Regeln für die Task-Definition
Rasche Sichtbarkeit von Verzögerungen und Beschleunigungspotentialen durch Definition sehr kleiner Aufgaben und klare Kennzeichnung blockierter Tasks
Ideale Basis für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess
Verbesserter Teamspirit und mehr Kooperation im Team, oft auch stärkere Selbstorganisation (weniger Führungsaufwand bei gesteigerter Leistung des Teams)
Die übergeordnete Planung (z.B. ein Projektplan) kann übersichtlicher und weniger detailliert sein, da nur Arbeitspakete abgebildet werden müssen. Das Flow Board bildet die Detailebene innerhalb eines Arbeitspakets ab.
Verbesserung der Berichts-Qualität, da die Status der Aufgaben und Arbeitspakete eindeutig erkennbar sind. Das Team kann besser prognostizieren, wie lange es voraussichtlich noch dauert, ein Arbeitspaket abzuschließen.
Gesteigertes Vertrauen des Topmanagements in die Arbeitsleistung und Zuverlässigkeit des Teams

Durchführung: Schritt für Schritt

Das Flow Board wendet die Prinzipien der Theory of Constraints auf das bekannte Kanban-Board an. Neu ist dabei die konsequente Limitierung des Work In Progress' (WIP-Limit) auf maximal eine Aufgabe in Bearbeitung pro Teammitglied. Bei Kanban-Boards und seine zahlreichen Varianten gibt es hingegen oft viele Prozessstufen mit jeweils einem eigenen Arbeitsvorrat. Dadurch wird nicht mehr erkenntlich, wie viele Tasks ein Teammitglied gleichzeitig bearbeitet.

Neu sind auch die Kennzeichnung von blockierten Aufgaben und ihre Auflösung durch eigene Aufgaben. Dadurch wird der WIP präziser dargestellt. Bei Scrum-Boards hingegen sieht man oft sog. "blocked areas", in denen Tasks gesammelt werden, die auf die Lösung eines Problems warten. Diese Tasks müssen aber genauso zum WIP gezählt werden, da sie Aufmerksamkeit und Arbeitszeit erfordern.

Der Fokus des Flow Boards liegt darauf, die Durchsatzgeschwindigkeit der Aufgaben zu erhöhen und Hindernisse für den Flow sichtbar zu machen. Es ist nicht Zweck des Flow Boards, Prozesse zu visualisieren.

Schritt 1: Starten Sie gemeinsam mit dem Team!

Organisieren Sie einen Workshop, an dem Sie und Ihr Team mindestens zwei Stunden unterbrechungsfreie Zeit haben, um das Flow Board gemeinsam aufzubauen. Es hat sich in unserer Erfahrung bewährt, das Taskboard gemeinsam mit dem Team aufzubauen und nicht alleine im Vorfeld.

Bereiten Sie die benötigten Materialien vor und finden Sie einen Ort, wo das Flow Board dauerhaft bleiben kann. Ideal ist ein gemeinsames Team-Büro (z.B. Projektbüro), ansonsten kann es auch eine Wand im Flur oder im Besprechungsraum sein.

Aufgabengebiete

Menschen & Teams führen
Selbstmanagement-Methoden
Überwachen & Steuern
Lean
Agile
Theory of Constraints (TOC)
Scrum-Methoden

Keywords

Arbeitsorganisation
Agile
Theory of Constraints
Effizienz
Prozessmanagement
Agile Methoden

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Alle Kommentare (5)

Guest

01.11.2018

Boards gibt es ja zu hauf. Das FlowBoard hat ein paar Ideen drin, die helfen allen Arten von Boards neues Leben einzuhauchen - Speed sozusagen

 

Birgit
Fercho

20.12.2018

Hat jemand eine Lösung das Board auch in virtuellen Teams einzusetzen?

 

20.12.2018

wir haben das Board praktisch nur mit virtuellen Teams (im Sinne von verteilten Teams) am laufen - die meisten elektronischen Taskboards können genutzt werden. Wobei natürlich fast keines die Anzeige des gemeinsamen WIP von In-Progress/In-Review hat - das muss man halt "manuell" machen. Gesehen hab ich schon: (1) Jira natürlich - im Swimlanemodus (2) scrumy.com - wenn's schnell gehen muss (3) A-Dato/Lynx - das ist eigentlich eine full-blown Critical Chain Lösung die aber die TameFlow Boards umgesetzt hat (man kann die auch einzel mieten). Das interessante hier ist, dass Agile und Projektmanagement nahtlos ineinander übergeht - best of both Worlds :-)

 

20.12.2018

Hallo Frau Fercho, Danke für die wertvolle Frage! Wir selbst nutzen Boards bevorzugt an der Wand, aber einige Kunden von uns haben über mehrere Kontinente verteilte Teams und gute Erfahrungen mit dem Flow Board gemacht. Gerade in Virtuellen Teams ist schnell nicht mehr klar, was die anderen eigentlich tun/beitragen und Misstrauen zwischen den Teammitgliedern entsteht. Hier hilft das Flow Baord zusammen mit dem Daily Stand Up, gegenseitiges Vertrauen und bessere Zusammenarbeit zu fördern. Ein Daily Stand Up funktioniert gut per Skype etc., am Besten mit Video, um das Gefühl von persönlichem Kontakt zu stärken - die Uhrzeit hängt ab von den beteiligten Teammitgliedern/Zeitzonen. Noch nicht erlebt habe ich ein Virtuelles Flow Board OHNE die Möglichkeit, sich zumindest jeden zweiten Tag "face2face" abzustimmen. Ich bin aber zuversichtlich, dass ein so weit verteiltes Team selbst einen Weg finden kann, immerhin haben sie mit ihrer besonderen Situation bereits Erfahrung. Zentrale technische Voraussetzung ist ein Online-System, das für alle zugänglich & gleichzeitig bearbeitbar ist und die Umsetzung der Flow Board Mechanismen erlaubt (und sich auf die beschriebenen Spalten & Funktionen zu beschränken, statt die volle Funktionalität der Tools auszunutzen). Virtuelle Teams, die ich kenne, arbeiten erfolgreich mit: - Trello - JIRA - Tameflow (Add-on der Multiprojektmanagement-Software Lynx) - Selbstgebautes Excel auf einem SharePoint Bestimmt gibt es noch weitere Systeme, die geeignet sind, die FlowBoard Mechanik umzusetzen - der "Trick" ist ja, es einfach zu halten. :) Zentral für die Akzeptanz ist auch bei einem Virtuellen Team die Einbindung des Teams bei der Entwicklung des Boards und der klare Nutzen für das Team. Ich würde mich freuen von Erfahrungen mit dem Flow Board in Virtuellen Teams zu hören! Herzliche Grüße, Hannah Nowak

 

Uwe
Becke

21.08.2023

Wir haben oft die Situation, dass Mitarbeiter nicht nur in einem Team an einem Projekt arbeiten, sondern in mehreren. Es bräuchte dann eine weitere Entscheidung, an welchem Projekt der Mitarbeiter heute arbeitet. Gibt es eine Empfehlung (außer mehr Mitarbeiter einsetzen), wie dieser Situation in der Arbeit mit Flow-Boards begegnet werden kann?