Urheberrecht
Hannah Nowak & Wolfram Müller
Flow Board
English
Flow Board, One Piece Flow Board, TameFlow Scrum Board
Das Flow Board verbindet Agilität mit der Theory of Constraints. Das Team plant und steuert seine Aufgaben selbstorganisiert mit Hilfe des Flow Boards so, dass es in den FLOW-Zustand kommt: Es arbeitet mit maximaler Effizienz kooperativ und motiviert die Aufgaben ab, da es nach dem Prinzip "One-Piece-Flow" vorgeht und Blockaden gezielt auflöst.
Autor
Flow Board
English
Flow Board, One Piece Flow Board, TameFlow Scrum Board
Das Flow Board verbindet Agilität mit der Theory of Constraints. Das Team plant und steuert seine Aufgaben selbstorganisiert mit Hilfe des Flow Boards so, dass es in den FLOW-Zustand kommt: Es arbeitet mit maximaler Effizienz kooperativ und motiviert die Aufgaben ab, da es nach dem Prinzip "One-Piece-Flow" vorgeht und Blockaden gezielt auflöst.
Urheberrecht
Hannah Nowak & Wolfram Müller
Einsatzmöglichkeiten
- Steuern des Arbeitsflusses in einem Projekt- oder Linien-Team, sodass die Aufgaben möglichst schnell mit hoher Qualität erledigt werden
- Identifizieren und Realisieren von Verbesserungspotentialen der Arbeitsorganisation hinsichtlich Durchlaufzeit und Durchsatz der Aufgaben
Ergebnisse
- Übersicht über die aktuellen und demnächst anstehenden Aufgaben des Teams, strukturiert nach Arbeitspaketen und Status-Information
-
Visualisierung der blockierten Aufgaben und der beschlossenen Maßnahmen zum Auflösen der Blockade
-
etablierter Prozess zur selbstorganisierten Aufgabenplanung und -steuerung des Teams
Vorteile
Signifikant schnellere Erledigung der Aufgaben durch Kontrolle des Work-In-Progress' (WIP) auf Aufgaben-Ebene und klare Regeln für die Task-Definition
Rasche Sichtbarkeit von Verzögerungen und Beschleunigungspotentialen durch Definition sehr kleiner Aufgaben und klare Kennzeichnung blockierter Tasks
Ideale Basis für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess
Verbesserter Teamspirit und mehr Kooperation im Team, oft auch stärkere Selbstorganisation (weniger Führungsaufwand bei gesteigerter Leistung des Teams)
Die übergeordnete Planung (z.B. ein Projektplan) kann übersichtlicher und weniger detailliert sein, da nur Arbeitspakete abgebildet werden müssen. Das Flow Board bildet die Detailebene innerhalb eines Arbeitspakets ab.
Verbesserung der Berichts-Qualität, da die Status der Aufgaben und Arbeitspakete eindeutig erkennbar sind. Das Team kann besser prognostizieren, wie lange es voraussichtlich noch dauert, ein Arbeitspaket abzuschließen.
Gesteigertes Vertrauen des Topmanagements in die Arbeitsleistung und Zuverlässigkeit des Teams
Grenzen, Risiken, Nachteile
Das Flow Board verbessert nicht die Termintreue eines Vorhabens, sondern optimiert lediglich lokal die Effizienz des Teams.
Abhängigkeiten zwischen Aufgaben werden im Flow Board nicht abgebildet und müssen in einem geeigneten anderen Werkzeug gemanagt werden.
Das Flow Board arbeitet mit den bestehenden Ressourcenzuweisungen. Ressourcenmanagement benötigt spezifische Methoden und Werkzeuge, z.B. für das Management von Engpassressourcen.
Um den Status des Gesamtprojekts verfolgen zu können und die Termintreue gegenüber den Kunden sicherzustellen, wird ein separates Werkzeug (z.B. Projektplan) benötigt.
Voraussetzungen
-
Bereitschaft aller Teammitglieder, gemeinsam ihre Aufgaben zu planen und sich auf das Prinzip des "One-Piece-Flow"einzulassen.
-
Das Team sollte über einen längeren Zeitraum stabil sein, d.h. die Personalfluktuation im Team sollte sehr gering sein.
-
Mitarbeiter dürfen nicht nach der Einhaltung von Zeitschätzungen oder Fertigstellungsterminen beurteilt / belohnt werden.
Qualifizierung
Das Flow Board kann von jeder Arbeitsgruppe ohne Vorkenntnisse eingesetzt werden. Es ist sowohl für hierarchisch geführte als auch selbstorganisierte Teams geeignet.
Benötigte Informationen
- Liste der bisher definierten Arbeitspakete und Aufgaben
-
Liste bestehender Ressourcenzuordnungen
-
Erfahrungswissen der Teilnehmenden, welche ungeplanten Aufgaben aktuell zu bearbeiten und künftig zu erwarten sind
Benötigte Hilfsmittel
- Eine freie Wandfläche, ein Whiteboard oder eine Pinnwand
-
Haftnotizen oder Moderationskarten (in einer neutralen Farbe und blau) und Pinn-Nadeln
-
Stifte
-
rote und blaue Klebepunkte
-
Alternativ: elektronisches Taskboard mit Swimlane-Funktionalität
Herkunft
Steve Tendon und Wolfram Müller entwickelten das Flow Board basierend auf ihren langjährigen Erfahrungen mit unterschiedlichen Methoden zur Arbeitsorganisation von Teams (Müller, Wolfram und Tendon, Steve: Hyper-Productive Knowledge Work Performance: The Tameflow Approach and Its Application to Scrum and Kanban (The Tameflow Hyper-productivity), 2015). Die Flow-Board-Methode verwendet zum einen Elemente von Scrum-, Kanban- und Swimlane-Boards, zum anderen Prinzipien der Theory of Constraints von Eliyahu Goldratt sowie Getting Things Done® von David Allen.
- Durchführung: Schritt für Schritt
- Schritt 1: Starten Sie gemeinsam mit dem Team!
- Schritt 2: Erstellen Sie die Struktur des Flow Boards!
- Schritt 3: Starten Sie mit den aktuell "in Arbeit" und "in Review" befindlichen Aufgaben!
- Schritt 4: Ergänzen Sie geplante und kürzlich erledigte Aufgaben!
- Schritt 5: Markieren Sie blockierte Aufgaben!
- Schritt 6: Prüfen Sie das Flow Board und vervollständigen Sie die WIP-Info!
- Schritt 7: Vereinbaren Sie mit dem Team die Flow Board-Regeln!
- Schritt 8: Steuern Sie Ihr Team effektiv und effizient mit einem täglichen Stand-Up!
- Ergänzende / ähnliche Methoden
Durchführung: Schritt für Schritt
Das Flow Board wendet die Prinzipien der Theory of Constraints auf das bekannte Kanban-Board an. Neu ist dabei die konsequente Limitierung des Work In Progress' (WIP-Limit) auf maximal eine Aufgabe in Bearbeitung pro Teammitglied. Bei Kanban-Boards und seine zahlreichen Varianten gibt es hingegen oft viele Prozessstufen mit jeweils einem eigenen Arbeitsvorrat. Dadurch wird nicht mehr erkenntlich, wie viele Tasks ein Teammitglied gleichzeitig bearbeitet.
Neu sind auch die Kennzeichnung von blockierten Aufgaben und ihre Auflösung durch eigene Aufgaben. Dadurch wird der WIP präziser dargestellt. Bei Scrum-Boards hingegen sieht man oft sog. "blocked areas", in denen Tasks gesammelt werden, die auf die Lösung eines Problems warten. Diese Tasks müssen aber genauso zum WIP gezählt werden, da sie Aufmerksamkeit und Arbeitszeit erfordern.
Der Fokus des Flow Boards liegt darauf, die Durchsatzgeschwindigkeit der Aufgaben zu erhöhen und Hindernisse für den Flow sichtbar zu machen. Es ist nicht Zweck des Flow Boards, Prozesse zu visualisieren.
Schritt 1: Starten Sie gemeinsam mit dem Team!
Organisieren Sie einen Workshop, an dem Sie und Ihr Team mindestens zwei Stunden unterbrechungsfreie Zeit haben, um das Flow Board gemeinsam aufzubauen. Es hat sich in unserer Erfahrung bewährt, das Taskboard gemeinsam mit dem Team aufzubauen und nicht alleine im Vorfeld.
Bereiten Sie die benötigten Materialien vor und finden Sie einen Ort, wo das Flow Board dauerhaft bleiben kann. Ideal ist ein gemeinsames Team-Büro (z.B. Projektbüro), ansonsten kann es auch eine Wand im Flur oder im Besprechungsraum sein.
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Wolfram Müller
01.11.2018
Birgit Fercho
20.12.2018
Wolfram Müller
20.12.2018
Mag. Hannah Nowak
20.12.2018