Das Flow Board wendet die Prinzipien der Theory of Constraints auf das bekannte Kanban-Board an. Neu ist dabei die konsequente Limitierung des Work In Progress' (WIP-Limit) auf maximal eine Aufgabe in Bearbeitung pro Teammitglied. Bei Kanban-Boards und seine zahlreichen Varianten gibt es hingegen oft viele Prozessstufen mit jeweils einem eigenen Arbeitsvorrat. Dadurch wird nicht mehr erkenntlich, wie viele Tasks ein Teammitglied gleichzeitig bearbeitet.

Neu sind auch die Kennzeichnung von blockierten Aufgaben und ihre Auflösung durch eigene Aufgaben. Dadurch wird der WIP präziser dargestellt. Bei Scrum-Boards hingegen sieht man oft sog. "blocked areas", in denen Tasks gesammelt werden, die auf die Lösung eines Problems warten. Diese Tasks müssen aber genauso zum WIP gezählt werden, da sie Aufmerksamkeit und Arbeitszeit erfordern.

Der Fokus des Flow Boards liegt darauf, die Durchsatzgeschwindigkeit der Aufgaben zu erhöhen und Hindernisse für den Flow sichtbar zu machen. Es ist nicht Zweck des Flow Boards, Prozesse zu visualisieren.

Schritt 1: Starten Sie gemeinsam mit dem Team!

Organisieren Sie einen Workshop, an dem Sie und Ihr Team mindestens zwei Stunden unterbrechungsfreie Zeit haben, um das Flow Board gemeinsam aufzubauen. Es hat sich in unserer Erfahrung bewährt, das Taskboard gemeinsam mit dem Team aufzubauen und nicht alleine im Vorfeld.

Bereiten Sie die benötigten Materialien vor und finden Sie einen Ort, wo das Flow Board dauerhaft bleiben kann. Ideal ist ein gemeinsames Team-Büro (z.B. Projektbüro), ansonsten kann es auch eine Wand im Flur oder im Besprechungsraum sein.

Schritt 2: Erstellen Sie die Struktur des Flow Boards!

Strukturieren Sie das Flow Board von oben nach unten in einen "WIP-Infobereich" (WIP = Work In Progress) mit etwas Reserveplatz darunter, eine schmale Zeile für die Spaltenüberschriften und den restlichen Platz für die Zeilen ("Swimlanes"). Diese Swimlanes teilen Sie vertikal in fünf Spalten auf mit den Überschriften "Arbeitspaket", "geplant", "in Arbeit", "in Review" und "fertig" (auf Englisch üblicherweise "Story", "planned", "in progress", "in review" und "done"). Bild 1 zeigt diese Grundstruktur des Flow Boards. Die Spalten des Flow Boards dienen der Arbeitssteuerung und sollten nicht weiter unterteilt werden. Der Arbeitsprozess wird in den einzelnen Aufgaben und nicht in Form von Spalten abgebildet.

Die erste Spalte "Arbeitspaket" sollte ca. eine Karte / Haftnotiz breit sein. Die Spalten "in Arbeit" und "in Review" sollten ebenfalls eher schmal sein. Bei kleinen Teams (ca. drei Personen) reicht es, wenn in diesen Spalten zwei bis drei Karten / Haftnotizen pro Zeile Platz finden. Den meisten Platz benötigen die Spalten "geplant" und "fertig".

Bild 1: Grundstruktur des Flow Boards
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