Erfahrungsbericht

Der Erfahrungsbericht eines Projekts dokumentiert alle neuen Erkenntnisse, die Projektbeteiligte während des Projektablaufs gewonnen haben. Dies können Erkenntnisse sowohl hinsichtlich der Gestaltung des Projektmanagements als auch hinsichtlich des Projektgegenstands sein. Zweck des Erfahrungsberichts ist die Weitergabe von positiven wie negativen Erfahrungen (auch: "lessons learned") an die Trägerorganisation des Projekts, damit deren zukünftige Projekte von diesen Erfahrungen profitieren können.

Neue Projekte können unter anderem bei folgenden Punkten von den Erfahrungen bereits durchgeführter Projekte profitieren:

  • Präzisere Aufwandsschätzungen z.B. durch Erfahrungen mit Schätzmethoden.
  • Effektivere Gestaltung der Projektorganisation z.B. aus Erfahrungen mit Entscheidungsfindungen
  • Verbessertes Risikomanagement z.B. aus Erfahrungen mit eingetretenen Risiken
  • Verbessertes Qualitätsmanagement z.B. aus Erfahrungen mit Testverfahren
  • Zuverlässigere Terminplanung z.B. aus Erfahrungen mit verspäteten Zulieferungen
  • Genauere Budgetplanung z.B. aus Erfahrungen mit typischen Kostenentwicklungen
  • Verbesserte technische Lösungen z.B. aus Erfahrungen mit neuer Technik

Damit dieser Nutzen realisiert werden kann, sind sowohl die Trägerorganisation als auch die Projektleitungen neuer Projekte gefordert. Die Trägerorganisation muss die Erfahrungsberichte von Projekten in geeigneter Weise aufbereiten, so dass sie ohne übermäßigen Aufwand zur Verfügung stehen. Die Verantwortlichen für ein neues Projekt müssen ihrerseits aktiv die Erfahrungswerte bisheriger Projekte einfordern und ggf. recherchieren.

Formalisiert ist der Erfahrungsbericht bei PRINCE2 als ein Ergebnis des Prozesses "Projekt bewerten". Dabei werden aus dem Erfahrungsprotokoll, in dem während des Projekts laufend alle Erfahrungsbeiträge gesammelt werden, die relevanten Punkte ausgewählt, strukturiert und in einer für die Weitergabe sinnvollen Art aufbereitet.

Der Lenkungsausschuss des Projekts gibt den Erfahrungsbericht im Prozess "Projektabschluss bestätigen" frei und entscheidet, an welche Projektbeteiligte er übermittelt wird.

Die obligatorische Führung eines Erfahrungsprotokolls und Erstellung eines Erfahrungsberichts bei PRINCE2 sorgt zwar für die Dokumentation der Projekterfahrungen, allerdings versäumt es PRINCE2, das Einholen bestehender Erfahrungen zu Beginn eines Projekts explizit einzufordern.

Der ProjektManager der GPM beschreibt Vorgehensweisen, wie beim Projektabschluss die Erfahrungen in den verschiedenen Bereichen (z.B. Kosten, Zufriedenheit usw.) gesammelt, dokumentiert und an die Trägerorganisation übergeben werden können. Allerdings berücksichtigt das Standardwerk der GPM nicht die laufende Sammlung von Erfahrungswerten.

Gleiches gilt für den PMBOK Guide, der im Prozess "Abschließen des Projekts" nur allgemein fordert, die gesammelten Erfahrungen für die zukünftige Verwendung durch die Organisation zu archivieren.

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