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Jul 2016
Meilenstein – Der Projektmanagement-Blog

PM-FAQs: Pläne sind kein Wunschkonzert!

Wenn man über Jahre mit teils erfahrenen, teils unerfahrenen, aber immer neugierigen und motivierten Mitmenschen die Kunst des Projektmanagements diskutiert, dann werden immer wieder dieselben Fragen aufgeworfen. Viele davon beziehen sich nicht direkt auf Prozesse, Methoden und Tools, sind aber von grundsätzlicher Bedeutung. Oft wird die Sinnfrage gestellt ("Warum …?"). Und hier findet die Evolution vom Amateur zum Profi statt.

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Denn ein begabter Amateur im Projektmanagement tut oft (nicht immer) intuitiv das richtige, kann es aber nicht begründen. Ein guter Profi tut (hoffentlich fast immer) das richtige; er tut es aber wohlüberlegt und kann sein Handeln begründen. Und wenn er sehr gut ist, dann achtet er auch noch auf die Effizienz seines Handelns, denn wenn man zu viel des Guten tut, dann ist es auch nicht mehr gut.

Ich habe eine Liste von Fragen begonnen, die ich hier sukzessive vorstellen möchte, samt den Antworten, die ich darauf gerne gebe. Heute beginne ich die Reihe mit einer wichtigen Frage, die mir immer wieder gestellt wird.

Haben Sie Anmerkungen, Ergänzungen oder Kritik, freue ich mich auf eine Diskussion. Und wenn Sie selber eine Frage einbringen möchten, dann greife ich sie gern auf, selbstverständlich mit Nennung der Quelle, falls gewünscht oder erlaubt. – Jetzt geht’s los.

Q: Sie reden so viel von Planung. Mein Chef sagt aber immer, wir sollen endlich loslegen. Wie viel Aufwand muss ich in die Planung stecken?

A: Planen Sie alles, was knapp ist – ob das nun Zeit, Geld, Sachkenntnis, Ressourcen, Information, Unterstützung, Akzeptanz ist. Was reichlich vorhanden ist, müssen Sie nicht planen. Da legen Sie dann einfach los. Je knapper das Gut ist, desto sorgfältiger sollten Sie planen. Wenn etwas so knapp ist, dass die Aufgabe unlösbar erscheint, dann machen Sie die bestmögliche Planung. Planen Sie in diesem Fall durchaus optimistisch, aber verteidigen Sie Ihre Pläne gegen gutgemeinte Korrekturen mit Zähnen und Klauen.

Projektmanagement ist kein "Mach’s möglich – Management". Wenn Sie sich von einem Stakeholder nur einmal beweisen lassen müssen, dass Sie nicht optimal geplant haben ("Sehen Sie, da geht noch was!"), dann haben Sie bei ihm verspielt für den Rest Ihres Berufslebens ("Seine Pläne sind nie optimal …").

Add. Q: Ich kann doch nicht für jede verrückte Anforderung einen sauberen Plan machen!

Add. A: Der saubere Plan beweist die Verrücktheit, nennt sie aber nicht so. Sie schaffen sich 3 Tage überflüssige Arbeit, sparen sich aber 3 Monate Ärger mit etwas, das sich am Ende ohnehin als unmöglich herausstellt.

Bisher gibt es 3 Kommentare
Zur Frage 1, die Frage nach dem Sinn von "Planen" vs. "erstmal loslegen":
Jedesmal wenn mir diese Frage in der einen oder anderen Form begegnet, stelle ich die folgende Gegenfrage:
"Wenn Sie ein Haus bauen möchten (das passende Grundstück haben Sie schon erworben), fangen Sie dann auch an, erstmal die Baugrube auszuheben und den Dachstuhl zu zimmern, bevor Sie sich Gedanken machen, was für ein Haus es werden soll? Wie viele Zimmer, Keller ja/nein, Garagenzugang, etc.?"
In der Regel (leider nicht immer - O-Ton: "Das ist etwas gaaanz anderes!") sehe ich soetwas wie Erkenntnis und Zustimmung in den Augen. Abstrahieren auf Alltagsbeispiele bewirkt - zumindest bei mir - manchmal Wunder.
vor 7 Wochen 4 Tagen Alexander Kort
Solche Beispiele verwende ich auch gern. Hier ist noch eines:
"Sollten wir jetzt losfahren, um den Schrank abzuholen?"-"Lasse uns vorher noch einen Kaffee trinken gehen!" -
Schon haben wir einen Ablaufplan. Berücksichtigung der Öffnungszeiten läßt einen Terminplan bzgl. Machbarkeit daraus werden.
vor 7 Wochen 4 Tagen Walter Plagge
Ich kann Ihrer Sichtweise nur zustimmen. Dennoch möchte ich noch anmerken:
Planung bedeutet für mich auch, überhaupt einen Weg zum Ziel zu finden. Bei vielen Projekten ist der Weg zum Ziel nicht ersichtlich, wegen der Komplexität.
Zudem sehe ich die Planung als eine Form der Kommunikation im Projektteam an, bei der alle ihren Input liefern und am Ende alle dem zustimmen. Oftmals zeigt sich, dass auftretende Probleme auf unzureichende Kommunikation hinauslaufen.
Leider wird gerne mal versucht die notwendige Planung durch eine agile Vorgehensweise zu "heilen". So liegt es an uns, die Bedürfnisse der Entscheidungsträger und des Projektes zusammen zu führen.
vor 7 Wochen 15 Stunden Hannes Mayer
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