Frau Meister, was haben T-Shirt-Größen mit PMOs in der öffentlichen Verwaltung zu tun?

(lacht) Haha, sehr gut! Wir vom zentralen Projekt-Wissenscenter haben uns etwas Tolles ausgedacht, um unser Projektmanagement gut zu dosieren: Wir haben einen PM-Standard entwickelt, der die Klassifizierung abbildet, und das machen wir in Form von T-Shirt-Größen. D. h., wir dosieren unser Projektmanagement mithilfe dieser einfachen Bildsprache nach T-Shirt-Größen von S bis XXL − das kennt jeder von der Kleiderstange im Kaufhaus. Unsere dezentralen PMOs in den einzelnen Behörden können das super verwenden, um es an ihre Projektleitungen weiterzugeben und anschaulich zu vermitteln. Wenn ich also ein Projekt in der T-Shirt-Größe S habe, brauche ich nur wenig Projektmanagement in einer kleinen Dosis. Bei einem XXL-Projekt dagegen brauche ich eine hohe Professionalität und ganz viel Projektmanagement, da verschiedene Anforderungen erfüllt werden müssen.

Können Sie uns Beispiele für Projekte der Größen S und XXL nennen?

Wir haben z.B. kleine Projekte mit wenigen Stakeholdern, die sich mit dem kleinen PM-Besteck bearbeiten lassen. Hier sind die Projektergebnisse eher nach innen gerichtet, das heißt, die "Kunden" sind eher interne Kunden in der Stadt. Die Komplexität dieser Projekte ist gering und das Budget ist relativ klein. An diese T-Shirt-Größe S haben wir im Grunde genommen nur drei Anforderungen: Unsere Projektleitenden müssen den Projektsteckbrief nutzen, um eine gute Auftragsklärung zu erreichen und den Projektauftrag und die Rahmenbedingungen sicher festzuhalten. Dann müssen sie eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung vornehmen und am Ende einen Abschlussbericht verfassen. Das ist wirklich sehr klein dosiertes Projektmanagement.

Die Klassifizierung nach den T-Shirt-Größen ist auch gleichzeitig gekoppelt an die Erwartungen, die wir an die Projektleitung haben. Für die Projektleitung eines Projekts mit der T-Shirt-Größe S bedeutet das, sie benötigt ein Basiszertifikat bei der GPM oder etwas Vergleichbares aus dem IPMA-Standard. Da gibt es meist auch noch keine Lenkungsgruppe.

T-Shirt-Größe S bezeichnet bei uns Einsteigerprojekte, also kleine Projekte, die sich mit dem kleinen PM-Besteck bearbeiten lassen.

Wenn wir jetzt ans andere Ende der Skala schauen, verorten wir da Großprojekte, die sehr viele Stakeholder haben, ein hohes Budget, nach außen gerichtet sind und eine Vielzahl von Bürgern oder die freie Wirtschaft betreffen – das ist eine hohe Komplexität. Das wäre die XXL-Variante bei uns. Da erwarten wir ganz viel Professionalität.

Die Projektleitung muss bei einem XXL-Projekt z.B. mindestens Level B oder C haben oder etwas Vergleichbares. An der Stelle ist es dann auch so, dass wir natürlich eine Lenkungsgruppe haben, die das Ganze steuert und die großen Entscheidungen trifft. Aber es gibt auch ganz viele Anforderungen an das Projektmanagement, sei es in der Vorprojektphase mit einer Latte an Dokumenten, die verwendet werden müssen, oder bei der Projektsteuerung, der externen Auditierung im Projektverlauf bis hin dazu, dass unsere Projektaufträge durch das zentrale PMO auch noch einmal qualitätsgesichert werden müssen.

Welche interessanten Großprojekte betreuen Sie?

Wir haben hier viele verschiedene Projekttypen und Projektarten: Bauprojekte, Organisationsentwicklungsprojekte (OE-Projekte), aber auch reine Digitalisierungsprojekte sowie Projekte aus dem Bereich Forschung und Entwicklung. Manchmal ist es auch ein Mix von allem in einem Projekt oder in Programmen.