Sabine Meister vom zentralen PMO in Hamburg im Interview Projektmanagement in der Verwaltung: Best Practices aus Hamburgs PMO

Öffentliche Verwaltung: Best Practices aus Hamburgs PMO

Das Projekt-Wissenscenter der Freien und Hansestadt Hamburg gibt die PM-Standards für die gesamte Hamburger Verwaltung vor. Im Interview erzählt Sabine Meister, wie das PMO aufgebaut wurde und wie sich Projektmanagement passgenau dosieren lässt.

Management Summary

Sabine Meister vom zentralen PMO in Hamburg im Interview Projektmanagement in der Verwaltung: Best Practices aus Hamburgs PMO

Öffentliche Verwaltung: Best Practices aus Hamburgs PMO

Das Projekt-Wissenscenter der Freien und Hansestadt Hamburg gibt die PM-Standards für die gesamte Hamburger Verwaltung vor. Im Interview erzählt Sabine Meister, wie das PMO aufgebaut wurde und wie sich Projektmanagement passgenau dosieren lässt.

Management Summary

Wir empfehlen zum Thema Organisationsentwicklung
1 Stunde
06.03.2025
Websession: Planungsansätze im Live-Check: klassisch, agil oder hybrid?

Seien Sie live dabei, wenn wir gemeinsam einen klassischen und einen agilen Planungsansatz durchspielen und am Beispiel von Blue Ant zu einer hybriden Planung kombinieren – für mehr Effizienz und Flexibilität in Ihren Projekten. Mehr Infos

Sabine MeisterSabine Meister arbeitet zusammen mit zwei Kolleginnen im Projekt-Wissenscenter der Freien und Hansestadt Hamburg, dem zentralen Projektmanagementoffice (PMO) der Hamburger Verwaltung. Ihr Team legt Projektmanagementstandards für die gesamte öffentliche Verwaltung in der Stadt fest, unterstützt die einzelnen Behörden bei der Projektleitung von Großprojekten, berät sie zum Thema PMO-Aufbau und unterstützt die dezentralen PMOs der Verwaltungsbehörden bei allen konkreten Fragen rund um Projektmanagement. 2011 initiierte sie dieses zentrale PMO und leistete damit Pionierarbeit beim PMO-Aufbau in der öffentlichen Verwaltung. Sabine Meister ist Design Thinking und Scrum Masterin, zertifizierte IPMA® Level C – Certified Project Managerin und IPMA® Level A – Certified Programme Director. Gemeinsam mit einem Kollegen vom Bund und aus Bremen führte sie von 2018 bis Ende 2024 außerdem die Fachgruppe für öffentliche Verwaltung der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V.

Frau Meister, was haben T-Shirt-Größen mit PMOs in der öffentlichen Verwaltung zu tun?

(lacht) Haha, sehr gut! Wir vom zentralen Projekt-Wissenscenter haben uns etwas Tolles ausgedacht, um unser Projektmanagement gut zu dosieren: Wir haben einen PM-Standard entwickelt, der die Klassifizierung abbildet, und das machen wir in Form von T-Shirt-Größen. D. h., wir dosieren unser Projektmanagement mithilfe dieser einfachen Bildsprache nach T-Shirt-Größen von S bis XXL − das kennt jeder von der Kleiderstange im Kaufhaus. Unsere dezentralen PMOs in den einzelnen Behörden können das super verwenden, um es an ihre Projektleitungen weiterzugeben und anschaulich zu vermitteln. Wenn ich also ein Projekt in der T-Shirt-Größe S habe, brauche ich nur wenig Projektmanagement in einer kleinen Dosis. Bei einem XXL-Projekt dagegen brauche ich eine hohe Professionalität und ganz viel Projektmanagement, da verschiedene Anforderungen erfüllt werden müssen.

Können Sie uns Beispiele für Projekte der Größen S und XXL nennen?

Wir haben z.B. kleine Projekte mit wenigen Stakeholdern, die sich mit dem kleinen PM-Besteck bearbeiten lassen. Hier sind die Projektergebnisse eher nach innen gerichtet, das heißt, die "Kunden" sind eher interne Kunden in der Stadt. Die Komplexität dieser Projekte ist gering und das Budget ist relativ klein. An diese T-Shirt-Größe S haben wir im Grunde genommen nur drei Anforderungen: Unsere Projektleitenden müssen den Projektsteckbrief nutzen, um eine gute Auftragsklärung zu erreichen und den Projektauftrag und die Rahmenbedingungen sicher festzuhalten. Dann müssen sie eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung vornehmen und am Ende einen Abschlussbericht verfassen. Das ist wirklich sehr klein dosiertes Projektmanagement.

Die Klassifizierung nach den T-Shirt-Größen ist auch gleichzeitig gekoppelt an die Erwartungen, die wir an die Projektleitung haben. Für die Projektleitung eines Projekts mit der T-Shirt-Größe S bedeutet das, sie benötigt ein Basiszertifikat bei der GPM oder etwas Vergleichbares aus dem IPMA-Standard. Da gibt es meist auch noch keine Lenkungsgruppe.

T-Shirt-Größe S bezeichnet bei uns Einsteigerprojekte, also kleine Projekte, die sich mit dem kleinen PM-Besteck bearbeiten lassen.

Wenn wir jetzt ans andere Ende der Skala schauen, verorten wir da Großprojekte, die sehr viele Stakeholder haben, ein hohes Budget, nach außen gerichtet sind und eine Vielzahl von Bürgern oder die freie Wirtschaft betreffen – das ist eine hohe Komplexität. Das wäre die XXL-Variante bei uns. Da erwarten wir ganz viel Professionalität.

Die Projektleitung muss bei einem XXL-Projekt z.B. mindestens Level B oder C haben oder etwas Vergleichbares. An der Stelle ist es dann auch so, dass wir natürlich eine Lenkungsgruppe haben, die das Ganze steuert und die großen Entscheidungen trifft. Aber es gibt auch ganz viele Anforderungen an das Projektmanagement, sei es in der Vorprojektphase mit einer Latte an Dokumenten, die verwendet werden müssen, oder bei der Projektsteuerung, der externen Auditierung im Projektverlauf bis hin dazu, dass unsere Projektaufträge durch das zentrale PMO auch noch einmal qualitätsgesichert werden müssen.

Das Projekt-Wissenscenter der Freien und Hansestadt Hamburg unterteilt das Portfolio der Projektaktivitäten nach T-Shirt-Größen von S bis XXL. © Projekt-Wissenscenter Hamburg
Bild 1: Das Projekt-Wissenscenter der Freien und Hansestadt Hamburg unterteilt das Portfolio der Projektaktivitäten nach T-Shirt-Größen von S bis XXL. © Projekt-Wissenscenter Hamburg

Welche interessanten Großprojekte betreuen Sie?

Wir haben hier viele verschiedene Projekttypen und Projektarten: Bauprojekte, Organisationsentwicklungsprojekte (OE-Projekte), aber auch reine Digitalisierungsprojekte sowie Projekte aus dem Bereich Forschung und Entwicklung. Manchmal ist es auch ein Mix von allem in einem Projekt oder in Programmen.

Das könnte Sie auch interessieren

Alle Kommentare (1)

Thomas
Hunziker

Geballtes Know-how

Bei diesem Artikel kann man das geballte Know-how von Sabine Meister richtiggehend "erlesen". Danke für diese tolle Zusammenstellung. Das wird sicher vielen Unternehmen helfen, ihre Organisation demensprechend weiterzuentwickeln.