Studien belegen, dass komplexe Schätzungen und Entscheidungen an Qualität gewinnen, wenn Menschen nicht zu sehr mit ihrem bewussten Verstand grübeln und rätseln, sondern vielmehr ihrer Intuition, ihrem Bauchgefühl vertrauen. Dies ist umso mehr der Fall, je weniger verlässliche Informationen vorliegen.

Im Agilen Projektmanagement gibt es mehrere spielerische Schätzmethoden, wie z.B. Planning Poker oder das Team Estimation Game. Diese Methoden beruhen darauf, mit Hilfe der kollektiven Intelligenz des Teams und der individuellen Intuition seiner Mitglieder grob erste Budgets oder sogar nur relative Aufwände zu schätzen. Diese spielerischen Methoden greifen hauptsächlich auf die intuitive Gehirnkapazitäten zurück und weniger auf das rational-analytische Denken.

Das hier beschriebene Schätzspiel 20 Minute Budget von Dragon Dreaming aktiviert wie die agilen Schätzmethoden die Intuition. Das Besondere an 20 Minute Budget ist, dass es mit dem gemeinsamen Rhythmus ein Warmup-Element direkt mit einer Sachaufgabe verknüpft.

Auf Basis eines Projektspielplans oder einer Aufgabenliste können Sie auf diese Weise ein grobes Zeit- und Kostenbudget eines Projektes direkt nach der ersten Planungserstellung ermitteln. Die Genauigkeit dieser Abschätzung reicht in der Regel aus, um z.B. eine Summe für einen Business-Case-Entwurf, ein Crowdfunding, für Förderanträge oder andere Finanzierungsformen zu haben.

Dieses erste Budget kann und sollte von einer dafür benannten Person verfeinert werden (etwa dem- oder derjenigen, die sich um das Fundraising bzw. die Projektfinanzierung kümmert). Das Ergebnis des 20 Minute Budget kann im weiteren Verlauf eines Dragon-Dreaming-Prozesses weitere Verwendung finden, etwa beim Commitment Testing.

Wenn Sie über entsprechend qualifizierte, empirische Daten für die zu erwartenden Aufwände verfügen, sollten Sie auch traditionelle Aufwandsschätzverfahren wie z.B. die PERT Drei-Punkt-Schätzung in Betracht ziehen.

Schritt 1: Bereiten Sie das Schätzspiel vor!

Richten Sie den Raum ansprechend und komfortabel her. Stellen Sie Stühle für einen Sitzkreis auf. Dekorieren Sie, wenn Sie möchten, die Mitte des Kreises passend zum Vorhaben. Stellen Sie die Rhythmusinstrumente bereit. Platzieren Sie ein Flipchart oder eine Metaplanwand mit dem Projektspielplan so, dass alle diesen gut sehen können.

Achten Sie darauf, dass der Projektspielplan klar und übersichtlich ist. Manchmal ist der gemeinsam im Team erstellte Spielplan nicht mehr intuitiv nachvollziehbar, z.B. weil Linien durchgestrichen oder verändert wurden sowie Haftnotizen mit Aufgaben verschoben oder hinzugefügt wurden. Wenn dies der Fall ist, übertragen Sie den Projektspielplan bereinigt und übersichtlich auf ein neues Flipchart. Verändern Sie dabei aber nichts ohne Absprache mit dem Team, damit es zu Beginn des Schätzspiels nicht etwa zu Diskussionen oder gar Unstimmigkeiten in Bezug auf diese Veränderungen kommt.