5S-Methode für KVP

5S ist eine elementare Methode des Qualitätsmanagements und des Lean Managements. Die fünf Schritte Sortieren, Setzen / Anordnen, Sauberkeit, Standardisieren und Selbstdisziplin beschreiben einen kontinuierlichen Prozess, um Effizienz zu erhöhen, weniger Ressourcen zu verschwenden und die Qualität des Arbeitsergebnisses zu verbessern. In der zielgerichteten Anwendung wird der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP) von den beteiligten Personen getragen und gelebt; dadurch wird er nachhaltig und dauerhaft wirksam.

5S-Methode für KVP

5S-Methode für KVP

5S ist eine elementare Methode des Qualitätsmanagements und des Lean Managements. Die fünf Schritte Sortieren, Setzen / Anordnen, Sauberkeit, Standardisieren und Selbstdisziplin beschreiben einen kontinuierlichen Prozess, um Effizienz zu erhöhen, weniger Ressourcen zu verschwenden und die Qualität des Arbeitsergebnisses zu verbessern. In der zielgerichteten Anwendung wird der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP) von den beteiligten Personen getragen und gelebt; dadurch wird er nachhaltig und dauerhaft wirksam.

5S-Methode für KVP

Einsatzmöglichkeiten

  • Optimierung von Arbeitsumgebungen aller Art, von Schreibtisch bis zur Produktionshalle
  • Optimierung von Produktionsprozessen aller Art einschließlich der Qualitätssteuerung (z.B. Zusammenbau, Fertigung, Prüflabor)
  • Optimierung digitaler und virtueller Abläufe wie z.B. in Kollaborationsplattformen, Serverlandschaften, Homeoffice oder Programmierumgebungen.
  • Erhöhung der Effizienz, Reduktion von Bearbeitungszeiten und Steigerung der Qualität bei Büroarbeit sowohl am Schreibtisch als auch für Aufbau und Durchführung von Besprechungen

5S kann sowohl von Einzelpersonen als auch von Gruppen durchgeführt werden. In der Regel sind 5S-Gruppenworkshop wirksamer, da wertvolle Impulse von mehreren Beteiligten einfließen. Zudem stärken Workshops das Wir-Gefühl, das dabei hilft, die Verbesserungsmaßnahmen nachhaltiger zu gestalten.

Ergebnisse
  • Der betrachtete Arbeitsbereich ist frei von nicht benötigten, behindernden Elementen. "Elemente" können dabei sowohl reale Gegenstände als auch virtuelle Dinge (z.B. Prozesse) sein.
  • Alle benötigten Werkzeuge haben einen festen Platz und funktionieren einwandfrei. "Werkzeuge" können dabei z.B. ebenfalls sein: Software, Computer, Schnittstellen oder Kommunikationswege.
  • Maßnahmen zur Standardisierung der Abläufe sind definiert.
  • Ein überwachter Verbesserungsprozess ist etabliert, um den betrachteten Arbeitsbereich kontinuierlich in kleinen Schritten weiter zu optimieren.

Das wichtigste Ergebnis der 5S-Methode ist der gelebte kontinuierliche Verbesserungsprozess. Um es mit einem Bild auszudrücken: Das einmalige Aufräumen eines Kinderzimmers löst das Chaosproblem nur für eine (sehr) kurze Zeit.

Vorteile
Mit 5S kann sofort begonnen und spürbarer Nutzen geschaffen werden.
Das Einbinden der betroffenen Mitarbeiter sorgt für nachhaltige Motivation.
Verbesserungen helfen den Mitarbeitern unmittelbar dabei, ihre Arbeit besser und leichter zu erledigen.
Ein sicheres, störungsfreies Arbeitsumfeld reduziert Stress und Arbeitsunfälle.
Grenzen, Risiken, Nachteile
Kontinuierliche Verbesserung bedeutet auch beständige, wenn auch meist kleine Veränderungen. Nach Workshops können auch größere Veränderungen umzusetzen sein, z.B. für Workflows. Beides kann Widerstände bei den Betroffenen hervorrufen.
Wenn es nicht gelingt, den Paradigmen-Wechsel der ständigen Verbesserung in die tägliche Routine einfließen zu lassen und als neuen Standard zu etablieren, kehren die Mitarbeiter wahrscheinlich zur vorherigen Routine zurück.
Wenn die Veränderung für die Mitarbeiter keine deutliche und spürbare Verbesserung bringt, verblasst das positive Erlebnis bald und das Engagement der Beteiligten lässt nach.
Voraussetzungen
  • Motivation der Beteiligten, die Arbeitsumgebung und –abläufe zu verbessern
  • Bereitschaft der Betroffenen, die sich daraus ergebenden Veränderungen aktiv mitzutragen
  • Ggf. Zustimmung des Betriebsrats zu bestimmten Maßnahmen, insbesondere für die Datenerhebung
  • Vertrauen der Führungskräfte in die Kompetenz und das Engagement der Mitarbeiter
  • Bereitschaft des Unternehmens, kontinuierlich in den Verbesserungsprozess zu investieren, auch wenn "lediglich" kleine Schritte unternommen werden
Qualifizierung

Jeder kann sich die 5S-Methode im Selbststudium erarbeiten und entsprechend anwenden. Dies ist auch ganz im Sinne der Methode, denn je mehr Mitarbeiter die Nachhaltigkeit der Methode verstanden haben und leben, desto erfolgreicher ist diese. Es ist somit hilfreich, die Grundzüge der Methode und Vorgehensweise allen Interessierten zugänglich zu machen.

In vielen Ausbildungen, z.B. zum Lean-Manager, ist die 5S-Methode ein fester Bestandteil. Dort werden dann auch die Anknüpfungspunkte von 5S zu den anderen Methoden des Lean Managements und des Qualitätsmanagements vermittelt. Für die unternehmensweite Umsetzung von 5S sollten deshalb entsprechend qualifizierte Fachleute eingesetzt werden.

Wenn es darum geht, 5S in einem Gruppenumfeld oder in einer Organisationseinheit einzuführen, zu etablieren und weiterzuentwickeln, ist es hilfreich eine erfahrene Moderation hinzuzuziehen. Diese gewährleistet, dass an die Methode strukturiert herangegangen wird und die Betroffenen in den Prozess mit einbezogen werden.

Benötigte Informationen
  • Dokumentation der Ausgangssituation und Messung von Leistungskennzahlen, um die Nachhaltigkeit der Verbesserung feststellen zu können
  • Regelmäßige Erfassung von Daten, die den betrachteten Arbeitsbereich oder Prozess quantitativ beschreiben, z.B. Durchsätze oder Fehlerquoten
  • Wissen und Erfahrungswerte der Beteiligten
Benötigte Hilfsmittel

Die benötigten Werkzeuge und Materialien für Erhebung und Aufbereitung der Bestandsdaten hängen stark vom Einsatzbereich ab. Beginnen Sie mit möglichst einfachen Schritten, wie z.B. Zähllisten und einfachen Visualisierungen.

In den meisten Fällen genügen Büro-Software (Tabellenkalkulation, Textverarbeitung) und gängige Moderationsmaterialien (z.B. Flip-Chart, Moderationswand, Kärtchen, Whiteboard usw.). Bei fortgeschrittenen und anspruchsvollen Optimierungsaufgaben können spezielle Werkzeuge wie z.B. Statistik-Software erforderlich werden.

Herkunft

Die 5S-Methode ist zentraler Bestandteil des Toyota-Produktionssystems, hat aber seine Wurzeln bereits in den Anfängen der japanischen industriellen Revolution. Eine genaue Herkunftsbestimmung ist nicht möglich.

Das Konzept des Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses geht auf W. Edwards Deming zurück. Ihm ging es darum, innerhalb kürzester Zeit ganze Industrien zielgerichtet zu optimieren. Dabei war ihm bewusst, dass er auf die Impulse, Kreativität und den Erfindungsgeist der Mitarbeiter angewiesen war. Deshalb versuchte er erst gar nicht, große Veränderungen top-down umzusetzen, sondern die Mitarbeiter Schritt für Schritt in die Transformation einzubeziehen. Seine Leitplanken hierzu waren:

  • Kleine kostengünstige Änderungen
  • Respekt gegenüber Mitarbeitern
  • Fokus auf den Kunden
  • Stetige Verbesserung

Durchführung: Schritt für Schritt

Die 5S-Methode (Bild 1) stammt aus der industriellen Produktion und ist grundlegender Bestandteil des Toyota-Produktionssystems. Sie lässt sich aber auch hervorragend auf andere Bereiche wie z.B. das Büroumfeld oder sogar den privaten Bereich anwenden. Je mehr Mitmenschen an einem Platz arbeiten, desto höher ist deren Interaktion miteinander, so dass in der 5S-Methodik auch Hinweise zu standardisierten Abläufen und Nachhaltigkeit von Maßnahmen enthalten sind. Wichtig ist dabei, dass sich jeder einbringen kann und soll, um den kontinuierlichen Verbesserungsprozess aufrechtzuerhalten.

Erfolgreich wird das System, wenn seine Methodik gelebt wird, Verbesserungen in kleinen Schritten erzielt werden und aus diesen dann neue Standards erwachsen.

Schematische Darstellung der 5S
Bild 1: Schematische Darstellung der 5S

Isoliert betrachtet finden sich in einem Arbeitsbereich zwar immer wieder Ansatzpunkte, Abläufe neu zu strukturieren und eine günstigere Umgebung zu gestalten. Richtig angewandt führen die Bausteine der Methode aber zu einer kontinuierlichen Verbesserung der räumlichen Situation und zu einem störungsfreien Arbeitsablauf.

Jede Nacharbeit und arbeitsplatzbedingte Zusatzarbeit wird im Toyota-Produktionssystem als Verschwendung von Ressourcen angesehen. Diese Ressourcenverschwendungen werden dort in drei Kategorien zusammengefasst: Ausschuss, Ungleichgewicht und Überbeanspruchung (Bild 2).

Drei Arten von Verschwendung
Bild 2: Drei Arten von Verschwendung

Wird beispielhaft in einem chaotischen Umfeld produziert, so führen die Umstände angefangen von Einflüssen durch Unordnung wie "Suchen von Werkzeugen", "Beschädigung durch unsachgemäße Ablagen", "Schlechte Qualität durch Unsauberkeit" zu einem unstrukturierten Ablauf, der leicht ins Ungleichgewicht driften kann. Dies führt dann unweigerlich zu Hektik und Überbeanspruchung bei gleichzeitigem Qualitätsverlust.

Hierbei gilt es, durch Ordnung und Sauberkeit Arbeitsplätze und Bereiche sicherer und übersichtlicher zu gestalten. Transport- und Wartezeiten sowie umgebungsbedingte Qualitätsmängel sollen nachhaltig reduziert werden. Genauso wird das Risiko für Arbeitsunfälle vermindert oder sogar eliminiert (Poka Yoke, s.u.).

Es handelt sich hierbei um allgemeine Prinzipien, die in gleicher Weise für eine Arbeitssituation wie für einen Kinderspielplatz gelten: Ihren Zweck können sie umso besser erfüllen, je mehr sie an der 5S-Methodik ausgerichtet werden.

Im Deutschen bemüht man sich mit Übersetzungen der 5S Methode, die den Anfangsbuchstaben "S" der ursprünglichen japanischen Bezeichnungen beibehalten. Parallel dazu gibt es auch Übersetzungen, bei denen der Anfangsbuchstabe "A" verwendet wird, so dass synonym von der "5A-Methode" gesprochen wird. Für beide Übersetzungen sind verschiedene Versionen im Umlauf.

Tabelle 1: Original und unterschiedliche Bezeichnungen der 5S-Methode

5S (Japanisch)

5S (Deutsch)

5A (Deutsch)

Seiri

Sortieren

Aussortieren

Seiton

Setzen und Anordnen

Aufräumen / Arbeitsmittel ergonomisch anordnen

Seiso

Sauberkeit / Säubern

Arbeitsplatzsauberkeit

Seiketsu

Standardisieren

Anordnung zur Regel machen

Shitsuke

Selbstdisziplin

Alle Punkte einhalten und verbessern

Aus Gründen der einfacheren Lesbarkeit wird im Folgenden meist die grammatikalisch männliche Form (Mitarbeiter usw.) verwendet. Es sind dabei aber stets Personen jeden Geschlechts gemeint.

Vorbereitung: Führen Sie eine Bestandsaufnahme durch!

Für die Bestandsaufnahmen sollten Sie sich ein Bild vom Ort des Geschehens machen. Machen Sie den "Gemba-Walk", gehen Sie also dorthin, wo die Arbeit geschieht und machen Sie sich dort selbst ein Bild aus erster Hand. Informieren Sie hierzu ggf. den Betriebsrat über Ihr Vorhaben und beachten Sie selbstverständlich die Datenschutzauflagen.

Studieren Sie die 5S-Punkte und versuchen Sie, Möglichkeiten zu finden, diese den Mitarbeitern zu verdeutlichen und mit ihnen Anwendungspunkte abzuleiten. Identifizieren Sie dann geeignete Messgrößen, um die Arten der Verschwendung und die Verbesserungsmöglichkeiten bei den 5S zu erfassen. Diese sind abhängig von der untersuchten Situation, Beispiele gibt Tabelle 2.

Im besten Fall führen Sie die Aufnahme mit den betroffenen Mitarbeitern durch. Suchen Sie das Gespräch mit den Mitarbeitern und hinterfragen Sie aktuelle Zustände. Arbeiten Sie mit offenen Fragen. Scheuen Sie sich bitte davor, sich selbst die Antworten zu geben, denn das wirkt sehr seltsam und meist kontraproduktiv im Team. Vergessen Sie nicht, was es heißt, zu moderieren. Nehmen Sie sich heraus und leiten Sie nur an. Beobachten Sie die Prozesse und Abläufe und machen Sie sich dabei Notizen.

Überlegen Sie, wie Sie die benötigten Daten passend zur Bestandsaufnahme aufbereiten können. Hierbei gilt ganz besonders: "Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte". Achten Sie darauf, die Informationen so einfach wie möglich aufzubereiten z.B. mit Whiteboards oder Flipcharts, das sichert Ihnen die breite Unterstützung Ihres Teams.

Bestandaufnahmen können abhängig vom Umfeld sehr unterschiedlich ablaufen. Tabelle 2 zeigt einige Beispiele skizzenhaft auf.

Tabelle 2: Liste möglicher Größen für die Bestandsaufnahm bei verschiedenen Arbeitsbereichen

Büroschreibtisch

Linie

Produktionszelle

Logistik

Stapeldiagramm Beispiel: Stapel Diagramm

Bearbeitungszeiten

Beispiel: Darstellung von Bearbeitungszeiten pro Einheit

Spaghetti DiagrammBeispiel: Spaghetti Diagramm für Transportwege

Anteilige FehlerursachenBeispiel: Anteilige Fehlerursachen

Mögliche Messgrößen für die Bestandsaufnahme

Anzahl der Schriftstücke auf dem Schreibtisch

Ausschuss

Werkzeuge am Platz

Beschädigungen an der Ware

Anzahl Vorgänge in Bearbeitung

Bearbeitungszeit

Werkzeuge i.O.

Rücksendungen

Bearbeitungszeit

Rüstzeit

Verschmutzungsgrad

Versendung falscher Artikel

Zeit zum Wiederauffinden und Bearbeiten von Vorgängen

Transportzeit

Hebevorgänge / Positionierungen von Werkstücken

Lagerunstimmigkeiten

Wartezeit wegen Hardware / Software

Nacharbeit

Laufstrecke pro Bearbeitung

Durchlaufzeiten

Schritt 1: Sortieren – Seiri

Überlegen Sie, was Sie tatsächlich für Ihre Arbeit benötigen und was nicht. Seien Sie mutig: Sortieren Sie aus, was Sie nicht mehr brauchen! Dabei spielt es keine Rolle, in welchem Bereich Sie arbeiten, der Arbeitsplatz kann genauso unordentlich sein wie eine PC-Ablage.

Werkzeuge und Hilfsmittel veralten nicht nur und verlieren an Qualität. Wenn Sie nicht gebraucht werden, sind sie sogar hinderlich, ständig im Weg oder beanspruchen unnötigen Speicherplatz auf dem Server bzw. in Regalen. Im schlimmsten Fall beanspruchen und blockieren sie wertvollen Platz Ihres unmittelbaren Arbeitsbereichs.

Folgende Fragen können helfen, einen Einstieg in das Thema "Sortieren" zu finden:

  • Wann habe ich in meinem Bereich die Gegenstände (Software, Werkzeuge usw.) das letzte Mal benötigt?
  • Was habe ich länger als ein halbes Jahr nicht mehr benötigt, was davon nimmt akut Platz weg?
  • Welche Menge an Gegenständen, Aufträgen usw. sind noch leicht überschaubar?
  • Was ist definitiv unnötig an meinem Platz?
  • Von welchen längst nicht mehr relevanten Dingen (z.B. Akten, Gegenstände, Vorgänge) konnte ich mich bisher nicht trennen?
  • Was hat definitiv die Aufbewahrungsfristen überdauert und kann weg?
  • Was steht nur hier, auf dem Schreibtisch oder im Regal, weil es schön, wichtig oder eindrucksvoll erscheint? Kann das weg?
  • Welche Arbeiten, Vorgänge oder Dinge nehmen immer wieder meine wertvollen Ressourcen in Anspruch ohne jede Effizienz für meine Arbeit? Können diese Dinge aussortiert oder abgelegt werden bzw. entfallen?

Praxistipps ...

Varianten ...

Fachartikel zur Methode

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Aufgabengebiete

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Michael
Böll

Leider sehe ich nicht wirklich den Zusammenhang des Titels. Letztendlich ging es um die 5S Methode, der Titel hat aber, zumindest mir, suggeriert, dass es um ein spezielles 5S für einen KVP ging. Okay geschenkt, aber weiterhin sehe ich im Text einige aus meiner Erfahrung Lücken. Bei einem 5S im Office Bereich (wird hier ja oft angesprochen) sollten aus meiner Erfahrung die größten Potentiale angesprochen werden: Die Datenablage und das Mailpostfach.
Ein nettes Einsteigerspielchen könnte sein, lassen sie mal das ganze Team einen bestimmtes Dokument auf dem gemeinsamen Laufwerk suchen und messen die jeweilige Zeit. Hier können durch eine sinnvolle Struktur und Namenskonvention riesen Erfolge durch Standardisieren und Sortieren gehoben werden.
Ähnliches gilt für die überquellenden Mailordner, abgearbeitetes kommt ins Archiv, offenes bleibt im Eingang oder ähnlich.
Meiner Erfahrung nach helfen solche Maßnahmen wie, du hast aber zu viele Kugelschreiber oder Bleistifte nicht weiter, zu mal ja viele Firmen mittlerweile haben eh viele Firmen eine Cleandesk Regel. Aber z.B. ein Tipp, Rechtshänder sollten ihr Telefon (falls überhaupt noch vorhanden) links anordnen, Linkshänder ihres rechts. Wenn gefragt wird warum - versuch mal eine Notiz zuschreiben. Das war bei uns immer ein gewisser Opener für solche Schreibtischoptimierungen. Oder die kurze Info am kleinen Drucker wie jetzt da das blöde Geschäftspapier eingelegt werden muss.

Vielen Dank Herr Böll für Ihre konkreten Anregungen zum Umsetzen von 5S im Büroalltag!
5S ist ja eine Methode, die für nahezu alle Bereich eingesetzt werden kann - da sind in einer allgemeinen Beschreibung keine Details möglich, rein schon aus Platzgründen. Umso schöner, wenn solche Anregungen aus dem Leserkreis kommen!
Der Bezug zum KVP sollte kein "anderes" 5S implizieren. Vielmehr sollte der enge Zusammenhang bereits im Titel verdeutlicht weren - schließlich sind ja gerade das vierte und fünfte "S" der Kern des KVP.