Die 5S-Methode (Bild 1) stammt aus der industriellen Produktion und ist grundlegender Bestandteil des Toyota-Produktionssystems. Sie lässt sich aber auch hervorragend auf andere Bereiche wie z.B. das Büroumfeld oder sogar den privaten Bereich anwenden. Je mehr Mitmenschen an einem Platz arbeiten, desto höher ist deren Interaktion miteinander, so dass in der 5S-Methodik auch Hinweise zu standardisierten Abläufen und Nachhaltigkeit von Maßnahmen enthalten sind. Wichtig ist dabei, dass sich jeder einbringen kann und soll, um den kontinuierlichen Verbesserungsprozess aufrechtzuerhalten.

Erfolgreich wird das System, wenn seine Methodik gelebt wird, Verbesserungen in kleinen Schritten erzielt werden und aus diesen dann neue Standards erwachsen.

Isoliert betrachtet finden sich in einem Arbeitsbereich zwar immer wieder Ansatzpunkte, Abläufe neu zu strukturieren und eine günstigere Umgebung zu gestalten. Richtig angewandt führen die Bausteine der Methode aber zu einer kontinuierlichen Verbesserung der räumlichen Situation und zu einem störungsfreien Arbeitsablauf.

Jede Nacharbeit und arbeitsplatzbedingte Zusatzarbeit wird im Toyota-Produktionssystem als Verschwendung von Ressourcen angesehen. Diese Ressourcenverschwendungen werden dort in drei Kategorien zusammengefasst: Ausschuss, Ungleichgewicht und Überbeanspruchung (Bild 2).

Wird beispielhaft in einem chaotischen Umfeld produziert, so führen die Umstände angefangen von Einflüssen durch Unordnung wie "Suchen von Werkzeugen", "Beschädigung durch unsachgemäße Ablagen", "Schlechte Qualität durch Unsauberkeit" zu einem unstrukturierten Ablauf, der leicht ins Ungleichgewicht driften kann. Dies führt dann unweigerlich zu Hektik und Überbeanspruchung bei gleichzeitigem Qualitätsverlust.

Hierbei gilt es, durch Ordnung und Sauberkeit Arbeitsplätze und Bereiche sicherer und übersichtlicher zu gestalten. Transport- und Wartezeiten sowie umgebungsbedingte Qualitätsmängel sollen nachhaltig reduziert werden. Genauso wird das Risiko für Arbeitsunfälle vermindert oder sogar eliminiert (Poka Yoke, s.u.).

Es handelt sich hierbei um allgemeine Prinzipien, die in gleicher Weise für eine Arbeitssituation wie für einen Kinderspielplatz gelten: Ihren Zweck können sie umso besser erfüllen, je mehr sie an der 5S-Methodik ausgerichtet werden.

Im Deutschen bemüht man sich mit Übersetzungen der 5S Methode, die den Anfangsbuchstaben "S" der ursprünglichen japanischen Bezeichnungen beibehalten. Parallel dazu gibt es auch Übersetzungen, bei denen der Anfangsbuchstabe "A" verwendet wird, so dass synonym von der "5A-Methode" gesprochen wird. Für beide Übersetzungen sind verschiedene Versionen im Umlauf.

Aus Gründen der einfacheren Lesbarkeit wird im Folgenden meist die grammatikalisch männliche Form (Mitarbeiter usw.) verwendet. Es sind dabei aber stets Personen jeden Geschlechts gemeint.

Vorbereitung: Führen Sie eine Bestandsaufnahme durch!

Für die Bestandsaufnahmen sollten Sie sich ein Bild vom Ort des Geschehens machen. Machen Sie den "Gemba-Walk", gehen Sie also dorthin, wo die Arbeit geschieht und machen Sie sich dort selbst ein Bild aus erster Hand. Informieren Sie hierzu ggf. den Betriebsrat über Ihr Vorhaben und beachten Sie selbstverständlich die Datenschutzauflagen.

Studieren Sie die 5S-Punkte und versuchen Sie, Möglichkeiten zu finden, diese den Mitarbeitern zu verdeutlichen und mit ihnen Anwendungspunkte abzuleiten. Identifizieren Sie dann geeignete Messgrößen, um die Arten der Verschwendung und die Verbesserungsmöglichkeiten bei den 5S zu erfassen. Diese sind abhängig von der untersuchten Situation, Beispiele gibt Tabelle 2.

Im besten Fall führen Sie die Aufnahme mit den betroffenen Mitarbeitern durch. Suchen Sie das Gespräch mit den Mitarbeitern und hinterfragen Sie aktuelle Zustände. Arbeiten Sie mit offenen Fragen. Scheuen Sie sich bitte davor, sich selbst die Antworten zu geben, denn das wirkt sehr seltsam und meist kontraproduktiv im Team. Vergessen Sie nicht, was es heißt, zu moderieren. Nehmen Sie sich heraus und leiten Sie nur an. Beobachten Sie die Prozesse und Abläufe und machen Sie sich dabei Notizen.

Überlegen Sie, wie Sie die benötigten Daten passend zur Bestandsaufnahme aufbereiten können. Hierbei gilt ganz besonders: "Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte". Achten Sie darauf, die Informationen so einfach wie möglich aufzubereiten z.B. mit Whiteboards oder Flipcharts, das sichert Ihnen die breite Unterstützung Ihres Teams.

Bestandaufnahmen können abhängig vom Umfeld sehr unterschiedlich ablaufen. Tabelle 2 zeigt einige Beispiele skizzenhaft auf.

Schritt 1: Sortieren – Seiri

Überlegen Sie, was Sie tatsächlich für Ihre Arbeit benötigen und was nicht. Seien Sie mutig: Sortieren Sie aus, was Sie nicht mehr brauchen! Dabei spielt es keine Rolle, in welchem Bereich Sie arbeiten, der Arbeitsplatz kann genauso unordentlich sein wie eine PC-Ablage.

Werkzeuge und Hilfsmittel veralten nicht nur und verlieren an Qualität. Wenn Sie nicht gebraucht werden, sind sie sogar hinderlich, ständig im Weg oder beanspruchen unnötigen Speicherplatz auf dem Server bzw. in Regalen. Im schlimmsten Fall beanspruchen und blockieren sie wertvollen Platz Ihres unmittelbaren Arbeitsbereichs.

Folgende Fragen können helfen, einen Einstieg in das Thema "Sortieren" zu finden:

• Wann habe ich in meinem Bereich die Gegenstände (Software, Werkzeuge usw.) das letzte Mal benötigt?
• Was habe ich länger als ein halbes Jahr nicht mehr benötigt, was davon nimmt akut Platz weg?
• Welche Menge an Gegenständen, Aufträgen usw. sind noch leicht überschaubar?
• Was ist definitiv unnötig an meinem Platz?
• Von welchen längst nicht mehr relevanten Dingen (z.B. Akten, Gegenstände, Vorgänge) konnte ich mich bisher nicht trennen?
• Was hat definitiv die Aufbewahrungsfristen überdauert und kann weg?
• Was steht nur hier, auf dem Schreibtisch oder im Regal, weil es schön, wichtig oder eindrucksvoll erscheint? Kann das weg?
• Welche Arbeiten, Vorgänge oder Dinge nehmen immer wieder meine wertvollen Ressourcen in Anspruch ohne jede Effizienz für meine Arbeit? Können diese Dinge aussortiert oder abgelegt werden bzw. entfallen?