BIBER – beobachten statt ärgern

Statt sich über nicht erfüllte Anforderungen und Qualitätskriterien zu ärgern, ist es besser, das bisher Erreichte anzuerkennen. Darauf aufbauend können lösungsorientierte Maßnahmen entwickelt werden, um die Defizite zu beheben. Das Reiz-Reaktions-Schema "Beobachten > Interpretieren > Bewerten > Emotion > Reaktion" hilft dabei, Qualitätsprüfungen und andere Controlling-Aktivitäten konstruktiv zu gestalten.

BIBER – beobachten statt ärgern

BIBER – beobachten statt ärgern

Statt sich über nicht erfüllte Anforderungen und Qualitätskriterien zu ärgern, ist es besser, das bisher Erreichte anzuerkennen. Darauf aufbauend können lösungsorientierte Maßnahmen entwickelt werden, um die Defizite zu beheben. Das Reiz-Reaktions-Schema "Beobachten > Interpretieren > Bewerten > Emotion > Reaktion" hilft dabei, Qualitätsprüfungen und andere Controlling-Aktivitäten konstruktiv zu gestalten.

BIBER – beobachten statt ärgern

Einsatzmöglichkeiten

  • Teamführung: z.B. um konstruktives Feedback an Teammitglieder zu geben
  • Sprint Review: z.B. um wertschätzend die Leistung der Entwickler zu beurteilen
  • Qualitätsprüfungen: z.B. um Fragen zu stellen, statt Fehler zu kritisieren
  • Projektcontrolling: z.B. um Plan-Ist-Differenzen als Handlungsansätze zu verstehen
  • Retrospektiven: z.B. um gemeinsam nach Verbesserungsmöglichkeiten zu suchen
  • Abnahmen: z.B. um kooperative Lösungsmöglichkeiten mit dem Lieferanten auszuhandeln

Menschen neigen häufig dazu, vorschnell und unüberlegt Zusammenhänge herzustellen, die es so gar nicht gibt. Sie verwechseln scheinbar objektive Wahrheiten mit subjektiven Konstruktionen. Woran liegt das? Unsere Sinne sind meist maßlos damit überfordert, die auf uns hereinprasselnden Informationen vollständig aufzunehmen, geschweige denn sie immer fehlerfrei zu verarbeiten. Mal versäumen wir bestimmte Signale, mal deuten wir sie falsch. Wir können uns den Prozess der Signalverarbeitung vereinfacht in fünf Schritten vorstellen.

Diese fünf Stufen sind eine Art Reiz-Reaktions-Schema, das grundsätzlich in jeder Kommunikationssituation greift. Im Projektmanagement ist es besonders bedeutsam bei jeder Art von Vergleichen des Ist-Zustandes mit dem geplanten oder geforderten Zustand, wie z.B. bei Qualitätsprüfungen. Das bewusste Arbeiten mit BIBER erfordert keinen zusätzlichen Zeitaufwand außer eines kurzen Innehaltens und Hinterfragens. Vielmehr verändert es die Herangehensweise an erkannte Defizite. Es erleichtert die lösungsorientierte Zusammenarbeit und kann dadurch sogar Zeit und Kosten einsparen.

Ergebnisse
  • Konstruktive Kultur der Zusammenarbeit im Projektteam
  • Lösungsorientierte Reaktionen auf erkannte Defizit
Vorteile
Vermeiden von Ärger und anderen negativen Emotionen
Aufbau einer Fehlerkultur
Lösungsorientiert
Wertschätzend
Grenzen, Risiken, Nachteile
In einer auf Nachforderungen ausgerichteten Umgebung nur eingeschränkt einsetzbar
Die persönliche Identifikation mit dem gesetzten Ziel und der Ehrgeiz, dieses zu erreichen, kann dadurch reduziert werden.
Voraussetzungen

Bereitschaft und Fähigkeit zur Selbstreflexion

Qualifizierung

BIBER kann jede Person für sich anwenden.

Benötigte Informationen
  • Gesicherte Informationen über den zu beurteilenden Ist-Zustand.
  • Dokumentation über den geforderten Zustand (z.B. Qualitätskriterien, Definition of Done, Spezifikation, Protokolle)
Herkunft

Die Methode habe ich selbst entwickelt, sie lehnt sich aber an gängige Modelle der Wahrnehmungspsychologie an. Ziel war, mithilfe eines einprägsamen Akronyms die abstrakten und verschachtelten Zusammenhänge in der Praxis erfahrbar zu machen. Siehe auch:

Durchführung: Schritt für Schritt

Das fünfstufige Reiz-Reaktions-Schema BIBER gilt allgemein für alle Wahrnehmungen. Hier beschreibe ich es für Ereignisse im geschäftlichen Umfeld, bei denen ein Status (z.B. Termintreue eines Arbeitspakets) oder ein Ergebnis (z.B. ein fertiggestellter Liefergegenstand) kommuniziert wird. Bei Ereignissen dieser Art vergleicht der Empfänger stets den Ist-Zustand mit seiner Erwartungshaltung.

Bleibt der Ist-Zustand hinter der Erwartungshaltung zurück, kann dies beim Empfänger Verärgerung auslösen, der zu einem Konflikt eskalieren kann (siehe Methode "9 Eskalationsstufen").

Im Folgenden stelle ich die fünf Elemente Beobachten, Interpretieren, Bewerten, Emotion und Reaktion (BIBER) vor. Dabei erläutere ich, wie Sie selbst auf diese Elemente Einfluss nehmen und damit ihren inneren Zustand positiv beeinflussen können. Anhand von drei Beispielen illustriere ich, wieviel Ärger Sie sich damit ersparen und welchen Handlungsspielraum Sie sich schaffen können.

Beispiel 1: 8 statt 12 User Storys

Die Entwickler haben sich dazu committet, zwölf User Storys im aktuellen Sprint abzuarbeiten. Beim Sprint Review präsentieren sie Ihnen als Product Owner aber nur acht. Die anderen vier User Storys verschiebt es auf den nächsten Sprint.

Beispiel 2: Mehrkosten für Sonnenschutz

Bei der Begehung Ihres neuen Bürogebäudes stellen Sie fest, dass die Verschattung der Dachterrasse nicht gebaut wurde, obwohl sie im Modell, das auf Ihrem Schreibtisch steht, vorhanden ist. Bei der Analyse der detaillierten Leistungsverzeichnisse stellt sich heraus, dass die Verschattung tatsächlich nicht angeboten und damit auch nicht beauftragt wurde. Wenn Sie als Bauherr die Verschattung nachträglich realisieren wollen, müssen Sie mit Mehrkosten von 200 TEuro rechnen.

Beispiel 3: Pedelec "Ralley King"

Als Produktmanager des neuen Pedelecs "Ralley King" ist es Ihr Ehrgeiz, eine Reichweite von mindestens 200 km zu garantieren. Der stolz von den Entwicklern präsentierte Prototyp kommt unter den von Ihnen definierten Testbedingungen aber nur auf 150 km.

Beobachten

Mithilfe Ihrer Sinne nehmen Sie unentwegt Ihre Umgebung wahr. Von zentraler Bedeutung sind dabei Sehen und Hören. In der Kommunikation hören Sie Worte und Stimmen, Sie sehen die Körpersprache. Es kommt dabei immer zu Informationsverlust, weil Sie nicht alle Signale erfassen können. Das nennt man selektive Wahrnehmung. Angewendet auf die drei Beispiele können wir hinsichtlich des Beobachtens festhalten:

  • User Storys: Fakt ist, dass zwölf Stories vereinbart waren, aber nur acht geliefert wurden. Das Defizit in Höhe von vier ist nicht Ihre Einbildung, sondern objektiv für alle sichtbar. Es kann keine zwei Meinungen geben.
  • Sonnenschutz: Fakt ist ein gravierender Unterschied zwischen Modell und Leistungsverzeichnis. Während die Beschattung im Modell sichtbar (beobachtbar) ist, fehlt sie im schriftlichen Auftrag. Auf Ebene der Beobachtungen gibt es somit einen Konflikt, denn beides kann nicht stimmen. Es muss ein "Fehler" passiert sein, denn im Idealfall wären Modell und Verzeichnis einheitlich.
  • Pedelec: Fakt ist, dass Sie 200 km Reichweite erhofft bzw. erwartet hatten, aber nur 150 km Reichweite geliefert wurde. Diese Diskrepanz ist weniger sichtbar als im Beispiel des Sonnenschutzes und es wäre zu klären, ob Ihr 200-km-Ziel vorher klar und eindeutig kommuniziert worden ist (mündlich versus schriftlich, allen gegenüber oder nur einzelnen, einmalig versus mehrmals, etc.).

Interpretieren

Nachdem Sie beobachtet haben, folgt unmittelbare eine Interpretation. Die Frage lautet: Was bedeutet das Beobachtete, welche Relevanz hat es für mein Leben? Hierbei werden die wahrgenommenen Signale mit persönlichen Vorerfahrungen abgeglichen und aus der Vergangenheit in die Gegenwart hineinprojiziert. Als Beispiel: Wenn verschränkte Arme in der Vergangenheit (fast) immer bedeuteten, dass der Gegenüber im Widerstand war, dann ist es recht wahrscheinlich, dass der andere gerade auch im Widerstand sein muss. Diese Deutung ist zwar nachvollziehbar, aber hochgradig riskant, weil sie spekuliert. Sie überträgt einen Bedeutungszusammenhang, ohne zu prüfen, ob dies stimmt.

Da jeder Mensch einzigartige Vorerfahrungen hat, kommt es häufig zu unterschiedlichen Auslegungen. Man spricht in diesem Zusammenhang von "Verzerrungen" beziehungsweise "Fehlinterpretationen" So kann ein und dieselbe Beobachtung von zwei Menschen völlig unterschiedlich ausgelegt werden. Es kann also sein, dass Sie sich zwar absolut sicher sind, dass Ihre Annahmen stimmen, dass Sie aber letztlich nur ein Opfer Ihrer eigenen Projektions- bzw. Übertragungsfehler sind. Wir können immer nur subjektiv wahrnehmen und subjektiv deuten (wir glauben, wir nehmen an, wir sind überzeugt, dass …) – es gibt keine Art objektive Wahrheit, auf die wir uns ausnahmslos und ohne Einwände einigen könnten.

Für unsere drei Fallbeispiele bedeutet dies:

  • User Storys: Die einvernehmliche Beobachtung, dass (nur) acht statt der zwölf Storys erledigt wurden, lässt offen, warum dies geschah. Die Frage nach dem "Warum" verlässt die faktische Beobachtungsebene und betritt das Reich der Spekulationen – und damit das Potenzial für Enttäuschungen und Schmerzen. War es Vorsatz oder nur Fahrlässigkeit? Waren es gute oder nur vorgeschobene Gründe? Hätte es vermieden werden können, wenn …? Wer hier nicht aufpasst, vertraut zu schnell einer Vermutung, die jeder Grundlage entbehrt und Leid erzeugt, das vermeidbar wäre.
  • Sonnenschutz: Auch hier lädt die Situation dazu ein, einen Grund zu vermuten, warum das Modell etwas zeigt, was im Auftrag fehlt. War es gar Absicht, mit dem Modell zu beeindrucken, um nachher "aus Versehen" diese Leistung nicht aufzunehmen? Oder war es nur ein Missgeschick? Je nachdem, welcher Vermutung Sie Glauben schenken, wird Ihr Leid größer oder kleiner sein. Oder Sie vermuten erst gar nicht und fragen nach …
  • Pedelec: Woran liegt es, dass die Reichweite geringer ausfiel? Wurde es zumindest probiert? Hätte es klappen können, wenn die Kolleg*innen nachgefragt oder externes Knowhow eingeholt hätten? Sind sie sich überhaupt bewusst, dass mehr drin gewesen wäre oder halten sie ihr Ergebnis für der Weisheit letzter Schluss? Fragen über Fragen, die großen Ärger auslösen können, je nachdem, welche man stellt und wie man sie "beantwortet". "Beantworten" im Sinne von Interpretieren, also Hineindeuten ohne Beweis.

Praxistipps ...

Fachartikel zur Methode

In Projekten arbeiten Sie oft mit Menschen zusammen, die Sie nicht gut kennen. Schnell entstehen unter diesen Umständen Missverständnisse und Konflikte, die den Projekterfolg ernsthaft gefährden können.

Aufgabengebiete

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Alle Kommentare (2)

Frank
Schimmel

Die Analyse, warum wir uns ärgern und wie wir den Ärger vermeiden und uns den Alltag angenehmer machen können, ist wirklich gut gelungen. Auch wenn wir selber ja oft unter Druck stehen und deshalb verägert und frustriert sind, und gar nicht so sehr wegen der nicht erreichten Ziele. Der Artikel bietet hilfreiche Alternativen mit anschaulichen Beispielen aus der Praxis. Man kennt die Schritte ja auch schon aus der eigenen Erfahrung und Reflexion.

Aber da der Biber mein Lieblingstier ist, gehört dieser Artikel ab sofort zu den TOP 5 meines Standard-Reportoires. :-)

Danke schön!