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Flow Board

English
Flow Board, One Piece Flow Board, TameFlow Scrum Board

Das Flow Board verbindet Agilität mit der Theory of Constraints. Das Team plant und steuert seine Aufgaben selbstorganisiert mit Hilfe des Flow Boards so, dass es in den FLOW-Zustand kommt: Es arbeitet mit maximaler Effizienz kooperativ und motiviert die Aufgaben ab, da es nach dem Prinzip "One-Piece-Flow" vorgeht und Blockaden gezielt auflöst.

Flow Board

English
Flow Board, One Piece Flow Board, TameFlow Scrum Board

Das Flow Board verbindet Agilität mit der Theory of Constraints. Das Team plant und steuert seine Aufgaben selbstorganisiert mit Hilfe des Flow Boards so, dass es in den FLOW-Zustand kommt: Es arbeitet mit maximaler Effizienz kooperativ und motiviert die Aufgaben ab, da es nach dem Prinzip "One-Piece-Flow" vorgeht und Blockaden gezielt auflöst.

Einsatzmöglichkeiten

 

  • Steuern des Arbeitsflusses in einem Projekt- oder Linien-Team, sodass die Aufgaben möglichst schnell mit hoher Qualität erledigt werden
  • Identifizieren und Realisieren von Verbesserungspotentialen der Arbeitsorganisation hinsichtlich Durchlaufzeit und Durchsatz der Aufgaben

Vorteile

  • Signifikant schnellere Erledigung der Aufgaben durch Kontrolle des Work-In-Progress' (WIP) auf Aufgaben-Ebene und klare Regeln für die Task-Definition
  • Rasche Sichtbarkeit von Verzögerungen und Beschleunigungspotentialen durch Definition sehr kleiner Aufgaben und klare Kennzeichnung blockierter Tasks
  • Ideale Basis für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess
  • Verbesserter Teamspirit und mehr Kooperation im Team, oft auch stärkere Selbstorganisation (weniger Führungsaufwand bei gesteigerter Leistung des Teams)
  • Die übergeordnete Planung (z.B. ein Projektplan) kann übersichtlicher und weniger detailliert sein, da nur Arbeitspakete abgebildet werden müssen. Das Flow Board bildet die Detailebene innerhalb eines Arbeitspakets ab.
  • Verbesserung der Berichts-Qualität, da die Status der Aufgaben und Arbeitspakete eindeutig erkennbar sind. Das Team kann besser prognostizieren, wie lange es voraussichtlich noch dauert, ein Arbeitspaket abzuschließen.
  • Gesteigertes Vertrauen des Topmanagements in die Arbeitsleistung und Zuverlässigkeit des Teams

Grenzen, Risiken, Nachteile

  • Das Flow Board verbessert nicht die Termintreue eines Vorhabens, sondern optimiert lediglich lokal die Effizienz des Teams.
  • Abhängigkeiten zwischen Aufgaben werden im Flow Board nicht abgebildet und müssen in einem geeigneten anderen Werkzeug gemanagt werden.
  • Das Flow Board arbeitet mit den bestehenden Ressourcenzuweisungen. Ressourcenmanagement benötigt spezifische Methoden und Werkzeuge, z.B. für das Management von Engpassressourcen.
  • Um den Status des Gesamtprojekts verfolgen zu können und die Termintreue gegenüber den Kunden sicherzustellen, wird ein separates Werkzeug (z.B. Projektplan) benötigt.

Ergebnis

  • Übersicht über die aktuellen und demnächst anstehenden Aufgaben des Teams, strukturiert nach Arbeitspaketen und Status-Information
  • Visualisierung der blockierten Aufgaben und der beschlossenen Maßnahmen zum Auflösen der Blockade

  • etablierter Prozess zur selbstorganisierten Aufgabenplanung und -steuerung des Teams

Voraussetzungen

  • Bereitschaft aller Teammitglieder, gemeinsam ihre Aufgaben zu planen und sich auf das Prinzip des "One-Piece-Flow"einzulassen.

  • Das Team sollte über einen längeren Zeitraum stabil sein, d.h. die Personalfluktuation im Team sollte sehr gering sein.

  • Mitarbeiter dürfen nicht nach der Einhaltung von Zeitschätzungen oder Fertigstellungsterminen beurteilt / belohnt werden.

Qualifizierung

Das Flow Board kann von jeder Arbeitsgruppe ohne Vorkenntnisse eingesetzt werden. Es ist sowohl für hierarchisch geführte als auch selbstorganisierte Teams geeignet.

Benötigte Informationen

  • Liste der bisher definierten Arbeitspakete und Aufgaben
  • Liste bestehender Ressourcenzuordnungen

  • Erfahrungswissen der Teilnehmenden, welche ungeplanten Aufgaben aktuell zu bearbeiten und künftig zu erwarten sind

Benötigte Hilfsmittel

  • Eine freie Wandfläche, ein Whiteboard oder eine Pinnwand
  • Haftnotizen oder Moderationskarten (in einer neutralen Farbe und blau) und Pinn-Nadeln

  • Stifte

  • rote und blaue Klebepunkte

  • Alternativ: elektronisches Taskboard mit Swimlane-Funktionalität

Durchführung …

Praxistipps …

Herkunft

Steve Tendon und Wolfram Müller entwickelten das Flow Board basierend auf ihren langjährigen Erfahrungen mit unterschiedlichen Methoden zur Arbeitsorganisation von Teams (Müller, Wolfram und Tendon, Steve: Hyper-Productive Knowledge Work Performance: The Tameflow Approach and Its Application to Scrum and Kanban (The Tameflow Hyper-productivity), 2015). Die Flow-Board-Methode verwendet zum einen Elemente von Scrum-, Kanban- und Swimlane-Boards, zum anderen Prinzipien der Theory of Constraints von Eliyahu Goldratt sowie Getting Things Done® von David Allen.

Buchtipps

The Tameflow Approach and Its Application to Scrum and Kanban

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Applying the Best of Critical Chain, Agile, and Lean

This book is for senior executives who are on a mission to jack up the performance of their information-technology (IT) project portfolios, and who are no longer satisfied that established "best practices" are sufficient to achieve their...

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Guest
Boards gibt es ja zu hauf. Das FlowBoard hat ein paar Ideen drin, die helfen allen Arten von Boards neues Leben einzuhauchen - Speed sozusagen
Birgit
Fercho
Hat jemand eine Lösung das Board auch in virtuellen Teams einzusetzen?
wir haben das Board praktisch nur mit virtuellen Teams (im Sinne von verteilten Teams) am laufen - die meisten elektronischen Taskboards können genutzt werden. Wobei natürlich fast keines die Anzeige des gemeinsamen WIP von In-Progress/In-Review hat - das muss man halt "manuell" machen. Gesehen hab ich schon: (1) Jira natürlich - im Swimlanemodus (2) scrumy.com - wenn's schnell gehen muss (3) A-Dato/Lynx - das ist eigentlich eine full-blown Critical Chain Lösung die aber die TameFlow Boards umgesetzt hat (man kann die auch einzel mieten). Das interessante hier ist, dass Agile und Projektmanagement nahtlos ineinander übergeht - best of both Worlds :-)
Hallo Frau Fercho, Danke für die wertvolle Frage! Wir selbst nutzen Boards bevorzugt an der Wand, aber einige Kunden von uns haben über mehrere Kontinente verteilte Teams und gute Erfahrungen mit dem Flow Board gemacht. Gerade in Virtuellen Teams ist schnell nicht mehr klar, was die anderen eigentlich tun/beitragen und Misstrauen zwischen den Teammitgliedern entsteht. Hier hilft das Flow Baord zusammen mit dem Daily Stand Up, gegenseitiges Vertrauen und bessere Zusammenarbeit zu fördern. Ein Daily Stand Up funktioniert gut per Skype etc., am Besten mit Video, um das Gefühl von persönlichem Kontakt zu stärken - die Uhrzeit hängt ab von den beteiligten Teammitgliedern/Zeitzonen. Noch nicht erlebt habe ich ein Virtuelles Flow Board OHNE die Möglichkeit, sich zumindest jeden zweiten Tag "face2face" abzustimmen. Ich bin aber zuversichtlich, dass ein so weit verteiltes Team selbst einen Weg finden kann, immerhin haben sie mit ihrer besonderen Situation bereits Erfahrung. Zentrale technische Voraussetzung ist ein Online-System, das für alle zugänglich & gleichzeitig bearbeitbar ist und die Umsetzung der Flow Board Mechanismen erlaubt (und sich auf die beschriebenen Spalten & Funktionen zu beschränken, statt die volle Funktionalität der Tools auszunutzen). Virtuelle Teams, die ich kenne, arbeiten erfolgreich mit: - Trello - JIRA - Tameflow (Add-on der Multiprojektmanagement-Software Lynx) - Selbstgebautes Excel auf einem SharePoint Bestimmt gibt es noch weitere Systeme, die geeignet sind, die FlowBoard Mechanik umzusetzen - der "Trick" ist ja, es einfach zu halten. :) Zentral für die Akzeptanz ist auch bei einem Virtuellen Team die Einbindung des Teams bei der Entwicklung des Boards und der klare Nutzen für das Team. Ich würde mich freuen von Erfahrungen mit dem Flow Board in Virtuellen Teams zu hören! Herzliche Grüße, Hannah Nowak
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