Flow Board

English
Flow Board, One Piece Flow Board, TameFlow Scrum Board

Das Flow Board verbindet Agilität mit der Theory of Constraints. Das Team plant und steuert seine Aufgaben selbstorganisiert mit Hilfe des Flow Boards so, dass es in den FLOW-Zustand kommt: Es arbeitet mit maximaler Effizienz kooperativ und motiviert die Aufgaben ab, da es nach dem Prinzip "One-Piece-Flow" vorgeht und Blockaden gezielt auflöst.

Flow Board

Flow Board

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Flow Board, One Piece Flow Board, TameFlow Scrum Board

Das Flow Board verbindet Agilität mit der Theory of Constraints. Das Team plant und steuert seine Aufgaben selbstorganisiert mit Hilfe des Flow Boards so, dass es in den FLOW-Zustand kommt: Es arbeitet mit maximaler Effizienz kooperativ und motiviert die Aufgaben ab, da es nach dem Prinzip "One-Piece-Flow" vorgeht und Blockaden gezielt auflöst.

Flow Board

Einsatzmöglichkeiten

  • Steuern des Arbeitsflusses in einem Projekt- oder Linien-Team, sodass die Aufgaben möglichst schnell mit hoher Qualität erledigt werden
  • Identifizieren und Realisieren von Verbesserungspotentialen der Arbeitsorganisation hinsichtlich Durchlaufzeit und Durchsatz der Aufgaben

 

Ergebnisse
  • Übersicht über die aktuellen und demnächst anstehenden Aufgaben des Teams, strukturiert nach Arbeitspaketen und Status-Information
  • Visualisierung der blockierten Aufgaben und der beschlossenen Maßnahmen zum Auflösen der Blockade

  • etablierter Prozess zur selbstorganisierten Aufgabenplanung und -steuerung des Teams

Vorteile
Signifikant schnellere Erledigung der Aufgaben durch Kontrolle des Work-In-Progress' (WIP) auf Aufgaben-Ebene und klare Regeln für die Task-Definition
Rasche Sichtbarkeit von Verzögerungen und Beschleunigungspotentialen durch Definition sehr kleiner Aufgaben und klare Kennzeichnung blockierter Tasks
Ideale Basis für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess
Verbesserter Teamspirit und mehr Kooperation im Team, oft auch stärkere Selbstorganisation (weniger Führungsaufwand bei gesteigerter Leistung des Teams)
Die übergeordnete Planung (z.B. ein Projektplan) kann übersichtlicher und weniger detailliert sein, da nur Arbeitspakete abgebildet werden müssen. Das Flow Board bildet die Detailebene innerhalb eines Arbeitspakets ab.
Verbesserung der Berichts-Qualität, da die Status der Aufgaben und Arbeitspakete eindeutig erkennbar sind. Das Team kann besser prognostizieren, wie lange es voraussichtlich noch dauert, ein Arbeitspaket abzuschließen.
Gesteigertes Vertrauen des Topmanagements in die Arbeitsleistung und Zuverlässigkeit des Teams
Grenzen, Risiken, Nachteile
Das Flow Board verbessert nicht die Termintreue eines Vorhabens, sondern optimiert lediglich lokal die Effizienz des Teams.
Abhängigkeiten zwischen Aufgaben werden im Flow Board nicht abgebildet und müssen in einem geeigneten anderen Werkzeug gemanagt werden.
Das Flow Board arbeitet mit den bestehenden Ressourcenzuweisungen. Ressourcenmanagement benötigt spezifische Methoden und Werkzeuge, z.B. für das Management von Engpassressourcen.
Um den Status des Gesamtprojekts verfolgen zu können und die Termintreue gegenüber den Kunden sicherzustellen, wird ein separates Werkzeug (z.B. Projektplan) benötigt.
Voraussetzungen
  • Bereitschaft aller Teammitglieder, gemeinsam ihre Aufgaben zu planen und sich auf das Prinzip des "One-Piece-Flow"einzulassen.

  • Das Team sollte über einen längeren Zeitraum stabil sein, d.h. die Personalfluktuation im Team sollte sehr gering sein.

  • Mitarbeiter dürfen nicht nach der Einhaltung von Zeitschätzungen oder Fertigstellungsterminen beurteilt / belohnt werden.

Qualifizierung

Das Flow Board kann von jeder Arbeitsgruppe ohne Vorkenntnisse eingesetzt werden. Es ist sowohl für hierarchisch geführte als auch selbstorganisierte Teams geeignet.

Benötigte Informationen
  • Liste der bisher definierten Arbeitspakete und Aufgaben
  • Liste bestehender Ressourcenzuordnungen

  • Erfahrungswissen der Teilnehmenden, welche ungeplanten Aufgaben aktuell zu bearbeiten und künftig zu erwarten sind

Benötigte Hilfsmittel
  • Eine freie Wandfläche, ein Whiteboard oder eine Pinnwand
  • Haftnotizen oder Moderationskarten (in einer neutralen Farbe und blau) und Pinn-Nadeln

  • Stifte

  • rote und blaue Klebepunkte

  • Alternativ: elektronisches Taskboard mit Swimlane-Funktionalität

Herkunft

Steve Tendon und Wolfram Müller entwickelten das Flow Board basierend auf ihren langjährigen Erfahrungen mit unterschiedlichen Methoden zur Arbeitsorganisation von Teams (Müller, Wolfram und Tendon, Steve: Hyper-Productive Knowledge Work Performance: The Tameflow Approach and Its Application to Scrum and Kanban (The Tameflow Hyper-productivity), 2015). Die Flow-Board-Methode verwendet zum einen Elemente von Scrum-, Kanban- und Swimlane-Boards, zum anderen Prinzipien der Theory of Constraints von Eliyahu Goldratt sowie Getting Things Done® von David Allen.

Durchführung: Schritt für Schritt

Das Flow Board wendet die Prinzipien der Theory of Constraints auf das bekannte Kanban-Board an. Neu ist dabei die konsequente Limitierung des Work In Progress' (WIP-Limit) auf maximal eine Aufgabe in Bearbeitung pro Teammitglied. Bei Kanban-Boards und seine zahlreichen Varianten gibt es hingegen oft viele Prozessstufen mit jeweils einem eigenen Arbeitsvorrat. Dadurch wird nicht mehr erkenntlich, wie viele Tasks ein Teammitglied gleichzeitig bearbeitet.

Neu sind auch die Kennzeichnung von blockierten Aufgaben und ihre Auflösung durch eigene Aufgaben. Dadurch wird der WIP präziser dargestellt. Bei Scrum-Boards hingegen sieht man oft sog. "blocked areas", in denen Tasks gesammelt werden, die auf die Lösung eines Problems warten. Diese Tasks müssen aber genauso zum WIP gezählt werden, da sie Aufmerksamkeit und Arbeitszeit erfordern.

Der Fokus des Flow Boards liegt darauf, die Durchsatzgeschwindigkeit der Aufgaben zu erhöhen und Hindernisse für den Flow sichtbar zu machen. Es ist nicht Zweck des Flow Boards, Prozesse zu visualisieren.

Schritt 1: Starten Sie gemeinsam mit dem Team!

Organisieren Sie einen Workshop, an dem Sie und Ihr Team mindestens zwei Stunden unterbrechungsfreie Zeit haben, um das Flow Board gemeinsam aufzubauen. Es hat sich in unserer Erfahrung bewährt, das Taskboard gemeinsam mit dem Team aufzubauen und nicht alleine im Vorfeld.

Bereiten Sie die benötigten Materialien vor und finden Sie einen Ort, wo das Flow Board dauerhaft bleiben kann. Ideal ist ein gemeinsames Team-Büro (z.B. Projektbüro), ansonsten kann es auch eine Wand im Flur oder im Besprechungsraum sein.

Schritt 2: Erstellen Sie die Struktur des Flow Boards!

Strukturieren Sie das Flow Board von oben nach unten in einen "WIP-Infobereich" (WIP = Work In Progress) mit etwas Reserveplatz darunter, eine schmale Zeile für die Spaltenüberschriften und den restlichen Platz für die Zeilen ("Swimlanes"). Diese Swimlanes teilen Sie vertikal in fünf Spalten auf mit den Überschriften "Arbeitspaket", "geplant", "in Arbeit", "in Review" und "fertig" (auf Englisch üblicherweise "Story", "planned", "in progress", "in review" und "done"). Bild 1 zeigt diese Grundstruktur des Flow Boards. Die Spalten des Flow Boards dienen der Arbeitssteuerung und sollten nicht weiter unterteilt werden. Der Arbeitsprozess wird in den einzelnen Aufgaben und nicht in Form von Spalten abgebildet.

Die erste Spalte "Arbeitspaket" sollte ca. eine Karte / Haftnotiz breit sein. Die Spalten "in Arbeit" und "in Review" sollten ebenfalls eher schmal sein. Bei kleinen Teams (ca. drei Personen) reicht es, wenn in diesen Spalten zwei bis drei Karten / Haftnotizen pro Zeile Platz finden. Den meisten Platz benötigen die Spalten "geplant" und "fertig".

 Bild 1: Grundstruktur des Flow Boards

Bild 1: Grundstruktur des Flow Boards
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Praxistipps ...

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Fachartikel zur Methode

Was ist die maximale Geschwindigkeit bei der Software-Entwicklung? Agile Steuerungsmethoden wie Scrum oder Kanban haben die Software-Entwicklung bereits deutlich beschleunigt. Aber es geht noch viel schneller, behauptet Wolfram Müller.

Scrum ist bei Software-Entwicklungen zwar weit verbreitet und bewährt, allerdings garantiert es weder Termintreue noch einen bestimmten Leistungsumfang.

Aufgabengebiete

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Guest

Boards gibt es ja zu hauf. Das FlowBoard hat ein paar Ideen drin, die helfen allen Arten von Boards neues Leben einzuhauchen - Speed sozusagen

 

Birgit
Fercho

Hat jemand eine Lösung das Board auch in virtuellen Teams einzusetzen?

 

wir haben das Board praktisch nur mit virtuellen Teams (im Sinne von verteilten Teams) am laufen - die meisten elektronischen Taskboards können genutzt werden. Wobei natürlich fast keines die Anzeige des gemeinsamen WIP von In-Progress/In-Review hat - das muss man halt "manuell" machen. Gesehen hab ich schon: (1) Jira natürlich - im Swimlanemodus (2) scrumy.com - wenn's schnell gehen muss (3) A-Dato/Lynx - das ist eigentlich eine full-blown Critical Chain Lösung die aber die TameFlow Boards umgesetzt hat (man kann die auch einzel mieten). Das interessante hier ist, dass Agile und Projektmanagement nahtlos ineinander übergeht - best of both Worlds :-)

 

Hallo Frau Fercho, Danke für die wertvolle Frage! Wir selbst nutzen Boards bevorzugt an der Wand, aber einige Kunden von uns haben über mehrere Kontinente verteilte Teams und gute Erfahrungen mit dem Flow Board gemacht. Gerade in Virtuellen Teams ist schnell nicht mehr klar, was die anderen eigentlich tun/beitragen und Misstrauen zwischen den Teammitgliedern entsteht. Hier hilft das Flow Baord zusammen mit dem Daily Stand Up, gegenseitiges Vertrauen und bessere Zusammenarbeit zu fördern. Ein Daily Stand Up funktioniert gut per Skype etc., am Besten mit Video, um das Gefühl von persönlichem Kontakt zu stärken - die Uhrzeit hängt ab von den beteiligten Teammitgliedern/Zeitzonen. Noch nicht erlebt habe ich ein Virtuelles Flow Board OHNE die Möglichkeit, sich zumindest jeden zweiten Tag "face2face" abzustimmen. Ich bin aber zuversichtlich, dass ein so weit verteiltes Team selbst einen Weg finden kann, immerhin haben sie mit ihrer besonderen Situation bereits Erfahrung. Zentrale technische Voraussetzung ist ein Online-System, das für alle zugänglich & gleichzeitig bearbeitbar ist und die Umsetzung der Flow Board Mechanismen erlaubt (und sich auf die beschriebenen Spalten & Funktionen zu beschränken, statt die volle Funktionalität der Tools auszunutzen). Virtuelle Teams, die ich kenne, arbeiten erfolgreich mit: - Trello - JIRA - Tameflow (Add-on der Multiprojektmanagement-Software Lynx) - Selbstgebautes Excel auf einem SharePoint Bestimmt gibt es noch weitere Systeme, die geeignet sind, die FlowBoard Mechanik umzusetzen - der "Trick" ist ja, es einfach zu halten. :) Zentral für die Akzeptanz ist auch bei einem Virtuellen Team die Einbindung des Teams bei der Entwicklung des Boards und der klare Nutzen für das Team. Ich würde mich freuen von Erfahrungen mit dem Flow Board in Virtuellen Teams zu hören! Herzliche Grüße, Hannah Nowak