Voraussetzungsbaum

English
Prerequisite Tree (PRT)

Der Voraussetzungsbaum dient dazu, bei anspruchsvollen Projekten wichtige Hindernisse zu identifizieren und einen groben Ablaufplan so zu erstellen, dass diese überwunden werden. Er ist damit eine nützliche Vorstufe für den vollständigen Netzplan. Die proaktive Identifikation und Bearbeitung von Hindernissen erhöht die Erfolgschancen von Projekten, wodurch auch Zuversicht und Motivation der Projektbeteiligten steigen.

Voraussetzungsbaum

Voraussetzungsbaum

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Prerequisite Tree (PRT)

Der Voraussetzungsbaum dient dazu, bei anspruchsvollen Projekten wichtige Hindernisse zu identifizieren und einen groben Ablaufplan so zu erstellen, dass diese überwunden werden. Er ist damit eine nützliche Vorstufe für den vollständigen Netzplan. Die proaktive Identifikation und Bearbeitung von Hindernissen erhöht die Erfolgschancen von Projekten, wodurch auch Zuversicht und Motivation der Projektbeteiligten steigen.

Voraussetzungsbaum

Einsatzmöglichkeiten

  • Grobplanung von Projekten
  • Strategieentwicklung
  • Identifikation erster Schritte, um ein sehr ambitioniertes / scheinbar unmögliches Ziel zu erreichen
  • Risikoidentifikation
  • Problemlösung

 

Ergebnisse
  • Liste kritischer Hindernisse am Weg zum Ziel und Ideen, wie sie überwunden werden können
  • Meilensteinplan wichtiger Zwischenziele in der Umsetzung
Vorteile
Zu erwartende Schwierigkeiten in einem neuen Projekt werden frühzeitig klar.
Lösungswege für scheinbar unerreichbare Ziele und unüberwindliche Hindernisse werden aufgezeigt
Die Durchführbarkeit des Projektplans wird verbessert.
Die Projektverantwortlichen erhalten einen groben Überblick über die kritischsten Elemente des Projekts.
Das Projektteam gewinnt Vertrauen in die Machbarkeit und wird dadurch angespornt.
Grenzen, Risiken, Nachteile
Der Voraussetzungsbaum liefert keinen vollständigen Umsetzungsplan, sondern lediglich den entscheidenden Lösungsansatz. Dieser sollte anschließend detailliert geplant werden, z.B. mit Netzplantechnik.
Die Methode liefert zwar auch Lösungsansätze für Vorhaben, die weit außerhalb des eigenen Einflussbereichs liegen, der Anwender muss jedoch selbst entscheiden, ob diese tatsächlich erstrebenswert und sinnvoll sind.
Voraussetzungen
  • Die Beteiligten müssen mit dem Thema bzw. mit dem Projekt und seinem Umfeld eng vertraut sein.
  • Das Projekt/Thema ist anspruchsvoll und unsicher genug, um Material für eine Hindernisanalyse zu bieten.
  • Der Auftraggeber und die anderen Projektverantwortlichen müssen bereit sein, die erkannten Unsicherheiten zu tragen.
  • Es muss im Unternehmen bzw. in der Projektorganisation die Bereitschaft vorhanden sein, Projekte oder Themen vorbehaltslos hinsichtlich Hindernisse und Risiken zu analysieren.
Qualifizierung

Die Methode erfordert keine besondere Qualifikation. Im Einsatz mit Gruppen und Großgruppen sind Moderationskenntnisse hilfreich.

Benötigte Informationen
  • Grundlegendes inhaltliches Wissen zum Projekt/Thema
  • Grobe Zielvorstellung
Benötigte Hilfsmittel
  • mindestens ein Flipchart
  • mindestens zwei Pinn-Wände und Moderationskarten oder eine freie Wand und Haftnotizen
  • entsprechende Stifte
  • optional: geeignete Software zur Darstellung von Ursache-Wirkungsketten.
Herkunft

Der Voraussetzungsbaum ist eine Methode der Theory of Constraints (TOC). Erfinder der TOC ist Dr. Eliyahu M. Goldratt (1947 - 2011), ein israelischer Physiker, Unternehmensberater und Autor.

Durchführung: Schritt für Schritt

Bei neuartigen und risikobehafteten Projekten stößt das Team im Projektverlauf immer wieder auf neue Hindernisse und Schwierigkeiten, die einen erfolglosen Abbruch des Projekts zur Folge haben können. Dieser Abbruch kann sehr früh stattfinden: Die Vermutung von schwerwiegenden Hindernissen kann dazu führen, dass ein Projekt, obwohl es sehr profitabel wäre, von vornherein abgelehnt und erst gar nicht gestartet wird.

Aber auch ein Projekt, das auf den ersten Blick einfach scheint, kann sich im Projektverlauf als schwierig herausstellen. Meist waren diese Schwierigkeiten vorhersehbar, dies floss aber nicht in die Projektplanung ein, da den Beteiligten ganz einfach inmitten der vielen Projekte und Verpflichtungen die Zeit fehlte, um sich ausreichend mit der Frage zu befassen.

Wichtige mögliche Hindernisse benötigen vorausschauendes Denken (siehe dazu u.a. den sehr lesenswerten Artikel "Langsames Denken in Projekten – ein Manifest" von Prof. Dr. Frank Habermann und Karen Schmidt, Projekt Magazin, 02/2017) und werden oft nur durch gezieltes Nachfragen ausgesprochen oder dadurch sogar erst dem Wissensträger bewusst.

Die Moderationsmethode des Voraussetzungsbaums dient dazu, einen Rahmen zu schaffen, in dem die Projektbeteiligten ihr Wissen einbringen können und eine Struktur zu bieten, die auch im Unterbewussten verstecktes Wissen hervorholt.

Beispiel:

Sie haben als Projektleiter die Aufgabe erhalten, ein neues Buchhaltungssystem zu implementieren. Es handelt sich um eine von der Konzernzentrale vorgegebene Software, die nun unternehmensweit ausgerollt werden und in Zukunft dem zentralen Konzern-Controlling zuverlässigere Basisdaten liefern soll. Die Software muss jedoch in jedem Land an die lokalen Gegebenheiten angepasst werden, z.B. in Deutschland. Sie wissen aus Erfahrung, dass bei Software-Implementierungen sehr viel schiefgehen kann und dass alles rund um das Thema Finanzen besonders heikel ist. Die Stimmung in Ihrer ersten Kick-Off-Runde war negativ und angespannt. Das Team ist sich nur in einer Sache einig: Das Projekt wird scheitern…!

Schritt 1: Formulieren Sie das Ziel!

Was ist das Ziel Ihres ambitionierten Vorhabens? Einigen Sie sich auf ein Ziel, das aus der Sicht aller Beteiligten wünschenswert und wertvoll ist. Formulieren Sie das Ziel so, als hätten Sie es bereits erreicht! Benutzen Sie also die Gegenwartsform und beschreiben den erwünschten Zustand in der Zukunft, wenn das Ziel erreicht ist. Achten Sie darauf, dass Ihre Formulierung unbestreitbar positiv ist und heften Sie es ganz rechts auf Ihre Arbeitsfläche.

Beispiel Buchhaltungssystem:

Zunächst schreiben Sie ganz einfach: "Das neue Buchhaltungssystem ist installiert."

Aber ist dies bereits der erwünschte Zustand? Denn dieser Satz lässt noch folgende Fragen offen:

  • Funktioniert es auch?
  • Benutzen es die Mitarbeiter in der Buchhaltung tatsächlich?
  • Erfüllt es die Erwartungen des zentralen Controllings?

Eine mögliche positive Formulierung lautet also kurz und prägnant: "Buchhaltung und Controlling arbeiten produktiv mit dem neuen Buchhaltungssystem." (Bild 1)

Bild 1: Zielformulierung in Form des erreichten, wünschenswerten Zustands

Bild 1: Zielformulierung in Form des erreichten, wünschenswerten Zustands

Schritt 2: Notieren Sie bereits bekannte Teilziele!

Notieren Sie bereits bekannte, wichtige Voraussetzungen (Teilziele) für das Erreichen dieses Ziels, ebenfalls formuliert als Zielzustände wie in Schritt 1. Heften Sie diese links vom Ziel auf Ihre Arbeitsfläche (Bild 2).

Beispiel Buchhaltungssystem:

  • Das neue Buchhaltungssystem ist installiert. (Anm.: Die erste, spontane Zielformulierung aus dem Beispiel in Schritt 1 entpuppt sich nun als ein Teilziel.)
  • Die Benutzer wissen, wie das neue System zu bedienen ist.
  • Die nötige Serverinfrastruktur steht zur Verfügung.

Bild 2: Teilziele

Bild 2: Teilziele

Tipp: Versuchen Sie nicht, an dieser Stelle einen Projektplan zu erstellen – notieren Sie nur was ohne langes Nachdenken schon bekannt ist!

Praxistipps ...

Ergänzende Methoden

Netzplantechnik

Beherrschen Sie den Faktor Zeit! Prognostizieren Sie Dauer und Endtermin Ihres Projekts, bestimmen Sie, wann Sie welche Ressourcen benötigen und identifizieren Sie kritische Stellen in Ihrem Projektplan. Setzen Sie Pufferzeiten gezielt ein und optimieren Sie den Projektablauf.

Risikoanalyse

Vorbeugen ist besser als Trouble-Shooting: Analysieren Sie die Risiken rechtzeitig, bevor sie den Erfolg Ihres Projekts gefährden können! Nur so können Sie sich auf alle Eventualitäten richtig vorbereiten.

Konfliktwolke

Lösen Sie einen Konflikt in eine Win-Win-Lösung auf! Finden Sie den genialen Ausweg aus einem Dilemma! Die Wolke ist eine zugleich einfache und mächtige Methode der Theory of Constraints.

Aufgabengebiete

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