Funktionsübergreifendes Arbeiten ist häufig davon geprägt, dass die verschiedenen Parteien über unzureichende Zuarbeit der "anderen" oder mangelnde Qualität der Lieferungen jammern. Das liegt meist nicht am unzureichenden Willen für Zusammenarbeit, sondern daran, dass es vielen von uns schwerfällt, Bedürfnisse klar zu formulieren.

Das Moderations- und Kommunikationsformat "What I Need From You" (WINFY) dient dazu, Klarheit und Transparenz über Aufgabenbereiche, erwartete Leistungen und Zuständigkeiten zu schaffen. Vor allem dann, wenn unterschiedliche Fachbereiche oder Teams zusammenarbeiten müssen, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen, hilft WINFY dabei, Missverständnisse zu vermeiden und effizientes Arbeiten zu ermöglichen.

WINFY selbst ist ein relativ kurzes, stark formalisiertes Dialogformat, das deswegen meist im Rahmen oder in Kombination mit anderen Methoden (siehe Abschnitt "Ergänzende und ähnliche Methoden") verwendet wird. Die Methoden Workshop und Moderation von Arbeitsgruppen können Ihnen hierfür wertvolle Unterstützung bieten. Die dort beschriebenen Abläufe wie z.B. die Moderation des Rahmens mit Einladung und Begrüßung sind deshalb hier nicht näher ausgeführt.

Aus Gründen der einfacheren Lesbarkeit wird im Folgenden meist nur die grammatikalisch männliche Form (Teilnehmer, Moderator) verwendet. Es sind dabei aber stets Personen jeden Geschlechts gemeint.

Beispiel: Rollenklärung im Rahmen einer Agilen Transformation

Ein Unternehmen befand sich bereits seit mehreren Monaten auf dem Weg von einer traditionellen Aufbauorganisation hin zu einer Agilen Entwicklung mit Scrum, als vermehrt Spannungen auftraten: insbesondere zwischen den Rollen Product Owner, Management, Scrum Master und PMO "knirschte" es. Das Management musste seine Rolle grundlegend neu definieren und sah sich mit vielen – teilweise auch diffusen oder widersprüchlichen – Bedürfnissen seitens der anderen Rollen konfrontiert. Auch zwischen den anderen Rollen gab es Missverständnisse und Spannungen. Ein What-I-Need-From-You-Workshop sollte Klarheit und die Grundlage schaffen, um die Zusammenarbeit nachhaltig zu verbessern.

Schritt 1: Erklären Sie den Ablauf von WINFY!

Führen Sie in den Workshop ein, indem Sie die übergreifende Aufgabenstellung vorstellen. Erläutern Sie, warum die einzelnen Gruppen zu ihrer Erledigung erforderlich sind.

Erklären Sie kurz die Methode, indem Sie das Wechselspiel aus Benennung von Anforderungen und ihrer Beantwortung erläutern. Unterstreichen Sie dabei, dass der Erfolg des Workshops von der klaren und eindeutigen Formulierung der Bedürfnisse abhängt, damit eine Beantwortung mit "Ja", "Nein" und "Wir werden es versuchen" ohne weitere Rückfragen möglich ist. Sie können hierzu z.B. eine einfache Visualisierung des Ablaufs verwenden, wie sie Bild 1 zeigt.

Weisen Sie darauf hin, dass WINFY ausschließlich dazu dient, die wichtigsten gegenseitigen Anliegen zu benennen und deren Erfüllung zuzusagen oder abzulehnen. Erklären Sie, dass deshalb innerhalb von WINFY keine Diskussionen vorgesehen sind, sondern dass diese erst im Anschluss stattfinden sollen.

Verteilen Sie anschließend die einzelnen Gruppen auf ihre Arbeitsstationen im Raum.

Beispiel

Den ersten Workshop führten wir innerhalb einer Abteilung mit den Rollen Management (Abteilungs- und Gruppenleiter), Product Owner und Scrum Master durch. Alle Gruppen waren vollständig vertreten, mit Gruppengrößen von vier bis sieben Personen. Nach der Einleitung versammelte sich jede Gruppe um einen der Stehtische, die wir vorher – mit ausreichend Abstand voneinander – im Raum aufgestellt hatten.

Schritt 2: Formulieren und priorisieren Sie die wichtigsten Bedürfnisse!

Fordern Sie die Gruppen auf, ihre Erwartungen an die anderen Gruppen streng nach dem Format "Was ich von Dir brauche, ist … " zu benennen. Erinnern Sie daran, dass die Bedürfnisse stets wertschätzend und unmissverständlich formuliert werden. Als Ergebnis sollte jede Gruppe ihre jeweils zwei wichtigsten Bedürfnisse an jede andere Gruppe ausgewählt haben. Jede Anforderung steht dabei auf einer eigenen Karte.

Welche Methode Sie zum Sammeln und Priorisieren der Anforderungen verwenden wollen, ist Ihnen überlassen. Bewährt hat sich hierfür die Liberating Structure 1-2-4-ALL. Dabei sammeln zuerst alle Gruppenmitglieder für sich die Anforderungen, dann stimmen sie sich in Zweier-Gruppen, anschließend in Vierergruppen und zuletzt als gesamte Gruppe ab. Bei kleinen Gruppengrößen entfallen die Vierergruppen.

Zum Schluss wählt jede Gruppe einen Sprecher aus, der in den folgenden Schritten die Kommunikation mit den anderen Gruppen übernimmt.

Je nach Anzahl der Gruppen und ihrer Größe werden für diesen Schritt rund 5-20 Minuten benötigt.

Beispiel

Da die Gruppengrößen noch überschaubar waren, wurden die Ideen mit 1-2-All gesammelt und verdichtet. Als Bedürfnisse wurden unter anderem formuliert:

• Vom Management an die Product Owner: "Was ich von Dir benötige, ist eine verlässliche Vorhersage des konkreten Lieferumfangs in sechs Monaten."
• Von den Scrum Mastern an das Management: "Was ich von Dir benötige, ist Budget und Unterstützung für den Aufbau einer automatisierten Testumgebung."
• Von den Product Ownern an das Management: "Was ich von Dir benötige, ist die verbindliche Zusage, dass wir über die Priorisierung unserer Backlogs autonom entscheiden können."

Die Gruppen notierten die Bedürfnisse auf farbige Karten und einigten sich auf einen Sprecher.