What I Need From You (WINFY) – Liberating Structures

Bei "What I Need From You" (WINFY) artikulieren Teilnehmer verschiedener Verantwortungsbereiche, was sie von den jeweils anderen Gruppen benötigen, um gemeinsam erfolgreich zu sein. Diese antworten darauf ebenfalls in einer strukturierten Form. So entstehen Klarheit und Transparenz über Aufgabenbereiche und Zuständigkeiten. Die Teilnehmenden schaffen damit die Basis, um die weitere Zusammenarbeit zu koordinieren.

What I Need From You – Liberating Structures

What I Need From You (WINFY) – Liberating Structures

Bei "What I Need From You" (WINFY) artikulieren Teilnehmer verschiedener Verantwortungsbereiche, was sie von den jeweils anderen Gruppen benötigen, um gemeinsam erfolgreich zu sein. Diese antworten darauf ebenfalls in einer strukturierten Form. So entstehen Klarheit und Transparenz über Aufgabenbereiche und Zuständigkeiten. Die Teilnehmenden schaffen damit die Basis, um die weitere Zusammenarbeit zu koordinieren.

What I Need From You – Liberating Structures

Einsatzmöglichkeiten

  • Workshop zur Rollenklärung, z.B. zwischen Management, Projektleitern und PMO
  • Klärung der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit, z.B. zwischen Vertrieb, Entwicklung und Qualitätssicherung
  • Bewusstmachen projektinterner Konflikte oder Kompetenzstreitigkeiten

Das Kommunikationsformat "What I Need From You" (WINFY) eignet sich immer dann, wenn unterschiedliche Disziplinen oder Rollen zusammenarbeiten müssen und noch nicht vollständig geklärt ist, wie Zusammenarbeit und Zulieferungen ablaufen sollen.

Ein WINFY-Workshop kann wertvoll sein, wenn Spannungen und Konflikte zwischen Teams auftreten, wenn Verantwortungen hin- und hergeschoben werden, oder wenn Arbeit lange beim Übergang zwischen Fachbereichen liegen bleibt.

Die Methode funktioniert am besten für drei bis sieben unterschiedliche Gruppen im Rahmen eines Workshops von 60-90 Minuten.

Ergebnisse
  • Verbesserte Zusammenarbeit über Gruppengrenzen (Abteilungen, Teams usw.) hinweg
  • Gemeinsamer Kenntnisstand der gegenseitigen Bedürfnisse von Bereichen und Rollen im Projekt
  • Klarheit, inwieweit die jeweiligen Bereiche diese Bedürfnisse aktuell erfüllen können und wollen
  • Eine gemeinsam geschaffene Grundlage für die weitere Zusammenarbeit und für die gezielte Auflösung von Konflikten, falls Bedürfnisse nicht erfüllt werden können
  • Evtl. Erkenntnis über unterschiedliche Zielsetzungen der beteiligten Gruppen
Vorteile
Die Teilnehmer lernen, ihre Bedürfnisse klar zu artikulieren, und ebenso klar darauf zu antworten.
Die gewonnene Transparenz entkräftet Gerüchte, Vermutungen und Vorurteile.
Das Bewusstsein einer gemeinsamen zugrundeliegenden Zielsetzung wird gestärkt.
Spannungen werden abgebaut und Konflikte aufgelöst, indem Missverständnisse ausgeräumt werden.
Durch die Klärung von Zuständigkeiten werden Arbeitsabläufe beschleunigt.
Grenzen, Risiken, Nachteile
Teilnehmer kommen leicht in Versuchung, direkt auf die Bedürfnisse anderer Gruppen zu antworten und so das Format zu durchbrechen. Hier ist eine starke Moderation gefragt, die auf der Einhaltung der Regel "keine sofortige Reaktion" besteht.
Konflikte werden zwar transparent gemacht, aber nicht diskutiert oder gar gelöst. Hierfür ist eine nachgelagerte Bearbeitung notwendig. Dies kann z.B. durch die Liberating Structures Fishbowl oder "What, So What, Now What?" geschehen.
Voraussetzungen
  • Bereitschaft der Teilnehmenden, sich an den stark strukturierten Ablauf der Kommunikation zu halten
  • Einigkeit über das übergreifende Ziel, z.B. ein gemeinsames Projektziel. Wenn konkurrierende Ziele in den unterschiedlichen Gruppen herrschen, müssen diese zuerst ausgeräumt werden. What I Need From You kann aber dazu beitragen, konkurrierende Ziele offenzulegen.
Qualifizierung

Die Moderation sollte mit Workshops in großen Gruppen vertraut sein. Sie muss in der Lage sein, Konflikte aufzufangen und überzeugend die Einhaltung der Regeln einzufordern.

Sie sollte über ein breites Repertoire weiterer Liberating Structures oder ähnlicher Methoden verfügen, da What I Need From You üblicherweise mit anderen Methoden kombiniert wird (siehe Abschnitt "Ergänzende und ähnliche Methoden").

Benötigte Informationen
  • Aufgabenstellungen und Rollenbeschreibungen der vertretenen Gruppen und Teilnehmenden
  • Klar formuliertes Ziel der Zusammenarbeit
Benötigte Hilfsmittel
  • Ein für Workshops geeigneter Raum mit ausreichend Platz für eine Arbeitsstation für jede Gruppe und ein gemeinsames Plenum mit Stuhlkreis, mit jeweils einem Stuhl für jede Gruppe. Alternativ ein Raum mit ausreichend Platz für das Plenum und kleinere Arbeitsräume für die Gruppen.
  • Farbige Haftnotizen oder Moderationskarten (min. A6) und Stifte; idealerweise hat jede Gruppe Haftnotizen / Karten in einer eigenen, ihr zugeordneten Farbe
  • Ein Flipchart je Gruppe, unterteilt in 4 Quadranten, die beschriftet sind mit "Ja", "Nein", "Wir werden es versuchen" und "Das haben wir nicht verstanden". Ausreichend Platz, um die Bögen aufzuhängen.
  • Ein Stehtisch je Gruppe für die Gruppenarbeit und das Beschriften der Notizen ist ideal, da der Workshop mehr Dynamik entfaltet, wenn alle Beteiligten stehen. Alternativ Tischinseln mit Stühlen.
Herkunft

"What I Need From You gehört zu den aktuell 33 sogenannten "Liberating Structures", die Keith McCandless und Henri Lipmanowicz seit 2002 zusammenstellen. Weitere Informationen finden Sie auf der Liberating-Structures-Website (siehe "Links") und im Liberating-Structures-Buch (Lipmanowicz, Henri und McCandless, Keith: The Surprising Power of Liberating Structures: Simple Rules to Unleash A Culture of Innovation, 2014).

Durchführung: Schritt für Schritt

Funktionsübergreifendes Arbeiten ist häufig davon geprägt, dass die verschiedenen Parteien über unzureichende Zuarbeit der "anderen" oder mangelnde Qualität der Lieferungen jammern. Das liegt meist nicht am unzureichenden Willen für Zusammenarbeit, sondern daran, dass es vielen von uns schwerfällt, Bedürfnisse klar zu formulieren.

Das Moderations- und Kommunikationsformat "What I Need From You" (WINFY) dient dazu, Klarheit und Transparenz über Aufgabenbereiche, erwartete Leistungen und Zuständigkeiten zu schaffen. Vor allem dann, wenn unterschiedliche Fachbereiche oder Teams zusammenarbeiten müssen, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen, hilft WINFY dabei, Missverständnisse zu vermeiden und effizientes Arbeiten zu ermöglichen.

WINFY selbst ist ein relativ kurzes, stark formalisiertes Dialogformat, das deswegen meist im Rahmen oder in Kombination mit anderen Methoden (siehe Abschnitt "Ergänzende und ähnliche Methoden") verwendet wird. Die Methoden Workshop und Moderation von Arbeitsgruppen können Ihnen hierfür wertvolle Unterstützung bieten. Die dort beschriebenen Abläufe wie z.B. die Moderation des Rahmens mit Einladung und Begrüßung sind deshalb hier nicht näher ausgeführt.

Aus Gründen der einfacheren Lesbarkeit wird im Folgenden meist nur die grammatikalisch männliche Form (Teilnehmer, Moderator) verwendet. Es sind dabei aber stets Personen jeden Geschlechts gemeint.

Beispiel: Rollenklärung im Rahmen einer Agilen Transformation

Ein Unternehmen befand sich bereits seit mehreren Monaten auf dem Weg von einer traditionellen Aufbauorganisation hin zu einer Agilen Entwicklung mit Scrum, als vermehrt Spannungen auftraten: insbesondere zwischen den Rollen Product Owner, Management, Scrum Master und PMO "knirschte" es. Das Management musste seine Rolle grundlegend neu definieren und sah sich mit vielen – teilweise auch diffusen oder widersprüchlichen – Bedürfnissen seitens der anderen Rollen konfrontiert. Auch zwischen den anderen Rollen gab es Missverständnisse und Spannungen. Ein What-I-Need-From-You-Workshop sollte Klarheit und die Grundlage schaffen, um die Zusammenarbeit nachhaltig zu verbessern.

Schritt 1: Erklären Sie den Ablauf von WINFY!

Führen Sie in den Workshop ein, indem Sie die übergreifende Aufgabenstellung vorstellen. Erläutern Sie, warum die einzelnen Gruppen zu ihrer Erledigung erforderlich sind.

Erklären Sie kurz die Methode, indem Sie das Wechselspiel aus Benennung von Anforderungen und ihrer Beantwortung erläutern. Unterstreichen Sie dabei, dass der Erfolg des Workshops von der klaren und eindeutigen Formulierung der Bedürfnisse abhängt, damit eine Beantwortung mit "Ja", "Nein" und "Wir werden es versuchen" ohne weitere Rückfragen möglich ist. Sie können hierzu z.B. eine einfache Visualisierung des Ablaufs verwenden, wie sie Bild 1 zeigt.

Visualisierung des Ablaufs von WINFY
Bild 1: Visualisierung des Ablaufs von WINFY

Weisen Sie darauf hin, dass WINFY ausschließlich dazu dient, die wichtigsten gegenseitigen Anliegen zu benennen und deren Erfüllung zuzusagen oder abzulehnen. Erklären Sie, dass deshalb innerhalb von WINFY keine Diskussionen vorgesehen sind, sondern dass diese erst im Anschluss stattfinden sollen.

Verteilen Sie anschließend die einzelnen Gruppen auf ihre Arbeitsstationen im Raum.

Beispiel

Den ersten Workshop führten wir innerhalb einer Abteilung mit den Rollen Management (Abteilungs- und Gruppenleiter), Product Owner und Scrum Master durch. Alle Gruppen waren vollständig vertreten, mit Gruppengrößen von vier bis sieben Personen. Nach der Einleitung versammelte sich jede Gruppe um einen der Stehtische, die wir vorher – mit ausreichend Abstand voneinander – im Raum aufgestellt hatten.

Schritt 2: Formulieren und priorisieren Sie die wichtigsten Bedürfnisse!

Fordern Sie die Gruppen auf, ihre Erwartungen an die anderen Gruppen streng nach dem Format "Was ich von Dir brauche, ist … " zu benennen. Erinnern Sie daran, dass die Bedürfnisse stets wertschätzend und unmissverständlich formuliert werden. Als Ergebnis sollte jede Gruppe ihre jeweils zwei wichtigsten Bedürfnisse an jede andere Gruppe ausgewählt haben. Jede Anforderung steht dabei auf einer eigenen Karte.

Welche Methode Sie zum Sammeln und Priorisieren der Anforderungen verwenden wollen, ist Ihnen überlassen. Bewährt hat sich hierfür die Liberating Structure 1-2-4-ALL. Dabei sammeln zuerst alle Gruppenmitglieder für sich die Anforderungen, dann stimmen sie sich in Zweier-Gruppen, anschließend in Vierergruppen und zuletzt als gesamte Gruppe ab. Bei kleinen Gruppengrößen entfallen die Vierergruppen.

Zum Schluss wählt jede Gruppe einen Sprecher aus, der in den folgenden Schritten die Kommunikation mit den anderen Gruppen übernimmt.

Je nach Anzahl der Gruppen und ihrer Größe werden für diesen Schritt rund 5-20 Minuten benötigt.

Beispiel

Da die Gruppengrößen noch überschaubar waren, wurden die Ideen mit 1-2-All gesammelt und verdichtet. Als Bedürfnisse wurden unter anderem formuliert:

  • Vom Management an die Product Owner: "Was ich von Dir benötige, ist eine verlässliche Vorhersage des konkreten Lieferumfangs in sechs Monaten."
  • Von den Scrum Mastern an das Management: "Was ich von Dir benötige, ist Budget und Unterstützung für den Aufbau einer automatisierten Testumgebung."
  • Von den Product Ownern an das Management: "Was ich von Dir benötige, ist die verbindliche Zusage, dass wir über die Priorisierung unserer Backlogs autonom entscheiden können."

Die Gruppen notierten die Bedürfnisse auf farbige Karten und einigten sich auf einen Sprecher.

Praxistipps ...

Varianten ...

Fachartikel zur Methode

Workshops müssen nicht langweilig sein und eine Bühne für diejenigen bieten, die ohnehin immer sprechen. Mit Liberating Structures ermöglichen Sie, dass sich alle einbringen und dabei Spaß haben. Wie Ihnen das gelingt, erklärt Michael Cramer.

Aufgabengebiete

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