WSJF - Weighted Shortest Job First

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WSJF, Weighted Shortest Job First

WSJF (Weighted Shortest Job First) dient der Priorisierung von Aufgaben, insbesondere von Backlogs in agil gemanagten Projekten. WSJF berücksichtigt verschiedene Aspekte des geschäftlichen Nutzens einer Aufgabe und stellt dies in Relation zum Aufwand. So entsteht eine aus betriebswirtschaftlicher Sicht optimale Priorisierung der Aufgaben.

WSJF - Weighted Shortest Job First

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WSJF, Weighted Shortest Job First

WSJF (Weighted Shortest Job First) dient der Priorisierung von Aufgaben, insbesondere von Backlogs in agil gemanagten Projekten. WSJF berücksichtigt verschiedene Aspekte des geschäftlichen Nutzens einer Aufgabe und stellt dies in Relation zum Aufwand. So entsteht eine aus betriebswirtschaftlicher Sicht optimale Priorisierung der Aufgaben.

WSJF - Weighted Shortest Job First

Einsatzmöglichkeiten

  • Priorisierung von Backlog-Items (User Storys, Anforderungen, Aufgaben) eines agil gemanagten Projekts
  • Priorisierung von Aufgabenlisten im geschäftlichen Kontext
Joachim Pfeffer und Sebastian Schneider live erleben auf der PM Welt am 08. Dezember 2020!

Erleben Sie den Vortrag "Value Stream Mapping - Ein unterschätztes Werkzeug für die Organisationsentwicklung" von Joachim Pfeffer, die "Agile Games - Spielend einfach zum Erfolg" mit Sebastian Schneider sowie 30 weitere Speaker in 7 Streams auf der PM Welt 2020.

Das Thema der Konferenz lautet
Stark durch Kooperation! Zusammen.Arbeiten.Grenzenlos.
Die Teilnehmer erhalten in den unterschiedlichen Vorträgen, Diskussionen und Workshops konkrete Anleitungen und Tipps für ihren Projektalltag

 

Ergebnisse

WSJF-Index, der die relative Priorisierung einer Aufgabe im Backlog definiert

Vorteile
Betriebswirtschaftliche Optimierung von Backlogs hinsichtlich des Nutzen-Aufwand-Verhältnisses
Neue Backlog-Items können schnell priorisiert und eingeordnet werden.
Backlog-Priorisierungen erfolgen schneller und mit geringerem Aufwand, da es kaum Diskussionsbedarf gibt.
Grenzen, Risiken, Nachteile
Die Eingangsparameter beruhen auf subjektiven Schätzungen, sodass auch die Metriken einer Unsicherheit unterliegen.
Voraussetzungen
  • Fertigstellungstermine müssen hinsichtlich ihrer Verbindlichkeit (z.B. Folgen einer Verzögerung) bewertet sein.
  •  Die Backlog-Items sind so definiert, dass sie unabhängig voneinander erledigt werden können.
  • Verständnis über die zu bewertenden Backlog-Items muss vorhanden sein.
Qualifizierung

Die Methode selbst erfordert keine spezifischen Qualifikationen. Die Anwender sollten über fachliche Expertise im Projektgegenstand verfügen und in der Lage sein, die betriebswirtschaftlichen Auswirkungen zu beurteilen.

Benötigte Informationen
  • Liste mit definierten Aufgaben bzw. ein Backlog
  • falls vorhanden: Business Case des Projekts bzw. der Aufgabenstellung
  • falls vorhanden: Terminplan mit verbindlichen Fertigstellungsterminen
  • falls vorhanden: Aufwandsschätzungen für die zu bewertenden Elemente

 

Wenn verschiedene Personenkreise Aufwandsschätzung und Priorisierung durchführen, sollte die Aufwandsschätzung bereits im Vorfeld erfolgen. Ansonsten wird sie als erster Schritt der Durchführung (s.u.) vorgenommen.

 

Benötigte Hilfsmittel
  • Bei moderierter, analoger Gruppenarbeit: Pinnwand oder große Tischfläche, Karteikarten, Klebepunkte oder ähnliches
  • Bei rechnergestütztem Vorgehen: Tabellenkalkulationsprogramm, evtl. Beamer
Herkunft

Die WSJF-Methode geht auf den Berater für Produktentwicklung Donald G. Reinertsen zurück. Er beschreibt sie im Buch Reinertsen, Donald G.: The Principles of Product Development Flow: Second Generation Lean Product Development, 2009, Celeritas Publishing. Reinerts ist Gründer und Inhaber von Reinerts & Associates, California, USA.

Durchführung: Schritt für Schritt

Vorbemerkungen:

  • Da in einem Backlog unterschiedliche Elemente wie Anforderungen, User Storys, Aufgaben, etc. enthalten sein können, werden diese Elemente im Folgenden ganz allgemein "Backlog-Items" bezeichnet.
  • Aus Gründen der einfacheren Lesbarkeit wird im Folgenden nur die grammatikalisch männliche Form (der Product Owner, Teilnehmer) verwendet. Es sind dabei aber stets Personen jeden Geschlechts gemeint.
 

In agilen Vorgehensmodellen (z.B. Scrum) ist der Product Owner verantwortlich dafür, die Backlog-Items zu priorisieren. Allerdings definieren diese Vorgehensmodelle dafür keine eindeutige Metrik. In der Praxis priorisieren Product Owner deshalb die Backlog-Items nach ihrer subjektiven Einschätzung, wobei Themen wie Risiko, geschäftlicher Wert (Value) und geschätzter Aufwand mit einfließen. Dies verursacht insbesondere beim Einfügen neuer Items einen hohen Aufwand, da auch die bereits bewerteten Items noch einmal betrachtet werden müssen.

WSJF bietet hier eine Hilfestellung mit ökonomischem Fokus, indem es eine Kennzahl, den WSJF-Index, gemäß einem genau definierten Ermittlungsverfahren berechnet. Auf diese Weise liefert WSJF direkt die Position, an der das neue Item eingefügt werden muss.

Größe und Wert eines Backlog-Items

Die Priorität eines Backlog-Items ergibt sich aus zweien seiner Attribute: Größe und Wert.

Die Größe entspricht dem absolut oder relativ geschätzten Aufwand für die Erfüllung des Backlog-Items gemäß der für dieses Projekt gültigen Definition of Done. Die Größe kann in beliebigen Einheiten angegeben sein, typisch sind Story Points oder Arbeitsaufwand in Zeiteinheiten. Schritt 1 beschreibt die Ermittlung der Größe.

Wert bedeutet generell, Umsatz zu erhöhen oder Kosten zu reduzieren. Jeder Tag, der bis zur Umsetzung der geplanten Maßnahme vergeht, bedeutet also entgangenen Umsatz bzw. entgangene Kostenersparnis. Diese Kosten, die durch das Liegenlassen einer Aufgabe entstehen, werden als Verzögerungskosten (Cost of Delay, COD) bezeichnet. Verzögerungskosten werden zwar nur von wenigen Organisationen erhoben, können aber schnell die Kosten für die Abarbeitung um ein Vielfaches übersteigen. WSJF hilft, die Aufgaben bzw. Backlog-Items unter Berücksichtigung von COD und deren Größe zu priorisieren. Schritt 2 beschreibt, wie der Wert einer Aufgabe in relativen Einheiten quantifiziert werden kann.

Der WSJF-Index

Mithilfe von Größe und Wert können die Backlog-Items nun in eine betriebswirtschaftlich optimierte Reihenfolge der Abarbeitung gebracht werden. Die Betrachtung zweier Extremfälle (gleicher Wert / gleiche Größe) liefert folgende Regeln:

  • Haben zwei Aufgaben dieselbe Größe, aber einen unterschiedlichen Wert, sollte die wertvollere Aufgabe zuerst abgearbeitet werden
  • Haben zwei Aufgaben denselben Wert, aber eine unterschiedliche Größe, sollte die kleinere Aufgabe zuerst abgearbeitet
 

Reinertsen (s.u. Herkunft) schlägt als Verallgemeinerung dieser Regeln vor, Wert und Größe zueinander ins Verhältnis zu setzen und somit eine Priorisierungsmetrik zu erhalten:

Gleichung 1: Definition des WSJF-Indexes

Gleichung 1: Definition des WSJF-Indexes

Schritte 3 und 4 erläutern, wie Sie die Priorisierung erstellen und mit ihr arbeiten.

Schritt 1: Schätzen Sie die Größe der Backlog-Items ab!

Für den Nenner des WSJF-Indexes benötigen Sie die Größe des Backlog-Items. Da der WSJF-Index dimensionslos berechnet wird, kann die Einheit für die Größe beliebig gewählt werden, solange sie für alle Backlog-Items identisch ist. Im agilen Projektmanagement wird die Größe meist in relativen Einheiten geschätzt, z.B. Story-Points. Genauso können Sie hier aber mit Aufwandsschätzungen in Zeiteinheiten (Arbeitsstunden, -tage usw.) arbeiten.

Wenn bereits eine Aufwandsschätzung für die Backlog-Items vorliegt, prüfen Sie diese auf Vollständigkeit und Konsistenz.

Andernfalls führen Sie eine Aufwandsschätzung für die Backlog-Items durch. Für den Einsatz von WSJF ist es nicht relevant, welches Schätzverfahren Sie benutzen. Wählen Sie deshalb ein dem vorgegebenen Projektmanagement-System entsprechendes Verfahren. Bei agilen Vorgehensweisen können Sie z.B. Planning Poker oder Team Estimation Game verwenden. Im traditionellen Projektmanagement können Sie z.B. die PERT-Drei-Punkt-Schätzung einsetzen.

Schritt 2: Werte der Backlog-Items schätzen

Da der WSJF-Index dimensionslos verwendet wird, kann auch der Wert in beliebigen Einheiten (Euro, Dollar, relative Schätzpunkte usw.) angegeben werden, solange dies für alle Items einheitlich geschieht. Allerdings ist der Wert einer Aufgabe selten konkret in monetären Einheiten bezifferbar. Falls dies bei Ihrem Projekt möglich ist, können Sie direkt diese Angaben verwenden, selbst wenn sie nur grob sind. Oft ist es jedoch schneller und einfacher wie bei agilen Größenschätzungen hier mit relativen Schätzpunkten zu arbeiten. Mögliche Vorgehensweisen sind unten beschrieben.

Reinertsen schlägt vor, den im Zähler stehenden Wert des Items in drei Wertbestandteile aufzuteilen: Geschäftswert, Wert der Zeitkritikalität und Risikowert. Tabelle 1 erläutert die Bedeutung dieser drei Werte.

Tabelle 1: Beschreibung der drei Wertbestandteile einer Aufgabe gemäß Reinertsen
Wert Bedeutung Beispiele
Geschäftswert Steigerung von Umsatz oder Reduzierung von Kosten. Marktwert einer Produktfunktionalität, Kosteneinsparungen durch Prozessverbesserungen oder Werkzeuge
Wert der Zeitkritikalität Einfluss einer bestimmten Deadline auf den Wert. Meist wird das Erledigen der Aufgabe nach dieser Deadline wertlos. Deadlines in Verträgen, durch Gesetzesänderungen, bei termingebundenen Ereignissen wie z.B. Messen und Veranstaltungen
Risikowert Riskantere Aufgaben sollten früher angegangen werden als weniger riskante. Unklarheiten bzgl. Anforderungen, Markt und Technologien

Mit diesen Definitionen ergibt sich die Formel für den WSJF-Index nach Reinertsen wie folgt:

Gleichung 2: WSJF-Index mit differenzierten  Wertanteilen

Gleichung 2: WSJF-Index mit differenzierten Wertanteilen

Einzelwerte über Voting-Verfahren bestimmen

Zur Abstimmung des Werts zwischen mehreren Stakeholdern kann z.B. ein Pokerverfahren analog zum Planning Poker verwendet werden. Häufig anzutreffen sind Voting-Verfahren, z.B. mit Klebepunkten oder Spielgeld. Mit Voting-Verfahren wird in der Regel der Gesamtwert geschätzt und nicht die drei Unterkomponenten.

Für das Voting-Verfahren schreiben oder drucken Sie die Aufgaben auf Karten und verteilen Sie diese auf einem Tisch oder pinnen Sie sie an eine Moderationswand. Erklären Sie die Themen beim Auslegen der Karten, wenn sie den Beteiligten noch nicht bekannt sind. Jeder Teilnehmer bekommt dann dieselbe Anzahl an Klebepunkten (Faustformel: jeder bekommt halb so viele Klebepunkte ausgehändigt wie Karten zu bewerten sind). Die Teilnehmer können dann mit den Punkten Aufgaben "kaufen". Dabei können sie ihre Punkte verteilen oder mehrere bzw. alle Punkte auf eine Karte kleben. Alternativ zu den Klebepunkten können auch Pokerchips oder Spielgeldmünzen eingesetzt werden. Bild 1 zeigt beispielhaft eine im Voting-Verfahren bewertete User Story.

 Bild 1: Beispiel User-Story-Karte mit  Klebepunkt-Voting des Werts.

Bild 1: Beispiel User-Story-Karte mit Klebepunkt-Voting des Werts.

Einzelwerte über parametrische Verfahren bestimmen

Transparenter wird die Abschätzung, wenn Sie versuchen, die drei Einzelwerte über weitere Formeln oder Berechnungen herzuleiten. Die Formel geht davon aus, dass alle drei Aspekte des Werts gleich gewichtet sind, also dieselbe Skala haben. Dies ist jedoch kein unumstößlicher Grundsatz. Wenn es für Sie sinnvoll erscheint, die drei Aspekte unterschiedlich zu gewichten, können Sie auch mit verschiedenen Skalen experimentieren.

Beispiel: Die Schätzung und Verrechnung von Einzelwerten könnte nach folgenden Regeln erfolgen:

  • Jeder Einzelwert wird auf einer Skala von 1 bis 10 bewertet.
  • Der Geschäftswert ergibt sich als Summe des Werts für die Aufgabenkategorie (Skala von 1 bis 5) und der Schätzung des Werts innerhalb dieser Kategorie (Skala von 1 bis 5).
  • Der Wert der Zeitkritikalität beträgt 10 dividiert durch die Zahl der Wochen bis zur Deadline (gerundet auf eine ganze Zahl), minimal jedoch 1.
  • Der Risikowert wird geschätzt auf einer Skala von 1 bis 10. Die Skalenwerte können noch genauer erläutert sein, z.B.: "3 bedeutet: Anforderungen sind klar, die eingesetzte Technik ist bekannt, wurde aber noch nicht für diesen Zweck eingesetzt".
 

Wenn Sie mit solchen, detaillierten Rechnungen arbeiten möchten, sollten Sie einige Aufgaben aus bereits abgeschlossenen Projekten im Team zu bewerten und den WSJF-Index berechnen. Vergleichen Sie die Ergebnisse mit den vorhandenen Erfahrungswerten, um ggf. die zugrunde gelegten Skalen und Regeln anzupassen.

Praxistipps ...

Ergänzende Methoden

Team Estimation Game

Mittels kollektiver Betrachtung schätzen Sie mit hoher Genauigkeit und dank des kurzen und intuitiv verständlichen Regelwerks mit geringem Aufwand. Die Gestaltung als Spiel fördert die aktive Mitarbeit in der Gruppe.

Planning Poker

Schätzen Sie spielend einfach die relativen Aufwände für die User Storys oder anderen Aufgaben zusammen mit dem Umsetzungsteam!

PERT Drei-Punkt-Schätzung

Geben Sie der Unsicherheit einen Rahmen! Schätzen Sie die pessimistischen, optimistischen und wahrscheinlichsten Werte, um eine belastbare Planungsgrundlage zu erhalten!

Sprint Planning

Planen Sie mit dem gesamten Scrum-Team den nächsten Sprint und sorgen Sie so für einen stabilen Entwicklungsprozess!

Fachartikel zur Methode

Achtet Ihr Unternehmen auch darauf, dass Mitarbeiter voll ausgelastet sind? Das bremst die Geschwindigkeit einer Organisation, sagt Joachim Pfeffer und erklärt anschaulich die Zusammenhänge zwischen Auslastung und Kapazität. Er empfiehlt, …

In der agilen Software-Entwicklung wird der Leistungsumfang üblicherweise mit User Stories beschrieben und der jeweilige Entwicklungsaufwand in der relativen Einheit "Story Point" geschätzt.

In agilen Software-Projekten, speziell in Scrum, hat sich zur Aufwandsschätzung in den vergangenen Jahren die Methode des Planning Pokers etabliert. Bei regelmäßiger Anwendung innerhalb eines Teams ermöglicht dieses Verfahren gute Prognosen. Dr.

Viele Software-Produkte entsprechen nach Fertigstellung nicht den Vorstellungen des Kunden.

Das agile Vorgehensmodell Scrum erfreut sich in der Softwareentwicklung zunehmender Beliebtheit, da es ein einfaches und flexibles Vorgehen erlaubt. Allerdings gibt es in Scrum keine Vorgaben, wie Anforderungen von Anwendern erfasst und …

Unlocked Content
Teil 1:
Traditionelle und agile Planung
In Scrum als dem bekanntesten Vertreter von agilem Vorgehen wird die Projektplanung in einem Burn-down-Chart visualisiert.

Für das Schätzen eines Sprints stehen in Scrum verschiedene Methoden, wie z.B. Planning Poker, zur Verfügung.

Aufgabengebiete

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