"Und dann brauchen wir für den Projektantrag noch eine SWOT-Analyse. Kann da jemand was zusammenschreiben für den Lenkungskreis, vielleicht einfach was mit ChatGPT?"

Kommt Ihnen das bekannt vor? Ihr Team und Sie wissen genau, worum es geht, was Sie wollen und warum Ihre Projektidee für das Unternehmen wichtig ist. Jetzt müssen Sie noch die Entscheider überzeugen, dafür entsprechende Ressourcen freizugeben. Im Template für die Projektbeschreibung ist unter anderem auch eine SWOT-Analyse auszufüllen …

ChatGPT – Notnagel für lästige Texte oder neue Perspektive fürs Projekt?

Die Versuchung ist in dieser Situation allzu groß, Chatbots mit leistungsfähigen LLMs wie ChatGPT, Gemini oder Claude z.B. Folgendes zu fragen:

"Wir sind ein etabliertes Fachgeschäft für hochwertige Gewürze. Bisher haben wir unsere Produkte nur in unseren fünf Filialen verkauft. Wir planen, einen Onlineshop aufzubauen. Erstelle dafür eine SWOT-Analyse."

Natürlich liefert Ihnen die KI eine geschliffen formulierte Antwort – probieren Sie es selbst aus! Der Chatbot wird Ihnen aufzählen, dass Ihre größten Stärken in Ihrer Kompetenz und den bestehenden, persönlichen Kundenbeziehungen liegen, Sie jedoch keine Ahnung von E-Commerce haben. Außerdem könnten Sie zwar Ihre Reichweite steigern, werden aber großer Konkurrenz ausgesetzt sein.

Aber was hilft Ihnen das weiter? Sie haben lediglich einen schönen 0815-Text, der Ihnen das sagt, was Sie eh schon wissen. Mit diesem Vorgehen haben Sie folgende Chancen verpasst:

• Sie haben nicht Ihre verkaufsstärksten Produkte aufgeführt, der Chatbot weiß nur "hochwertige Gewürze" und kann nicht spezifisch auf Ihre USPs eingehen.
• Sie haben keine Wettbewerber oder Benchmarks aufgeführt, der Chatbot kann keine spezifischen Risiken identifizieren.
• Sie haben nicht die bestehenden Geschäftsbeziehungen zu einem IT-Beratungshaus benannt, das Sie auf die Idee zum Onlineshop gebracht hat und Ihnen diesen günstig konfigurieren will. Wie soll da der Chatbot Ihre Fähigkeit zum E-Commerce adäquat einschätzen?
• Sie haben z.B. nicht das Problem benannt, dass Sie oft größere Mengen von den Lieferanten abnehmen müssen, als Sie sicher verkaufen können. So kann der Chatbot nicht Ihre spezifischen Distributionsschwächen erkennen.

Mit den folgenden fünf Life-Hacks erhalten Sie mehr als gefällige Standardantworten. Sie müssen nicht alle zugleich einsetzen. Auch die Prompt-Beispiele sind anpassbare Vorschläge, die Sie kreativ für Ihre Anwendungsfälle gestalten können.

Life-Hack 1: Tragen Sie zusammen, was Sie bereits haben!

Die Zeiten, dass Chatbots nur Texteingaben verstanden, sind vorbei. Sie können die letzte Vorstandspräsentation mit den Grafiken über die Verkaufszahlen und Umfrageergebnisse von Kundenbefragungen direkt dem Chatbot geben – natürlich mit einer Erklärung, worum es geht – und so den Kontext komfortabel vermitteln. Unterschiede gibt es bei den verschiedenen Chatbots hinsichtlich ihrer Lesefähigkeiten. Text- und PDF-Dateien können von allen gelesen werden, bei Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsformaten kann es zu Schwierigkeiten kommen. Audiodateien und Videos können die meisten Chatbots mittlerweile verstehen.

Die einfachste Möglichkeit ist, die Dateien über die Prompt-Eingabe hochzuladen. Die Bots können aber auch vielfach auf bestimmte Speicherorte zugreifen. So können Sie z.B. Gemini den Zugriff auf einen Ordner in Google Drive geben.