Bausteine für Projektpräsentationen

Teil 1:
Wie Sie Agenda und Ziele attraktiv darstellen
Sie möchten in einer PowerPoint-Präsentation über Ziele, Aufgaben, Termine etc. Ihres Projekts informieren, haben jedoch nicht die Zeit, sich über die Foliengestaltung Gedanken zu machen? Kein Problem – mit einer Sammlung vorgefertigter grafischer Bausteine gelingt es auch mit wenig Aufwand, ein optisch ansprechendes Ergebnis zu erzielen. Im ersten Teil dieser mehrteiligen Artikelfolge zeigt Dieter Schiecke, wie Sie mit Hilfe attraktiver Piktogramme eine bildhafte Agenda erstellen sowie Ihre Projektziele übersichtlich und optisch ansprechend darstellen. Die Bausteine in der mitgelieferten PowerPoint-Datei können Sie mit minimalen Anpassungen schnell und bequem in Ihre nächste Projektpräsentation einfügen.

 

Bausteine für Projektpräsentationen

Teil 1:
Wie Sie Agenda und Ziele attraktiv darstellen
Sie möchten in einer PowerPoint-Präsentation über Ziele, Aufgaben, Termine etc. Ihres Projekts informieren, haben jedoch nicht die Zeit, sich über die Foliengestaltung Gedanken zu machen? Kein Problem – mit einer Sammlung vorgefertigter grafischer Bausteine gelingt es auch mit wenig Aufwand, ein optisch ansprechendes Ergebnis zu erzielen. Im ersten Teil dieser mehrteiligen Artikelfolge zeigt Dieter Schiecke, wie Sie mit Hilfe attraktiver Piktogramme eine bildhafte Agenda erstellen sowie Ihre Projektziele übersichtlich und optisch ansprechend darstellen. Die Bausteine in der mitgelieferten PowerPoint-Datei können Sie mit minimalen Anpassungen schnell und bequem in Ihre nächste Projektpräsentation einfügen.

 

Da Projekte über einen längeren Zeitraum laufen, gibt es meist mehrere Präsentationen, in denen Sie über Ziele, Aufgaben, Termine, Kosten, Zwischenstände usw. informieren müssen – z.B. im Rahmen des Kickoffs, eines Reviews, bei Meilensteinentscheidungen etc. Um solche Präsentationen mit möglichst wenig Aufwand aber dennoch in einer überzeugenden Optik erstellen zu können, empfiehlt es sich, eine Sammlung von grafischen Bausteinen aufzubauen, die Sie immer wieder einsetzen können. Auf diese Weise sparen Sie nicht nur Zeit, sondern Sie sorgen auch für ein einheitliches und unverwechselbares Aussehen der Folien.

Somit helfen Ihnen diese Bausteine, optisch anspruchsvolle statt der weitverbreiteten "textlastigen" Folien zu erstellen. Zu solchen Bausteinen gehören z.B. die bildhafte Darstellung von der Agenda, von Zielen, Terminen, Verantwortlichkeiten, Kosten und natürlich auch attraktive Statusanzeigen mit Harvey Balls, Trendpfeilen und Ampeln.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie in PowerPoint ab Version 2007 mit Hilfe einer bildhaften Agenda und attraktiver Piktogramme eine für das Publikum leicht verständliche Symbolik in Ihre Präsentationen bringen. Dazu müssen Sie weder PowerPoint-Spezialist sein, noch benötigen Sie irgendwelche Zusatzprogramme. Lesen Sie außerdem, wie Sie – ebenfalls mit minimalem Aufwand – Projektziele mit grafischen Mitteln übersichtlich und optisch ansprechend darstellen.

Jede Präsentation beginnt mit der Agenda

Dass eine Agenda der Orientierung dient, versteht sich von selbst. Weniger klar ist, dass eine Agenda noch eine weitere Funktion hat: Die Aufmerksamkeit des Publikums mit optischen Mitteln zu wecken und für einen positiven ersten Eindruck zu sorgen. Wenn Sie für Ihre Agenda also eine bildhafte Darstellung wählen, lenken Sie die Aufmerksamkeit des Publikums auf die wichtigen Punkte und machen zudem Ihre Folien interessanter. Daher lohnt es sich, die Agenda nicht einfach als simple Textliste darzustellen, sondern ein wenig in die Qualität zu investieren.

Bild 1: Drei Beispiele für eine bildhafte Agenda. Das jeweils nächste Thema ist farbig hervorgehoben.

Dazu ist kein großer Aufwand erforderlich. Lernen Sie in diesem Beitrag mehrere Varianten kennen, wie Sie mit Hilfe von Symbolen und Piktogrammen eine bildhafte Agenda anlegen, die Sie bei Bedarf einfach anpassen können. Jede der drei hier gezeigten Varianten (Bild 1) lässt sich in weniger als zehn Minuten erstellen. Einfache Formen – hier Quadrat und Kreis – und die Schrift "Webdings" sorgen für vielseitig einsetzbare Bild-Bausteine.

Variante 1: Eine Agenda auf Basis einer Tabelle aufbauen

Bild 2: Tabellenstruktur als Basis für eine Agenda-Folie.

Tabelle erstellen

Eine optisch ansprechende und leicht anzupassende Form für eine Agenda ist die Tabelle. Um die in Bild 2 gezeigte Tabelle anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Fügen Sie über die Registerkarte Start eine neue Folie mit dem Layout Titel und Inhalt hinzu.
  • Klicken Sie im Inhalts-Platzhalter auf das Tabellensymbol. Legen Sie im Dialogfeld Tabelle einfügen zwei Spalten und sechs Zeilen fest (Bild 3, Nr. 1).
  • Wechseln Sie zur Registerkarte Tabellentools / Entwurf. Entfernen Sie dort ganz links in der Gruppe OptionenfürTabellenformat die Häkchen bei den Kontrollkästchen für Überschrift und VerbundeneZeilen (Bild 3, Nr. 2).
  • Weisen Sie anschließend auf der gleichen Registerkarte weiter rechts in der Gruppe Tabellenformatvorlagen über den Befehl Schattierung den beiden Spalten zwei unterschiedliche Grautöne zu (Bild 3, Nr. 3).
  • Markieren Sie die erste Spalte und legen Sie über die Registerkarte Tabellentools / Layout die gleichen Maße für die Breite und Höhe der Zellen in dieser Spalte fest (Bild 3, Nr. 4) – beispielsweise Werte zwischen 2,0 und 2,5 cm. Passen Sie die Breite der rechten Spalte nach Ihren Wünschen an. Sie kann bis fast zum rechten Folienrand reichen.
  • Klicken Sie auf den Außenrahmen der Tabelle, um die Tabelle als Ganzes zu markieren. Wählen Sie dann in der Gruppe Ausrichtung das Symbol Vertikal zentrieren (Bild 3, Nr. 5).
  • Sorgen Sie dafür, dass die Inhalte der ersten Spalte auch horizontal zentriert sind (Bild 3, Nr. 6).

Bild 3: Die ersten Schritte zum Einrichten der Tabelle, die als Agenda dienen soll.
Bild vergrößern

Rahmenlinien anpassen

Sorgen Sie nun mit den Formatoptionen für Rahmenlinien für genügend große Abstände zwischen den Zeilen und Spalten der Tabelle.

  • Markieren Sie dazu die gesamte Tabelle per Klick auf den Außenrahmen.
  • Stellen Sie über die Registerkarte Tabellentools / Entwurf und Stiftfarbe die Farbe Weiß ein (Bild 4, Nr. 7).
  • Wählen Sie direkt darüber bei Stiftstärke den Wert von 3 Pt (Bild 4, Nr. 8).
  • Weisen Sie nun die gewählten dicken, weißen Rahmen allen inneren Rahmenlinien zu (Bild 4, Nr. 9).

Bild 4: Diese drei Befehle sorgen für ausreichend Abstand zwischen den Zeilen und Spalten.

Bildmotive einbauen

Tragen Sie die Texte in die rechte Spalte ein. Für die Bildmotive in der linken Spalte nutzen Sie einfach die Symbolschrift "Webdings" (eine Liste mit geeigneten Bildmotiven finden Sie im Anhang):

  • Markieren Sie die linke Spalte und weisen Sie über die Registerkarte Start die Schriftart Webdings sowie einen Schriftgrad von 36 Pt zu.
  • Klicken Sie in die oberste linke Zelle und fügen Sie dort als Symbol für den Vorgang der Analyse eine Lupe ein. Betätigen Sie dazu einfach die Tastenfolge Alt + 0076.
  • Gehen Sie analog vor, um die restlichen Symbole einzufügen. Die Tastenfolgen lauten: Alt + 0164 (Block), Alt + 0128 (Figur), Alt + 0166 (Kalenderblatt), Alt + 0064 (Werkzeug) und Alt + 0194 (Netzwerk).

Die Nummern müssen Sie mit gedrückter Alt-Taste auf dem Zahlenblock der Tastatur eingeben.

Tabelle duplizieren

Die Agenda-Tabelle ist damit fast fertig. Was noch fehlt, ist die farbige Hervorhebung des jeweils…

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Fortsetzungen des Fachartikels

Teil 2:
Wie Sie Abläufe, Zeitplanung und Projektstart darstellen

Wie Sie optisch ansprechende PowerPoint-Folien zum Thema Projektarbeit mit wenig Aufwand erstellen, zeigte bereits der erste Teil dieser Artikelserie. Dieser Beitrag stellt weitere grafische Bausteine für Ihre Sammlung bereit, mit denen Sie …

Teil 3:
Informative Statusanzeigen mit ansprechender Optik
Optisch ansprechende PowerPoint-Folien zu erstellen, muss nicht zeitaufwändig sein, wie diese Artikelreihe zeigt.
Teil 4:
Drei Anregungen, um das Thema Kosten darzustellen
In diesem vierten und abschließenden Teil der Artikelfolge zeigt Dieter Schiecke, wie Sie das Thema Kosten in PowerPoint einprägsam darstellen. Sie erhalten Anregungen für Plan-Ist-Vergleiche, Planabweichungen sowie Kosteneinsparungen.

Alle Kommentare (10)

Guest
Super Sache, funktioniert wirklich einwandfrei. Werde ich mir merken.

 

Helmut
Keim
Sehr guter Artikel mit vielen detailierten Informationen

 

Stefan
Pfeifer
Sehr gut gelungener Artikel! Meiner Erfahrung nach sollte man jedoch eher auf die SmartArts verzichten und die Formen selber erstellen. Ein sehr guter Tipp mit der Wingding Schriftart! Sollte man jedoch die Möglichkeit haben auf z.B. einen Adobe Illustrator zu haben kann man auch sehr kundenspezifische Elemente zaubern ... ist natürlich eine Zeitfrage, davon wir Projektmanager bekanntlich wenig :)

 

Jürgen
Puhm
Sehr guter Artikel. Dieser Artikel zeigt, wie man mit halbwegs geringem Aufwand schöne Präsentationsfolien zusammenstellen kann.

 

Christine
Skoda
Sehr gut beschrieben und ich habe tatsächlich neue Ideen entnehmen können.

 

Jürgen
Fleig
Dr.
Eine Präsentation, die mit einer (ausführlichen) Agenda beginnt, motiviert mich nicht zum Zuhören. Das ist gleich zu Beginn "schwere Kost", die wenig bringt, weil ich die Bedeutung der einzelnen Punkte nicht einschätzen kann. Besser wäre für mich ein Start mit dem Thema und seiner Bedeutung: Warum ist es überhaupt wichtig? Was ist die zentrale Botschaft der Präsentation? Die (kleinen) Piktogramme auf der Folie kann ich auch sehr schwer erkennen; die Auswahl ist letztlich beliebig. Als Betrachter der Folie überlege ich mir, warum gerade ein solches Symbol ausgewählt wurde - und werde dadurch vom eigentlichen Inhalt abgelenkt. Deshalb kann ich viele Ausführungen hier nicht nachvollziehen. Was wohl hilfreich ist: Vor dem eigentlichen Hauptteil und den vielen Inhalten zu einer Präsentation einen Überblick zu bieten und eine Navigation zur Orientierung einzubauen (wo sind wir gerade). Die "Mindmap" kann dafür hilfreich sein.

 

Stephan
Sens
Präsentationshilfe

 

Wolfgang
Koitz
Ing.
Tolle Sache - einzig die "Person"-Cliparts kriege ich nicht (kriege nur BING angeboten und kein "auf Office.Com suchen")

 

Dieter
Schiecke
Zur Anmerkung von Herrn Ing. Wolfgang Koitz: Microsoft hat Ende 2014 auf Office.com die Webseiten mit ClipArts und Bildern abgeschaltet. Eine Bildersuche ist jetzt nur noch über BING möglich. Daher empfehle ich, die Personen-ClipArts von Folie 34 zu verwenden. Dieter Schiecke

 

Frank
Lehmke
Großartig! Die Agenda wirkt modern, ansprechend und übersichtlich. Und das wohl Beste daran: Es ist mit einfachen Mitteln umzusetzen! @Herrn Fleig: Sie haben das Thema leider teilweise verfehlt. Im Artikel wird nur ein Baustein (sic!) einer Präsentation behandelt, nämlich die Erstellung einer Agenda. Es wird nirgends empfohlen, dass jede Präsentation mit einer Agenda beginnen soll. Aber sie werden hoffentlich nicht bestreiten, dass eine solche unbedingt Teil einer Präsentation sein sollte. Im Übrigen macht es auch nicht besonders viel Sinn, eine Navigation zur Orientierung bereits in der Agenda einzubauen, wie sie es vorschlagen, da eben dort erst die Themen der Präsentation angelegt und aufgezeigt werden. Ich habe das Gefühl, dass sie mit einer falschen Erwartungshaltung an den Artikel herangegangen sind, weswegen sie auch folglich die durchweg positiven Äußerungen der anderen Kommentatoren nicht nachvollziehen können.