

Sie möchten in einer PowerPoint-Präsentation über Ziele, Aufgaben, Termine etc. Ihres Projekts informieren, haben jedoch nicht die Zeit, sich über die Foliengestaltung Gedanken zu machen? Kein Problem – mit einer Sammlung vorgefertigter grafischer Bausteine gelingt es auch mit wenig Aufwand, ein optisch ansprechendes Ergebnis zu erzielen. Im ersten Teil dieser mehrteiligen Artikelfolge zeigt Dieter Schiecke, wie Sie mit Hilfe attraktiver Piktogramme eine bildhafte Agenda erstellen sowie Ihre Projektziele übersichtlich und optisch ansprechend darstellen. Die Bausteine in der mitgelieferten PowerPoint-Datei können Sie mit minimalen Anpassungen schnell und bequem in Ihre nächste Projektpräsentation einfügen.
Sie möchten in einer PowerPoint-Präsentation über Ziele, Aufgaben, Termine etc. Ihres Projekts informieren, haben jedoch nicht die Zeit, sich über die Foliengestaltung Gedanken zu machen? Kein Problem – mit einer Sammlung vorgefertigter grafischer Bausteine gelingt es auch mit wenig Aufwand, ein optisch ansprechendes Ergebnis zu erzielen. Im ersten Teil dieser mehrteiligen Artikelfolge zeigt Dieter Schiecke, wie Sie mit Hilfe attraktiver Piktogramme eine bildhafte Agenda erstellen sowie Ihre Projektziele übersichtlich und optisch ansprechend darstellen. Die Bausteine in der mitgelieferten PowerPoint-Datei können Sie mit minimalen Anpassungen schnell und bequem in Ihre nächste Projektpräsentation einfügen.
Da Projekte über einen längeren Zeitraum laufen, gibt es meist mehrere Präsentationen, in denen Sie über Ziele, Aufgaben, Termine, Kosten, Zwischenstände usw. informieren müssen – z.B. im Rahmen des Kickoffs, eines Reviews, bei Meilensteinentscheidungen etc. Um solche Präsentationen mit möglichst wenig Aufwand aber dennoch in einer überzeugenden Optik erstellen zu können, empfiehlt es sich, eine Sammlung von grafischen Bausteinen aufzubauen, die Sie immer wieder einsetzen können. Auf diese Weise sparen Sie nicht nur Zeit, sondern Sie sorgen auch für ein einheitliches und unverwechselbares Aussehen der Folien.
Somit helfen Ihnen diese Bausteine, optisch anspruchsvolle statt der weitverbreiteten "textlastigen" Folien zu erstellen. Zu solchen Bausteinen gehören z.B. die bildhafte Darstellung von der Agenda, von Zielen, Terminen, Verantwortlichkeiten, Kosten und natürlich auch attraktive Statusanzeigen mit Harvey Balls, Trendpfeilen und Ampeln.
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie in PowerPoint ab Version 2007 mit Hilfe einer bildhaften Agenda und attraktiver Piktogramme eine für das Publikum leicht verständliche Symbolik in Ihre Präsentationen bringen. Dazu müssen Sie weder PowerPoint-Spezialist sein, noch benötigen Sie irgendwelche Zusatzprogramme. Lesen Sie außerdem, wie Sie – ebenfalls mit minimalem Aufwand – Projektziele mit grafischen Mitteln übersichtlich und optisch ansprechend darstellen.
Dass eine Agenda der Orientierung dient, versteht sich von selbst. Weniger klar ist, dass eine Agenda noch eine weitere Funktion hat: Die Aufmerksamkeit des Publikums mit optischen Mitteln zu wecken und für einen positiven ersten Eindruck zu sorgen. Wenn Sie für Ihre Agenda also eine bildhafte Darstellung wählen, lenken Sie die Aufmerksamkeit des Publikums auf die wichtigen Punkte und machen zudem Ihre Folien interessanter. Daher lohnt es sich, die Agenda nicht einfach als simple Textliste darzustellen, sondern ein wenig in die Qualität zu investieren.
Bild 1: Drei Beispiele für eine bildhafte Agenda. Das jeweils nächste Thema ist farbig hervorgehoben.
Dazu ist kein großer Aufwand erforderlich. Lernen Sie in diesem Beitrag mehrere Varianten kennen, wie Sie mit Hilfe von Symbolen und Piktogrammen eine bildhafte Agenda anlegen, die Sie bei Bedarf einfach anpassen können. Jede der drei hier gezeigten Varianten (Bild 1) lässt sich in weniger als zehn Minuten erstellen. Einfache Formen – hier Quadrat und Kreis – und die Schrift "Webdings" sorgen für vielseitig einsetzbare Bild-Bausteine.
Bild 2: Tabellenstruktur als Basis für eine Agenda-Folie.
Eine optisch ansprechende und leicht anzupassende Form für eine Agenda ist die Tabelle. Um die in Bild 2 gezeigte Tabelle anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:
Bild 3: Die ersten Schritte zum Einrichten der Tabelle, die als Agenda dienen soll.
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Sorgen Sie nun mit den Formatoptionen für Rahmenlinien für genügend große Abstände zwischen den Zeilen und Spalten der Tabelle.
Bild 4: Diese drei Befehle sorgen für ausreichend Abstand zwischen den Zeilen und Spalten.
Tragen Sie die Texte in die rechte Spalte ein. Für die Bildmotive in der linken Spalte nutzen Sie einfach die Symbolschrift "Webdings" (eine Liste mit geeigneten Bildmotiven finden Sie im Anhang):
Die Nummern müssen Sie mit gedrückter Alt-Taste auf dem Zahlenblock der Tastatur eingeben.
Die Agenda-Tabelle ist damit fast fertig. Was noch fehlt, ist die farbige Hervorhebung des jeweils folgenden Themas (Bild 5). Duplizieren Sie dazu mit Strg + Umschalt + D die Folie mit der fertigen Tabelle so oft, wie es Zeilen in der Tabelle gibt – in unserem Fall also sechsmal. Weisen Sie anschließend in jeder der Folien jeweils einer Tabellenzeile eine abweichende Farbgebung zu (Bild 5) und verschieben Sie die einzelnen Folien dann in der Präsentation an die passende Stelle. Nutzen Sie dafür die Foliensortierung, die Sie über die Registerkarte Ansicht einschalten.
Bild 5: Auf jeder der Agendafolien wird das jeweils folgende Thema in gut erkennbaren Farben hervorgehoben.
Die oben gezeigte Agenda auf Basis einer Tabelle war noch relativ textlastig. In vielen Fällen reichen Symbole alleine bereits aus, um die Themen darzustellen. Bild 6 zeigt eine Lösung, in der Piktogramme mit runder Grundfläche die Agenda bilden. Um Missverständnisse auszuschließen, können Sie unter jedem Piktogramm noch einen kurzen erklärenden Begriff ergänzen.
Bild 6: Piktogramme mit runder Grundfläche als Basis für eine Agenda.
So bauen Sie die Agenda aus Piktogrammen auf:
Statt eines Kreises können Sie auch andere Formen als Grundfläche für die Piktogramme verwenden – beispielsweise ein Quadrat oder ein Sechseck.
Wenn Sie statt eines Piktogramms mit einfarbiger Fläche lieber eines mit Effekt wünschen, z.B. mit einer Konturlinie oder einem 3-D Effekt, ist das schnell erledigt. Wählen Sie entweder über die Registerkarte Zeichentools / Format eine der Varianten im Katalog Formenarten oder legen Sie in der gleichen Gruppe über die Befehle Fülleffekt und Formkontur selbst die gewünschten Farben fest.
Bild 7: Zwei weitere Beispiele für die Gestaltung der Piktogramme: oben mit Konturlinie, unten im 3D-Look mit Abschrägung.
Bild 8: Auf jeder der Agendafolien ist ein Thema in gut erkennbarer Farbe hervorhoben.
Bild 8: Auf jeder der Agendafolien ist ein Thema in gut erkennbarer Farbe hervorhoben.
Die folgende Variante ist besonders zeitsparend, da PowerPoint Ihnen das Anordnen der Piktogramme komplett abnimmt. Sie müssen lediglich die Tastenfolgen für die gewünschten Symbole eingeben. Möglich wird das durch die Funktion SmartArt-Grafik.
Bild 9: Piktogramme in Form einer Mindmap als Agenda.
So gehen Sie vor, um die in Bild 9 gezeigte Lösung aufzubauen:
Bild 10: Die SmartArt-Grafik Einfaches Radial in der Rubrik Zyklus dient als Basis für die MindMap-Darstellung.
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Bild 11: Auch bei dieser Agenda wird das folgende Thema stets mit Hilfe einer abweichenden Farbmarkierung hervorgehoben.
Mit den Symbolen der Schriftart "Webdings" lassen sich bei weitem nicht alle Themen der Projektarbeit abdecken. Daher lohnt sich ein Blick in die Bibliothek der Grafiken, die Microsoft online unter Office.com zur Verfügung stellt. Am einfachsten gelangen Sie zu diesen über den Befehl Bilder / ClipArt. Geben Sie anschließend in der Maske den gewünschten Suchbegriff ein (s.u.) und klicken Sie das Kästchen "Office.com-Inhalte berücksichtigen" an.
Lassen Sie sich von dem Begriff "ClipArt" nicht abschrecken, denn es werden hier auch viele moderne Grafiken angeboten. Bild 12 zeigt eine Auswahl von Bildern, die Sie zum Suchbegriff "Person" finden. Die Bildmotive wurden thematisch in die Gruppen "Einzelpersonen" sowie "Beziehungen zwischen Personen", "Teamarbeit" und "Konflikte" aufgeteilt.
Bild 12: Diese Motive zur Darstellung von Teamarbeit stehen auf Office.com kostenlos zur Verfügung.
Da alle Illustrationen einen einheitlichen Stil haben, eignen Sie sich perfekt als wiedererkennbares Element in einer Präsentation. Nach einer kleinen farblichen Anpassung können Sie damit z.B. aussagekräftige Piktogramme entwickeln. Bild 13 zeigt zwei Anwendungsbeispiele, die solche ClipArt-Bildmotive verwenden, um Teammeetings anzukündigen.
Bild 13. Dem aktuellen (visuellen) Zeitgeist entsprechend sind die (Termin-)Botschaften bildhaft in Kacheln untergebracht.
In der Musterdatei finden Sie alle in Bild 12 gezeigten Bildmotive und können diese sofort verwenden.
Um die im Original bunten ClipArt-Motive in einfarbige umzuwandeln, reichen wenige Mausklicks aus:
Bild 14: Im Original farbige Bilder mit wenigen Mausklicks umfärben.
Für wichtige Informationen und Botschaften – zu denen auch die Projektziele gehören – sind Textfolien ungeeignet, da sich Text beim Zuschauer zu wenig einprägt. Eine bildhafte Darstellung der Ziele ist daher empfehlenswert. Sie müssen jedoch dafür nicht mühevoll ein passendes Schaubild zusammenzubauen, denn dafür gibt es in PowerPoint ab Version 2007 die SmartArt-Grafiken. Mit diesen gelingt es, Ziele übersichtlich darzustellen und auch Details in einer zweiten Textebene gut lesbar anzuzeigen.
Bild 15: Die SmartArt-Grafik "Einfaches Ziel" zur Darstellung der Ziele in Form einer Zielscheibe.
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Um mit wenig Aufwand ein Schaubild mit Zielscheibe und vier bis sechs kurz formulierten Zielen darzustellen, gehen Sie wie folgt vor:
Die Zielscheiben-Lösung ist nicht geeignet, wenn der Text nicht nur aus einer, sondern aus zwei Ebenen besteht. Denn bei einem Schriftgrad von mehr als 9 Pt. überlagern sich die Texte rechts neben der Zielscheibe.
Eine Alternative zur Zielscheibe, die auch eine Unterebene erlaubt, ist die SmartArt-Variante "Lineares Venn", ebenfalls in der Rubrik Beziehung. Mit dieser lassen sich auch Texte in zwei Ebenen in gut lesbarer Schriftgröße korrekt anzeigen (Bild 16).
Bild 16: Bei dieser Venn-Variante lassen sich die Ziele und in einer zweiten Ebene die Maßnahmen darstellen.
Falls Sie Schwierigkeiten haben, den Text in den Kreisen unterzubringen, hilft es manchmal, die Abstände vom Text zum Rand etwas zu reduzieren:
Bild 17: Passen Sie bei Bedarf die störenden voreingestellten Abstände des Texts zum Rand an.
Sie haben mehr als nur vier Ziele und wollen diese platzsparend in Kreisen darstellen? Kein Problem – greifen Sie in diesem Fall zum SmartArt-Layout "Ineinandergreifende Ringe". Auch hier können Sie Ziele und Maßnahmen in zwei Textebenen in gut lesbarer Schriftgröße anordnen. Duplizieren Sie die fertige Folie mit den Zielen zum Schluss wieder entsprechend oft und heben Sie – wie in Bild 18 zu sehen – jeweils ein Ziel farbig hervor.
Bild 18: Für mehr als vier Ziele bietet diese Variante eine gut erkennbare Lösung.
In der Musterdatei, die Sie zusammen mit diesem Beitrag herunterladen können, finden Sie ein animiertes Beispiel für das schrittweise Einblenden der einzelnen Ziele. So können Sie selbst überprüfen, welche positive Wirkung dies für das Aufnehmen und Verarbeiten der Informationen hat.
Im nächsten Teil dieser Artikelfolge lesen Sie, wie Sie Aussagen zum Thema "Zeit" optisch ansprechend darstellen können. Erweitern Sie Ihre Sammlung grafischer Bausteine auf diese Weise um Elemente wie z.B. Zeitleisten, Zeitstrahl, Gantt-Diagramme oder Kalender für Monate und Quartale.
Einige Symbole der Schriftart "Webdings", die Sie in Ihren Präsentationen gut in Tabellen oder Piktogrammen verwenden können, sehen Sie in Tabelle 1.
Eine vollständige Liste aller Symbole der Schriftart "Webdings" sowie weiterer Symbolschriftarten finden Sie in der Excel-Datei im Anhang.
Tabelle 1: Beispiele für Symbole der Schriftart "Webdings", die sich für Präsentationen eignen.
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Die Webdings-Symbole lassen sich nicht nur in Tabellen verwenden, sondern können auch in Kreise oder Quadrate eingebaut werden (Beschreibung siehe Abschnitt "Eine Agenda, die aus Piktogrammen besteht"). Auf diese Weise lässt sich im Handumdrehen eine Piktogramm-Sammlung für Präsentationen anlegen (Bild 19).
Bild 19: Einfache Formen – hier Quadrat und Kreis – und die Schrift "Webdings" sorgen für vielseitig einsetzbare bildhafte Bausteine.
Erweitern können Sie diese Sammlung durch Piktogramme mit ClipArt-Grafiken, wie im Abschnitt "Piktogramme speziell zum Thema Teamarbeit" beschrieben. Vom Nutzen solcher vorgefertigten Piktogramme und deren Einsatzmöglichkeiten können Sie sich in Bild 13 überzeugen: Sie sehen dort zwei Beispiele für eine bildhafte Terminfolie, die Sie auch unter Zeitdruck mit nur wenigen Mausklicks erstellen können und die sich garantiert von den sonst üblichen Textfolien abhebt.
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Andreas Stoßberg
05.02.2014
Helmut Keim
06.02.2014
Stefan Pfeifer
07.02.2014
Jürgen Puhm
09.02.2014
Christine Skoda
12.02.2014
Dr. Jürgen Fleig
16.07.2014
Stephan Sens
05.08.2014
Ing. Wolfgang Koitz
28.01.2015
Dieter Schiecke
28.01.2015
Frank Lehmke
14.02.2015