Bausteine für Projektpräsentationen

Teil 4:
Drei Anregungen, um das Thema Kosten darzustellen
In diesem vierten und abschließenden Teil der Artikelfolge zeigt Dieter Schiecke, wie Sie das Thema Kosten in PowerPoint einprägsam darstellen. Sie erhalten Anregungen für Plan-Ist-Vergleiche, Planabweichungen sowie Kosteneinsparungen. Die vorgestellten grafischen Bausteine können Sie bequem direkt aus der mitgelieferten Vorlage in Ihre nächste Projektpräsentation einfügen. Sie brauchen lediglich noch Ihre Werte einzugeben und die Diagramme farblich anzupassen.

 

Bausteine für Projektpräsentationen

Teil 4:
Drei Anregungen, um das Thema Kosten darzustellen
In diesem vierten und abschließenden Teil der Artikelfolge zeigt Dieter Schiecke, wie Sie das Thema Kosten in PowerPoint einprägsam darstellen. Sie erhalten Anregungen für Plan-Ist-Vergleiche, Planabweichungen sowie Kosteneinsparungen. Die vorgestellten grafischen Bausteine können Sie bequem direkt aus der mitgelieferten Vorlage in Ihre nächste Projektpräsentation einfügen. Sie brauchen lediglich noch Ihre Werte einzugeben und die Diagramme farblich anzupassen.

 

Wenn es darum geht, Planung, Status oder Veränderung der Kosten nachvollziehbar zu präsentieren, gelingt das mit Tabellen nur bedingt. Verwenden Sie zur Präsentation wichtiger Kennzahlen daher besser eingängige Diagramme, die jeder sofort versteht. In diesem vierten und letzten Teil der Serie lernen Sie verschiedene Möglichkeiten kennen, um das Thema Kosten einprägsam darzustellen. Im Mittelpunkt stehen dabei Diagramme – aber auch die Funktion SmartArt-Grafik eignet sich, um z.B. über den geplanten Prozess von Kosteneinsparungen zu informieren, bevor konkrete Zahlen genannt werden.

Dieser Beitrag zeigt, wie Sie folgende Themen in Ihrer Präsentation darstellen können:

  • Plan-Ist-Vergleiche,
  • Planabweichungen sowie
  • Kosteneinsparungen.

Alle Lösungen einschließlich der Aufbauschritte finden Sie in der Beispieldatei. Die vorgefertigten Diagramme können Sie von dort einfach in Ihre eigene Präsentation kopieren. Sie brauchen lediglich noch Ihre Werte einzugeben und die Diagramme farblich anzupassen.

Bild 1: Vorschau auf die verschiedenen Darstellungsvarianten zum Thema Kosten.
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Plan-Ist-Vergleich mit Balken

Um Plan- und Ist-Zahlen miteinander zu vergleichen, eignen sich z.B. Säulen- und Balkendiagramme. Erstere wirken allerdings in manchen Fällen gestaucht, da Folien breiter als höher sind. Mit einem Balkendiagramm, das die Daten horizontal nach links und rechts anzeigt, nutzen Sie den Platz auf der Folie dagegen optimal. Auch sind längere Beschriftungen links an der Rubrikenachse bei Balkendiagrammen meist kein Problem. Bild 2 zeigt einen solchen Plan-Ist-Vergleich in Balkendarstellung.

Bild 2: Eine Balkendarstellung ermöglicht einen schnellen Plan-Ist-Vergleich der Projektkosten.

Das Balkendiagramm Schritt für Schritt aufbauen

Um das in Bild 2 gezeigte Balkendiagramm aufzubauen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Legen Sie eine Folie mit dem Layout Titel und Inhalt an.
  • Klicken Sie im Inhalts-Platzhalter der Folie auf das Diagramm-Symbol.
  • Wählen Sie – wie in Bild 3 links gezeigt – als Diagrammtyp Balken / Balken.
  • Geben Sie anschließend in das Datenblatt Ihre Plan- und Ist-Werte ein (Bild 3 rechts).
  • Schließen Sie das Datenblatt, um zu PowerPoint zurückzukehren.

Bild 3: Gewünschten Diagrammtyp auswählen und Daten eingeben.
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Das im ersten Schritt erzeugte Diagramm weist noch einige Darstellungsmängel auf (Bild 4):

  1. An der horizontalen Größenachse überlagern sich die Zahlenbeschriftungen.
  2. Der Betrachter kann aus der Balkenlänge nur schwer auf die Höhe der Kosten schließen, da exakte Werte fehlen und die Gitternetzlinien nur wenig Anhaltspunkte bieten.
  3. An den Achsen befinden sich überflüssige Teilstriche.
  4. Eine zu lange Beschriftung an der vertikalen Rubrikenachse engt den Platz für die Balken unzulässig ein.
  5. Die Legende rechts schränkt den Platz zusätzlich ein. Zudem ist die Reihenfolge Plan-Ist vertauscht.
  6. Auch die Reihenfolge der Projekte ist umgekehrt zu der in der Datentabelle (Office 365 müsste oben stehen).

Bild 4: Das im ersten Schritt erzeugte Diagramm weist noch einige Mängel in der Darstellung auf (Beschreibung siehe Text).

Die Darstellung optimieren

Um die genannten Mängel in der Darstellung zu beheben, reichen wenige Handgriffe aus:

  • Lassen Sie das Diagramm markiert und wählen Sie über Diagrammtools / Entwurf / Diagrammlayouts das Layout 2 (in PowerPoint 2013 finden Sie es unter Schnelllayout). Damit sind drei der Mängel schon beseitigt. Größenachse und der Gitternetzlinien sind verschwunden und stattdessen wird rechts neben jedem Balken der exakte Wert angezeigt (Bild 2).
  • Markieren Sie nun die senkrechte Rubrikenachse und rufen Sie mit Strg + 1 das Dialogfeld (in 2013 den Aufgabenbereich) für die Einstellungen zur Achse auf. Setzen Sie in der Rubrik Achsenoptionen ein Häkchen bei Kategorien in umgekehrter Reihenfolge (Bild 5). Dies sorgt für eine korrekte Reihenfolge der Projekte und ordnet zudem die Planwerte über den Istwerten an.
  • Wählen Sie in der gleichen Rubrik weiter unten bei Hauptstrichtyp die Option Keine (Bild 5).

Bild 5: Die Reihenfolge der Projekte und Balken korrigieren und störende Striche an der Achse eliminieren.

  • Verschieben Sie die Legende mit gedrückter linker Maustaste an die rechte obere Ecke (oder eine andere geeignete freie Stelle) des Diagramms. Heben Sie den Hintergrund der Legende bei Bedarf farbig hervor. Nutzen Sie den auf diese Weise rechts frei gewordenen Platz, um die Zeichnungsfläche nach rechts zu verbreitern. Fünf der sechs Mängel am Diagramm sind damit behoben.
  • Den überlangen Eintrag an der Rubrikenachse (Bild 4, Nr. 4) können Sie nicht durch eine Einstellung am Diagramm ändern. Hier hilft nur eine Korrektur in der Datentabelle selbst. Rufen Sie diese über die Registerkarte Diagrammtools / Entwurf / Daten bearbeiten noch einmal auf. Markieren Sie die Zelle mit dem zu langen Eintrag. Klicken Sie oben in die Bearbeitungsleiste und platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der Sie die lange Bezeichnung auf die zweite Zeile umbrechen wollen. Betätigen Sie die Tastenkombination Alt + Enter, um in der Zelle einen manuellen Zeilenumbruch einzufügen. Nachdem Sie die Datentabelle geschlossen haben, erscheint die eben bearbeitete Beschriftung an der Rubrikenachse zweizeilig und lässt somit mehr Platz für die Balken.
  • Ändern Sie zum Schluss die Farben im Diagramm noch so, dass die Balken für die Planwerte in einer eher zurückhaltenden Farbe erscheinen – beispielsweise Grau –, während die Istwerte mit einer kontraststarken Farbe ins Auge fallen.

Das nachbearbeitete Diagramm sollte jetzt ähnlich wie das in Bild 2 gezeigte aussehen.

Das Diagramm animieren

Soll ein Plan-Ist-Vergleich für mehrere Projekte erfolgen, ist es sinnvoll, zu Beginn nicht gleich alle Balken auf der Folie darzustellen, sondern…

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