Wenn es darum geht, Planung, Status oder Veränderung der Kosten nachvollziehbar zu präsentieren, gelingt das mit Tabellen nur bedingt. Verwenden Sie zur Präsentation wichtiger Kennzahlen daher besser eingängige Diagramme, die jeder sofort versteht. In diesem vierten und letzten Teil der Serie lernen Sie verschiedene Möglichkeiten kennen, um das Thema Kosten einprägsam darzustellen. Im Mittelpunkt stehen dabei Diagramme – aber auch die Funktion SmartArt-Grafik eignet sich, um z.B. über den geplanten Prozess von Kosteneinsparungen zu informieren, bevor konkrete Zahlen genannt werden.

Dieser Beitrag zeigt, wie Sie folgende Themen in Ihrer Präsentation darstellen können:

• Plan-Ist-Vergleiche,
• Planabweichungen sowie
• Kosteneinsparungen.

Alle Lösungen einschließlich der Aufbauschritte finden Sie in der Beispieldatei. Die vorgefertigten Diagramme können Sie von dort einfach in Ihre eigene Präsentation kopieren. Sie brauchen lediglich noch Ihre Werte einzugeben und die Diagramme farblich anzupassen.

Bild 1: Vorschau auf die verschiedenen Darstellungsvarianten zum Thema Kosten.
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Plan-Ist-Vergleich mit Balken

Um Plan- und Ist-Zahlen miteinander zu vergleichen, eignen sich z.B. Säulen- und Balkendiagramme. Erstere wirken allerdings in manchen Fällen gestaucht, da Folien breiter als höher sind. Mit einem Balkendiagramm, das die Daten horizontal nach links und rechts anzeigt, nutzen Sie den Platz auf der Folie dagegen optimal. Auch sind längere Beschriftungen links an der Rubrikenachse bei Balkendiagrammen meist kein Problem. Bild 2 zeigt einen solchen Plan-Ist-Vergleich in Balkendarstellung.

Bild 2: Eine Balkendarstellung ermöglicht einen schnellen Plan-Ist-Vergleich der Projektkosten.

Das Balkendiagramm Schritt für Schritt aufbauen

Um das in Bild 2 gezeigte Balkendiagramm aufzubauen, gehen Sie wie folgt vor:

• Legen Sie eine Folie mit dem Layout Titel und Inhalt an.
• Klicken Sie im Inhalts-Platzhalter der Folie auf das Diagramm-Symbol.
• Wählen Sie – wie in Bild 3 links gezeigt – als Diagrammtyp Balken / Balken.
• Geben Sie anschließend in das Datenblatt Ihre Plan- und Ist-Werte ein (Bild 3 rechts).
• Schließen Sie das Datenblatt, um zu PowerPoint zurückzukehren.

Bild 3: Gewünschten Diagrammtyp auswählen und Daten eingeben.
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Das im ersten Schritt erzeugte Diagramm weist noch einige Darstellungsmängel auf (Bild 4):

1. An der horizontalen Größenachse überlagern sich die Zahlenbeschriftungen.
2. Der Betrachter kann aus der Balkenlänge nur schwer auf die Höhe der Kosten schließen, da exakte Werte fehlen und die Gitternetzlinien nur wenig Anhaltspunkte bieten.
3. An den Achsen befinden sich überflüssige Teilstriche.
4. Eine zu lange Beschriftung an der vertikalen Rubrikenachse engt den Platz für die Balken unzulässig ein.
5. Die Legende rechts schränkt den Platz zusätzlich ein. Zudem ist die Reihenfolge Plan-Ist vertauscht.
6. Auch die Reihenfolge der Projekte ist umgekehrt zu der in der Datentabelle (Office 365 müsste oben stehen).

Bild 4: Das im ersten Schritt erzeugte Diagramm weist noch einige Mängel in der Darstellung auf (Beschreibung siehe Text).

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