Deltek Maconomy: Das Projekt-ERP-System

Effizientes Management von Kundenprojekten und Unterstützung über den gesamten Projektlebenszyklus – das sind wesentliche Anforderungen, die projektorientierte Dienstleister an eine PM-Software stellen. Die modular aufgebaute ERP-Software Deltek Maconomy wurde speziell für diese Bedürfnisse entwickelt und umfasst Budgetierung und Projektplanung ebenso wie Ressourcenplanung, Leistungserfassung und Faktura. Dr. Mey Mark Meyer hat sich die Software aus Projektmanagement-Perspektive angesehen.

Deltek Maconomy: Das Projekt-ERP-System

Effizientes Management von Kundenprojekten und Unterstützung über den gesamten Projektlebenszyklus – das sind wesentliche Anforderungen, die projektorientierte Dienstleister an eine PM-Software stellen. Die modular aufgebaute ERP-Software Deltek Maconomy wurde speziell für diese Bedürfnisse entwickelt und umfasst Budgetierung und Projektplanung ebenso wie Ressourcenplanung, Leistungserfassung und Faktura. Dr. Mey Mark Meyer hat sich die Software aus Projektmanagement-Perspektive angesehen.

Die ERP-Software (Enterprise Resource Planning) Deltek Maconomy des US-Unternehmens Deltek wurde exklusiv für die Bedürfnisse von Dienstleistungsunternehmen im Projektgeschäft entwickelt. Funktionen für Lagerhaltung, Fertigungssteuerung oder Handelsprozesse, die für andere ERP-Systeme typisch sind, bietet Maconomy nicht. Stattdessen zielt das Programm auf das Management von Kundenprojekten ab, in denen eher wissensbasierte Leistungen erstellt werden, wie z.B. individuelle Software, Beratungsergebnisse oder Ingenieurleistungen. Das Personal- und Ressourcenmanagement ist in solchen Fällen besonders wichtig.

Zu den Referenzen von Deltek in rund 80 Ländern zählen neben kleineren Unternehmen ab etwa 100 Mitarbeitern insbesondere größere, international ausgerichtete Wirtschaftsprüfer – z.B. pwc, KPMG und Deloitte –, internationale Rechtsanwaltskanzleien, Engineering-Dienstleister, Softwarehersteller, Marketing-Agenturen und Consulting-Unternehmen im Allgemeinen. Bei ihnen arbeiten mitunter tausende Anwender mit der Software. Im deutschsprachigen Raum ist Deltek allerdings noch nicht so bekannt wie in anderen europäischen Ländern. Dieser Beitrag stellt die Software aus der Projektmanagement-Perspektive vor.

Projektmanagement mit Schwerpunkt auf Finanzen und Personal

Deltek Maconomy unterstützt den kompletten Lebenszyklus von Kundenprojekten – vom ersten Kundenkontakt im Customer Relationship Management (CRM) über die Projektplanung, Angebotserstellung und Projektabwicklung bis zur Rechnungsstellung und Zahlungsverfolgung. Der Schwerpunkt der modular aufgebauten Software liegt, wie bei einem ERP-System üblich, auf dem Finanz-Controlling mit integriertem Rechnungswesen. Anders als bei den meisten ERP-Systemen sind die Projektmanagement-Module allerdings ein zentrales Element der Software und nicht nur ein Aspekt unter vielen (Bild 1). Die Funktionalitäten umfassen Budgetierung und Projektplanung ebenso wie Ressourcenplanung, Leistungserfassung und Faktura.

Projektmanagement ist ein zentraler Bestandteil des Funktionsumfangs

Bild 1: Projektmanagement ist ein zentraler Bestandteil des Funktionsumfangs von Deltek Maconomy

Projektmanagement und Rechnungswesen sind in Deltek Maconomy eng verzahnt: Die Projektdaten sind mit denen der Aufbauorganisation, des Kunden und des Finanzwesens verbunden. Wird etwa einem Mitarbeiter eine Projektaufgabe zugewiesen, steht dadurch automatisch dessen Abteilung als umsetzende Organisationseinheit fest. Durch die Zuordnung des Projekts zu einer verantwortlichen Abteilung und ggf. einem externen Kunden ist auch klar, für wen die Leistungen erbracht werden. Zusammen mit dem Leistungs- und Kostenschlüssel der Aufgabe kann die Software die Aufwände des entsprechenden Mitarbeiters im Kontenplan richtig zuordnen und automatisch entsprechende Buchungssätze erstellen.

Neben der kaufmännischen Projektabwicklung verbindet die Software das Ressourcen- mit dem Personalmanagement. So können langfristige Ressourcenbedarfe und Trends aus den Projekten analysiert werden, um Neueinstellungen und Weiterbildungen zu planen.

Deltek Maconomy unterstützt sowohl Kleinaufträge als auch komplexe Projekte. Bei ersteren werden lediglich die erforderlichen Mitarbeiter eingeplant sowie die Leistungen erfasst und abgerechnet. Ein komplexes Projekt kann einen umfangreichen Angebotsprozess erfordern, der bereits für sich mit Projektmanagement-Methoden geplant und gesteuert werden muss.

Vom Angebot zur Ausführungsplanung

Bei Dienstleistungsunternehmen entstehen neue Projekte typischerweise im CRM-Modul als Vertriebschance. Dateien und Telefonnotizen werden hier abgelegt, damit später im Projekt nachvollziehbar ist, was in der Angebotsphase mit dem Kunden abgestimmt wurde. Das CRM-Modul fasst alle Angebote und Vertriebschancen in übersichtlichen Grafiken zusammen (Bild 2).

Von hier aus ist der Sprung in die einzelnen Projekt-Angebote möglich, um Details auszuwerten und die Angebote zu bearbeiten. Im einfachsten Fall schreibt der Vertrieb lediglich ein Standardangebot oder passt die einzelnen Angebotspositionen ein wenig an. Für größere Projekte wird eventuell ein Projektplan als Kalkulationsgrundlage erstellt. Auf diese Weise stimmen sich Vertrieb und Projektmanagement schon vor Beginn eines potentiellen Projekts ab.

Vertriebsübersicht

Bild 2: Die Vertriebsübersicht zeigt alle potentiellen Projekte
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Kosten ermitteln

Für die Projektplanung – egal ob zur Auftragskalkulation oder zur Umsetzungsplanung – kommt Deltek Maconomys Projektmanagement-Modul zum Einsatz. Eine Bibliothek mit Standard-Projektplänen, sogenannten Modellvorlagen, hilft beim Start in die Planung. Die Vorlagen können eine komplette Projektplanung inklusive der Ressourcen nach Rollen und der Kosten umfassen. Die Anwender passen diese Planung dann an die konkrete Projektsituation an, indem sie z.B. die Aufwände und die Verrechnungssätze anpassen. So wird schon in der Angebotsphase schnell eine fundierte Kalkulationsgrundlage erstellt. Außerdem lässt sich so prüfen, ob ausreichend Mitarbeiter zur Verfügung stehen, falls das Projekt beauftragt wird. Ist der Auftrag erteilt, wird die Angebotsplanung per Workflow freigegeben und in die Umsetzungsplanung überführt.

Projektstruktur

Bild 3: Die Projektstruktur in der Terminplanung kann sich direkt am Budget orientieren oder mit einer abweichenden Budgetstruktur verbunden werden
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Für die Projektplanung bietet Deltek Maconomy ein klassisches Gantt-Diagramm (Bild 3). Bei Bedarf ist es möglich, Pläne mit der bidirektionalen Schnittstelle zu Microsoft Project zu importieren oder zu exportieren, um sie z.B. mit Auftraggebern zu teilen, die keinen Zugriff auf Deltek Maconomy haben.

Die Projektplanung gibt Aufschluss darüber, wann welche Aufgaben von wem zu erledigen sind. Die einzelnen Arbeitspakete des Projektstrukturplans lassen sich dabei mit der Struktur des Budgets verknüpfen, sodass klar ist, welche Arbeitspakete später über welche Auftragsposition abgerechnet werden. Mit den Auslastungsübersichten und der Skillsuche finden Projektplaner geeignete Mitarbeiter, die noch ausreichend Kapazität haben.

Je nach Bedarf wird die Ressourcenplanung unterschiedlich detailliert aufgebaut: Zu Beginn eines Projekts ist eventuell nur der Aufwand pro Phase für die beteiligten Rollen zu planen, etwa die erforderlichen Tage von Software-Entwicklern in der Konzeptionsphase. Im späteren Projektverlauf verfeinert man dann diese Werte und plant für die einzelnen Arbeitspakete konkrete Mitarbeiter ein.

Angebote kalkulieren

In Dienstleistungsprojekten sind die Mitarbeiterstunden oftmals die wichtigste Grundlage für die Kalkulation des Angebots und die spätere Abrechnung. Als ERP-System lässt Deltek Maconomy in diesem Bereich aus der Projektperspektive keine Funktionen vermissen. Die Software ermittelt aus der Ressourcenplanung nicht nur die Personalkosten des Projekts, sondern auch die Angebotspreise. Zu diesem Zweck können für die Projektrollen Tages- und Stundensätze hinterlegt werden, die individuell für das Projekt, als Rahmenvertrag für einen bestimmten Kunden oder auch generell als Standardpreis gelten. Zusätzlich lassen sich gesonderte Verrechnungssätze für die zwischenbetriebliche Leistungsverrechnung hinterlegen. Insbesondere in größeren Unternehmen stellt die vollautomatisch unterstützte zwischenbetriebliche Leistungsverrechnung (Intercompany Billing), z.B. beim Monatsabschluss, eine enorme Arbeitserleichterung dar.

Ressourcenplanung

Bild 4: Die Ressourcenplanung verdeutlicht, ob genügend Personal für die Projektaufgaben zur Verfügung steht
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Ressourcenbedarf im Blick behalten

Die Ressourcenplanung hat nicht nur finanzielle Bedeutung, sondern soll auch ausreichend Kapazitäten für ein Projekt sicherstellen. Kaum etwas ist ärgerlicher und konfliktträchtiger als ein gewonnener Projektauftrag, für dessen Umsetzung dann das Personal fehlt. Auswertungen zum erforderlichen Ressourcenbedarf der Projekte und zur noch freien Kapazität der einzelnen Unternehmensbereiche helfen bei der Ressourcenplanung (Bild 4). Neben namentlich benannten Mitarbeitern und kompletten Teams kann auch mit Fähigkeiten geplant werden: Wenn noch nicht klar ist, wer konkret an einem Projekt arbeiten wird, das in einem halben Jahr beginnt, kann zumindest schon einmal der Bedarf, z.B. ein Spanisch sprechender CAD-Ingenieur, eingeplant werden. Kapazitätsanalysen berücksichtigen dann alle in Frage kommenden Mitarbeiter und zeigen deren bereits feststehende Auslastungen.

Den Personalbedarf fragen Projektmanager unter Angabe von Skills und Rollen bei den verantwortlichen Ressourcenmanagern an. Diese suchen in ihren Teams nach verfügbaren und fachlich geeigneten Mitarbeitern, die sie dann dem Projekt als Ressourcen zusagen. Deltek Maconomy verbindet die Projektmanagement-Module eng mit denen für das Personalmanagement. Zeichnet sich bei der Planung ab, dass es an bestimmten Qualifikationen mangelt oder Spezialisten fehlen, ist es so leichter möglich, diesem Mangel durch eine langfristige Personalentwicklung zu begegnen.

Ob ein Angebot erfolgreich ist und das geplante Projekt somit wirklich durchgeführt wird, ist bis zur Beauftragung offen. Deltek Maconomy unterscheidet deswegen bei den Kapazitätsanalysen zwischen beauftragten und angebotenen Projekten. Wer beides verbinden möchte, kann auch eigene Auswertungen definieren. Diese berücksichtigen dann beispielsweise nur Ressourcenbedarfe aus Angeboten, die es im Vertriebsprozess bereits weit gebracht haben oder rechnen die Erfolgswahrscheinlichkeit der potentiellen Projekte mit in die Auslastung ein.

Desktop, Smartphone oder Tablet?

Mit dem Beginn des Projekts erweitert sich typischerweise der Anwenderkreis einer PM-Software. Als projektorientiertes ERP ist Deltek Maconomy kein reines Expertensystem: Viele Projektbeteiligte liefern Informationen, die meisten davon benötigen allerdings dafür nicht die vollständigen Funktionen der Software. Projektmitarbeiter melden z.B. lediglich Fortschritte und Fertigstellungsgrade sowie den entstandenen Arbeitsaufwand zurück.

 mit unterschiedlichen Geräten auf die Software zugreifen

Bild 5: Anwender können mit unterschiedlichen Geräten auf die Software zugreifen
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Mitarbeiter stellen je nach ihrer Rolle im Unternehmen unterschiedliche Anforderungen an die Geräte, mit denen sie auf Software zugreifen. Die eigenständige „Touch“-App für Smartphones eignet sich z.B. gut für Projektmitarbeiter, die unterwegs sind, um Projekte zu realisieren. Sie können damit Projektzeiten, Reisekosten und Spesen schon vor der Rückkehr ins Büro erfassen. Belege werden als Fotos angefügt, die Originale gehen später an die Buchhaltung.

Noch etwas bequemer ist der Zugriff mit „iAccess“ (Bild 5). Das für Tablets optimierte User Interface läuft als HTML5-Anwendung im Browser und nutzt den im Vergleich zu Smartphones größeren Platz auf dem Bildschirm. iAccess funktioniert auch mit dem Browser des Arbeitsplatz-PCs.

Sobald die Fortschrittsmeldungen und Zeiterfassungen genehmigt sind – z.B. per Workflow durch die Projektleitung und die jeweiligen Vorgesetzten –, aktualisiert Deltek Maconomy nicht nur den Projektfortschritt, sondern nimmt auch die entsprechenden Finanzbuchungen vor. Außer ihren Projektzeiten können Mitarbeiter auch Reisekosten und Spesen erfassen oder Urlaubsanträge stellen. Sie finden damit alle im Projektalltag wichtigen Funktionen direkt in einer Software.

Kaufmännische Projektsteuerung

Projektleistungen fakturieren

Als ERP-System geht Deltek Maconomy natürlich über die reine Ist-Zeit- und Sachkostenerfassung für Projekte hinaus. So zeigt die Software z.B. in den Rechnungsvorschlägen an, welche Projektleistungen bereits abgerechnet werden könnten. Bei Festpreisen berücksichtigt sie dabei Abrechnungsmeilensteine, bei einer Abrechnung nach Aufwand stellt sie die in einem bestimmten Zeitraum angefallenen Stunden in Rechnung. Auch gedeckelte Aufwände werden berücksichtigt: Zeigt die Restaufwandsschätzung, dass der vereinbarte Maximalaufwand überschritten wird und somit nicht abrechnungsfähige Aufwände anfallen, erzeugt Deltek Maconomy auf Wunsch auch automatisch wertberichtigende Korrekturbuchungen (Umsatzrealisierung gemäß des Fertigstellungsgrades).

Auch mit Abschlags- und Vorauszahlungen sowie mit der internen Verrechnung zwischen Organisationseinheiten kann das System umgehen, was den Finanz-Schwerpunkt der Software unterstreicht. Selbst die Zahlungsverfolgung kann in die Hände der Projektleitung gelegt werden, weil entsprechende Statusinformationen für das Projekt zur Verfügung stehen. Schließlich ist es bei einem Zahlungsverzug des Kunden oft sinnvoll, wenn zunächst einmal auf der Arbeitsebene nachgefragt wird, statt ein standardisiertes Mahnverfahren zu starten.

Lieferanten managen

Werden in Projekten auch Fremdleistungen eingekauft oder stehen größere Beschaffungen an, übernimmt die Projektleitung oft auch die Steuerung der Lieferanten. Sie muss dann Bestellungen auslösen, ihre Erfüllung überwachen und Rechnungen prüfen. Dazu ordnet sie der entsprechenden Aufgabe zunächst einen Lieferant zu und erstellt dann direkt aus der Aufgabenübersicht eine neue Bestellung. Diese wird dann ggf., abhängig von den hinterlegten Workflows, noch an anderer Stelle geprüft und freigegeben und schließlich dem Lieferanten zugestellt. Der Status der Bestellung erscheint anschließend in den Projekt-Finanzübersichten.

Eingehende Rechnungen werden in elektronischer Form oder als gescannte Papierversion verarbeitet. Per Workflow können die Rechnungen der Projektleitung zur Prüfung vorgelegt werden. Auf diese Weise bekommen Projektleiter früh Kenntnis von Rechnungen, bevor diese vollständig verbucht und ihrem Projekt zugeordnet wurden.

Fazit

Deltek Maconomy ist mehr eine projektorientierte ERP-Lösung als eine typische Multi-PM-Software: Dies bringt eine Datenmächtigkeit mit sich, die reine Projektmanagement-Software in der Regel nicht besitzt. Beispiele dafür sind eine starke Mehrwährungsfähigkeit sowie Stammdaten und Prozesse, die sowohl global als auch für einzelne Mandanten konfiguriert werden können. Den vollen Nutzen aus diesen Funktionen ziehen große Organisationen, die womöglich über mehrere Standorte hinweg international tätig sind.

Das Projektmanagement-Herzstück ist die kaufmännische Projektabwicklung, hier ist die Software erkennbar in ihrem Element und bietet eine Funktionsvielfalt, die bei der Steuerung von Dienstleistungsprojekten ihren vollen Nutzen entfaltet. Auch im Ressourcenmanagement ist die Software stark aufgestellt. Neben der Planung von Ressourcen im Projekt deckt sie auch die Personaleinsatzplanung in den Teams der Linie ab und setzt diese sogar in Bezug zum Personalmanagement des gesamten Unternehmens. Die Terminplanung ist einfach gehalten und eignet sich beispielweise für Beratungsprojekte oder die „Planung der Planung“ in großen Bauprojekten. Komplexe Ablaufpläne des Maschinen- und Anlagenbaus oder agile Vorgehensweisen können mit Drittsoftware und Schnittstellen abgedeckt werden. Zusammen mit den CRM-Komponenten ist ein operatives Projekt-Portfoliomanagement möglich, bei dem Angebote systematisch kalkuliert und als neue Projekte in die Projektlandschaft eingeplant werden.

Im Gegensatz zu vielen anderen ERP-Systemen bietet Deltek Maconomy für projektorientierte Dienstleister bereits im Standard eine sinnvoll vorkonfigurierte und dennoch flexible Lösung an. Die Projektmanagement-Module können auch unabhängig von den übrigen Komponenten betrieben werden, um sie beispielsweise mit einer anderen bereits vorhandenen Lösung zur Buchhaltung zu verbinden. Die Software hat jedoch vor allem im Zusammenspiel mit den eigenen ERP-Komponenten das Potential, diverse Einzellösungen durch ein integriertes System zu ersetzen und so die IT-Landschaften zu vereinheitlichen. Wo die ganze Organisation in Kundenprojekten denkt, ist Deltek Maconomy ein interessantes ERP-System.

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