Der ideale Projektstart: Das Kick-off unter Leitung eines externen Moderators

Im Kick-off-Meeting werden die Weichen für das Projekt gestellt. Informationsflüsse, Spielregeln, Befugnisse und vieles mehr legt der Projektleiter gemeinsam mit den Teammitgliedern und anderen Projektbeteiligten bei diesem Arbeitstreffen fest. Renate Raschke befasst sich in ihrem Beitrag mit der Frage, wann es für einen Projektleiter sinnvoll ist, für diese Besprechung auf einen externen Moderator zurückzugreifen. Sie liefert Argumente für den Einsatz eines externen Moderators und zeigt auf, was Unternehmen bei der Auswahl beachten sollten.

 

Der ideale Projektstart: Das Kick-off unter Leitung eines externen Moderators

Im Kick-off-Meeting werden die Weichen für das Projekt gestellt. Informationsflüsse, Spielregeln, Befugnisse und vieles mehr legt der Projektleiter gemeinsam mit den Teammitgliedern und anderen Projektbeteiligten bei diesem Arbeitstreffen fest. Renate Raschke befasst sich in ihrem Beitrag mit der Frage, wann es für einen Projektleiter sinnvoll ist, für diese Besprechung auf einen externen Moderator zurückzugreifen. Sie liefert Argumente für den Einsatz eines externen Moderators und zeigt auf, was Unternehmen bei der Auswahl beachten sollten.

 

Stellen Sie sich vor, Sie sind krank und wollen zum Arzt gehen. Doch Sie haben die Rechnung ohne den Sachbearbeiter Ihrer Krankenkasse gemacht. Denn der fertigt Sie kurzer Hand ab: "Mit diesem Problem werden Sie sicher auch ohne Arztbesuch fertig!" Jetzt sind Sie an der Reihe: Trauen Sie sich zu, die Krankheit genauso gut selbst in den Griff zu bekommen? Oder wollen Sie doch lieber den Sachbearbeiter vom Nutzen des Arztbesuchs überzeugen?

Zugegeben, das Beispiel ist fiktiv, aber dennoch charakteristisch: Ein Entscheidungsträger verwirft eine naheliegende Vorgehensweise mit dem Argument "Sie müssen mich erst vom Nutzen überzeugen!" Viele Projektleiter bekommen diese Aufforderung von ihrem Vorgesetzten zu hören, wenn sie um fachliche Unterstützung und Moderation für ihr Kick-off-Meeting bitten.

Das Projekt Kick-off

In unserem Beispiel hatte der Projektleiter ein Kick-off anberaumt. Die Teammitglieder sollten sich zum ersten Mal treffen und innerhalb eines Tages ein stattliches Programm abarbeiten. Themen wie Projektauftrag, Projektkommunikation und -information, Meilensteine, Projektplanung, Aufgabenverteilung und Risikomanagement standen auf der Tagesordnung.

Doch der Projektleiter fühlte sich in seiner Doppelrolle als Projektleiter und Moderator der Sitzung überfordert. Er wollte auf alle Fälle ein gutes Ergebnis erzielen, da ihm bewusst war, dass ein gelungenes Kick-off die Grundlage für die zukünftige Zusammenarbeit ist.

So kam er auf die Idee, einen Moderator zu engagieren. Die Antwort seines Vorgesetzten war eindeutig: "Sie müssen mich erst noch vom Nutzen für das Projekt überzeugen. Sie können doch selbst moderieren! Trauen Sie sich ruhig ein bisschen was zu!"

Natürlich hat der Chef recht: Der Projektleiter kann ein Kick-off-Meeting selbständig durchführen. Aber ist das auch sinnvoll?

Wann kann der Projektleiter das Kick-off-Meeting selbst durchführen?

Für den Fall, dass

  • die Projektteammitglieder sich bereits kennen und vielleicht sogar schon einmal gemeinsam in einem anderen Projekt gearbeitet haben und/oder
  • die Themen des Kick-off-Meetings (Projektauftrag, Aufgabenverteilung, Risikoanalyse usw.) unproblematisch sind und/oder
  • der Projektleiter ausreichend Projekterfahrung mitbringt und/oder
  • der Projektleiter sich die Moderation selbst zutraut

ist nichts dagegen einzuwenden, dass dieser das Kick-off selbst moderiert.

Wenn aber

  • der Projektleiter eine klare Rollentrennung wünscht (z.B. wenn er auch konfliktträchtige Themen ansprechen will) bzw.
  • er sich mit dem Kick-off-Meeting überfordert fühlt (z.B. weil er das Team nicht kennt, die Moderatorenrolle ungewohnt oder das Pensum in der vorgegebenen Zeit kaum zu schaffen ist)

empfiehlt es sich, fremde Hilfe in Anspruch zu nehmen.

Der Moderator

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