Die Aufgaben des Projektauftraggebers – Checklisten zum Anpassen

Geschäftsführer oder Linienmanager, die nur hin und wieder einen Projektauftrag vergeben, sind oft unsicher, worin ihre Aufgaben im Projekt genau bestehen. Die einen kontrollieren jedes einzelne Detail, die anderen kümmern sich kaum um das Nötigste. Genau für diese Art von Auftraggebern hat Andrea Funke ein kompaktes Handbuch mit Checklisten für die einzelnen Aufgabenbereiche zusammengestellt. Es basiert auf ihrer langjährigen persönlichen Erfahrungen als Projektleiterin und eignet sich sowohl für Projektmanager als auch für Mitarbeiter des Project Management Office. Erstere können es Ihrem Auftraggeber – deren Bereitschaft vorausgesetzt – persönlich an die Hand geben, letztere daraus Standards entwickeln, die verbindlich im Projektmanagement-Handbuch festgeschrieben werden. Die wichtigsten Checklisten aus diesem Handbuch hat die Autorin hier für Sie zusammengestellt.

Die Aufgaben des Projektauftraggebers – Checklisten zum Anpassen

Geschäftsführer oder Linienmanager, die nur hin und wieder einen Projektauftrag vergeben, sind oft unsicher, worin ihre Aufgaben im Projekt genau bestehen. Die einen kontrollieren jedes einzelne Detail, die anderen kümmern sich kaum um das Nötigste. Genau für diese Art von Auftraggebern hat Andrea Funke ein kompaktes Handbuch mit Checklisten für die einzelnen Aufgabenbereiche zusammengestellt. Es basiert auf ihrer langjährigen persönlichen Erfahrungen als Projektleiterin und eignet sich sowohl für Projektmanager als auch für Mitarbeiter des Project Management Office. Erstere können es Ihrem Auftraggeber – deren Bereitschaft vorausgesetzt – persönlich an die Hand geben, letztere daraus Standards entwickeln, die verbindlich im Projektmanagement-Handbuch festgeschrieben werden. Die wichtigsten Checklisten aus diesem Handbuch hat die Autorin hier für Sie zusammengestellt.

Während meiner langjährigen Tätigkeit als Projektleiterin stellte ich immer wieder fest, dass Auftraggeber von Projekten oft unsicher sind oder nicht wissen, für welche Aufgaben sie bei einem Projekt verantwortlich sind und wie sie diese effizient wahrnehmen können.

Viele Auftraggeber vernachlässigen deshalb ihre Pflichten im Projekt und stellen dann viel zu spät fest, dass das Projektergebnis nicht ihren Vorstellungen entspricht, obwohl der Projektleiter den Projektauftrag exakt so umgesetzt hat, wie er ihn verstanden hat. Andere Auftraggeber hingegen kontrollieren jedes einzelne Detail der Projektausführung, wodurch sie das Projektteam demotivieren, das Projekt wesentlich verzögern und vor allem selbst nicht mehr zu ihren eigentlichen Managementaufgaben kommen.

Ideal wäre es natürlich, wenn Auftraggeber selbst fundierte Projektmanagement-Kenntnisse hätten und somit ihre Verantwortung von sich aus angemessen und kompetent wahrnehmen würden. Dies kann jedoch nur für Auftraggeber in projektorientierten Unternehmen als realistisch angesehen werden. Geschäftsführer oder Linienmanager, die lediglich hin- und wieder ein Projekt vergeben, haben keine Zeit, um eine Projektmanagement-Ausbildung für Auftraggeber zu absolvieren.

Genau für diese Art von Auftraggebern habe ich ein kompaktes Handbuch erstellt, das neben einer kurzen Einführung im Wesentlichen Checklisten für die einzelnen Aufgabenbereiche von Projektauftraggebern enthält. Mit Hilfe dieser Checklisten können Auftraggeber beispielsweise Projektpläne, Statusberichte oder Änderungsanträge auf Richtigkeit und Vollständigkeit überprüfen. Für sich selbst gewinnen sie dadurch an Sicherheit, die wichtigsten Entscheidungsgrundlagen, wie z.B. Kostenänderungen, korrekt zu erfassen und keine wichtigen Informationen übersehen zu haben. Für den Projektleiter und das Projektteam besteht der Nutzen darin, dass der Auftraggeber alle erforderlichen Entscheidungen zügig trifft und seine Anforderungen hinsichtlich des Projektergebnisses klar kommuniziert.

Die Auftraggeber, denen ich mein Handbuch mit entsprechender Erklärung bisher überreichte, äußerten sich erfreut über diese Unterstützung und empfanden es keineswegs als Bevormundung, von mir als Auftragnehmerin gesagt zu bekommen, was sie für das Projekt tun sollten.

Die wichtigsten Checklisten meines Handbuchs finden Sie in der beigefügten Arbeitshilfe. Ich habe sie auf Basis meiner persönlichen Erfahrungen zusammengestellt und erhebe nicht den Anspruch, dass sie vollständig oder normgerecht wären. Sie sollten sie deshalb unbedingt Ihrem Projekt, Ihrer Branche oder der von Ihnen verwendeten Projektmanagement-Methodik anpassen, indem Sie Punkte bei den Checklisten ergänzen, verändern oder auch weglassen. Vielleicht müssen Sie auch die eine oder andere neue Checkliste ergänzen, z.B. für die Themen "Risikomanagement" oder "Beschaffungsmanagement", die ich bisher nicht benötigte.

Im Wesentlichen gibt es zwei Einsatzmöglichkeiten für diese Checklisten:

  • Projektleiterinnen und Projektleiter können sie ihrem internen oder externen Auftraggeber mit entsprechender Erklärung persönlich an die Hand geben, um die Zusammenarbeit mit ihm möglichst effizient zu gestalten. Voraussetzung dafür ist, dass sie im Vorfeld die Bereitschaft des Auftraggebers für dieses Vorgehen abklären.
  • Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eines Project Management Offices können Checklisten für den Auftraggeber in das Projektmanagementhandbuch ihres Unternehmens aufnehmen. Interne Projektauftraggeber können dann verpflichtet werden, nach diesen Checklisten vorzugehen.

Ich würde mich sehr freuen, von Ihren Erfahrungen mit dem "Handbuch für Projektauftraggeber" zu erfahren.

Nachfolgend finden Sie die Checklisten für Projektauftraggeber.

Checklisten

Je nach verwendetem Projektmanagementsystem, z.B. PMBOK® Guide, PRINCE2™ oder unternehmensspezifisches Vorgehensmodell, gibt es unterschiedliche Begriffe für Phasen, Dokumente, Prozesse, Rollen und Aufgabenstellungen. Ebenso sind die Zuständigkeiten des Auftraggebers und auch die Zeitpunkte, an denen bestimmte Aufgaben durchzuführen sind, verschieden festgelegt. Vor Verwendung der folgenden Checklisten sollten Sie diese daher auf jeden Fall an Ihre jeweilige Projektumgebung anpassen.

Projektvorbereitung und Projektstart

Für die Dokumente der Projektvorbereitung sind verschiedene Begriffe üblich: Projektauftrag, Projektskizze, Projektdefinition, Projektantrag usw. All diesen Dokumenten gemeinsam ist, dass sie eine verlässliche Entscheidungsgrundlage für den Auftraggeber darstellen sollen, um das Projekt verbindlich zu beauftragen

Basisangaben des Projektauftrags / der Projektskizze festlegen

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Alle Kommentare

Jürgen
Sturany
Einmal mehr ein praktisch umsetztbarer Hinweis. Es bleibt einzig es zu tun ...
Hermann
Schmidbaur
Ich hätte mir eigentlich mehr den Schwerpunkt in Bezug auf den Auftraggeber gewünscht. Die Schwierigkeit ist doch, den Auftraggeber so einzubeziehen, dass er seine Verantwortung auch wahrnimmt. In der Realität beginnen viele Projekte ohne Budget, das Personal ist bereits gebucht, Ressourcen sind quasi nicht vorhanden. Das wäre eine klassische Aufgabe des Auftraggebers, und dabei gibt es oft die grössten echten Probleme. Wie kann ich den Auftraggeber so steuern, dass er seine Pflichten wahrnimmt? Möglicherweise auch gegen Widerstände Budget sichert, am machbaren Zeitplan festhält oder Raum verteidigt um die Konsequenzen aus Änderungen planvoll zu integrieren? Die Hinweise zum Projektleiter sind richtig. Das hätte ich hier aber nicht gesucht. Den Auftraggeber lerne ich zunächst bei der Erstellung des Projektauftrages am kennen. Zum Projektauftrag sind die ersten Seiten in diesem Artikel dargelegt, da hoffte ich noch mehr zu sehen. All zu schnell gebe ich mich mit unklaren Rahmenbedingungen zufrieden, höre Sätze wie "Budget müsste ich noch besorgen", und "Wir haben genug Leute und versuchen natürlich zunächst mit Bordmitteln zu arbeiten". Was gut funktioniert ist, ein ambitioniertes Ziel "es darf aber nicht über den ... hinaus dauern" einzuholen. Manchmal höre ich auch warme Worte wie "das müssten wir schon noch tun, aber eigentlich waren wir da nie sehr erfolgreich". Wenigstens etwas, wenn auch die Informationen zur Kultur noch kein Projekt ausmachen. Wie schaffe ich es, echte Klarheit und notwendige Sicherheit herzustellen, ohne meinen Auftraggeber zu vergraulen? Das hätte mich interessiert.
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