Die Aufgaben des Projektauftraggebers – Checklisten zum Anpassen

Geschäftsführer oder Linienmanager, die nur hin und wieder einen Projektauftrag vergeben, sind oft unsicher, worin ihre Aufgaben im Projekt genau bestehen. Die einen kontrollieren jedes einzelne Detail, die anderen kümmern sich kaum um das Nötigste. Genau für diese Art von Auftraggebern hat Andrea Funke ein kompaktes Handbuch mit Checklisten für die einzelnen Aufgabenbereiche zusammengestellt. Es basiert auf ihrer langjährigen persönlichen Erfahrungen als Projektleiterin und eignet sich sowohl für Projektmanager als auch für Mitarbeiter des Project Management Office. Erstere können es Ihrem Auftraggeber – deren Bereitschaft vorausgesetzt – persönlich an die Hand geben, letztere daraus Standards entwickeln, die verbindlich im Projektmanagement-Handbuch festgeschrieben werden. Die wichtigsten Checklisten aus diesem Handbuch hat die Autorin hier für Sie zusammengestellt.

Während meiner langjährigen Tätigkeit als Projektleiterin stellte ich immer wieder fest, dass Auftraggeber von Projekten oft unsicher sind oder nicht wissen, für welche Aufgaben sie bei einem Projekt verantwortlich sind und wie sie diese effizient wahrnehmen können.

Viele Auftraggeber vernachlässigen deshalb ihre Pflichten im Projekt und stellen dann viel zu spät fest, dass das Projektergebnis nicht ihren Vorstellungen entspricht, obwohl der Projektleiter den Projektauftrag exakt so umgesetzt hat, wie er ihn verstanden hat. Andere Auftraggeber hingegen kontrollieren jedes einzelne Detail der Projektausführung, wodurch sie das Projektteam demotivieren, das Projekt wesentlich verzögern und vor allem selbst nicht mehr zu ihren eigentlichen Managementaufgaben kommen.

Ideal wäre es natürlich, wenn Auftraggeber selbst fundierte Projektmanagement-Kenntnisse hätten und somit ihre Verantwortung von sich aus angemessen und kompetent wahrnehmen würden. Dies kann jedoch nur für Auftraggeber in projektorientierten Unternehmen als realistisch angesehen werden. Geschäftsführer oder Linienmanager, die lediglich hin- und wieder ein Projekt vergeben, haben keine Zeit, um eine Projektmanagement-Ausbildung für Auftraggeber zu absolvieren.

Genau für diese Art von Auftraggebern habe ich ein kompaktes Handbuch erstellt, das neben einer kurzen Einführung im Wesentlichen Checklisten für die einzelnen Aufgabenbereiche von Projektauftraggebern enthält. Mit Hilfe dieser Checklisten können Auftraggeber beispielsweise Projektpläne, Statusberichte oder Änderungsanträge auf Richtigkeit und Vollständigkeit überprüfen. Für sich selbst gewinnen sie dadurch an Sicherheit, die wichtigsten Entscheidungsgrundlagen, wie z.B. Kostenänderungen, korrekt zu erfassen und keine wichtigen Informationen übersehen zu haben. Für den Projektleiter und das Projektteam besteht der Nutzen darin, dass der Auftraggeber alle erforderlichen Entscheidungen zügig trifft und seine Anforderungen hinsichtlich des Projektergebnisses klar kommuniziert.

Die Auftraggeber, denen ich mein Handbuch mit entsprechender Erklärung bisher überreichte, äußerten sich erfreut über diese Unterstützung und empfanden es keineswegs als Bevormundung, von mir als Auftragnehmerin gesagt zu bekommen, was sie für das Projekt tun sollten.

Die wichtigsten Checklisten meines Handbuchs finden

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