Kennen Sie das? Alle Aufgaben sind in einer Excel-Liste erfasst, aber trotzdem fällt es schwer, den aktuellen Status des Projekts schnell zu überblicken. Wer arbeitet gerade woran? Welche Aufgaben hängen fest? Und wo drohen Verzögerungen?

Eine der wichtigsten Aufgaben einer Projektleitung ist es, zu jedem Zeitpunkt den Überblick über das Projekt und den Projektfortschritt zu bewahren. Nur so lassen sich fundierte Entscheidungen treffen und rechtzeitig Maßnahmen ergreifen, wenn der Plan ins Wanken gerät.

Dafür gibt es eine Reihe von Werkzeugen und Techniken, wie z.B. ein Gantt-Diagramm. Der Fokus liegt bei diesem auf den Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Aufgaben sowie auf deren Darstellung auf einem Zeitstrahl.

Eine andere Sichtweise bieten Kanban-Boards. Diese bestehen aus klar definierten Spalten, die den Bearbeitungsstand widerspiegeln, z.B. "Backlog", "Geplant", "In Arbeit" und "Abgeschlossen". Die einzelnen Aufgaben werden als Karten den entsprechenden Spalten zugeordnet. Auf diese Weise ist auf einen Blick erkennbar, wie die Abarbeitung voranschreitet. Verzögerungen fallen dabei sofort ins Auge.

Ein solches flexibles und übersichtliches Planungsboard kann die Zusammenarbeit im Team erheblich erleichtern und lässt sich aus einer herkömmlichen Aufgabenliste in wenigen Schritten direkt in Excel erstellen. Der Clou: Der Board-Inhalt passt sich dabei dynamisch an. Werden Einträge in der zugrunde liegenden Tabelle aktualisiert, erscheinen die Änderungen sofort auch im Board.

Die Umsetzung der hier vorgestellten Lösung erfolgt in erster Linie mit dynamischen Array-Funktionen aus Microsoft 365 (oder Excel 2024). Dazu kommen ein paar bedingte Formatierungen und eine Prise "Gewusst wie".

Die Vorbereitung

Eine Projektmanagerin hat die Projektaufgaben ihres Teams bisher in einer intelligenten Tabelle mit dem Namen "t_Projektplan" vorliegen. Dort sind die einzelnen Aufgaben chronologisch mit Verantwortlichkeiten und Angaben zum geplanten Beginn und Ende aufgelistet. Aus der intelligenten Tabelle möchte sie nun ein dynamisches Kanban-Board erstellen, um einen besseren Überblick über den Bearbeitungsstand aller Aufgaben zu erhalten (siehe Bild 1).

Zur Vorbereitung ergänzt sie die Tabelle um folgende Elemente:

• ein Dropdown-Feld für die Spalte "Status", um eine komfortable und fehlerfreie Eingabe zu ermöglichen und sicherzustellen, dass nur solche Werte eingetragen werden, die vorgesehen sind.
• eine zusätzliche Spalte "in Verzug", um verzögert gestartete Aufgaben durch ein zusätzliches Warnsymbol deutlich hervorzuheben.

Welche Vorteile hat eine intelligente Tabelle?

Außer der Möglichkeit, das Aussehen der Tabelle schnell und komfortabel über den Befehl Tabellenentwurf / Tabellenformatvorlagen anzupassen, bieten intelligente Tabellen noch weitere Vorteile:

• Tabellen erweitern sich automatisch, wenn neue Daten angefügt werden. Gibt man z.B. Daten in die leere Zeile unterhalb der Tabelle ein, kopiert Excel automatisch alle Formeln der darüberliegenden Zeilen in die neue Zeile.
• Zur Kalkulation dienen in Tabellen strukturierte Verweise, die in den Formeln für mehr Flexibilität und bessere Lesbarkeit als Zellbezüge sorgen (siehe Kasten).