Kommunikationsprobleme gehören zu den häufigsten Schwierigkeiten im Projektmanagement. Reicht der Informationsfluss nicht aus oder fühlen sich Projektstakeholder nicht richtig eingebunden, kommt es vermehrt zu Missverständnissen, Konflikten und Störungen im Projektablauf. Diese Störungen verursachen nicht nur signifikante Mehrarbeit – sie führen auch schnell zu zeitlichen Verzögerungen und Komplikationen, die sich direkt auf die Projektkosten niederschlagen. Der Druck auf die Projektleitung wächst, und die tägliche Arbeit wird immer schwieriger: Ist die Vertrauensbasis zwischen Auftraggebern und ausführendem Projektteam erst einmal geschädigt, ist man von einem produktiven Miteinander plötzlich weit entfernt.

Aktive Prävention durch Kommunikationsplanung im Projekt

Der Projektkommunikation wird erstaunlich wenig Aufmerksamkeit geschenkt, obwohl sie einen so starken Einfluss auf das Projektergebnis, die Kosten und die Zufriedenheit der Auftraggeber hat. Sie kann zudem äußerst wirkungsvoll zur Prävention eingesetzt werden: Den oben skizzierten Problemen kann die Projektleitung i.d.R. gut vorbeugen, indem sie sich im Vorfeld Zeit für die Planung der Projektkommunikation nimmt und ein paar grundlegende Herangehensweisen in der Umsetzung berücksichtigt.

Praxistipps gegen Kommunikationsstörungen im Projekt

Tipp 1: Projektkommunikation planen und laufend anpassen

Kommunikation sollte schon in einem frühen Projektstadium strategisch mitgeplant und im Projektverlauf iterativ angepasst sowie weiterentwickelt werden. Das gilt insbesondere dann, wenn es sich um ein Vorhaben handelt, das mit großen Veränderungen und Unsicherheiten einhergeht. Zu einer fundierten Kommunikationsplanung gehören im Wesentlichen folgende Aspekte:

• Zielsetzung der Kommunikation
• Zielgruppenanalyse
• Inhalte und Kernbotschaften
• zielgruppenorientierte Kanäle
• Konzeption konkreter Maßnahmen
• Zeitplan

Sind Kommunikationsaktivitäten nicht vorab geplant (einschließlich der Ressourcenklärung), gehen sie schnell im Projektgeschehen unter – und man holt sich die ersten Beschwerden wegen "schlechter Kommunikation" ins Haus. Die Planung sollte zudem im Projektverlauf immer wieder hinterfragt und angepasst werden. Das ist insbesondere dann wichtig, wenn Unvorhergesehenes passiert oder das Projekt agil geführt wird.

Projektbeispiel: Unterschätzte Kommunikationsaufwände beim Projekt "Büroneubau"

Beispiel: Ein Konzern plant einen Neubau mit offenen Büroflächen und "Activity Based Working"-Ansatz (Bild 1). Da erst ein tragfähiges Konzept mit realistischer Kostenschätzung entwickelt werden muss, bevor das Budget für das Vorhaben freigegeben wird, halten sich die Projektleitung und das Management zunächst mit der Bekanntgabe von Projektinformationen zurück.