Die Kunst, virtuelle Teams zu leiten

Was tun, wenn Ihr Team über ganz Deutschland, Europa oder die Welt verteilt ist? Wenn Sie als Projektmanager, ein Team zusammenstellen und steuern müssen, ohne dass dieses Team sich näher kennt, ohne gemeinsame Sitzungen oder direkten mündlichen Austausch? Damit dieses Vorhaben funktioniert, ist ein sehr spezifisches Projektmanagement notwendig. Bevor Sie sich also entscheiden, ein "virtuelles Team" zu leiten, müssen einige Details besonders sorgfältig geprüft und eingerichtet werden. Helga Schubert beschreibt in ihrem Artikel, worauf Sie achten müssen und gibt konkrete Tipps, wie Sie Ihr virtuelles Team sicher zum Projekterfolg führen.

Die Kunst, virtuelle Teams zu leiten

Was tun, wenn Ihr Team über ganz Deutschland, Europa oder die Welt verteilt ist? Wenn Sie als Projektmanager, ein Team zusammenstellen und steuern müssen, ohne dass dieses Team sich näher kennt, ohne gemeinsame Sitzungen oder direkten mündlichen Austausch? Damit dieses Vorhaben funktioniert, ist ein sehr spezifisches Projektmanagement notwendig. Bevor Sie sich also entscheiden, ein "virtuelles Team" zu leiten, müssen einige Details besonders sorgfältig geprüft und eingerichtet werden. Helga Schubert beschreibt in ihrem Artikel, worauf Sie achten müssen und gibt konkrete Tipps, wie Sie Ihr virtuelles Team sicher zum Projekterfolg führen.

Als Projektmanager müssen Sie ein Team in vorgegebener Zeit und mit begrenzten Mitteln zum festgelegten Ziel führen. Die Instrumente und Verfahren müssen sich also am Ziel orientieren. Soweit so gut und bekannt. In der Praxis allerdings helfen die Definitionen und Hilfestellungen der BWL Standard-Werke oft nicht weiter, weil die notwendigen Gelder zur Idealausstattung fehlen, oder die Projektmitarbeiter (hoffentlich!) mehr von ihrer eigentlichen Aufgabe, als von BWL-Standards verstehen. Es liegt also an Ihnen, ein Projekt auch ohne Lehrbuch erfolgreich zum Abschluss zu führen.

Projektentscheidung: Dezentrale, geographisch verteilte Arbeitsplätze

Die im Informationszeitalter verfügbaren Instrumente ermöglichen einem Projektmanager, ein Team zusammenzustellen und zu steuern, ohne dass dieses Team sich näher kennt, ohne gemeinsame Sitzungen, ohne direkten mündlichen Austausch.

Ihr Team kann über ganz Deutschland, Europa oder die Welt verteilt sein und eine erste Projektentscheidung kann heißen: Lass jeden an seinem Platz sitzen, dort hat er optimale Bedingungen, wird eventuell auch in anderen Arbeitszusammenhängen benötigt und zusätzlich sparen wir Geld ein, weil kein gemeinsames Büro mit all den kostspieligen Folgewirkungen aufgebaut werden muss. Diese Rechnung geht aber nur auf, wenn die Zusammenarbeit wirklich funktioniert, wenn die Effizienz und Teamarbeit gewährleistet ist, ohne die gewohnte räumliche Nähe. Damit dies funktioniert, ist ein sehr spezifisches Projektmanagement notwendig. Bevor Sie also entscheiden, ein "virtuelles Team" zu leiten, müssen einige Details besonders sorgfältig geprüft und eingerichtet werden.

Notwendige formale Bedingungen

Die Kommunikation im Team wird zu einem großen Prozentsatz über E-Mail und Internet ablaufen. Banal und deshalb unverzichtbar: jeder Projektteilnehmer muss über eine internetfähige Workstation verfügen und die Kompatibilität der verwendeten Programme muss geklärt sein. Werden unterschiedliche Versionen benutzt, (was Sie unbedingt vermeiden sollten!) klären Sie vorher, d.h. bevor jeder Stress losgeht, welche Speicherung optimalen Dateiaustausch möglich macht.

Vermeiden Sie unbedingt, dass während eines laufenden Projektes umständliche Dateikonvertierungen und Formatanpassungen notwendig werden und vom eigentlich Arbeitsziel ablenken. In Zweifelsfall investieren Sie gleich zu Beginn in eine Angleichung der verwendeten Systeme und Anwendungen.

Eine Liste von E-Mail-Adressen, Telefon und Fax aller Projektmitarbeiter wird gleich zu Beginn verteilt, mit der Bitte, diese Koordinaten in die jeweiligen Programme einzubinden: In die Adresslisten des jeweiligen E-Mailsystems, in hinterlegte Datenbanken oder was sonst benutzt wird.

Was Sie nicht akzeptieren sollten, sind individuelle Zettelkästen! Nützlich wäre z.B. ein Telefon mit der Möglichkeit der Konferenzschaltung, um auch direkte Kommunikation zu ermöglichen.

Projektziel vermitteln

Bevor Sie Ihr Projekt starten, verankern Sie in allen Köpfen eine identische Zielvorstellung. Jeder Projektmitarbeiter - egal auf welcher Hierarchiestufe - muss wissen, wohin die Reise geht. Diese Zielvermittlung ist für jede Art von Projektmanagement wichtig, in einem virtuellen Team wird sie lebensnotwendig, denn viele kleine informelle Kurskorrekturen und Nachfragen entfallen, weil der "gemeinsame Raum" fehlt. Unterschätzen Sie die Bedeutung informeller Gespräche und Treffen nicht. Wir haben uns so an die Selbstverständlichkeit gewöhnt, dass gemeinsame Arbeit auch in einem identischen Raum-Zeit-Kontinuum stattfindet, dass wir gar nicht ermessen können, was ohne diese Gemeinsamkeit verloren geht! Dies zu kompensieren ist Ihre Aufgabe als Projektleiter.

Das Kick Off-Meeting als Wegweiser zum Ziel

Die erste Grundorientierung wird allen Projektmitarbeitern später als Wegweiser dienen und verhindern, dass jemand in den komplizierten Zwischenschritten eines Projekts das Ziel aus dem Auge verliert.

Also investieren Sie! Wenn es irgendwie möglich ist, ein Kick Off-Meeting zu finanzieren, hier sollten Sie nicht sparen: an welchem Ort haben Sie gute Arbeitsbedingungen und gleichzeitig die geringsten Reisekosten? Vielleicht rechnet es sich, ein Call-Center zu nutzen, vielleicht gibt der Auftraggeber die Möglichkeit, bei ihm ein Treffen zu arrangieren. Damit wäre idealerweise auch gleich ein Kennenlernen des Kunden und des Umfelds, für das die Arbeit durchgeführt wird, verbunden.

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