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Um die Kosten und Termine eines Projekts im Blick zu behalten, greifen viele Projektarbeiter gerne auf Microsoft Excel zurück. Im ersten Teil des Beitrags haben Sie bereits erfahren, wie Sie damit einen funktionalen Projektplan erstellen. Ignatz Schels zeigt Ihnen in diesem Beitrag des Zweiteilers, wie Sie aus dem Projektplan eine aussage-kräftige Kostentrend- und Meilensteintrendanalyse erstellen – damit Sie Kosten und Fortschritt kleiner bis mittlerer Projekte stets im Blick haben.
Um die Kosten und Termine eines Projekts im Blick zu behalten, greifen viele Projektarbeiter gerne auf Microsoft Excel zurück. Im ersten Teil des Beitrags haben Sie bereits erfahren, wie Sie damit einen funktionalen Projektplan erstellen. Ignatz Schels zeigt Ihnen in diesem Beitrag des Zweiteilers, wie Sie aus dem Projektplan eine aussage-kräftige Kostentrend- und Meilensteintrendanalyse erstellen – damit Sie Kosten und Fortschritt kleiner bis mittlerer Projekte stets im Blick haben.
Wenn es um PM-Software geht, ziehen viele Projektarbeiter das Tabellenkalkulations-Programm Microsoft Excel komplexen und damit schulungsintensiven PM-Systemen vor. Dieser zweiteilige Beitrag zeigt, wie Sie Excel für die Erfassung, Planung und Fortschrittskontrolle kleiner bis mittelgroßer Projekte verwenden können. Als Beispielprojekt dient die Entwicklung eines innovativen Händetrockners.
Nachdem Sie im ersten Teil den zugrunde liegenden Projektplan für eine einfache Fortschrittsüberwachung in Excel erstellt haben, zeigt dieser Beitrag des Zweiteilers, wie Sie aus den Daten eine übersichtliche Kostentrend- und Meilensteintrend-Analyse erzeugen.
Um die einzelnen Schritte nachzuvollziehen, nutzen Sie die Arbeitshilfe Projekt_Magic_AirStar.xlsx, die beim Artikel als Download zur Verfügung steht.
Um die Projektkosten zu überwachen, wurde im ersten Teil der Artikelserie im Projektplan die SVERWEIS()-Funktion genutzt. Damit erhält der Projektplan in jeder als Phase ausgewiesenen Vorgangszeile eine Verknüpfung auf die Plankosten der Phase. In der Istkosten-Spalte werden die tatsächlich angefallenen Kosten erfasst. Hier können Sie natürlich auch die Summe der Vorgangskosten in der jeweiligen Phase berechnen. Tragen Sie die Kosten dazu in die Vorgangszeilen ein und summieren Sie diese mit SUMME(). Auch die Restkosten werden wieder manuell erfasst, die Sollkosten berechnen sich aus der Addition von Istkosten und Restkosten (Bild 1).
Legen Sie zunächst einen PivotTable-Bericht an, der nur die Phasen und die Kosten der Phasen anzeigt. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Sie haben nun einen PivotTable-Bericht mit allen Vorgängen und Kosten erstellt. Klicken Sie auf den Filterpfeil des ID-Feldes und wählen Sie "P" als einzige angezeigte ID, um den PivotTable-Bericht auf die Anzeige der Phasen zu reduzieren (Bild 2).
PivotTable-Berichte aktualisieren sich nicht selbständig. Öffnen Sie im Kontextmenü der rechten Maustaste die PivotTable-Optionen und schalten Sie um auf das Register Daten. Wählen Sie hier die Option Aktualisieren beim Öffnen der Datei aus. Wenn Sie die Daten ändern, während der PivotTable-Bericht aktiv ist, aktivieren Sie diesen (und alle weiteren) mit Daten / Verbindungen / Alle aktualisieren.
Im Prinzip ist der PivotTable-Bericht noch nicht von großem Nutzen, denn die Phasenkosten ließen sich auch durch Filtern der Phasen-ID im Projektplan anzeigen. Erst die Kumulation der Felder bietet die Möglichkeit, einen Kostentrend zu erkennen. Den ersten PivotTable-Bericht sollten Sie trotzdem behalten, kopieren Sie ihn einfach:
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