Übersichtliche Projektplanung erstellen

Einfache Kosten- und Terminüberwachung in Excel

Teil 2: Kostentrend- und Meilensteintrend-Analyse
Um die Kosten und Termine eines Projekts im Blick zu behalten, greifen viele Projektarbeiter gerne auf Microsoft Excel zurück. Im ersten Teil des Beitrags haben Sie bereits erfahren, wie Sie damit einen funktionalen Projektplan erstellen. Ignatz Schels zeigt Ihnen in diesem Beitrag des Zweiteilers, wie Sie aus dem Projektplan eine aussage-kräftige Kostentrend- und Meilensteintrendanalyse erstellen – damit Sie Kosten und Fortschritt kleiner bis mittlerer Projekte stets im Blick haben.

Wenn es um PM-Software geht, ziehen viele Projektarbeiter das Tabellenkalkulations-Programm Microsoft Excel komplexen und damit schulungsintensiven PM-Systemen vor. Dieser zweiteilige Beitrag zeigt, wie Sie Excel für die Erfassung, Planung und Fortschrittskontrolle kleiner bis mittelgroßer Projekte verwenden können. Als Beispielprojekt dient die Entwicklung eines innovativen Händetrockners.

Nachdem Sie im ersten Teil den zugrunde liegenden Projektplan für eine einfache Fortschrittsüberwachung in Excel erstellt haben, zeigt dieser Beitrag des Zweiteilers, wie Sie aus den Daten eine übersichtliche Kostentrend- und Meilensteintrend-Analyse erzeugen.

Um die einzelnen Schritte nachzuvollziehen, nutzen Sie die Arbeitshilfe Projekt_Magic_AirStar.xlsx, die beim Artikel als Download zur Verfügung steht.

Die Kostentrend-Analyse

Um die Projektkosten zu überwachen, wurde im ersten Teil der Artikelserie im Projektplan die SVERWEIS()-Funktion genutzt. Damit erhält der Projektplan in jeder als Phase ausgewiesenen Vorgangszeile eine Verknüpfung auf die Plankosten der Phase. In der Istkosten-Spalte werden die tatsächlich angefallenen Kosten erfasst. Hier können Sie natürlich auch die Summe der Vorgangskosten in der jeweiligen Phase berechnen. Tragen Sie die Kosten dazu in die Vorgangszeilen ein und summieren Sie diese mit SUMME(). Auch die Restkosten werden wieder manuell erfasst, die Sollkosten berechnen sich aus der Addition von Istkosten und Restkosten (Bild 1).

Bild 1: Istkosten und Restkosten werden erfasst oder in einzelnen Phasen als Summe der Vorgangskosten berechnet.

Bild 1: Istkosten und Restkosten werden erfasst oder in einzelnen Phasen als Summe der Vorgangskosten berechnet.
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PivotTable-Bericht erstellen

Legen Sie zunächst einen PivotTable-Bericht an, der nur die Phasen und die Kosten der Phasen anzeigt. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  • Markieren Sie den Projektplan mit allen Spalten von der Überschrift bis zum letzten Meilenstein.
  • Wählen Sie Einfügen / Tabellen / PivotTable. Bestätigen Sie den Vorschlag für die Datenquelle (die Markierung $A$3:$K$38). Die Option Neues Arbeitsblatt ist als Ziel für den Bericht ebenfalls bereits voreingestellt, bestätigen Sie mit OK.
  • Der PivotTable-Bericht wird angelegt. Solange der Zellzeiger im
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