Aus der Excel-Trickkiste

Fortgeschrittene Techniken für Projektleiter

Teil 3:
Portfolio-Auswahl mit dynamischen Diagrammen
Im zweiten Teil dieser Artikelfolge zeigt Ignatz Schels, wie Sie ein Projektcockpit erstellen, das einen bequemen Überblick über mehrere Projekte ermöglicht. Sie erfahren u.a., wie Sie Matrixfunktionen einsetzen, um die Daten des ausgewählten Projekts in das Cockpit zu übertragen oder wie Sie dynamische Diagramme erstellen, deren Datenbereich sich automatisch anpasst.
Aus der Excel-Trickkiste

Fortgeschrittene Techniken für Projektleiter

Teil 3:
Portfolio-Auswahl mit dynamischen Diagrammen
Im zweiten Teil dieser Artikelfolge zeigt Ignatz Schels, wie Sie ein Projektcockpit erstellen, das einen bequemen Überblick über mehrere Projekte ermöglicht. Sie erfahren u.a., wie Sie Matrixfunktionen einsetzen, um die Daten des ausgewählten Projekts in das Cockpit zu übertragen oder wie Sie dynamische Diagramme erstellen, deren Datenbereich sich automatisch anpasst.

Als Projektleiter haben Sie die Aufgabe, die Kosten und Fertigstellungsgrade mehrerer Projekte auszuwerten und in Diagrammform zu präsentieren. Ein zentrales Tabellenblatt soll dabei als Informationscockpit dienen. Welches Projekt dort angezeigt wird, lässt sich dabei aus einer Liste auswählen. Zusätzlich sollte auch die Übersicht über die Gesamtkosten aller Projekte möglich sein.

Auch für diese Aufgabenstellung aus dem Bereich Reporting und Präsentation lassen sich die im ersten Teil des Beitrags vorgestellten Listen, Dropdowns und Optionsfelder sinnvoll einsetzen. Dynamische Bereichsnamen und speziell die Matrixfunktion BEREICH.VERSCHIEBEN() sind für dynamische Diagramme die wichtigsten Komponenten.

Im vorgestellten Beispiel verwenden Sie Matrixfunktionen, um sowohl den Auswertungsbereich als auch das Chart für die grafische Analyse dynamisch zu gestalten – d.h. automatisch an den Datenbereich des ausgewählten Projekts anzupassen. Die vorgestellte Technik ist besonders hilfreich, wenn verschiedene Daten unterschiedlichen Umfangs grafisch umgesetzt werden sollen.

Vorbereitung für die Auswertung

In unserer Beispieldatei stehen die Projektdaten im Tabellenblatt "Projektportfolio" (Bild 1) – in der Praxis stammen sie jedoch meist aus unterschiedlichen Tabellenblättern oder Mappen. In diesem Fall sollten Sie die externen Daten per ODBC-Verknüpfung zusammenführen (siehe "Verteilte Excel-Daten mit ODBC zusammenführen", Schels, Projekt Magazin 13/2007).

Bild 1: Projektportfolio mit drei Projekten.

Alle Projekte zusammenfassen

Um in der Auswertung des Portfolios auch die Gesamtkosten aller Projekte zu berücksichtigen, werden diese in den Spalten neben den Projektdaten berechnet. Für die Fertigungsgrade erstellen Sie eine Mittelwertberechnung.

Im Beispiel legen Sie dazu zunächst im Tabellenblatt "Projektportfolio" eine Monatsreihe im Bereich $O$4:$O$15 an. Anschließend füllen Sie die Zellen wie folgt aus:

A5: Alle Projekte

P3: Ist-Kosten

Q3: Fertigstellung (Ø)

P4: =SUMME(D4;H4;L4)

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Guest
Interessant, was mit Excel alles möglich ist. Hoffentlich vergisst der PM bei der ganzen Überwachung nicht die Kommunikation in seinem Projekt.
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