In fünf Schritten zum fertigen Kostenplan in Excel

Auch kleinere Projekte benötigen eine Kostenplanung. Diese muss nicht aufwändig sein – eine einzige, übersichtlich nach Arbeitspaketen gegliederte Tabelle, z.B. in Microsoft Excel, reicht dafür aus. Eine solche Vorlage für die Kalkulation kleiner und mittlerer Projekte haben wir im Artikel "Projektkalkulation leicht gemacht mit professioneller Excel-Vorlage" vorgestellt. Cornelia Niklas zeigt in diesem Beitrag, wie Sie damit in der Praxis arbeiten und in fünf Schritten von der Zusammenstellung der Rohdaten bis zum fertigen Kostenplan gelangen. Dabei berücksichtigt sie u.a. auch die Themen Schätzungen, Risikobudget und Was-wäre-wenn-Szenarien.

In fünf Schritten zum fertigen Kostenplan in Excel

Auch kleinere Projekte benötigen eine Kostenplanung. Diese muss nicht aufwändig sein – eine einzige, übersichtlich nach Arbeitspaketen gegliederte Tabelle, z.B. in Microsoft Excel, reicht dafür aus. Eine solche Vorlage für die Kalkulation kleiner und mittlerer Projekte haben wir im Artikel "Projektkalkulation leicht gemacht mit professioneller Excel-Vorlage" vorgestellt. Cornelia Niklas zeigt in diesem Beitrag, wie Sie damit in der Praxis arbeiten und in fünf Schritten von der Zusammenstellung der Rohdaten bis zum fertigen Kostenplan gelangen. Dabei berücksichtigt sie u.a. auch die Themen Schätzungen, Risikobudget und Was-wäre-wenn-Szenarien.

Kostenplanung ist selbst für kleinere Projekte ein Muss – auch wenn der damit verbundene Aufwand nicht allzu groß sein sollte. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie die praktische Planung von Kosten in kleineren Projekten knapp und einfach lösen können. Basis ist die Excel-Vorlage für die Kostenplanung, die im Artikel "Projektkalkulation leicht gemacht mit professioneller Excel-Vorlage" vorgestellt wurde. Während dort vor allem die Funktionsweise der Vorlage selbst beschrieben ist, erfahren Sie in diesem Beitrag, wie Sie die Vorlage in der Praxis anwenden, um Schritt für Schritt einen aussagekräftigen Kostenplan zu erstellen.

Anhand der gezeigten Vorgehensweise gelingt die Kostenplanung auch Einsteigern – egal ob es um die Einführung einer neuen IT, ein Entwicklungsprojekt oder die Veranstaltung eines gemeinnützigen Events geht. Erfahreneren Kostenplanern bietet die Vorlage Flexibilität, etwa durch die Möglichkeiten, ein Risikobudget zu berücksichtigen oder unterschiedliche Planungsszenarien durchzuspielen ("Best Case – Worst Case").

Vorab ein kurzer Ausflug in die Systematik der Kostenplanung

Grundbaustein für die Kostenplanung ist der Projektstrukturplan (PSP), der – heruntergebrochen auf die einzelnen Arbeitspakete – Informationen zu den benötigten Ressourcen und dem erforderlichen Aufwand (bzw. den benötigte Sachmitteln) liefert. Wenn Sie die Kosten für jedes Arbeitspaket anhand des zugrunde liegenden Aufwands berechnen, erhalten Sie als Ergebnis eine sogenannte "Bottom-up" Planung.

Bild 1: Ausgangsdaten zur Erstellung eines Kostenplans.
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Bleiben Sie mit Ihrem Projekt "in Budget"! Erstellen Sie regelmäßig Prognosen für die tatsächlichen Projektkosten und verfolgen Sie den Kostentrend, um die Kostenentwicklung rechtzeitig steuern zu können.
Bleiben Sie mit Ihrem Projekt "in Budget"! Erstellen Sie regelmäßig Prognosen für die tatsächlichen Projektkosten und verfolgen Sie den Kostentrend, um die Kostenentwicklung rechtzeitig steuern zu können.
Falls zum Zeitpunkt der Planung noch nicht alle Informationen zu den Projektinhalten im Detail vorliegen, ist eine "Bottom up" Planung allerdings nicht möglich – wie z.B. meist bei Entwicklungsprojekten oder bei der Konzeption eines Events. In diesem Fall gehen Sie anders herum vor und teilen das zur Verfügung stehende Budget "Top-down" auf die noch nicht im Detail geplanten Teilprojekte bzw. Arbeitspakete auf. (Beide Planungsarten – "Bottom up" und "Top down" – lassen sich mit der Planungsdatei abbilden). Ein weiteres wesentliches Element für die Kostenplanung ist der Ablaufplan, mit dem Sie die Kostenaufstellung in Bezug zum zeitlichen Ablauf des Projekts setzen. Auf diese Weise erhalten Sie wichtige Informationen für das spätere Kostencontrolling. Tiefer einsteigen in die theoretischen Grundlagen können Sie mit dem Artikel "Was Projektleiter über Kosten wissen sollten. Teil 2: Der Kostenplanungs-Prozess im Überblick" (Projekt Magazin 1/2011), dem auch die Übersicht in Bild 1 entstammt.

Bild 2: Ausgangsbasis, notwendige Schritte und Ergebnis der Kostenplanung.

Die praktische Umsetzung

Die hier gezeigte Vorgehensweise für die Kostenplanung entspricht der im Artikel "Was Projektleiter über Kosten wissen sollten, Teil 3: Kostenplan und Kalkulation erstellen" (Projekt Magazin 2/2011) beschriebenen Vorgehensweise.

Das Fallbeispiel

Im Rahmen eines technischen Projekts wird die Herstellung eines Surfboard-Prototyps geplant, der sich durch eine neuartige Kunststoff-Spezialbeschichtung auszeichnet. Bei dem Projekt, das Teilprojekt eines umfangreichen Entwicklungsprojekts ist, geht es vor allem um die Optimierung dieser Beschichtung. Ein externer Dienstleister soll diese zunächst prüfen und anschließend einen Feldtest mit einem zuvor in der eigenen Fertigung hergestellten Prototyp durchführen. Nach Auswertung des ersten Feldtests wird die Kunststoffbeschichtung weiterentwickelt und es folgt ein weiterer Feldtest.

Die Kosten für dieses Projekt "Neues Surfboard – Spezialbeschichtung" setzen sich zusammen aus den Kosten der beteiligten Lieferanten (im Vorfeld wurden mehrere Angebote eingeholt), den Kosten für die eigene Fertigung des Prototyps sowie den Kosten für die eigenen Mitarbeiter aus der Konstruktionsabteilung.

Für die Fertigung liegt eine Stundensatzberechnung vor, die als Basis für die Kostenberechnung dient. Der Aufwand für die im Rahmen der Feldversuche durchgeführten Testläufe wird geschätzt, da zum Planungszeitpunkt keine exakte Berechnung möglich ist. Die Kostenplanung wird durch eine Risikoanalyse ergänzt, deren Ergebnis als Risikobudget in die Kostenbetrachtung mit eingeht. Ein Kostenszenario Best Case – Worst Case rundet die Planung ab.

Nachfolgend ist für dieses Beispielprojekt gezeigt, wie Sie mit Hilfe der Excel-Arbeitshilfe aus dem Artikel "Projektkalkulation leicht gemacht mit professioneller Excel-Vorlage" die Kostenplanung Schritt für Schritt durchführen.

Grundlegende Projektdaten im Blatt "DATA" eingeben

Öffnen Sie zunächst die Excel-Datei und tragen Sie als erstes die grundlegenden Projektdaten im oberen Bereich des Tabellenblatts "DATA" ein (Bild 3).

Bild 3: Erfassung der grundlegenden Projektdaten im Blatt "DATA".

Danach geben Sie den Terminkalender (= Laufzeit des Projekts vom Startmonat bis zum Abschlussmonat) in der Spalte "Monate" ab I17 ein. Sie benötigen diese Liste für die Erstellung des PSP (siehe nachfolgender Abschnitt). In der Vorlagendatei sind die Daten monatsgenau vorbelegt (Jan, Feb, Mrz …). Komfortabler und übersichtlicher ist es, statt der Monatsangaben die tatsächlichen Termine für Meilensteine und Arbeitspakete zu verwenden. Sie können diese einfach aus Ihrem Projektplan kopieren, aufsteigend sortieren und anschließend in die Spalte I ab Zeile 17 eintragen (Bild 4). Vergessen Sie nicht, den Bereichsnamen "Monate" falls nötig zu erweitern, so dass er alle Datumswerte umfasst (unter Formeln / Namensmanager / Bearbeiten).

Bild 4: Terminkalender des Projekts.

Schritt 1: Beschaffung der Ausgangsdaten

Bevor Sie Sie damit beginnen, die Excel-Vorlage weiter zu befüllen, sollten Sie sicherstellen, dass Ihnen die folgenden Daten vorliegen:

  • der Projektplan, der aus Projektstrukturplan (PSP), Terminen, Meilensteinen und Ressourcen besteht,
  • die Aufwandsplanung für die einzelnen Arbeitspakete (falls Bottom-up geplant wird), soweit schon vorhanden, und ggf. eine Datenbasis für Schätzungen, falls Aufwände geschätzt werden müssen,
  • Angebote für extern vergebene Posten oder alternativ dazu das Ergebnis einer Recherche über gängige Marktpreise,
  • die Strategie, ob Sie Bottom-Up (wie im Beispiel) oder Top-Down planen.
  • die Risikoanalyse mit der Kostenbewertung der möglichen Maßnahmen, falls Sie Risikokosten erfassen möchten

Projektstrukturplan anlegen

Grundlegend für die Kostenplanung ist der Projektstrukturplan (PSP), der in das entsprechende Tabellenblatt der Arbeitshilfe eingetragen wird.

Es ist empfehlenswert, den PSP zunächst in einer separaten Excel-Datei komplett fertigzustellen, bevor Sie diesen in das Tabellenblatt "PSP" der Excel-Arbeitshilfe übertragen. So halten Sie den Aufwand für die Kontrolle bzw. Nachbearbeitung der Formeln (siehe Abschnitt "Summenformeln prüfen") im Tabellenblatt "Projektstrukturplan" gering.

Struktur des PSP erzeugen

Um den PSP in das entsprechende Tabellenblatt der Arbeitshilfe zu übertragen, gehen Sie am besten schrittweise vor:

Erzeugen Sie in der Arbeitshilfe zunächst die vollständige Struktur – also alle Teilprojektebenen, Arbeitspakete und Meilensteine – indem Sie eine in der Vorlage vorhandene Ebene (z.B. P1 + Arbeitspakete) so oft kopieren, bis Sie die gewünschte Anzahl der P-Ebenen erzeugt haben (Im Beispiel benötigen Sie sechs P-Ebenen von P1 bis P6). Passen Sie dann die Nummerierung der Ebenen an.

Kopieren Sie einen oder mehrere vorhandenen Einträge, indem Sie diese mit der rechten Maustaste an der Zeilennummer anklicken und dann Kopieren wählen. Markieren Sie dann die Zielzeile (wieder an der Zeilennummer) mit der rechten Maustaste und wählen Sie Kopierte Zellen einfügen. Formeln und Formatierungen werden auf diese Weise übernommen.

Im nächsten Schritt erzeugen Sie die Anzahl der Arbeitspakete, die zu jeder Teilebene gehören. Gehen Sie dabei analog wie im ersten Schritt vor und kopieren (oder löschen) Sie schon vorhandene Arbeitspakete, bis die erforderliche Anzahl erreicht ist. Lassen Sie dabei die weiteren Spalten mit Ressourcen usw. noch außer Acht, diese Einträge können Sie später systematisch befüllen.

Tragen Sie im Anschluss noch alle Meilensteine ein, indem Sie in der Vorlage vorhandene Meilensteine kopieren und an den gewünschten Stellen einfügen.

Summenformeln prüfen

Ist der PSP vollständig angelegt, kontrollieren Sie die Summenformeln in den blau hinterlegten Zeilen der Spalten H ("Ressourcenkosten") und I ("zusätzliche Kosten") und passen Sie sie entsprechend an, so dass die Summenwerte aus den darunterliegenden Arbeitspaketen angezeigt werden (Bild 5)

Bild 5: Check der Summenformeln.
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Bezüge der Kontrollkästchen korrigieren

Auch müssen Sie, wenn Sie Bereiche kopiert haben, in den Spalten L ("geschätzt") und M ("fixe Kosten") die Zellverknüpfungen in den Kontrollkästchen anpassen, um falsche Verknüpfungen zu korrigieren. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf jedes Kästchen und geben Sie bei Zellverknüpfung die Zelle an, in der das Kästchen positioniert ist (Bild 6).

Bild 6: Löschen entstandener Zellverknüpfungen.

Die Spalte N können Sie noch außer Acht lassen, da sie sich auf das Risikobudget bezieht. Dies können Sie anpassen, falls Sie wie später beschrieben eigene Risikokosten erfassen möchten.

Bild 7: Fertige Projektstruktur des Beispielprojekts in den Spalten A bis C.
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Bezeichnung der Arbeitspakete sowie Fertigstellungstermine ergänzen

Danach ändern Sie Zeile für Zeile die Texte in Spalte C, bis der Projektstrukturplan Ihrer Vorlage entspricht (siehe Bild 7 für das Beispielprojekt). Zu den Meilensteinen, Arbeitspaketen und Teilprojekten erfassen Sie nun die Fertigstellungstermine in der Spalte E. Mit verdichteten Gliederungsebenen sieht der Plan des Beispielprojekts dann wie in Bild 8 gezeigt aus.

Bild 8: Fertiger PSP des Beispielprojekts mit Terminen.

Beachten Sie, dass bisher nur die Spalten A bis C sowie E des Blatts "Projektstrukturplan" mit den Daten des Beispielprojekts befüllt sind. Alle anderen Einträge stammen aus der Vorlage und werden erst bei der Planung modifiziert.

Schritt 2: Ermitteln der Kostenstruktur

Nachdem Sie den PSP Ihres Projekts angelegt haben, geht es im nächsten Schritt darum, den Arbeitspaketen Ressourcen zuzuweisen, die Kosten zu ermitteln und diese je nach Kostenart zu kategorisieren.

Sie befürchten negative Konsequenzen, wenn Sie Projektpuffer offen kommunizieren? Hendrik Hilmer nimmt Ihnen diese Bedenken und plädiert für eine offene Kommunikation und Vertrauen – auch im Bauprojektmanagement.

Sie befürchten negative Konsequenzen, wenn Sie Projektpuffer offen kommunizieren? Hendrik Hilmer nimmt Ihnen diese Bedenken.
Anhand der Kategorisierung erhalten Sie eine Übersicht, welcher Kostenanteil auf externen Leistungen beruht, welchen Anteil die eigenen Personalkosten im Projekt haben etc. Diese Informationen benötigen Sie während des Projektverlaufs, um z.B. Aussagen zu treffen über die Flexibilität in der Verschiebung der Termine für die Leistungserstellung und der dazu gehörigen Kosten oder über mögliche Einsparpotenziale.

Ressourcenliste anlegen

Legen Sie zunächst die Ressourcen mit Beschreibung und Typ in der Vorlage an. Öffnen Sie dazu wieder das Blatt "DATA" und tragen Sie in Spalte A die Ressourcennamen ab Zeile 19 ein. Der "Typ" (Spalte B) gibt an, ob es sich um eigene (interne) Ressourcen oder externe Lieferanten handelt. In Spalte C erfassen Sie, ob die Ressourcen nach Aufwand in Stunden geplant werden, wie bei internen Mitarbeitern üblich ("Stunden"), oder ob ein Angebot zu einem Festpreis vorliegt ("Pauschal").

Als Ressourcen sind im Beispielprojekt sowohl interne Mitarbeiter als auch externe Dienstleister erforderlich. Dabei rechnen sowohl die internen Mitarbeiter, die aus den Abteilungen "Entwicklung", "Produktion", "Logistik" und "Prototypenbau" stammen, als auch ein Dienstleiser für den Feldversuch 1 den Aufwand nach Stunden ab. Die restlichen Lieferanten haben Angebote mit festem Preis abgegeben. Die Ressourcenliste im Blatt "DATA" sieht für das Beispielprojekt damit wie in Bild 9 gezeigt aus.

Bild 9: Liste der geplanten Ressourcen.

Sind alle Ressourcen erfasst, können Sie fortfahren, indem Sie in jeder Zeile die Kosten ergänzen. Wie Sie diese für jede Kostenkategorie am besten ermitteln, erfahren Sie nachfolgend.

Ressourcenkosten ermitteln

Personalkosten

Um die Kosten der internen Mitarbeiter zu ermitteln, die im Projekt als Ressourcen eingeplant werden sollen, können Sie die vorgegebenen Stundensätze aus der Kostenrechnung Ihres Unternehmens verwenden und in Spalte D eingeben. Falls Ihnen dafür keine festen Werte vorliegen, fügen Sie einfach ein weiteres Tabellenblatt mit Ihrer eigenen Berechnung ein. Tragen Sie die Ergebnisse dann in Spalte D ein oder verlinken Sie die Werte. Ein Beispiel für die Stundensatzberechnung für eine Produktionsabteilung finden Sie weiter unten bei den Produktkosten.

Ist der Aufwand zu hoch, für alle unterschiedlichen Abteilungen einen eigenen Stundensatz zu berechnen, so können Sie auch mit einem einzigen Mischstundensatz arbeiten – jeweils einen für die Abteilungen der Fertigung (mit Maschinenkosten) und einen für die Abteilungen in der Verwaltung (ohne Maschinenkosten). Voraussetzung ist, dass die Unterschiede für die einzelnen Abteilungen nicht allzu gravierend sind bzw. es sich um ein kleines Unternehmen handelt.

Für alle Mitarbeiter als Ressourcen mit Typ "Intern" erfassen sie auf diese Weise den zugehörigen Stundensatz in der Spalte D.

Sachmittelkosten

Haben Sie sich noch nicht für einen bestimmten Lieferanten entschieden, so können Sie auch mit aktuellen Marktpreisen planen; ein Preisvergleich im Web kann für eine erste Kostenplanung durchaus ausreichen. Als Ressourcenamen tragen Sie dann z.B. "Lieferant XXX, 5 PCs für Projektbüro" ein, als Typ wählen Sie "Extern" und als Berechnungsgrundlage "Pauschal". Den für die Sachmittel geplanten Preis tragen Sie in Spalte E ein.

Kosten für externe Dienstleistungen

Wenn Sie – wie im Beispiel – Fremdleistungen im Projekt planen, so können durchaus mehrere konkrete Angebote vorliegen, die in Preis und Leistungen variieren. Oft kommen zur Leistung allerdings noch Nebenkosten wie Anfahrtspauschalen etc. hinzu. Tragen Sie bei Liefer- oder Dienstleistungen daher als Angebotspreis immer den Endpreis des Angebots inklusive aller Nebenkosten ein. Um die Übersicht bei mehreren Lieferanten zu behalten, empfehle ich, auch hierfür die Excel-Vorlage für Ihre Zwecke zu erweitern: Tragen Sie die Zusammenstellung dieser Preise mit allen Nebenkosten (wie etwa Antrittspauschale, Verpflegung, Fracht, Verpackung oder Versicherung) in einem eigenen Blatt ein und benennen Sie dies beispielsweise mit "Aufstellung externe Angebote". So archivieren Sie diese planungsrelevanten Informationen gleich in der Planungsdatei mit und haben sie bei Bedarf griffbereit.

Tragen Sie für alle Lieferanten in der Ressourcenliste den so ermittelten Wert in Spalte E als Pauschalbetrag ein.

Produktkosten

Hierzu zählen alle Kosten, die zur Fertigung eines Produkts relevant sind. In der eigenen Fertigung sind meist höhere Stundensätze anzusetzen, da Maschinenkosten oder Werkzeugkosten mit berücksichtigt werden müssen. Für die neue Surfboard-Fertigung im Beispiel wurde eine einfache Berechnung der zugehörigen Stundensätze durchgeführt, in der die Kosten der Mitarbeiter inklusive der eingesetzten Werkzeuge berücksichtigt sind (Bild 10). Auch in diesem Fall ist es empfehlenswert, die Berechnung in die Kalkulationsdatei mit einzufügen.

Bild 10: Erfassung einer Stundensatzberechnung in einem weiteren Tabellenblatt.

Das Ergebnis der Berechnung tragen Sie bei der entsprechenden Ressource wieder als Stundensatz in Spalte D ein.

Beim Einsatz von Produktionsmaschinen sollten Sie stattdessen einen eigenen Maschinenstundensatz errechnen und je nach Anzahl der zur Bedienung erforderlichen Mitarbeiter den Personalkostensatz addieren. Mehr Informationen dazu finden Sie im Artikel "Was Projektleiter über Kosten wissen sollten, Teil 3: Kostenplan und Kalkulation erstellen" (Projekt Magazin 2/2011).

Weitere Produktkosten sind beispielsweise Materialkosten und Testreihen für die Produktentwicklung. Als Ressourcen tauchen dazu die Lieferanten für Materialien oder Muster in der Liste auf; jeweils mit Pauschalpreisen oder auch – falls eine Abrechnung nach Aufwand vereinbart wurde – der Verrechnungssatz des Lieferanten.

Sonstige Kosten

In diese Kategorie fallen diejenigen Kostenarten, die nicht in die oben angeführten Kategorien passen. Sie werden entsprechend der bisher beschriebenen Vorgehensweise den Ressourcen zugeordnet, i.d.R. meist als Pauschalpreis anhand von Angeboten, der Marktpreisen etc.

Damit haben Sie alle Ressourcen und die damit zusammenhängenden Daten erfasst, die Sie zur Kostenberechnung in Ihrem Projektstrukturplan brauchen (Bild 11). Im nächsten Schritt widmen Sie sich wieder dem Blatt "Projektstrukturplan" und ordnen dort die Kosten zu.

Bild 11: Kosten der geplanten Ressourcen im Blatt "DATA".

Schritt 3: Kostenberechnung

Zur Kostenberechnung wählen Sie Schritt für Schritt zu jedem Arbeitspaket von P1 bis zum letzten Teilprojekt die entsprechende Ressource aus der Auswahlliste in der Spalte D aus. In Spalte F ("Typ RK") erscheint automatisch die Angabe, ob der Aufwand für diese Ressource in Stunden oder pauschal geplant wird (Bild 12). Ist ein Pauschalpreis hinterlegt, wird dieser ebenfalls automatisch übernommen. Sie müssen daher nur für solche Ressourcen, die nach Stunden abgerechnet werden, in Spalte G noch den geplanten Aufwand eintragen. Die Ressourcenkosten werden daraus automatisch berechnet und in Spalte H ("Ressourcenkosten") angezeigt.

Bild 12: Zuordnen der Ressourcen zum Arbeitspaket im PSP.

In der Spalte K "Kostenarten" ordnen Sie für jede Zeile die entsprechende Kategorie der Projektkostenart zu, damit Sie später verdichtete Auswertungen generieren können. Damit sieht der PSP für das Beispielprojekt wie in Bild 13 gezeigt aus.

Bild 13: PSP des Beispielprojekts mit zugeordneten Kostenarten.
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In den Spalten M und N können Sie zusätzliche Informationen zu Ihrer Kostenplanung erfassen, die für spätere Entscheidungen hilfreich sind:

Spalte M ("geschätzt"): Hier kreuzen Sie diejenigen Kosten an, die geschätzt sind (siehe Abschnitt "Schritt 4: Kostenschätzung"), um damit klarzustellen, dass mit einer gewissen Fehlerwahrscheinlichkeit in den Werten zu rechnen ist oder dass zu einem späteren Zeitpunkt die Werte nochmals überarbeitet werden.

Spalte N ("fixe Kosten"): Damit markieren Sie Kosten, die im Projekt nicht mehr gekürzt oder eingespart werden können (etwa aufgrund fester Vertragsbindung); dies ist relevant für spätere Maßnahmen des Projektcontrolling – z.B. wenn es darum geht, spätere Restkosten zu ermitteln. Dann können Sie anhand dieser Markierungen ablesen, wo finanzieller Spielraum liegt und wo nicht.

Die Spalte "zusätzliche Kosten" sollte noch keine Werte enthalten; sie kann später etwa für eine Worst-Case-Betrachtung verwendet werden oder auch, um eventuell erwartete Änderungswünsche abzudecken. Einträge sind dort zum momentanen Zeitpunkt nicht sinnvoll.

Der Eintrag für AP 2.3 fehlt im Beispielprojekt noch, da der Aufwand noch nicht feststeht, sondern im Rahmen einer Schätzung ermittelt werden muss. Dies führt zum nächsten Schritt, den Sie überspringen können, falls Sie keine Schätzung einbauen möchten.

Schritt 4: Kostenschätzung (falls erforderlich)

Es gibt sehr viele Möglichkeiten, anhand von Schätzverfahren den erwarteten Aufwand für Arbeitspakete zu ermitteln. Wenn Sie wenig Erfahrung mit Schätzungen haben, so empfehle ich eine möglichst einfache Vorgehensweise. Möglich ist etwa ein Szenario für den unter günstigsten Bedingungen erwarteten Aufwand und den unter eher schwierigen Bedingungen möglichen Aufwand für die angeforderte Leistung, aus dem Sie den Mittelwert ansetzen. Häufig verwendet wird auch die so genannte Dreipunkt-Methode (siehe z.B. http://de.wikipedia.org/wiki/Drei-Zeiten-Methode), die im Beispielfall eingesetzt wurde.

Im Beispielprojekt wurde der Aufwand für den ersten Testlauf gemeinsam mit dem Lieferanten auf einen Bereich zwischen 20 und 32 Stunden eingegrenzt. Eingegangen sind in diese Abschätzung die technischen Bedingungen (min. = idealer Verlauf) und die Möglichkeiten, dass zu Beginn noch Probleme auftreten (max. = Verlauf mit Problemen). Darüber hinaus flossen Erkenntnisse aus der früheren Zusammenarbeit mit ähnlichen Tests ein, so dass letztendlich ein Wert von 24 Stunden als am wahrscheinlichsten betrachtet wurde.

Das Ergebnis der Schätzung ist als weiteres Tabellenblatt in der Datei erfasst. Die Dokumentation des Vorgehens (Annahmen, Basis der Schätzung, beteiligte Personen, herangezogene Erfahrungen etc.) sollte in der Datei ebenfalls verlinkt werden (Bild 14).

Bild 14: Ergänzung von Schätzdaten in einem eigenen Tabellenblatt.

Den mit Hilfe der Dreipunktmethode errechneten Aufwand tragen Sie beim entsprechenden Arbeitspaket in der Spalte G ein. Kennzeichnen Sie diese Kosten unbedingt als Schätzung, indem Sie das entsprechende Feld in Spalte M ankreuzen. Im Beispiel sieht das Ergebnis dann so, wie in Bild 15 gezeigt, aus.

Bild 15: Schätzungen im Projektstrukturplan eintragen und kennzeichnen.
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Grundsätzlich ist es bei Schätzungen sinnvoll, Erfahrungen aus anderen (ähnlichen oder vergleichbaren) Projekten mit einzubeziehen – in dem Sie andere Projektleiter befragen oder Daten anderer Projekte analysieren.

Schritt 5: Zusammenstellen des Kostenplans

Für den endgültigen Kostenplan fehlen noch die eingangs erwähnten Risikokosten. Um diese Kosten transparent darzustellen, ist das Blatt "Risikobudget" in der Vorlagen-Datei vorgesehen. Tragen Sie darin – getrennt für jedes Teilprojekt – Kosten für diejenigen Maßnahmen ein, die relevant für das Projekt sind. Sie können dazu alle Einzelmaßnahmen auflisten. Die Kosten werden im Tabellenblatt pro Teilprojekt summiert.

Falls Sie in das Tabellenblatt "Risikobudget" zusätzliche Zeilen einfügen, sollten Sie abschließend die Summenformeln kontrollieren.

Die Vorlage verwendet eine fünfstufige Risikoskala. Ist in Ihrem Unternehmen eine andere Klassifizierung üblich, sollten Sie den Eintrag in der Spaltenüberschrift "Risikoklasse" entsprechend anpassen (Spalte E). Im Beispielprojekt wird eine Risikoeinstufung in einer Skala von 1 bis 10 verwendet. Bild 16 zeigt das Tabellenblatt "Risikobudget" mit den aus der Risikoanalyse abgeleiteten Maßnahmen und den zugehörigen Kosten.

Bild 16: Erfassung der Risikokosten aus der Risikoanalyse.
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Nach Ausfüllen des Blatts werden die Risikokosten automatisch im Blatt "Projektstrukturplan" angezeigt (Bild 17).

Bild 17: Die Risikokosten auf Teilprojektebene werden automatisch im Projektstrukturplan angezeigt.
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Auswertungen und Grafiken in der Vorlagendatei

Nach Eingabe aller Plandaten haben Sie nun den vollständigen Kostenplan für Ihr Projekt erzeugt. In der Excel-Vorlage können Sie sich jetzt für Ihr Projekt verdichtete Kostenübersichten anzeigen lassen – einerseits auf Ebene der Teilprojekte und andererseits kumuliert zu den Meilensteinterminen.

Das Blatt "Pivot 1 Projektkosten" zeigt z.B. – nach Aktualisieren mit PivotTable-Tool / Optionen / Aktualisieren – das gesamte Kostenvolumen auf Teilprojektebene (Bild 18).

Bild 18: Anzeige der Projekt- und Risikokosten.
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Tabelle und grafische Darstellung geben Auskunft über die Aufteilung der gesamten Kosten im Projekt. Im Beispiel ist erkennbar, dass für drei der sechs Teilprojekte Risikokosten mit geplant sind, und bisher noch keine Werte in der Spalte der "zusätzlichen Kosten".

Für eine reine Betrachtung der Risikokosten bietet sich das Blatt "Pivot 4 Risikokosten" an, das eine grafische Darstellung der Kostensituation enthält (Bild 19). Darin ist die Höhe der Risikokosten im Verhältnis zu den geplanten Projektkosten gut erkennbar. Diese Ansicht ist z.B. als Gesprächsunterlage geeignet, um über die Freigabe der in der Risikobudget-Datei geplanten Maßnahmen zu sprechen oder auch um die Verhältnismäßigkeit der Risikokosten zu diskutieren.

Bild 19: Anzeige der Risikokosten im Vergleich zu den Projektkosten.

Eine Übersicht über die Kosten der unterschiedlichen Kategorien erhalten Sie über das Blatt "Pivot 2 Kostenarten" (Bild 20). So können Sie auf einen Blick erkennen, auf welche Kostenarten sich die Plankosten aufteilen; dies kann im Hinblick auf die Projektfinanzierung interessant sein. Eigene Mitarbeiter sind häufig im Unternehmen über die Entgeltzahlung schon kalkuliert, während externe Leistungen oder auch Produktkosten durch die Zahlungen an Lieferanten eine Zusatzbelastung für das Unternehmen darstellen. Im Beispiel machen die Produktkosten mit 60% den größten Anteil der Projektkosten aus, gefolgt von den externen Leistungen mit 34%. Das Projekt führt daher zu hohen Auszahlungen, die in der Liquiditätsplanung des Unternehmens (vor allem bei einer kleinen Firma) zu berücksichtigen ist.

Bild 20: Verteilung der Projektkostenarten.

Für die Finanzierung derartiger Geldabflüsse ist der Kostenverlauf während der Projektlaufzeit interessant, da die Zahlungszeitpunkte für die Rechnungen auf Basis der Termine geplant werden können, an denen die Leistungen der Lieferanten in Anspruch genommenen werden. Hierzu können Sie sich den Kostenverlauf in der zeitlichen Abfolge im Blatt "Pivot 3 Kumulierte Kosten" ansehen (Bild 21).

Bild 21: Anzeige der kumulierten Kostenkurve im Projektverlauf.
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"Was wäre wenn …" – wie Sie einfache Kostenszenarien nutzen

Zu den wichtigen Aufgaben zu Projektbeginn gehört die Kostenkalkulation. Bei kleinen und mittleren Projekten erfordert diese keine spezielle Software – eine einzige, übersichtlich nach Arbeitspaketen gegliederte Tabelle, z.B.

Zu den wichtigen Aufgaben zu Projektbeginn gehört die Kostenkalkulation. Bei kleinen und mittleren Projekten erfordert diese keine spezielle Software – eine einzige, übersichtlich nach Arbeitspaketen gegliederte Tabelle, z.B. in Microsoft Excel, reicht dafü raus.
Die Spalte I "Zusätzliche Kosten" sollte nicht für reguläre Kostenplanung verwendet werden, da sie zu diesem Zeitpunkt noch nicht relevant sind. Stattdessen ist diese Spalte sehr gut verwendbar, um "Was wäre wenn"-Szenarien abzubilden. Wenn z.B. Änderungen gewünscht werden sollten – was die übliche Praxis in den meisten Projekten ist – lassen sich die Folgekosten sehr gut mit dem Szenario-Manager darstellen.

Szenario erzeugen

Wie Sie ein Szenario erzeugen, ist im Artikel "Projektkalkulation leicht gemacht mit professioneller Excel-Vorlage" (Abschnitt "Best-case- und Worst-case-Szenarien") ausführlich beschrieben. Hier noch einige ergänzende Empfehlungen dazu.

  • Bevor Sie ein eigenes Szenario erzeugen, löschen Sie zunächst die beiden als Beispiel gespeicherten Szenarien in der Vorlage (unter: Daten / Datentools / Was-wäre-wenn-Analyse / Szenariomanager).
  • Um in späteren Vergleichen alle Varianten zu sehen, speichern Sie am besten als erstes Szenario die bestehende Planung unter dem Namen "Reguläre Planung" ab. Markieren Sie dazu die noch leeren Zellen der Spalte I (im Beispiel: I8 bis I35) und erfassen Sie diese im Szenariomanager (Bild 22). Durch die Verwendung des Szenariomanagers werden die Summenformeln in der Spalte I gelöscht. Sie müssen sie anschließend für jedes neue Szenario aus der Spalte H kopieren.

Bild 22: Reguläre Planung als erstes Szenario hinterlegen.

  • Wenn Sie ein Szenario z.B. mit den Zusatzkosten für eine nachträgliche Änderung erfassen (im Beispiel ein alternativer Kunststoff, siehe Bild 23), dokumentieren Sie den Hintergrund für die Planung sowie die Ursache für die kalkulierten Kosten in einem eigenen Tabellenblatt mit einer aussagefähigen Bezeichnung. Auf diese Weise ist die Dokumentation zusammen mit der Kostenplanungsdatei gesichert.

Bild 23: Änderungsszenario mit zusätzlichen Kosten.
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  • Sie können die Kostendetails der einzelnen Szenarien über einen Bericht vergleichen, den der Szenariomanager als zusätzliches Tabellenblatt in der Datei erzeugt (Befehl: Daten / Datentools / Was-wäre-wenn-Analyse / Szenariomanager / Zusammenfassung). Diesen Bericht können Sie durch eigene Angaben in den Spaltenüberschriften ergänzen (z.B. durch Datum, Nutzen und Begründung der Alternative) und als Gesprächsgrundlage für Entscheidungen verwenden. Auf diese Weise erzeugen Sie eine einfach Dokumentation, die wichtige Fakten darstellt, warum bestimmte Änderungen ins Projekt aufgenommen wurden, die zu Mehrkosten geführt haben.

Bild 24: Änderungsszenario in Berichtsform als Gesprächsgrundlage für Entscheidungen.

Fazit

Eine vollständige und realistische Kostenplanung ist – wie am Beispiel gezeigt – auch für kleinere Projekte gut möglich und mit der Excel-Vorlage schnell umzusetzen. Eine gute Kostenplanung ist auch nötig, um die Kosten im Projektverlauf zu verfolgen, auf Abweichungen frühzeitig zu reagieren und das Projekt erfolgreich und rentabel abzuschließen.

Die verwendete Excel-Datei kann einfach und schnell an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden und deckt Anforderungen wie etwa ein Risikobudget oder die Abbildung von Kostenszenarien ab. Die Datei kann zwar kein ausgereiftes und integriertes Planungstool ersetzen, ermöglicht jedoch eine schnell realisierbare solide Kostenplanung für kleinere Projekte.

Literatur

 

Bewertungen und Kommentare

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Alle Kommentare (2)

Stefan
Derwort

wozu beginnt die Kosten-Summen-Linie oder BCWS oder hier die kumulierten Kosten nicht bei Null? Hat das einen besonderen Grund? Hier fehlt eigentlich auch eine Kosten-Gang-Linie. Welche Kosten fallen zu den unterschiedlichen Berichtszeitpunkten an? und das über eine Zeitachse. Viele Grüße aus dem Süden

 

Cornelia
Niklas

Hallo Herr Derwort, vielen Dank für Ihre Anmerkungen - dass die kumulierte Kostenlinie bei 0 beginnt anstatt beim ersten positiven Wert ist wohl dadurch bedingt, dass in der zugrunde liegenden Tabelle kein Anfangswert 0 eingetragen wird. Dies lässt sich individuell nachziehen - dann ist die Darstellung auch stimmiger. Auch die erwähnte Kosten-Gang-Linie bzw. Kostensummen zu Berichtszeitpunkten erhöhen die Aussagefähigkeit des Excel-Tools. Falls Sie die Vorlage individuell anpassen möchten, Herr Schels hat die Details der Vorlage in einem eigenen Artikel beschrieben: https://www.projektmagazin.de/artikel/projektkalkulation-leicht-gemacht-mit-professioneller-excel-vorlage_1084394 Ihre Vorschläge leite ich gerne an Herrn Schels weiter, damit er sie ggf. bei einer nächsten Version mit einbaut. Viele Grüße, Cornelia Niklas