Damit die Projektarbeit leichter von der Hand geht

Hilfreiche Neuerungen in Excel 2013

Teil 1:
Auswertungen ohne Formeleingabe dank Schnellanalyse
Wer seine Projekte mit Excel auswertet, wird eine neue Funktion in Version 2013 besonders schätzen: die "Schnellanalyse". Sie ermöglicht es nicht nur, im Handumdrehen informative und optisch ansprechende Auswertungen zu erzeugen, sondern nimmt dem Anwender dabei auch noch wesentliche Schritte ab. Die Arbeit mit Excel wird dadurch produktiver und zudem für weniger geübte Anwender deutlich leichter. Dieter Schiecke und Hildegard Hügemann stellen die neue Funktion "Schnellanalyse" vor und zeigen, welche Möglichkeiten diese für Projektauswertungen bietet.
Damit die Projektarbeit leichter von der Hand geht

Hilfreiche Neuerungen in Excel 2013

Teil 1:
Auswertungen ohne Formeleingabe dank Schnellanalyse
Wer seine Projekte mit Excel auswertet, wird eine neue Funktion in Version 2013 besonders schätzen: die "Schnellanalyse". Sie ermöglicht es nicht nur, im Handumdrehen informative und optisch ansprechende Auswertungen zu erzeugen, sondern nimmt dem Anwender dabei auch noch wesentliche Schritte ab. Die Arbeit mit Excel wird dadurch produktiver und zudem für weniger geübte Anwender deutlich leichter. Dieter Schiecke und Hildegard Hügemann stellen die neue Funktion "Schnellanalyse" vor und zeigen, welche Möglichkeiten diese für Projektauswertungen bietet.

Seit kurzem ist das neue Office 2013 auf dem Markt, wobei sich die meisten nützlichen Neuerungen in Excel finden. Wer seine Projekte mit Excel auswertet, wird eine neue Funktion besonders schätzen: die Schnellanalyse. Mit ihr lassen sich informative wie auch optisch ansprechende Auswertungen anlegen – und zwar ohne Formeln eingeben zu müssen und ohne Kenntnisse zu den Themen "Bedingte Formatierung", "Diagramme" oder gar "Pivot". Die Auswertungsmöglichkeiten reichen von nützlichen Berechnungen und intelligenten Tabellen über visuelle Darstellungen wie Datenbalken, Sparklines oder Diagramme bis hin zu professionellen Pivot-Tabellen und Pivot-Diagrammen. Das Arbeiten mit Excel wird damit produktiver und für wenig geübte Anwender zudem deutlich leichter.

Bild 1 gibt einen Überblick über das vielfältige Funktionsspektrum der Schnellanalyse.

Bild 1: Überblick über die Auswertungsmöglichkeiten, die in Version 2013 auch ohne tieferes Excel-Wissen sofort verfügbar sind.

Schnellanalyse aufrufen

Im Menüband von Excel 2013 werden Sie den Befehl "Schnellanalyse" vergeblich suchen, denn dieser ist nicht über eine der Registerkarten aufzurufen. Der Grund dafür: Die Entwickler von Excel haben Anwender bei der Arbeit mit Excel beobachtet. Dabei haben sie u.a. festgestellt, dass die meisten Anwender die Registerkarte Start nicht verlassen und nicht auf die Erkundung nach Befehlen gehen, die sie noch nicht kennen, selbst wenn diese ihre Arbeit erleichtern könnten. Damit wichtige, aber unbeachtete Befehle von Excel stärker genutzt werden, haben die Microsoft-Entwickler die neue Funktion Schnellanalyse geschaffen. Sie präsentiert den Anwendern nützliche Befehle sozusagen "auf dem Silbertablett", ohne dass eigene Anstrengungen erforderlich wären.

Um die Schnellanalyse aufrufen zu können, müssen Sie mindestens zwei Zellen markieren. Danach erscheint an der rechten unteren Ecke der Markierung automatisch das in Bild 2 gezeigte Symbol zum Starten der Schnellanalyse. Alternativ können Sie die Schnellanalyse auch über die Tastenkombination Strg + Q aufrufen.

Bild 2: Das Symbol zum Starten der Schnellanalyse erscheint an der rechten unteren Ecke des markierten Bereichs.

Damit die Schnellanalyse funktioniert, muss der markierte Bereich aus zusammenhängenden Zeilen und Spalten bestehen. Es ist nicht möglich, beispielsweise nur die erste und dritte Spalte einer Datenliste auszuwählen. Befinden sich innerhalb der Markierung ausgeblendete Zeilen oder Spalten, werden diese von der Schnellanalyse mitberücksichtigt.

Wenn Sie die nachfolgenden Beispiele nachvollziehen wollen, nutzen Sie die Datei Projektdaten_Schnellanalyse_UEB.xlsx, die im Download zu diesem Beitrag enthalten ist.

Projektauswertungen optisch verbessern

Die Schnellanalyse bietet zahlreiche Möglichkeiten, mit denen Sie Daten optisch hervorheben können. In der Rubrik Formatierung stehen Ihnen die in Bild 3 gezeigten Varianten zur Verfügung. Alle Varianten sind der Funktion Bedingte Formatierung entnommen; sie können also auch über die Befehlsfolge Start / Bedingte Formatierung zugewiesen werden – aber eben mit weniger Bedienkomfort. Welche Optionen Excel Ihnen anbietet, hängt davon ab, welche Art von Werten Sie zuvor markiert haben: Zahlen, Text oder Datumsangaben.

Bild 3: Die gleiche Rubrik, aber unterschiedliche Angebote, denn links wurden Zahlenwerte markiert, rechts hingegen Text.
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Kostenvergleich per Datenbalken

(Beispieldatei: Blatt "Datenbalken")

Wie in Bild 4 gezeigt, soll eine Aufstellung von Istkosten mit Hilfe farbiger Datenbalken besser vergleichbar gemacht werden.

  • Markieren Sie den Wertebereich unter "Istkosten" (1).
  • Klicken Sie an der rechten unteren Ecke der Markierung auf das Symbol Schnellanalyse (2).
  • Klicken Sie im nun angezeigten Katalog links auf Formatierung (3).
  • Bewegen Sie die Maus über die Option Datenbalken (4). Excel zeigt sofort eine Vorschau auf das Ergebnis.
  • Mit einem Mausklick auf Datenbalken übernehmen Sie den Vorschlag von Excel.

Die zuvor markierten Zellen enthalten jetzt zusätzlich blaue Datenbalken, die einen schnellen Vergleich der Werte ermöglichen (Bild 4). Die Zahlen gehen dabei nicht verloren, sie sind in oder neben den Datenbalken weiterhin erkennbar. Die Schnellanalyse hat hier eine Möglichkeit der Bedingten Formatierung angewendet, ohne dass der Anwender diese Funktion kennen oder gar wissen muss, über welchen Weg er sie zuweisen kann.

Bild 4: Die tatsächlichen Kosten für verschiedene Projekte mittels Datenbalken besser vergleichbar machen.

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