Damit die Projektarbeit leichter von der Hand geht

Hilfreiche Neuerungen in Excel 2013

Teil 2:
Daten aufbereiten ohne Formeleingabe dank Blitzvorschau
Die sog. "Blitzvorschau" gehört zu den Highlights des neu erschienenen Microsoft Excel 2013. Diese intelligente und komfortabel arbeitende Funktion unterstützt den Benutzer beim automatischen Ausfüllen von Zellen. Hierzu verfolgt Excel 2013 die Dateneingabe und schlägt für den betreffenden Spaltenbereich Werte vor, die sich aus dem Eingabemuster ergeben. So können Sie damit z.B. fehlerhaft importierte Daten durch einfaches Eingeben der richtigen Werte korrigieren oder Daten aus mehreren Spalten zu neuen Werten zusammenstellen. Durch die Live-Vorschau können Sie das Resultat stets zuerst prüfen, bevor Sie es übernehmen. Hildegard Hügemann und Dieter Schiecke beschreiben mit typischen Anwendungsbeispielen anschaulich, wie Sie mit der Blitzvorschau Tipparbeit und langwieriges Erstellen von Formeln vermeiden können.
Damit die Projektarbeit leichter von der Hand geht

Hilfreiche Neuerungen in Excel 2013

Teil 2:
Daten aufbereiten ohne Formeleingabe dank Blitzvorschau
Die sog. "Blitzvorschau" gehört zu den Highlights des neu erschienenen Microsoft Excel 2013. Diese intelligente und komfortabel arbeitende Funktion unterstützt den Benutzer beim automatischen Ausfüllen von Zellen. Hierzu verfolgt Excel 2013 die Dateneingabe und schlägt für den betreffenden Spaltenbereich Werte vor, die sich aus dem Eingabemuster ergeben. So können Sie damit z.B. fehlerhaft importierte Daten durch einfaches Eingeben der richtigen Werte korrigieren oder Daten aus mehreren Spalten zu neuen Werten zusammenstellen. Durch die Live-Vorschau können Sie das Resultat stets zuerst prüfen, bevor Sie es übernehmen. Hildegard Hügemann und Dieter Schiecke beschreiben mit typischen Anwendungsbeispielen anschaulich, wie Sie mit der Blitzvorschau Tipparbeit und langwieriges Erstellen von Formeln vermeiden können.

Wenn Sie Ihre Daten in Microsoft Excel selbst eingeben, haben Sie die volle Kontrolle über deren Inhalt und Aussehen. Anders ist das bei Daten, die Sie als Zuarbeiten bekommen oder die Sie aus Fremdprogrammen wie beispielsweise SAP übernehmen. Probleme sind dann meist vorprogrammiert – hier nur einige typische Beispiele:

  • Projektname und Abnahmedatum stehen plötzlich zusammen in einer Spalte – ein Sortieren nach Datum ist damit zunächst unmöglich.
  • Excel interpretiert Zahlen als Text oder fügt seltsame Sonderzeichen – wie beispielsweise Bindestriche –beim Importieren der Daten hinzu. Die Folge: Berechnungen liefern falsche Ergebnisse oder Verknüpfungen zu anderen Tabellen per SVERWEIS (indizierter Verweis innerhalb von Tabellen) schlagen fehl.
  • In der Spalte mit den Projektterminen sehen Sie statt der Datumsangaben nur achtstellige Zahlen. Die Punkte als Trennzeichen zwischen Tag, Monat und Jahr fehlen. Monats- oder Jahresauswertungen lassen sich mit diesem Datenmaterial nicht realisieren – zeitraubende Zwischenschritte sind erforderlich.

Solche typischen Mängel bei importierten Daten können Sie in der neuen Excel-Version 2013 nun ohne umständliches Eingeben von Formeln im Handumdrehen beheben lassen. Möglich wird dies durch eine Neuerung namens Blitzvorschau. Bild 1 zeigt, welche Aufgaben diese neue Funktion für Sie erledigen kann.

Bild 1: Die praktischen Möglichkeiten der neuen Funktion Blitzvorschau im Überblick.

Das leistet die Blitzvorschau

Die Blitzvorschau ist eine intelligente und komfortabel arbeitende Weiterentwicklung der Funktion zum automatischen Ausfüllen von Zellinhalten und Formeln – sozusagen "AutoAusfüllen 2.0". "Blitzvorschau" ist deshalb genau genommen nicht der passende Ausdruck. Die englische Originalbezeichnung "Flash Fill" trifft das, was die Funktion leistet, besser: Sie ist ein automatisches (blitzartiges) Ausfüllen mit Live-Vorschau.

Excel verfolgt in Version 2013 Ihre Dateneingabe noch genauer. Stellt das Programm dabei ein Muster fest – wenn Sie z.B. aus der benachbarten linken Spalte die Informationen vor dem Komma eintippen –, schlägt Excel für die gesamte Spalte die vor dem Komma stehenden Daten der Nachbarspalte als Inhalt der aktuellen Spalte vor. So können Sie im Bedarfsfall schnell und ohne jegliche Formel zwei Informationen wie Namen und Vornamen trennen. Das bedeutet für Sie weniger Tipparbeit und leichteres Aufbereiten importierter Daten ohne langwieriges Erstellen passender Formeln.

Mit der Blitzvorschau können Sie Daten automatisch neu anordnen lassen. Excel lernt aus dem Muster, das Sie eingeben und erkennt die darin enthaltene Logik. Wie Excel Ihr Eingabeschema interpretiert, sehen Sie in einer Live-Vorschau. Sie können das Resultat also jeweils erst prüfen, bevor Sie den Vorschlag von Excel mit Enter übernehmen. Hier einige Beispiele für den Nutzen der Blitzvorschau:

1. Daten aufteilen

Beim Auflisten von Arbeitsgängen stehen die beiden Informationen zu Produktionsgruppe (z.B. "FERT"="Fertigung") und Werkplatz (z.B. "Mont"="Montage" in einer Spalte). Zum Gruppieren und zum Berechnen innerhalb einer Projektauswertung müssen die Daten aber auf zwei Spalten aufgeteilt vorliegen. Kein Problem, denn die Blitzvorschau meistert das in Sekunden. Bei Bedarf lässt sich dabei zugleich Text in Kleinbuchstaben transformieren wie in Bild 2 links zu sehen ist. Das Aufteilen funktioniert natürlich auch beim "Klassiker": Nach- und Vorname stehen in einer Spalte und müssen getrennt werden. Wie in Bild 2 rechts zu sehen ist, werden auch Doppelnamen oder zusammengesetzte Vornamen von der Blitzvorschau korrekt aufgeteilt (s.u. "Szenario 1").

Bild 2: Informationen aus einer auf zwei Spalten aufteilen und gegebenenfalls zusätzlich noch Text in Kleinbuchstaben transformieren.

2. Daten entnehmen

Wenn zu den Datumsangaben aus einer Spalte nur das Jahr ausgelesen werden soll, hilft die Blitzvorschau ebenfalls. Bereits beim Eintippen der zweiten Jahresangabe erkennt die Blitzvorschau Ihr Vorhaben und schlägt für alle anderen Zellen der Spalte die Anzeige des korrekten Jahres vor. Bild 3 präsentiert einen kleinen Ausschnitt des Ergebnisses. (s.u. "Szenario 2")

Bild 3: Die Jahreszahl aus einer Ziffernfolge oder auch aus einem Datum auslesen ganz ohne Formel.

3. Daten ändern

Die Terminangaben in einer Spalte erscheinen als Ziffern in der Form "21032013". Mit Hilfe der Blitzvorschau sorgen Sie mit nur einer korrekten Datumseingabe – hier "21.03.2013" – in der Nachbarspalte dafür, dass dort sofort überall korrekte Termine stehen. Diese können Sie dann gruppieren oder mit ihnen rechnen. In Bild 4 können Sie übrigens sehen, dass die Spalte für die korrigierten Termine diesmal links von den Originaldaten eingefügt wurde (s.u. "Szenario 3a" und "Szenario 3b").

Bild 4: Die importierten, aber zum Berechnen unbrauchbaren achtstelligen Ziffernfolgen in korrekte Datumsangaben umwandeln.

4. Daten verknüpfen

Auch der umgekehrte Fall funktioniert: Die Daten zu Auftragsnummer und -jahr stehen ursprünglich in zwei Spalten. Der besseren Übersicht wegen sollen beide Informationen wie folgt zusammengefasst werden: Das Jahr soll jeweils vor der Auftragsnummer stehen und zwar getrennt durch einen senkrechten Strich – so wie in Bild 3 zu sehen ist. Die Blitzvorschau erledigt dies im Handumdrehen und ohne Formeleingabe (s.u. "Szenario 4").

Bild 5: Die Informationen aus zwei Spalten in einer zusammenfassen und zwar getrennt durch einen senkrechten Strich.

Szenario 1: Zusammenstehende Daten auf mehrere Spalten aufteilen

Zum Aufteilen von Daten auf zwei oder mehr Spalten mussten Sie in bisherigen Excel-Versionen auf den Befehl Text in Spalten zurückgreifen oder Text-Funktionen wie LINKS, RECHTS, TEIL, LÄNGE etc. kombinieren. In Version 2013 geht…

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Alle Kommentare

Siegfried
Männer
Dr.
Blitzvorschauen, möglicherweise eine Hilfe. Ich gebe allerdings zu bedenken, dass im Projektmanagement, ohne elementaren Kenntnisse der Arithmetik, Mathematik und ein bißchen Statistik, nichts zu machen ist. Die Fähigkeit zur Beherrschung von Projekten findet oft Eingang in die "Formular" also "Formel" und da muß nachgedacht werden. Ohne Zahlen und Rechenaufwand, sind Projekte nicht zu stemmen bzw. zu kontrollieren. Wir sollten ruhig etwas kritischer dem Hause Microsoft gegenüberstehen. Grüße
Petra
Berleb
Praktische Lösung, ersetzt aber nicht das notwendige Excel-Knowhow.
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