Damit die Projektarbeit leichter von der Hand geht

Hilfreiche Neuerungen in Excel 2013

Teil 3:
Daten komfortabel auswählen dank visueller Filter
Wenn Sie aus Projektdaten z.B. einen Statusbericht erstellen müssen, benötigen Sie in der Regel nach bestimmten Kriterien und Zeiträumen ausgewählte Datenbereiche. In Excel 2013 gelingt es Ihnen, mit den neuen, visualisierten Filterfunktionen "Datenschnitt" und "Zeitachse" deutlich komfortabler und schneller als in früheren Versionen solche Selektionen durchzuführen. Durch die intuitive Darstellung der Filterkriterien erhalten Sie einen ausgezeichneten Überblick, zudem können Sie mit der neuen "Zeitachsen"-Funktion bequem nach Jahr, Quartal, Monaten oder sogar Tagen filtern. Hildegard Hügemann und Dieter Schiecke zeigen anhand von Beispielen, was die neuen Funktionen in der Praxis bringen.
Damit die Projektarbeit leichter von der Hand geht

Hilfreiche Neuerungen in Excel 2013

Teil 3:
Daten komfortabel auswählen dank visueller Filter
Wenn Sie aus Projektdaten z.B. einen Statusbericht erstellen müssen, benötigen Sie in der Regel nach bestimmten Kriterien und Zeiträumen ausgewählte Datenbereiche. In Excel 2013 gelingt es Ihnen, mit den neuen, visualisierten Filterfunktionen "Datenschnitt" und "Zeitachse" deutlich komfortabler und schneller als in früheren Versionen solche Selektionen durchzuführen. Durch die intuitive Darstellung der Filterkriterien erhalten Sie einen ausgezeichneten Überblick, zudem können Sie mit der neuen "Zeitachsen"-Funktion bequem nach Jahr, Quartal, Monaten oder sogar Tagen filtern. Hildegard Hügemann und Dieter Schiecke zeigen anhand von Beispielen, was die neuen Funktionen in der Praxis bringen.

Die bereits vorgestellten Funktionen Schnellanalyse und Blitzvorschau sind noch nicht alles, was Excel 2013 an neuen Tools für Projektarbeiter zu bieten hat. Wer Listen mit Projektdaten bearbeitet und auswertet, möchte diese oft mit Hilfe von Filterfunktionen auf bestimmte Informationen eingrenzen und die Daten z.B. nach Abteilung, Projekt oder einer Gruppe von Kostenstellen selektieren. Mit der seit Excel 2010 neuen Funktion Datenschnitt kann das Filtern nun visuell erledigt werden. Die Version 2013 geht noch zwei Schritte weiter:

  • Das Filtern nach bestimmten Jahren, Quartalen, Monaten oder sogar Tagen ist nun dank einer visuellen Auswahl namens Zeitachse komfortabel geworden und erleichtert schnelle Was-wäre-wenn-Untersuchungen.
  • Der Datenschnitt ist jetzt für alle Excel-Anwender verfügbar und nicht wie in Excel 2010 nur denen vorbehalten, die sich mit Pivot-Tabellen auskennen. Er lässt sich in allen Listen verwendet, die als Tabelle formatiert wurden.

Bild 1 zeigt eine Kombination aus Datenschnitt (1) und Zeitachse (2). Gefiltert wurde nach einer Abteilung – in dem Fall UO. Je nach gewählter Periode in den Zeitachsen ändern sich die links gezeigten Datenbestände.

Bild 1: Visuelles Filtern der Projekte links nach Abteilung mittels Datenschnitt (1) und nach Monaten mittels Zeitachse (2).
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Den Datenschnitt überall nutzen – nicht mehr nur in Pivot-Tabellen

Im Beitrag "Keine Angst vor Pivot – Projektkennzahlen flexibel auswerten" (Ausgabe 1/13) konnten Sie bereits lesen, welche Vorteile die in Excel 2010 neu hinzugekommene Funktion Datenschnitt in Pivot-Tabellen und ‑Diagrammen bringt: Anwender können über einfach und visuell zu bedienende Steuerelemente zum Filtern ihre Auswertungen unter verschiedensten Blickwinkeln betrachten.

Dieser Bedienkomfort hat so große Resonanz bei den Anwendern gefunden, dass Microsoft in Excel 2013 den Datenschnitt nicht mehr nur exklusiv in Pivot-Auswertungen zur Verfügung stellt. In der neuen Version können alle Listen, die als Tabelle formatiert sind, mittels Datenschnitt komfortabel gefiltert werden. Bild 2 zeigt, dass der Befehl Datenschnitt nun auf zwei Registerkarten aufgerufen werden kann: Pivottable-Tools / Analysieren und Tabellentools / Entwurf.

Bild 2: In Excel 2013 ist der Datenschnitt auch für "intelligente" Tabellen verfügbar und nicht nur exklusiv für Pivot-Tabellen.
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Damit die Registerkarte Tabellentools angezeigt wird, muss eine Liste zuvor in eine "intelligente" Tabelle umgewandelt werden. Dies erledigen Sie, indem Sie in Ihre Liste mit den Projektdaten klicken und dann den Befehl Als Tabelle formatieren auf der Registerkarte Start wählen oder die Tastenkombination Strg + T betätigen (mehr zum Anlegen und Verwenden von "intelligenten" Tabellen lesen Sie im Beitrag "Excel: Starke Konkurrenz für Pivot – wichtige Projekt-Kennzahlen auf einen Blick", Ausgabe 16/2012, S. 4).

Szenario 1: Eine Liste nach Abteilung filtern

Zum Nachvollziehen der Aufgabe nutzen Sie die Datei Projektlisten_visuell_filtern_Datenschnitt_UEB.xlsx.

Im ersten Beispiel sollen in einer Liste nur die Einträge zu einer Abteilung angezeigt werden (Bild 3). Die Liste ist bereits als "intelligente" Tabelle formatiert. Dies erkennen Sie am kleinen Dreieck in der rechten unteren Ecke.

Bild 3: Die Ausgangsliste mit Projektdaten wurde mit dem Befehl Als Tabelle formatieren in eine "intelligente" Tabelle umgewandelt.
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Zum Einfügen eines Datenschnitts in diese Tabelle gehen Sie wie folgt vor:

  • Wechseln Sie zur Registerkarte Tabellentools / Entwurf, die erscheint, sobald Sie die Tabelle anklicken.
  • Wählen Sie dort den Befehl Datenschnitt einfügen (Bild 2 rechts).
  • Setzen Sie im gleichnamigen Dialogfeld, das Excel jetzt einblendet, ein Häkchen bei Abteilung (Bild 4).

Bild 4: Mit dem Datenschnitt einen visuellen Filter zum komfortablen Auswählen einer oder mehrerer Abteilungen anlegen.

  • Nach einem Klick auf OK erscheint der Datenschnitt für Abteilung auf dem Arbeitsblatt (Bild 5).
  • Passen Sie die Größe des Datenschnitts an, indem Sie – wie in Bild 5 links gezeigt – an einem eckigen Anfasser mit gedrückter linker Maustaste ziehen. Einfacher geht’s, wenn Sie dazu die entsprechenden Befehle in der Registerkarte Datenschnitttols / Optionen nutzen (Bild 5 rechts).
  • Wählen Sie im Menüband beispielsweise links im Katalog der Datenschnitt-Formatvorlagen die Variante Datenschnittformat Hell 6 aus, stellen Sie rechts bei Spalten die Zahl 2 ein. Korrigieren Sie die Höhe und Breite der Zeilen und Spalten und des Datenschnitts als Ganzes millimetergenau auf die passende Größe.

Bild 5: Den Datenschnitt per Maus anpassen (links) oder komfortabel über die Befehle im Menüband (rechts).
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Nutzen Sie nun den eingebauten Datenschnitt, um die Tabelle mit den Projektdaten nach einer oder mehreren Abteilungen zu filtern.

  • Der Klick auf die Abteilung EDV im Datenschnitt Abteilung zeigt nur noch die Datensätze zu dieser Abteilung an.
  • Mittels Strg-Taste können Sie eine Mehrfachauswahl treffen und beispielsweise alle Datensätze der Abteilungen EDV und FE anzeigen lassen.

Szenario 2: Mehrere Datenschnitte miteinander verbinden

Fügen Sie neben dem Datenschnitt für Abteilung weitere für die Felder Status, KST und Projekt hinzu und geben Sie diesen bei Bedarf unterschiedliche Farben. Bild 6 zeigt, wie Sie die Datenschnitte platzsparend und übersichtlich anordnen können. Um die weiteren Datenschnitte zu aktivieren, klicken Sie wieder in die Tabelle und wählen erneut Tabellentools / Entwurf / Datenschnitt einfügen.

Testen Sie dann die Wechselwirkung zwischen den eingefügten Datenschnitten: Beim Klick auf EDV (1) werden, wie in Bild 6 zu sehen, alle Kostenstellen (2) bzw. Projekte (4) ausgeblendet, die nicht zur…

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