Zahlenkolonnen, seitenweise Diagramme und scheinbar endlose Checklisten? Sie sind nicht verpflichtet, Ihr Projekt ausschließlich mithilfe von trockenen Daten nach möglichen Risiken abzuklopfen. Versuchen Sie es auch einmal mit kreativen Herangehensweisen und im engen Austausch mit Ihrem Team und den Stakeholdern! Diese drei Methoden helfen Ihnen, den Blick zu weiten, Unsicherheiten von tatsächlichen Risiken zu unterscheiden und "blinde Flecken" zu identifizieren.

Beispiel: Neue Software für Personalverwaltung

Das mittelständische Unternehmen ElekTek Spezialgeräte GmbH, ein Hersteller spezialisierter Elektrotechnik, plant die Einführung einer neuen Software für die Personalverwaltung. Da das Unternehmen in den letzten Jahren stark gewachsen ist und sich in vielen Abteilungen ein Mischmodell aus Büroarbeit und Homeoffice etabliert hat, ist die bisherige Software zur Erfassung von Arbeitszeiten und Abwesenheiten sowie zur Personalplanung nicht mehr ausreichend. Hinzu kommt, dass in bestimmten Phasen Aushilfen in der Produktion eingesetzt werden, was Auswirkungen auf die Personalplanung und die Lohnabrechnung hat.

Die neue Personalverwaltungssoftware setzt zusätzlich zu den üblichen Erfassungsmöglichkeiten auch KI ein, um Personalkapazitäten besser planen zu können, z.B. die Zusammenstellung der Teams in der Fertigung. Das Projektteam besteht aus Mitarbeitenden der Personalabteilung, der IT und einer Vertreterin des Betriebsrats. Die Projektleitung liegt bei Lena Müller aus der Personalabteilung.

Erste Runde: Uncertainty Mapping

Da die Einführung der neuen Software kritisch für den Unternehmenserfolg ist, führt das Kernteam eine Risikoidentifikation durch. Lena Müller und ihre Projektkolleg:innen möchten wirklich auf Nummer sicher gehen. Deshalb wollen sie dafür nicht nur Checklisten abarbeiten und Daten auswerten, sondern auch kreative Methoden anwenden.

Unterscheiden zwischen echten und gefühlten Risiken

Als Einstieg in die Risikoidentifikation bietet sich das Uncertainty Mapping an. Im Zentrum steht die Frage "Mit welchen Unsicherheiten ist das Projekt konfrontiert?". Auf einer Pinnwand hat Lena Müller für den Workshop mit ihrem Kernprojektteam eine Uncertainty Map vorbereitet. Diese besteht aus zwei Feldern: dem Bereich "Wir können aktiv werden!" mit einem Hand-Symbol und dem Bereich "Wir können nur beobachten" mit einem symbolischen Auge. Ziel ist es, "echte" Risiken des Projekts von "gefühlten" Risiken und Unsicherheiten zu unterscheiden. Denn gerade die Einführung einer neuen, unternehmensweiten Software zum Erfassen von Arbeitszeiten und persönlichen Daten sorgt bei vielen Mitarbeitenden für Unsicherheit.

Im Hand-Feld werden deshalb Punkte gesammelt, die zwar mit Unsicherheit verbunden sind, die aber durch gezielte Maßnahmen wie z.B. Information und Schulung der Mitarbeitenden oder auch durch entsprechende Ansprechpersonen gelöst werden können.

Ins Auge-Feld gehören schließlich Punkte und Ereignisse, die noch nicht eingetroffen sind, und deren Eintreffen auch nicht durch das Projektteam beeinflussbar ist – z.B. wenn das IT-Unternehmen, das die neue Personalsoftware anpasst, zu wenig Personal hat, um das Softwareprojekt in der geplanten Zeit durchzuführen.

Zweite Runde: Ein Blick in die Zukunft mit dem Futures Wheel

Mithilfe des Uncertainty Mappings haben Lena Müller und ihr Projektteam bereits eine erste Liste mit tatsächlichen Risiken rund um ihr Projekt identifiziert. Jedoch sind dies vor allem Risiken, die das Kernteam benannt hat, das bereits tief in das Projektthema eingearbeitet ist. Um weitere Blickwinkel auf mögliche Risiken des Projekts einzufangen und "blinde Flecken" auszuschließen, organisiert Lena Müller einen zweiten Workshop zur Risikoidentifikation.