Wer Projektdaten regelmäßig in Excel auswertet, kennt die Vorzüge aber auch die Grenzen von Pivot-Tabellen. Sie liefern kompakte Übersichten, müssen jedoch bei Datenänderungen aktualisiert werden und unterstützen nur eine begrenzte Auswahl an Diagrammtypen.

Mit GRUPPIERENNACH führt Microsoft eine Funktion ein, die so leistungsfähig wie Pivot ist, und mit der sich beide Nachteile beheben lassen. Wie Sie diese Funktion Schritt für Schritt bei Ihrer Projektauswertung einsetzen, erfahren Sie in diesem zweiteiligen Beitrag – von der ersten Formel bis hin zur automatischen Anzeige von Teil- und Gesamtergebnissen.

Bisherige Alternativen

Bisherige Alternativen, die den Nachteil des manuellen Aktualisierens vermeiden, nutzen entweder die Array-Funktionen SORTIEREN und EINDEUTIG in Kombination mit SUMMEWENN oder arbeiten mit Datenschnitten, um Kennzahlen aus Projektdaten zu ermitteln. Beide Varianten bieten nicht die Leistungsfähigkeit von Pivot-Tabellen.

Daten mit Arrayfunktionen analysieren

In den letzten Jahren hat sich eine alternative Formel-Lösung mit den Array-Funktionen SORTIEREN und EINDEUTIG etabliert, die sich automatisch aktualisiert und die Verwendung aller Diagrammtypen ermöglicht. Sie erfordert jedoch zwei Formeln und liefert kein automatisches Gesamtergebnis wie eine Pivot-Tabelle.

Beispiel

Eine ausführliche Anleitung zu den dynamischen Array-Funktionen finden Sie im Beitrag Excel 365 – Projektauswertung leicht gemacht mit den neuen Array-Funktionen.

Der Klassiker: Interaktive Erstauswertung mit Datenschnitten

Auch Datenschnitte können nützlich sein, um die Projektdaten schnell nach ausgewählten Kennzahlen auszuwerten. So ist im Beispiel in Bild 3 oben rechts zu sehen, wer für die Leistung Entwicklung eingesetzt wurde, wie oft und mit welchem Gesamtbetrag.

Datenschnitte haben allerdings einen entscheidenden Nachteil: Sie liefern keine Gesamtübersicht wie in einer Pivot-Tabelle, in der sich die Beträge nach Projekten, Kategorien oder Leistungen vergleichen lassen.