Stefan Sorglos arbeitet als Junior Projektleiter seit einem Jahr im Projektmanagement. Seine Teammitglieder schätzen seine Fachkompetenz und sein offenes und freundliches Wesen. Immer wieder kommt es in seinen Projekten jedoch zu Komplikationen. Termine werden nicht eingehalten, Teammitglieder erfahren zu spät von Verantwortlichkeiten, Stakeholder kritisieren Stefans sporadische Kommunikation. Stefan ist klar: Er muss etwas ändern. Hilfesuchend wendet er sich an seine Kollegin Paula Pünktlich, die in seinem Unternehmen als ausgewiesenes Organisationstalent gilt und für die klare und dennoch nie steife Organisation in ihren Projekten bekannt ist. Erfahre in diesem Artikel wie du genauso wie Stefan Termine endlich in den Griff bekommst, Risiken für Projekt frühzeitig erkennst und die Kommunikation mit deinen Teammitgliedern klarer und koordinierter gestalten kannst.

Was ist zu tun? Die To-do-Liste

An einem freien Nachmittag setzen sich Stefan und Paula zusammen und wollen Ordnung in Stefans Arbeit bringen. Auf die Frage, was Stefans aktuelle Aufgaben sind, druckst dieser aber erstmal herum. Auf verschiedenen Zetteln hat Stefan einzelne Deadlines notiert, die er nun versucht zusammen zu suchen. Paula unterbricht ihn: "So geht das nicht, Stefan. Als erstes brauchst du eine zentrale To-do-Liste, in der du alle deine Aufgabe einträgst und abhakst. Ich beschreibe dir mal, wie ich hier vorgehe."

Durchführung To-do-Liste: Schritt für Schritt

Schritt 1: Bestimme den Zweck der To-do-Liste! Die To-do-Liste dient vor allem der effizienten Umsetzung eines Vorhabens, kann zusätzlich aber auch zur Dokumentation, Terminkontrolle, Aufwandsschätzung oder Teamkoordination genutzt werden. Je nach Zweck sollten spezifische Spalten ergänzt werden, um Überflüssiges zu vermeiden.

Schritt 2: Definiere die für dich unverzichtbaren Spalten! Die Standardspalten sind "Aufgabe", "Verantwortlich" und "Termin". Zusätzliche Spalten wie "Status", "Aufwand", "Kommentar" oder "Abhängigkeiten" sollten ergänzt werden, wenn sie für den spezifischen Anwendungsfall notwendig sind.

Schritt 3: Beschreibe die Anwendung der To-do-Liste! Bein einer To-do-Liste, die nicht nur du allein, sondern dein ganzes Team verwendet, müssen Regeln für Zugriffsrechte und Verantwortlichkeiten klar definiert sein. In Teamarbeiten muss geregelt werden, wer Einträge vornimmt, den Status aktualisiert und für die Pflege verantwortlich ist. Ebenso musst du festlegen, ob die Liste täglich oder wöchentlich, etwa im Teammeeting, überprüft wird.

Schritt 4: Erstelle die To-do-Liste in einem passenden Format und Medium! To-do-Listen können handschriftlich, als Tabellenkalkulation, in Kollaborationstools oder als Teil von Projektmanagement-Software geführt werden. Die Wahl des Mediums sollte sich an den Anforderungen und Arbeitsgewohnheiten deines Teams orientieren.

Schritt 5: Definiere die To-dos und trage diese in die Liste ein! Die Aufgaben solltest du klar formulieren, sie sollten einem Verantwortlichen zugewiesen und mit einem realistischen Termin versehen werden. Methoden wie Arbeitspakete, User Stories oder Mindmaps können zudem zur Strukturierung beitragen.

Schritt 6: Arbeite mit der To-do-Liste! Eine To-do-Liste ist nur dann effektiv, wenn sie kontinuierlich aktualisiert und gepflegt wird. Aufgaben sollten also regelmäßig priorisiert und nach ihrer Erledigung als abgeschlossen markiert werden. Die Nutzung der To-do-Liste als Kommunikations- und Steuerungsinstrument trägt zur erfolgreichen Umsetzung von Projekten bei.

Häufige Fehler bei der To-do-Liste vermeiden

Bevor du mit deiner To-do-Liste startest, solltest du auch die häufigsten Fehler kennen. Versuche stets zu vermeiden:

• Aufgaben zu definieren, bevor das Ziel feststeht
• Unnötige Komplexität durch zu viele Spalten zu verursachen
• Vorlagen unreflektiert zu übernehmen
• Aufgaben ohne klar definiertes Ergebnis einzutragen
• Die Liste ohne eine klare Abstimmung im Team zu verwenden