Lotus Domino/Notes: Mit Groupware Planung und Wirklichkeit in Einklang bringen

Bei Projekten mit hohem Änderungsrisiko überlebt der Plan selten den ersten Kontakt mit der Realität. Trotzdem gelten die gesetzten Termine – aber die geplanten Abläufe sind so nicht mehr durchführbar. Oft schalten Projektleiter dann auf intuitive Ad-hoc Lösungen um und vernachlässigen die systematische Projektsteuerung. Eine auf die Projektbedürfnisse ausgelegte Groupware-Unterstützung kann hier Abhilfe schaffen: Sie erlaubt der Projektleitung, Planung und Wirklichkeit trotz der geänderten Rahmenbedingungen in Einklang zu bringen. Thomas Becker zeigt in seinem Beitrag am Beispiel "Messeplanung" bei der Deutschen Telekom AG, welche Möglichkeiten die Groupware-Plattform Lotus Domino/Notes von IBM bietet.

Lotus Domino/Notes: Mit Groupware Planung und Wirklichkeit in Einklang bringen

Bei Projekten mit hohem Änderungsrisiko überlebt der Plan selten den ersten Kontakt mit der Realität. Trotzdem gelten die gesetzten Termine – aber die geplanten Abläufe sind so nicht mehr durchführbar. Oft schalten Projektleiter dann auf intuitive Ad-hoc Lösungen um und vernachlässigen die systematische Projektsteuerung. Eine auf die Projektbedürfnisse ausgelegte Groupware-Unterstützung kann hier Abhilfe schaffen: Sie erlaubt der Projektleitung, Planung und Wirklichkeit trotz der geänderten Rahmenbedingungen in Einklang zu bringen. Thomas Becker zeigt in seinem Beitrag am Beispiel "Messeplanung" bei der Deutschen Telekom AG, welche Möglichkeiten die Groupware-Plattform Lotus Domino/Notes von IBM bietet.

Bei Projekten mit hohem Änderungsrisiko überlebt der Plan selten den ersten Kontakt mit der Realität. Trotzdem gelten die gesetzten Termine - aber die geplanten Abläufe sind so nicht mehr durchführbar. Oft schalten Projektleiter dann auf intuitive Ad-hoc Lösungen um und vernachlässigen die systematische Projektsteuerung. Eine auf die Projektbedürfnisse ausgelegte Groupware-Unterstützung kann hier Abhilfe schaffen: Sie erlaubt der Projektleitung, Planung und Wirklichkeit trotz der geänderten Rahmenbedingungen in Einklang zu bringen. Das Beispiel "Messeplanung" bei der Deutschen Telekom AG zeigt, welche Möglichkeiten die Groupware-Plattform Lotus Domino/Notes von IBM bietet.

Groupware für Projektmanagement

In der täglichen Projektarbeit prallen zwei Welten aufeinander: Auf der einen Seite stehen die vereinbarten Meilensteine und ein vorgegebener Projektendtermin. Auf der anderen Seite wirbeln unerwartete Probleme den geplanten Ablauf kräftig durcheinander. Diese beiden Welten muss die Projektleitung miteinander vereinen. Mit anderen Worten: Sie muss Planung und Realität möglichst konstruktiv aufeinander abstimmen.

IT-Unterstützung spielt dabei eine wichtige Rolle. Planungswerkzeuge z.B. geben den Überblick über die Struktur des Projekts und identifizieren den jeweils aktuellen kritischen Pfad. Sie schrecken allerdings manche Routiniers ab, die sich schnell von den scheinbar strikten Vorgaben eines Netzplans bevormundet fühlen. Groupware-Lösungen hingegen sind hervorragend dafür geeignet, die Kommunikation, die täglichen Arbeitsabläufe und die Projektdokumentation zu unterstützen - auch wenn viele Projektmanager sie lediglich als Instrument für Routineabläufe, wie E-Mail oder Kalenderverwaltung ansehen.

So, wie Feuer und Wasser intelligent eingesetzt eine Dampfmaschine antreiben, können sinnvoll programmierte Groupware-Funktionen kombiniert mit einem Planungswerkzeug die Stärken dieser beiden Systeme voll zur Geltung bringen.

Grundprinzipien von Groupware

Eine weit verbreitete Groupware ist Lotus Domino/Notes von IBM. Lotus Domino bezeichnet den Server, Lotus Notes den Client. Sie leistet deutlich mehr als ein Mail-, Termin- und Aufgabenverwaltungssystem, denn sie kann Arbeitsabläufe abbilden und enthält Grundfunktionen eines Dokumentenmanagements. Vor allem ist Lotus Notes aber flexibel programmierbar und unterstützt einfach implementierbare Datenschnittstellen zu Standardsoftware.

Lotus Notes ist keine traditionelle relationale Datenbank. Es ist ein System, mit dem sich gemeinsam benutzte, aber verteilt abgespeicherte Datenbanken verwalten lassen. Das bedeutet:

  • Mehrere Anwender können gleichzeitig auf dieselben Inhalte zugreifen. Lotus Notes stellt dafür ein ausgefeiltes Rechteverwaltungssystem zur Verfügung. Der Administrator kann z.B. für das Projekt verschiedene Rollen definieren und dadurch festlegen, welche Mitarbeiter auf welche Informationen zugreifen können.
  • Die Datenbanken können auf mehrere Rechner verteilt sein, die nur zeitweise in einem Netzwerk oder über das Internet miteinander verbunden sind. Der Lotus Domino Server gleicht unterschiedliche Datenstatus ab (Replikation) und bringt die Datenbanken auf einen gemeinsamen Stand. Projektmitarbeiter können also mit ihrem Laptop von unterwegs auf die relevanten Informationen zugreifen, sie bearbeiten und den aktuellen Stand später im Büro wieder in die Datenbank einspeisen.
  • Projektprozesse können während der Projektlaufzeit schnell abgebildet und dokumentiert werden. Dies ist möglich, weil man nicht wie bei relationalen Datenbanken das zugrunde liegende Datenmodell zu ändern braucht. Statt dessen definiert Lotus Notes mit Hilfe eines so genannten Formulars einen neuen Dokumententyp. Mit diesem Formular werden nicht nur Datenstrukturen, sondern zugleich Zugriffsrechte und Prozesse festgelegt. Ein Beispiel sind automatische Benachrichtigungen, die ausgewählte Personen bekommen, wenn sich ein Eintrag ändert.
  • Die Daten lassen sich unmittelbar in dokumentierte Kommunikationsabläufe und Arbeitsprozesse einbinden. Lotus Domino/Notes speichert dabei nicht nur die Daten, sondern auch das, was der Anwender bisher mit ihnen gemacht hat. Ein Arbeitsergebnis kann also später mit allen seinen Änderungen zurückverfolgt werden. Das können für gewöhnlich nur teure Tools für das Konfigurationsmanagement.

Ein Beispiel: Großmessen-Organisation der Deutschen Telekom

Besonders deutlich wird der Nutzen einer flexiblen Groupware-Unterstützung im Management von Projekten, mit einem hohen Änderungsrisiko, wie z.B. die Planung und Durchführung großer Messeauftritte. Als Beispiel dient die Messeorganisation der Deutschen Telekom. Diese wickelt seit dem Jahr 2000 mit ihrem von der Münchener chorus GmbH entwickelten "Messeinformations- und Supportsystem" (MISS) ihre Auftritte bei CeBIT, Systems und anderen Messen erfolgreich ab - von der inhaltlichen Konzeption bis hin zur Vereinbarung von Kundenterminen. MISS basiert auf Lotus Notes.

Zeitkritisch für die Messeauftritte sind der Gesamtprozess und die Rahmentermine, nicht aber die Einzelvorgänge. Diese sind auf mehrere Dutzend Auftragnehmer verteilt. Den klassischen kritischen Pfad gibt es in diesem Fall nicht, weil viele Aufgaben unabhängig voneinander auf den Messestart als gemeinsamen Endtermin zulaufen. Die Mitarbeiter können die Erstellung von Präsentationsmaterialien, die Einsatzplanung für das Standpersonal, die Vorabansprache von Kunden und vieles andere zunächst eigenständig planen und durchführen.

Jeder Messeauftritt ist einmalig - ein Prototyp, der sich bis zur letzten Minute ständig verändert. Darin besteht die Herausforderung. Alle Beteiligten -…

Bewertungen und Kommentare

(nur angemeldete Benutzer)

Diese Funktion steht nur eingeloggten Nutzern zur Verfügung. Jetzt einloggen
Gesamt
Bewertungen 0
Alle anzeigen