Lotus Domino/Notes: Mit Groupware Planung und Wirklichkeit in Einklang bringen

Bei Projekten mit hohem Änderungsrisiko überlebt der Plan selten den ersten Kontakt mit der Realität. Trotzdem gelten die gesetzten Termine – aber die geplanten Abläufe sind so nicht mehr durchführbar. Oft schalten Projektleiter dann auf intuitive Ad-hoc Lösungen um und vernachlässigen die systematische Projektsteuerung. Eine auf die Projektbedürfnisse ausgelegte Groupware-Unterstützung kann hier Abhilfe schaffen: Sie erlaubt der Projektleitung, Planung und Wirklichkeit trotz der geänderten Rahmenbedingungen in Einklang zu bringen. Thomas Becker zeigt in seinem Beitrag am Beispiel "Messeplanung" bei der Deutschen Telekom AG, welche Möglichkeiten die Groupware-Plattform Lotus Domino/Notes von IBM bietet.

Bei Projekten mit hohem Änderungsrisiko überlebt der Plan selten den ersten Kontakt mit der Realität. Trotzdem gelten die gesetzten Termine - aber die geplanten Abläufe sind so nicht mehr durchführbar. Oft schalten Projektleiter dann auf intuitive Ad-hoc Lösungen um und vernachlässigen die systematische Projektsteuerung. Eine auf die Projektbedürfnisse ausgelegte Groupware-Unterstützung kann hier Abhilfe schaffen: Sie erlaubt der Projektleitung, Planung und Wirklichkeit trotz der geänderten Rahmenbedingungen in Einklang zu bringen. Das Beispiel "Messeplanung" bei der Deutschen Telekom AG zeigt, welche Möglichkeiten die Groupware-Plattform Lotus Domino/Notes von IBM bietet.

Groupware für Projektmanagement

In der täglichen Projektarbeit prallen zwei Welten aufeinander: Auf der einen Seite stehen die vereinbarten Meilensteine und ein vorgegebener Projektendtermin. Auf der anderen Seite wirbeln unerwartete Probleme den geplanten Ablauf kräftig durcheinander. Diese beiden Welten muss die Projektleitung miteinander vereinen. Mit anderen Worten: Sie muss Planung und Realität möglichst konstruktiv aufeinander abstimmen.

IT-Unterstützung spielt dabei eine wichtige Rolle. Planungswerkzeuge z.B. geben den Überblick über die Struktur des Projekts und identifizieren den jeweils aktuellen kritischen Pfad. Sie schrecken allerdings manche Routiniers ab, die sich schnell von den scheinbar strikten Vorgaben eines Netzplans bevormundet fühlen. Groupware-Lösungen hingegen sind hervorragend dafür geeignet, die Kommunikation, die täglichen Arbeitsabläufe und die Projektdokumentation zu unterstützen - auch wenn viele Projektmanager sie lediglich als Instrument für Routineabläufe, wie E-Mail oder Kalenderverwaltung ansehen.

So, wie Feuer und Wasser intelligent eingesetzt eine Dampfmaschine antreiben, können sinnvoll programmierte Groupware-Funktionen kombiniert mit einem Planungswerkzeug die Stärken dieser beiden Systeme voll zur Geltung bringen.

Grundprinzipien von Groupware

Eine weit verbreitete Groupware ist Lotus Domino/Notes von IBM. Lotus Domino bezeichnet den Server, Lotus Notes den Client. Sie leistet deutlich mehr als ein Mail-, Termin- und Aufgabenverwaltungssystem, denn sie kann Arbeitsabläufe abbilden und enthält Grundfunktionen eines Dokumentenmanagements. Vor allem ist Lotus Notes aber flexibel programmierbar und unterstützt einfach implementierbare Datenschnittstellen zu Standardsoftware.

Lotus Notes ist keine traditionelle relationale Datenbank. Es ist ein System, mit dem sich gemeinsam benutzte, aber verteilt abgespeicherte Datenbanken verwalten lassen. Das bedeutet:

  • Mehrere Anwender können gleichzeitig auf dieselben Inhalte zugreifen. Lotus Notes stellt dafür ein ausgefeiltes Rechteverwaltungssystem zur Verfügung. Der Administrator kann z.B. für das Projekt
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