Mit Visualisierung & non-verbaler Kommunikation zum gemeinsamem Verständnis

Magic System Mapping oder wie toasten Sie eigentlich Ihr Brot?

Tipp Ausgabe 1518: How to make toast
Bestehen in Ihrem Projektteam sehr unterschiedliche Wissensstände und Sichtweisen? Um ein gemeinsames Verständnis z.B. vom Projektgegenstand zu erzeugen, empfiehlt sich die Methode "Magic System Mapping". Carsten Rasche stellt die Methode und die vorbereitende Design-Übung "How to make Toast" vor.
Für eilige Leser (Management Summary)
  • 💡Mit der Methode "Magic System Mapping" lassen sich in kurzer Zeit die verschiedenen Sichtweisen und Standpunkte aller Teammitglieder zu einem Gesamtbild zusammenführen. Sie eignet sich somit zur Angleichung von Wissensständen in einer Gruppe.
  • 💡Die Methode beruht auf den zwei Prinzipien Visualisierung und non-verbale Kommunikation. Die Visualisierung unterstützt das Projektteam dabei, sich auf das Wesentliche zu beschränken und gemeinsame Bilder zu erzeugen, der Verzicht auf verbale Kommunikation führt zu schnelleren und besseren Ergebnissen.
  • 💡Zur Erklärung der Methode eignet sich die kurze Design-Übung "How to make toast", die Anhang des einfachen Beispiels des Toastmachens zeigt, wie verschieden die Blickwinkel innerhalb der Gruppe sind.
  • 💡Um das erarbeitete, gemeinsame Verständnis zu erhalten, sollte das Magic System Mapping regelmäßig wiederholt werden.

Stellen Sie sich vor, Sie müssen als Projektleiter für Ihr neues Projekt eine Vision erarbeiten. Um Ihr Team mitzunehmen, beschließen Sie, die Vision in einem gemeinsamen Workshop zu erarbeiten. Da Sie für die geplante Produktentwicklung viele verschiedene Fähigkeiten und Kompetenzen benötigen, ist Ihr Team heterogen zusammengesetzt. Daher müssen Sie mit sehr unterschiedlichen Sichtweisen und Wissensständen rechnen.

Mit der Methode "Magic System Mapping" können Sie in kurzer Zeit die verschiedenen Standpunkte aller Teammitglieder zu einem Gesamtbild oder System zusammenführen. Dieser Beitrag richtet sich somit an jeden, der Wissensstände in einer Gruppe angleichen möchte, sei es zur Ausarbeitung eines neuen Produkts, dem Angehen eines wenig bekannten Themas oder der Lösung eines Problems.

Die Methode beruht auf den zwei Prinzipien Visualisierung und non-verbaler Kommunikation, weswegen sie mich stark an die Schätzmethode "Magic Estimation" (siehe dazu Youtube-Vide von Boris Gloger) erinnert, mit der Scrum-Teams schnell Produktbacklogs schätzen können. Als Scrum Master und Agile Coach verwende ich Magic System Mapping in ganz unterschiedlichen Projektphasen.

 Dafür verwende ich die Methode

 Wie funktioniert die Methode?

Zur Erklärung der Methode dient eine einfache Design-Übung, die je nach Gruppengröße 10-15 Minuten dauert. Die Idee stammt von dem kanadischen Autor und Pionier in Business-Visualisierung Tom Wujec, der die Hintergründe fabelhaft in einem TED Talk vorstellt. Die Design-Übung habe ich 1:1 von Tom Wujec übernommen Die Vorgehensweise zur Arbeit mit realen Themen habe ich selbst entwickelt.

 Was braucht man dafür?

  • Einen Raum mit einer ca. drei Meter freien Wand (für kleine Gruppen mit bis zu fünf Personen genügt auch ein längerer Tisch)
  • Rund zehn Haftnotizen pro Teilnehmer (hierbei verwende ich am liebsten große Zettel von ca. 15 x 10 cm; bei größeren Gruppen bieten sich kleine Zettel von ca. 7,6 x 12,7 cm an)
  • Einen Timer

Design-Übung zum Kennenlernen der Methode

1. Anmoderation der Aufgabe

Nach der Begrüßung der Teilnehmer und einleitenden Worten bitten Sie die Anwesenden, in den nächsten fünf Minuten auf Haftnotizen aufzuzeichnen, wie sie Toast machen – die von Tom Wujec vorgeschlagenen drei Minuten empfinde ich für Personen, die nicht täglich zeichnen, als zu kurz. Hierfür gibt es drei Regeln:

  1. Jeder macht die Aufgabe im ersten Schritt für sich,
  2. es kommt jeweils nur ein "Toastmachschritt" auf eine Haftnotiz und
  3. das Ganze ist kein Wettbewerb um das schönste Kunstwerk.

Nun verteilen Sie pro Teilnehmer zehn Haftnotizen. Optional können Sie noch erwähnen, dass die Zahl der Haftnotizen eine gute Orientierung über die Granularität der einzelnen Schritte darstellt.

2. Review der Toast-Modelle

Nach Ablauf der fünf Minuten bitten Sie den ersten Kollegen, die einzelnen Schritte seines Toastmachens auf der freien Fläche von links nach rechts aufzuhängen. Da wir mit Piktogrammen arbeiten, die selbsterklärend sein sollten, kann der Kollege auf das Kommentieren der einzelnen Schritte verzichten. Auch die Anderen müssen hier nicht kommentieren.

Dann geht es weiter mit der nächsten Person. Er oder sie hängt sein Toastmodell darüber oder darunter. Falls dieses Modell ähnliche Schritte wie das des Vorgängers umfasst, kann er diese unter bzw. über diese hängen. Am Ende hängen die Toastmodelle des gesamten Teams an der Wand.

Vergleich der Modelle

Nun fragen Sie die Teammitglieder, was ihnen bei den unterschiedlichen Modellen auffällt, was sie überrascht und welche Unterschiede sowie Gemeinschaften sie erkennen. Mögliche Punkte sind beispielsweise, wie komplex oder simpel die jeweiligen Modelle sind, oder ob dort Personen oder Prozesse (z.B. die Supply-Chain des Supermarkts) abgebildet sind. Halten Sie diese Phase kurz, sie sollte nicht länger als zwei Minuten dauern. Es genügen 2-3 Wortmeldungen aus der Gruppe.

Zeit zum Vergleichen

Bild 1: Zeit zum Vergleichen – 6 verschiedene Toast-Modelle auf kleinen Haftnotizen
Bild vergrößern

3. Zusammenführen der Toast-Modelle

Im dritten Schritt schafft Ihr Team eine Synthese aus allen Toastmodellen. Geben Sie als Anforderung mit, dass das finale Bild alle Arten des Toastmachens aus der Gruppe abbildet, es keine Duplikate mehr gibt und eine Reihenfolge erkennbar ist.

Schweigen ist Gold

Außerdem sollen die Teammitglieder für ihre Synthese nur non-verbal kommunizieren, also nicht sprechen. Das Zusammenführen kann zwar auch mit verbaler Kommunikation gelöst werden, aber wie Tom Wujec in seinem TED Talk erwähnt, erreichen Gruppen mit non-verbaler Kommunikation schneller bessere Ergebnisse. Dass dies funktioniert, ist für mich der "magische Part".

Beim Zusammenführen der Modelle werden schnell die unterschiedlichen Sichtweisen in der Gruppe deutlich, die sich zu Meinungsverschiedenheiten und Konflikten auswachsen können. Ziel ist es, sich zu einigen und dies im Gesamtmodell abzubilden. Das funktioniert wortlos tatsächlich deutlich schneller. Als Zeitvorgabe empfehle ich auch hier fünf Minuten.

Das zusammengeführte Toastmodell nach Entfernung der Duplikate und Herstellen einer Reihenfolge

Bild 2: Das zusammengeführte Toastmodell nach Entfernung der Duplikate und Herstellen einer Reihenfolge; die erste Verzweigung zeigt zum einen zwei verschiedene Dauern des Toastens sowie den "Prozess" zum Herstellen von Toast-Hawaii (Toast belegen und in den Ofen schieben); die zweite Verzweigung zeigt das Zubereiten mit unterschiedlichen Arten von Belag (Variante 1: Butter, Käse, Wurst und Salat, Variante 2: Butter und Marmelade, Variante 3: Nur Marmelade)
Bild vergrößern

4. Reflexion

Nachdem die Gruppe ein Gesamtbild erarbeitet hat, gibt es erst einmal eine Runde Applaus. Dieser drückt die Wertschätzung dafür aus, dass die Teilnehmer sich auf etwas Neues eingelassen haben. Gleichzeitig ist er eine gute Überleitung für die Reflexion. Diese kann man mit folgenden zwei Fragen an die Gruppe starten:

  • Was ist hier gerade passiert?
  • Was waren die Aha-Erlebnisse?

Häufig berichten die Teilnehmenden, dass ihnen die Übung gezeigt hat, wie eingeschränkt ihre eigene Sichtweise auf ein Problem ist und wie unterschiedlich die Denkweisen dazu sein können. Dieser Punkt wird häufig mit unterschiedlichen Expertisen und Spezialisierung erklärt: Einige Personen sind Spezialisten für einzelne Teilbereiche des Prozesses, die sie besonders stark ausdifferenzieren – beispielsweise wie ein Toaster funktioniert – und andere beginnen den Toastprozess beim Aussäen des Weizenkorns. Nur durch die Synthese entsteht ein Gesamtsystem.

Ein weiteres Ergebnis ist, dass unterschiedliche Perspektiven im System sichtbar und damit berücksichtigt werden können. Wie der Umstand, dass manche Personen Toast mit Nutella lieben und andere dem nichts abgewinnen können. Durch die Anordnung der Karten werden alle Positionen berücksichtigt.

Eine weitere Erkenntnis der Übung: Abgebildete Systeme bestehen immer aus Knoten und Verbindungen, die eine Logik herstellen. Die Übersetzung in die Sprache von BPMN (Business Process Modeling Notation) wäre: Flow-basierte Objekte wie Ereignisse oder Aktivitäten sowie verbindende strukturierende Elemente wie Kanten / Assoziationen oder Gateways.

Anwendung im Projekt-Kontext

Nach der Trockenübung mit dem Toast können Sie sich Ihrem tatsächlichen Thema oder Problem zuwenden. Der Ablauf ist zunächst analog.

  1. Stellen Sie Ihre Fragestellung vor – falls das Team sie nicht kennt oder nur teilweise, nehmen Sie sich etwas Zeit, um sie genau vorzustellen und Fragen zu klären.
  2. Sammeln Sie in der Gesamtgruppe die Knotenpunkte (analog zu den einzelnen Schritten des Toastmachens).
  3. Entwickeln Sie gemeinsam ein Gesamtbild / System und stellen Sie Verbindungen her – am besten non-verbal; erst wenn Sie so nicht mehr weiterkommen, diskutieren Sie die Punkte.
  4. Verfeinern Sie das System in der Gruppe.
  5. Verfeinern Sie das System weiter und weiter.

Verfeinern des Systems

Zum Verfeinern können Sie weiter mit Haftnotizen arbeiten. Für das Schärfen einzelner Schritte eignen sich häufig aber auch ein Flipchart oder eine Metaplanwand. Je mehr Runden Sie zum Verfeinern drehen, umso klarer wird es für die Beteiligten. Im Zuge dessen stößt man auf immer mehr feingranulare Probleme oder Abhängigkeiten, für die es Lösungen zu finden gilt.

Tipp: Arbeit in Kleingruppen

Bilden Sie Kleingruppen von zwei bis maximal fünf Personen und arbeiten Sie in diesen einzelne Teile des Systems genauer aus. Je nach Größe und Komplexität des Themas sollten Sie dafür 30 oder 60 Minuten einplanen. Danach stellt jede Kleingruppe ihre Ergebnisse vor, diese werden diskutiert und anschließend in das System eingebaut.

Wie viel Zeit Sie für diesen Prozess benötigen, hängt ganz von der Komplexität der Fragestellung ab. Ich beginne meistens mit einer dreistündigen Session, die mit der How to make Toast-Übung beginnt. Am Ende besprechen wir, wie wir mit den Ergebnissen weiterarbeiten. Ich habe in dem Stil aber auch schon mehrtägige Offsite-Workshops zur Erarbeitung eines neuen Business-Prozesses abgehalten.

Pflegen Sie das erarbeitete, gemeinsame Verständnis!

Das Feedback von Teilnehmern war bisher immer positiv. Die Methode hat nur einen großen Haken: Ein Außenstehender kann das Abgebildete nur mit Hilfe einer guten Dokumentation verstehen; denn durch den iterativen Ausarbeitungsprozess hat eine Verständigung auf Begrifflichkeiten und Regeln für das System stattgefunden. Diese besitzt nur Gültigkeit, solange die Gruppe zusammenbleibt, bildet also eine Momentaufnahme.

Sobald die Beteiligten den Raum verlassen, machen sie neue Erfahrungen, führen Diskussionen mit Kollegen oder entwickeln weiterführende Ideen. Um das gemeinsame Verständnis zu erhalten, sollte man den Prozess daher regelmäßig wiederholen. So entsteht ein längerfristiges Alignment und das System entspricht weiterhin den aktuellen Gegebenheiten – schließlich kann sich auch eine Projektvision mit der Zeit wandeln, je nachdem, wie sich die Ziele verändern. Zudem ist, wie erwähnt, eine durchgehende Dokumentation Pflicht (siehe dazu den Fachartikel "Das Endlosprotokoll mit Microsoft Excel")

Die Genauigkeit des erarbeiteten Systems ist sehr abhängig von den Beteiligten, sodass der Erfolg durch die Auseinandersetzung im richtigen Personenkreis entsteht. Die Visualisierung unterstützt uns dabei, uns auf das Wesentliche zu beschränken und gemeinsame Bilder zu erzeugen.

Literatur und Quellen

Alle Links wurden zuletzt am 19.07.2018 geprüft.

 
Tech Link