28
Aug 2015
Meilenstein – Der Projektmanagement-Blog

"Wow, das war ein toller Projektstart!"

von Anton Lorenz und Dr. Günter Rattay

Kennen Sie diese Rückmeldung an Sie als ProjektleiterIn nach einem Kick-off-Meeting oder einem Projekt-Startworkshop? Nicht? Woran liegt das?

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Häufig finden Startworkshops unter hohem Termindruck statt, die Teilnehmer sind vielleicht weit angereist und müde, eine lange Liste von zu klärenden Punkten liegt vor, der Raum ist nicht perfekt eingerichtet und es gibt kein Budget für Unterstützung bei der Durchführung.

Warum ist obiges Feedback so selten?

Ein Startworkshop ist eine Schlüsselstelle oder anders gesagt, ein Moment der Wahrheit! Für den Projektleiter bedeutet dies, sich auf diese entscheidenden Momente im Projektverlauf besonders zu konzentrieren – ein Aspekt, der uns auch dazu veranlasst hat, ein eigenes Konzept zu entwickeln, dass sich auf genau diese Schlüsselstellen fokussiert. Denn für einen gelungenen Start gibt es meist keine zweite Chance!

Aber wie müsste der Start-Workshop ablaufen, damit es zu einer euphorischen Rückmeldung wie "Das war toll…" überhaupt kommt?

Aus Sicht der Führung geht es bei diesem Moment der Wahrheit vor allem darum, eine Projektvision zu entwickeln, die die Teammitglieder motivierend, inspirierend und herausfordernd empfinden. Auch Klarheit über die Beteiligten (Wer sind die anderen?) und die Anforderungen an die Teilnehmer (Was wird von mir erwartet?) sind wesentliche Elemente für einen gelungenen Start.

Mit welcher Herangehensweise sollte die Projektleitung den Workshop gestalten?

Wer sich auf diese Momente der Wahrheit konzentriert, hat die entscheidenden wenigen Schlüsselstellen, die den Erfolg eines Projekts ausmachen, im Blick. Analog zu einem Skirennen, bei dem für den Ski-Rennläufer z.B. die Steilhangausfahrt eine solche Schlüsselstelle ist, ist für die Projektleitung ein Startworkshop ein derartiger Moment der Wahrheit.

Für den Skirennläufer verlangt die Schlüsselstelle eine besonders intensive Vorbereitung bei der Streckenbesichtigung und eine noch höhere Konzentration im Rennen. Denn diese Stelle bzw. der Moment ihrer Bewältigung hat einen maximalen Impact. Das bedeutet, die Bewältigung dieser Stelle kann sich überdimensional positiv oder negativ auf die verbleibende Fahrt auswirken.

Worauf sollte eine bewusst agierende Projektleitung achten?

In bestimmten Führungssituationen entscheiden Einfühlungsvermögen, besondere kommunikative Fähigkeiten und ein gezieltes Erwartungsmanagement über Unzufriedenheit, mäßige Zustimmung oder überraschte Begeisterung.

In einem Moment der Wahrheit wie dem Startworkshop geht es darum, die betroffenen Personen in einer positiven Art und Weise zu überraschen und zu begeistern. Dies geschieht durch Übererfüllung der Erwartungen. Doch wie lassen sich Erwartungen kategorisieren?

1. Basis-Erwartungen

Das sind jene Erwartungen, deren Erfüllung für die Beteiligten selbstverständlich ist. Mit deren Erfüllung kann man zwar Enttäuschung verhindern, aber keine positive Überraschung oder gar Begeisterung erzeugen.

Die Basis-Erwartungen lassen sich in der Vorbereitung sehr gut mit Fragen abklären, wie:

  • "Was sollte unbedingt passieren?"
  • "Was darf auf keinen Fall geschehen?"

Sie können durch direktes Befragen der Beteiligten erhoben werden und / oder in dem man sich in die Rolle des Betroffenen hineinversetzt.

2. Erwartungen, deren Erfüllung Zufriedenheit erzeugt

Das sind jene Erwartungen, deren Erfüllung nicht automatisch vorausgesetzt wird, weil sie vielleicht nicht Teil der Kultur der spezifischen Branche, des Unternehmens oder des konkreten Projekts sind. Das können Erwartungen sein, von denen die Betroffenen zwar schon einmal gehört, deren Erfüllung sie aber selbst noch nie erlebt haben. Folgende Fragen können Erwartungen dieser Kategorie abfragen:

  • "Was müsste passieren, damit Sie nach dem Meeting zufrieden sind?"
  • "Welche Lösung würde das Projekt einen Schritt weiter bringen?"

3. Übertroffene Erwartungen, Überraschungen

Die dritte Kategorie beinhaltet jene Erwartungen, deren Erfüllung bei den Beteiligten Überraschung, Begeisterung, Vertrauen und Verbindlichkeit erzeugt.

In diese Kategorie fallen Aussagen, Angebote, Lösungsvorschläge oder Arbeitsformen, mit denen die Beteiligten nicht gerechnet hätten, und die gleichzeitig das Projekt in ihren Augen einen großen Schritt weiterbringen oder die Beziehung im Sinne der Offenheit, des Vertrauens und des Commitments maßgeblich verbessern.

Wenn es gelingt, den jeweiligen Moment der Wahrheit so gut vorzubereiten und abzuwickeln, dass die Beteiligten positiv überrascht werden, ist eine Intervention mit maximalem Impact erreicht.

Ein Beispiel

Der Startworkshop hatte eine Agenda, einen ausreichend großen Raum, die nötige Infrastruktur und wurde klar moderiert – alles Basis-Erwartungen.

Darüber hinaus legte die Projektleitung im Startworkshop darauf Wert, dass die Beteiligten als Person sichtbar, Talente genutzt und bisherige Erfahrungen wertgeschätzt werden. Wichtig ist auch, dass an der Entwicklung eines "Wir-Gefühls" gearbeitet wird und dass der Inhalt des Projekts allen klar und verständlich ist; dazu hilft eine gute externe Moderation und Projektmanagement-Kompetenz. Hilfreiche Strukturen wie Arbeitspakete, Abhängigkeiten und Meilensteintermine sollten definiert werden, so dass jeder im Team effizient seine Aufgaben erledigen kann und gleichzeitig die Anderen gut mitdenken können – alles Erwartungen, deren Erfüllung Zufriedenheit erzeugt.

Übertroffen wurden die Erwartungen durch Identifikationsmaßnahmen und Überraschungen:

  • ein kurzer Besuch des Auftraggebers mit einem klaren Bekenntnis zum Projekt,
  • eine verlockende, gut beschriebene oder visualisierte Vision, was nach Erreichen der Projektziele anders ist,
  • ein gemeinsames Foto für die Firmenzeitung,
  • T-Shirts mit dem Projektlogo,
  • selbstgebackener Kuchen, …

Mit dem Konzept der "Momente der Wahrheit" kann die Projektleitung wesentlich fokussierter an entscheidende Situationen im Projekt herangehen und so die eigene Wirksamkeit deutlich erhöhen.

Wer hört nicht gern: "Wow, das war ein toller Projektstart!"

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