Interaktives Projekt-Controlling

Microsoft Excel: Wichtige Projektdaten schnell im Blick

Um Projektberichte zu erstellen und die entsprechenden Daten aufzubereiten, haben Sie meist einen gewissen zeitlichen Vorlauf. Was aber, wenn Sie auf Abruf bestimmte Informationen bereitstellen sollen, wie z.B. bei welchen Projekten das Budget überschritten wurde? In Microsoft Excel lassen sich solche Informationen mit Hilfe interaktiver Abfragen leicht ermitteln. Dietmar Gieringer und Dieter Schiecke stellen den Einsatz dieser Technik anhand von vier unterschiedlichen Szenarien vor.
Interaktives Projekt-Controlling

Microsoft Excel: Wichtige Projektdaten schnell im Blick

Um Projektberichte zu erstellen und die entsprechenden Daten aufzubereiten, haben Sie meist einen gewissen zeitlichen Vorlauf. Was aber, wenn Sie auf Abruf bestimmte Informationen bereitstellen sollen, wie z.B. bei welchen Projekten das Budget überschritten wurde? In Microsoft Excel lassen sich solche Informationen mit Hilfe interaktiver Abfragen leicht ermitteln. Dietmar Gieringer und Dieter Schiecke stellen den Einsatz dieser Technik anhand von vier unterschiedlichen Szenarien vor.

Um Projektberichte zu erstellen und die entsprechenden Daten aufzubereiten, haben Sie meist einen gewissen zeitlichen Vorlauf. Was aber, wenn Sie auf Abruf bestimmte Informationen bereitstellen sollen? Beispielsweise wenn Antworten zu folgenden Fragen benötigt werden:

• Welche Projekte verursachen die höchsten Kosten?

• Bei welchen Projekten wurde das Budget überzogen?

• Bei welchen der kostenintensiven Projekte wurde der Kostenrahmen überschritten?

• Bei welchen Projekten liegt der Grad der Fertigstellung über 50%, bei welchen über 80%?

Auch solche ad hoc-Berichte können Sie künftig mit wenigen Mausklicks erledigen, indem Sie in Ihrer Excel-Arbeitsmappe mit den Projektdaten kleine interaktive Abfragemechanismen aufbauen, die Ihnen flexibel und zuverlässig die gewünschten Informationen liefern. Bild 1 zeigt eine Vorschau auf zwei solche Lösungen.

Um die Lösung aufzubauen, kombinieren Sie in Excel folgende Techniken:

  • Steuerelemente, über die Sie komfortabel und schnell die jeweils benötigte Abfrage definieren können.
  • die Bedingte Formatierung, mit der Sie die gesuchten Daten automatisch farbig kennzeichnen.

Bild 1: Das Kriterium für eine ad hoc-Abfrage wählen Sie bequem rechts über ein Steuerelement aus – Excel hebt daraufhin die betreffenden Daten dank Bedingter Formatierung sofort farbig hervor.
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Flexible Auswahl der Kriterien mit Steuerelementen

Für das interaktive Auswählen der Abfragekriterien benötigen Sie Steuerelemente. Diese sind standardmäßig im Menüband nicht verfügbar. Sie können diese jedoch mit wenigen Klicks einblenden, indem Sie die zusätzliche Registerkarte Entwicklertools anzeigen lassen. Wählen Sie dazu Datei / Optionen, wechseln Sie zur Rubrik Menüband anpassen und setzen Sie in der Liste ganz rechts ein Häkchen beim Eintrag Entwicklertools. Danach sehen Sie die in Bild 2 gezeigte Registerkarte mit den Steuerelementen. Wichtig ist die obere Gruppe der Formularsteuerelemente. Diese liefern je nach Auswahl einen Rückgabewert, der in eine Zelle des Arbeitsblatts geschrieben wird. Mit diesem Wert steuern Sie dann die Regeln der Bedingten Formatierung, die für die farbige Kennzeichnung sorgen.

Bild 2: Über die Registerkarte Entwicklertools gelangen Sie zu den benötigten Formularsteuerelementen.
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Für die hier vorgestellten Lösungen benötigen Sie die drei Formularsteuerelemente "Drehfeld", "Kontrollkästchen" und "Optionsfeld" (Bild 2, Nr. 1-3). Wie diese Elemente funktionieren, ist in Tabelle 1 beschrieben.

Tabelle 1: Übersicht aller in Excel verfügbaren Steuerelemente und deren Funktion.
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Szenario 1: Die x Projekte mit den höchsten Kosten anzeigen

Die in Bild 1 oben gezeigte Lösung erlaubt es Ihnen, die Projekte mit den höchsten Kosten farbig hervorzuheben. Wie viele Projekte insgesamt gekennzeichnet werden sollen, steuern Sie ganz komfortabel über das Drehfeld. So können Sie entscheiden, ob Sie z.B. die Top 3 oder die Top 5 hervorheben wollen. (Um die Lösung nachzuvollziehen, nutzen Sie die Datei Projekt_Controlling_UEB.xlsx, die Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen können.)

Das Drehfeld einbauen und konfigurieren

Bild 3: Mit diesen Einstellungen für das Drehfeld legen Sie die Anzahl der hervorzuhebenden Projekte fest.

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