Microsoft Outlook: Der Assistent schafft Ordnung im Posteingang

Sie arbeiten an verschiedenen Projekten mit und sind im Mailverteiler der einzelnen Projektgruppen? Dann kennen Sie das Problem, dass beim täglichen Mailaufkommen der Posteingangskorb schnell unübersichtlich wird. Folgender Tipp hilft Ihnen, Ordnung in Ihrem Posteingang zu schaffen.

Sie arbeiten an verschiedenen Projekten mit und sind im Mailverteiler der einzelnen Projektgruppen? Dann kennen Sie das Problem, dass beim täglichen Mailaufkommen der Posteingangskorb schnell unübersichtlich wird. Folgender Tipp hilft Ihnen, Ordnung in Ihrem Posteingang zu schaffen.

Sie können alle eingehenden E-Mails manuell in die gewünschten Ordner verschieben. Aber warum soll Ihnen Outlook nicht die Arbeit abnehmen? Das Mailprogramm stellt dafür extra den Regel-Assistenten zur Verfügung. Und so geht's:

Der Regel-Assistent macht's einfach

Legen Sie in Outlook einen neuen Order an, in dem die Projekt-E-Mails automatisch abgelegt werden sollen. Den entsprechenden Menüpunkt finden Sie im Menü Datei. Als Ordnertyp wählen Sie E-Mail aus.

Eine neue Regel anlegen

Anschließend rufen Sie den Regel-Assistenten über das Menü Extras auf und legen mit Neu eine neue Regel an.

Woran erkennt man Projekt-E-Mails?

Bevor Sie eine Regel definieren, müssen Sie die Bedingung festlegen. Woran erkennen Sie, dass eine E-Mail zu einem bestimmten Projekt gehört? Dass Sie mit einer bestimmten Person nur bedingt durch ein Projekt kommunizieren, ist eher unwahrscheinlich. Am Namen des Absenders lässt sich die Post also nicht eindeutig zuordnen. Ebenfalls können Sie nicht davon ausgehen, dass der Projektname im Anschreiben einer E-Mail erwähnt wird. Die E-Mail benötigt also eine eindeutige Kennung.

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