Mindjet MindManager – Bilder für das Projektmanagement

Mindjets MindManager ist nicht nur ein ausgereiftes Tool für das Mindmapping, sondern wurde in den letzten Jahren systematisch um zusätzliche Funktionen für das Management kleinerer bis mittlerer Projekte erweitert. So kann die Software inzwischen auch Terminpläne darstellen, Kosten kalkulieren, Aufgaben verwalten und seit der aktuellen Version 2016 sogar Konzept- und Prozessdiagramme zeichnen. Dr. Mey Mark Meyer stellt die Neuerungen sowie die wichtigsten Funktionen des MindManagers vor.

Eine bekannte Redewendung besagt: Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte. Bei Mindjet hat man dies früh ernst genommen und mit der Software MindManager Pionierarbeit für computergestützte Mindmaps geleistet. Mindmaps helfen dabei, einen Sachverhalt zu visualisieren und diesen so klarer zu vermitteln. Dass sich Mindmaps auch eignen, um Ideen und Informationen in Projekten zu sammeln und zu strukturieren, liegt somit auf der Hand. In den letzten Jahren wurde MindManager systematisch um zusätzliche Funktionen erweitert: Auch wenn die Mindmap noch immer das zentrale Element der Software ist, kann MindManager inzwischen auch Terminpläne darstellen, Kosten kalkulieren, Aufgaben verwalten und interaktive Präsentationen unterstützen. In der aktuellen Version 2016 für Windows zeichnet die Software sogar Prozessdiagramme. Damit ist MindManager zu einem universellen Visualisierungswerkzeug geworden, das für viele Anwendungssituationen im Projektmanagement nützlich ist.

Mindmaps, Balkendiagramme und Aufgabenmanagement

Gleich nach dem Programmstart bietet das Programm dem Anwender eine Reihe von Vorlagen an. Darunter finden sich Mindmaps in diversen Formatierungsvarianten. Auch Organigramme und neue Diagrammtypen für Fluss- und Konzept-Diagramme stehen zur Auswahl.

Ideen sammeln und strukturieren

Im Projektmanagement gibt es zahlreiche Anlässe, um Ideen zu sammeln und zu strukturieren. Wenn zu Projektbeginn die notwendigen Aktivitäten im Brainstorming-Modus der Software erfasst werden, lassen sich diese einfach und schnell nacheinander eintippen. Die Software erstellt daraus automatisch eine klassische Mindmap. Anwender können allerdings auch einfach an eine beliebige Stelle des Arbeitsbereichs klicken und dort ihre Idee als freie Anmerkung eingeben. Anschließend lassen sich die eingegebenen Anmerkungen mit der Maus anordnen. Die Struktur entsteht, indem Anwender Ideen gruppieren oder als Unterzweige einer oder mehrerer Mindmaps auf dem Arbeitsbereich anordnen.

Wer statt mit einem Brainstorming sein Projekt lieber streng systematisch startet, entwickelt den Projektstrukturplan nach und nach von oben nach unten oder im Stil einer Mindmap vom inneren Start-Knoten nach außen. Beide Vorgehensweisen können auch kombiniert werden: Spontane Ideen lassen sich jederzeit als freie Anmerkung hinzufügen und vorhandene Einträge mit neuen Unterzweigen versehen. Einzigartig im Vergleich zu anderen Mindmapping-Tools dürfte wohl die Stiftfunktion sein: Auf Tablets mit Stiftunterstützung können Texte auch handschriftlich erfasst werden. Neue Zweige legt der Anwender mit Stiftgesten an. Dank der Texterkennung findet der Anwender einzelne Notizen anschließend leicht wieder.

Bild 1: Gruppierungen, Symbole und bedingte Formatierungen helfen dabei, auch aus der Vogelperspektive alles Wichtige rasch zu erfassen.
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Mit farbigen Markierungen, Filterfunktionen, Zweig-Gruppen, Bildern und Symbolen sowie Querverweisen zwischen verschiedenen Zweigen stehen dem Anwender zahlreiche Möglichkeiten zur Verfügung, um auch große Mindmaps übersichtlich zu halten (Bild 1). Egal ob die Zweige der Map dabei um den inneren Startknoten herum, von oben nach unten oder von links nach rechts angeordnet werden: Die Visualisierung verdeutlicht Projektstrukturen, Zielhierarchien und andere strukturierte Informationen in jedem Fall deutlich besser als die eingerückten Listen in den meisten Projektmanagement-Tools. So werden Zusammenhänge klarer und das Projektteam entwickelt im wahrsten Sinne des Wortes ein einheitliches Bild.

Wer erledigt welche Aufgabe bis wann?

Für die Projektstrukturplanung eignen sich die Mindmaps hervorragend. Die Arbeitspakete und Einzelaktivitäten auf den untersten Ebenen der Mindmap müssen allerdings auch zeitlich geplant und von unterschiedlichen Mitarbeitern bearbeitet werden. Hierfür dient die Aufgabeninformation, die am rechten Fensterrand eingeblendet werden kann und alle Details des jeweils gerade ausgewählten Zweigs enthält.

Jeder Zweig kann als Aufgabe gekennzeichnet und mit Zusatzinformationen versehen werden. Der als "Status" bezeichnete Fertigstellungsgrad lässt sich ebenso festlegen wie der gewünschte Ausführungszeitraum und die verantwortlichen Ressourcen. Auch Ressourcenkonflikte kann die Software ermitteln, eine vollwertige Ressourcenplanung unterstützt sie jedoch nicht, da sie Aufwand, Dauer und Auslastung nicht verbindet. Nützlich ist die Ressourcenfunktion dennoch – schon allein, um die Aufgabenverantwortlichen festzulegen.

Alle Zusatzangaben zu einer Aufgabe zeigt MindManager unterhalb des betreffenden Zweigs an. Bei den Ressourcen ist das übersichtlich. Bei Terminen und Dauern geht der Überblick über die zeitliche Abfolge der einzelnen Aufgaben jedoch leicht verloren. Kein Problem, denn für die Terminplanung bietet die Software auch noch den Klassiker, das Gantt-Diagramm. Es stellt alle mit Terminen versehenen Zweige der Mindmap dar (Bild 2).

Bild 2: Unter den vielen Visualisierungsformen des MindManager findet sich auch ein Gantt-Diagramm.
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Im Gantt-Diagramm kann der Anwender nicht nur prüfen, ob die Aufgaben in einer sinnvollen Reihenfolge geplant wurden, hier lassen sich auch Anfangsdatum und Dauer von Aufgaben mit der Maus verändern. Anhand von Anordnungsbeziehungen berechnet die Software auch Termine.

Anwender können jederzeit flexibel zwischen beiden Darstellungsformen wechseln. MindManager synchronisiert die Mindmap automatisch mit dem Gantt-Diagramm. Die Struktur des Terminplans ergibt sich dabei aus der Mindmap.

Kosten berechnen

Microsofts Tabellenkalkulation Excel ist vermutlich die in Projekten am häufigsten eingesetzte Software. Oft wird sie verwendet, um Projektkosten zu kalkulieren, Kennzahlen zusammenzustellen oder beispielsweise Risikobewertungen vorzunehmen. Dank sogenannter Zweig-Eigenschaften kann auch MindManager einfache Berechnungen anstellen. Jeder Zweig kann um beliebige zusätzliche Eigenschaften ergänzt werden, etwa Zahlen, Währungsbeträge, Texte oder Datumsangaben. Auch Formeln sind möglich, um Daten automatisch zu berechnen. Eine grundlegende Projektkalkulation ist damit rasch erstellt: Wird der geschätzte Aufwand je Aufgabenzweig beispielsweise in der Eigenschaft "Stunden" erfasst, dann liefert die Formel

[Interne Kosten]=[Stunden]*80

für jeden Zweig die zu erwartenden internen Kosten bei einem Kostensatz von 80 Euro. Auf übergeordneten Knoten summiert die folgende Formel die Werte der unmittelbaren Kind-Knoten auf:

[Interne Kosten]=SUMME(Untergeordnet[Interne Kosten])

Wie das Beispiel zeigt, lassen sich auf verschiedenen Zweigen auch unterschiedliche Formeln für Eigenschaften mit gleichen Namen definieren. Das ist nützlich, weil auf den untersten Blattelementen andere Formeln gelten können als auf übergeordneten Zweigen. Allerdings erfordert diese Kalkulation Disziplin, denn der Anwender muss etwaige Änderungen an einer Formel immer manuell auf alle anderen davon betroffenen Zweige übertragen. Ansonsten verwenden womöglich einzelne Zweige versehentlich unterschiedliche Rechenregeln.

Die Möglichkeit, berechnete Zahlenwerte zu formatieren und den Status von Zweigen in Wenn-Dann-Formeln zu berücksichtigen, würde die Formelfunktionen abrunden. Damit könnte etwa der Fertigstellungsgrad für die Berechnung von Restaufwänden genutzt werden. Formeln könnten so auch die den Zweigen zugeordneten Tags oder den bereits über die Ressourcenplanung eingeplanten Aufwand berücksichtigen.

Das Team einbinden

Eine übersichtliche Mindmap mit allen Statusinformationen zum Projekt, dazu ein Terminplan: Mit diesen Funktionen kann MindManager durchaus als PM-Software für kleinere bis mittlere Einzelprojekte dienen. Wer die Software so nutzt, möchte auch sein Projektteam einbinden.

Um den Mitarbeitern Zugriff auf deren Aufgaben zu gewähren, bieten sich unterschiedliche Möglichkeiten an:

  • Aufgaben können an Outlook gesendet werden. MindManager synchronisiert dann die Outlook-Aufgabe mit dem Aufgabenzweig. Wird die Aufgabe aus Outlook heraus an Teammitglieder weitergeleitet, fließen Aktualisierungen in die Mindmap ein. MindManager kann übrigens auch Kontaktdaten aus Outlook integrieren, um beispielsweise Projekt-Organigramme zu erstellen.
  • Mindjets Cloud-Dienst "Project Director" ermöglicht es, Mindmaps gemeinsam im Browser zu bearbeiten. Er verfügt zudem noch über eine Online-Aufgabenliste, mit der Anwender Aufgaben bearbeiten können, ohne dafür MindManager installieren zu müssen.
  • Sogenannte Zaps dienen dazu, den Dienst Zapier.com über Änderungen in der Map zu informieren. Dort können diese Änderungen verwendet werden, um über Regeln andere Anwendungen zu steuern, darunter bekannte Anwendungen wie GoogleMail, Basecamp, Trello, JIRA oder Office 365.
  • Noch einfacher wird die Delegation über SharePoint. Die mit wenigen Klicks an SharePoint gesendeten Aufgaben werden fortan mit den dortigen Aufgabenlisten abgeglichen. Teammitglieder sehen ihre Aufgaben dann in SharePoint ein und geben dort Fortschrittsmeldungen ab. Diese Informationen können in beide Richtungen synchronisiert werden.

Persönliche Projekt-Dashboards

Vor allem bei der Verwendung von SharePoint bietet es sich an, MindManager als persönliches Dashboard zu verwenden. Ein Assistent unterstützt Anwender in mehreren Schritten dabei, SharePoint-Aufgaben nach bestimmten Filterkriterien auszuwählen. So werden z.B. alle Aufgaben des Projekts oder die eigenen Aufgaben aus verschiedenen Projekten ausgewählt. Sie erscheinen dann als Zweige in der Mindmap (Bild 3).

Auf diese Weise wird die Software zum persönlichen Aufgaben-Dashboard aller Projektmitarbeiter, das sie jeweils nach eigenem Wunsch strukturieren und gestalten können. Dabei bleiben die Aufgabeninformationen jeweils in allen Mindmaps konsistent. Der Austausch mit SharePoint erfordert allerdings die Enterprise-Version, die Mindjet erst ab zehn Lizenzen anbietet.

Bild 3: Ist MindManager mit SharePoint gekoppelt, können Aufgaben mit einem Klick auch direkt im internen Browser bearbeitet werden.
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Neue Flussdiagramme zur Prozessvisualisierung

Mit der aktuellen Version hat Mindjet der Software zwei komplett neue Diagrammtypen spendiert. Aus der Sicht des Projektmanagements sind die Konzeptdiagramme im Projektalltag interessant, um Kommunikationsflüsse zu visualisieren oder fachliche Zusammenhänge darzustellen.

Auch die Flussdiagramme, mit denen sich einfache Prozesse skizzieren lassen, erweitern die Software in sinnvoller Weise (Bild 4). Für umfangreiche Prozess-Abbildungen wird man in Projekten allerdings eher auf spezialisierte Lösungen zurückgreifen, weil beispielsweise Funktionen für echte Schwimmbahn-Diagramme fehlen, auch wenn sich Schwimmbahn-Linien als Grafik hinter die Prozessdarstellung zeichnen lassen.

Bild 4: Neue Flussdiagramme helfen dabei, auch Workflows und Prozesse zu visualisieren.
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Alle Prozessschritte können in MindManager mit Kommentaren ergänzt und durch Formatierungen hervorgehoben werden. Zudem lassen sich freie Anmerkungen in das Flussdiagramm einfügen, als Map-Knoten formatieren und diese anschließend um Zweige ergänzen. So können Prozesse mit dazugehörigen spontanen Ideen und Detailangaben in einem einzigen Bild kombiniert werden. Das hilft vor allem dann, wenn MindManager als Werkzeug genutzt wird, um Prozesse gemeinsam zu diskutieren und zu entwickeln.

Das Flussdiagramm bietet noch Potenzial für die weitere Entwicklung. Es ist jedoch schon jetzt eine sinnvolle Erweiterung der Mindmap-Funktionen und zeigt deutlich, wohin die Reise geht: MindManager als universelles Visualisierungswerkzeug, das die grafische Aufbereitung von Informationen und Strukturen unmittelbar mit den verbundenen Aufgaben verknüpft und Daten aus unterschiedlichsten Quellen zusammenfügt. Wünschenswert wäre da noch ein Klassiker: Ein Diagrammtyp mit Vorlagen für die typischen Moderationskarten, wie z.B. feste Rechteckformate, Ovale, Kreise und nicht zuletzt Clustergruppen, würde eine Nutzung als Pinnwand-Ersatz vereinfachen. Mit den freien Anmerkungen ist dafür ein guter Ansatz vorhanden.

Systemvoraussetzungen

Mindjet ist als Software sowohl für Windows als auch für Mac OS X verfügbar. Für den Austausch mit SharePoint ist SharePoint 2013 erforderlich, die in Kürze erscheinende Version 2016 wird ebenfalls unterstützt. Beim Datenaustausch kompletter Maps gibt sich zumindest die Einzelplatzversion der Software zugeknöpft. Zwar kann MindManager Strukturen mit Microsoft Project austauschen, Prozesse allerdings noch nicht mit Visio. Auch wer Mindmapping unternehmensübergreifend einsetzt und Mindmaps mit externen Partnern austauscht, die nicht mit dem MindManager arbeiten, muss auf deren Flexibilität bei Dateiformaten setzen. Anders sieht es bei der Enterprise-Version aus, die beispielsweise via SharePoint und Zapier vielfältige Möglichkeiten bietet, um MindManager beim Einsatz in einem größeren Unternehmensumfeld zu integrieren.

Lizenzbedingungen

Mindjet MindManager ist in zwei Varianten erhältlich. Eine Lizenz der Einzelplatzversion schlägt mit 349 Euro zu Buche (netto, zzgl. Umsatzsteuer). Für 69 Euro jährlich erhält der Käufer dazu das Upgrade-Programm, das sämtliche neuen Versionen und eine telefonische Hotline einschließt.

Ab einer Mindestzahl von zehn Lizenzen bietet Mindjet ein spezielles Lizenzprogramm mit der Enterprise-Version der Software zu einem Preis ab 327 Euro pro Lizenz an. Für die Anbindung an SharePoint oder Zapier.com ist die Enterprise-Version zwingende Voraussetzung.

Fazit

Wer lediglich Mindmaps erstellen möchte, wird sich eventuell wegen der ausgereiften Bedienung und vielfältiger Formatierungs-Funktionen für den MindManager entscheiden. Den richtigen Nutzen aus der umfangreichen Software können jedoch vor allem jene Anwender ziehen, die mit dem Programm auch Strukturen visualisieren, Daten darstellen und Diskussionen im Projekt durch aussagekräftige Abbildungen voranbringen wollen. Mit ihren Funktionen für Terminplanung und Aufgabenmanagement eignet sich die Software durchaus als Komplettlösung für das Projektmanagement kleinerer Einzelprojekte.

Schade ist allerdings, dass die Verbindung zu SharePoint nur in der Enterprise-Version zur Verfügung steht. Mit Microsofts "Online-Services" ist SharePoint ein Produkt geworden, das auch in Kleinunternehmen immer mehr Freunde finden dürfte. In größeren Organisationen mit entsprechender "Visualisierungskultur" bietet MindManager in der Enterprise-Version eine erfrischend interaktive Zugangsmöglichkeit zu SharePoint-Listen und Übersichten.

Kontakt

Mindjet GmbH, Siemensstraße 30, 63755 Alzenau, Deutschland, Tel.: +49 (0) 6023 9645-0, Mail: sales-dach@mindjet.com, https://www.mindjet.com/de/

 
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