Mit der Systemumfeldanalyse Projektprobleme im Visier

Je genauer ein Projektleiter sein Projekt und dessen Umfeld von Anfang an kennt, umso erfolgreicher wird er es managen. Eine Systemumfeldanalyse macht die Beziehungen eines Projekts zu seinen Stakeholdern sichtbar – auch im Hinblick auf die Qualität der Kommunikation. Sie erlaubt es, Problemen in der Kommunikation auf den Grund zu gehen, indem sie die dahinter liegenden Konflikte und Blockaden aufzeigt. Auch andere Umwelteinflüsse, wie Prozesse und Regelungen werden berücksichtigt. Dr. Tomas Bohinc zeigt Ihnen anhand eines Beispiels, wie Sie schrittweise eine Projektumfeldanalyse durchführen und aus den Ergebnissen Maßnahmen ableiten können.

Mit der Systemumfeldanalyse lassen sich die Beziehungen eines Projekts zu seinen Stakeholdern und anderen Einflussfaktoren aufdecken und Schlüsse daraus ziehen. Je genauer ein Projektleiter sein Projekt und das Umfeld kennt, in das es eingebettet ist, umso besser kann er das Projekt bereits am Anfang in Bezug auf sein Umfeld managen.

Aber nicht nur zu Beginn eines Projekts ist eine Analyse des Systemumfelds sinnvoll. Auch dann, wenn das Projekt in Schieflage gerät, d.h. die Anforderungen des Projektumfelds sich ändern, Stakeholder unzufrieden sind oder die Kommunikation aus dem Projekt heraus nicht klappt.

Mit der Systemumfeldanalyse werden nicht nur, wie bei anderen Analysemethoden, der Einfluss und das Interesse der Stakeholder betrachtet, sondern auch die Qualität der Kommunikationsbeziehungen. Außerdem werden neben den Stakeholdern auch mögliche übergeordnete staatliche, gewerkschaftliche und betriebliche Regelungen als Umfeld angesehen. Diese Methode eignet sich besonders, wenn der Projektleiter feststellt, dass es Probleme in der Kommunikation mit dem Projektumfeld gibt, und er die sich dahinter liegenden Konflikte und Blockaden frühzeitig erkennen möchte.

Der Artikel beschreibt, was man unter einer Systemumfeldanalyse bezogen auf ein Projekt versteht und wie Sie eine solche durchführen.

Das Projekt als System

Mit einem Projekt werden Arbeitspakete, Verantwortlichkeiten und Prozesse definiert, um einen konkreten Arbeitsauftrag zu erfüllen Dadurch bildet jedes Projekt für sich gesehen einen in sich geschlossenen, funktionierenden Organismus. Dieses ist jedoch eingebettet in ein Projektumfeld. Zu diesem Umfeld zählt z.B. die Organisation, zu welcher der Projektleiter und sein Team gehören, die Organisation des Kunden und die zukünftigen Nutzer des Projektergebnisses.

Dabei beeinflusst das Projekt das Umfeld, indem es auf dessen Ressourcen zurückgreift und z

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