Word produktiver nutzen Mit diesen 6 Tipps bringen Sie Ihre Texte schnell in Form

Haben Sie sich darüber auch schon oft geärgert? Sie kopieren einen Text von einer Webseite in Microsoft Word und bringen ihn mühsam in die richtige Form, indem Sie z.B. mehrere Leerzeichen zwischen Wörtern einzeln entfernen? Das geht auch schneller! Dieter Schiecke und Hildegard Hügemann verraten Ihnen sechs Tipps, wie Sie Texte schnell und einfach in die richtige Form bringen.

 

Word produktiver nutzen Mit diesen 6 Tipps bringen Sie Ihre Texte schnell in Form

Haben Sie sich darüber auch schon oft geärgert? Sie kopieren einen Text von einer Webseite in Microsoft Word und bringen ihn mühsam in die richtige Form, indem Sie z.B. mehrere Leerzeichen zwischen Wörtern einzeln entfernen? Das geht auch schneller! Dieter Schiecke und Hildegard Hügemann verraten Ihnen sechs Tipps, wie Sie Texte schnell und einfach in die richtige Form bringen.

 

Haben Sie sich auch schon darüber geärgert, dass Sie den von einer Webseite kopierten Text nach dem Einfügen in Word erst noch langwierig nachbearbeiten müssen? Leerzeichen am Zeilenanfang sind zu eliminieren oder mehrfache Leerzeichen mitten im Text, da zum Ausrichten nicht die Tabulator-, sondern die Leertaste verwendet wurde. Oder Sie sehen sich einer Flut von Absatzmarken gegenüber, mit denen Leerzeilen erzeugt wurden und müssen diese nun mühsam entfernen und durch Absatzabstände ersetzen.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie ab sofort Inhalte aus unterschiedlichen Quellen nach dem Einfügen in Microsoft Word schneller aufbereiten oder Texte ganz leicht durch Grafiken ersetzen. Eignen Sie sich Techniken an, um

  • das lästige Problem von Leerzeichen am Beginn von Absätzen in weniger als 5 Sekunden zu meistern,
  • mehrfach vorkommende Leerzeichen zu eliminieren oder in Tabulatoren umzuwandeln,
  • doppelte Absatzmarken durch je eine Absatzmarke mit einem passenden Absatzabstand zu ersetzen und
  • oft verwendete Worte wie "Termin" oder "Budget" im Nu in attraktive Piktogramme umzuwandeln.

Bild 1 zeigt drei typische Probleme beim Einfügen von Texten, die von Webseiten übernommen werden: Leerzeichen am Zeilenanfang, mehrfach vorkommende Leerzeichen mitten im Text sowie Absatzmarken für Leerzeilen statt Absatzabstände.

Bild 1: Drei typische Probleme beim Einfügen von Texten in Microsoft Word, die von Webseiten übernommen werden.

Bild 1: Drei typische Probleme beim Einfügen von Texten in Microsoft Word, die von Webseiten übernommen werden.
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Tipp 1: Texte aus dem Web und anderen Quellen optimal einfügen

Wussten Sie, dass Sie sich schon beim Übernehmen kopierter Texte einiges an Nacharbeit ersparen können, wenn Sie die richtige Einfügeoption wählen? Texte aus dem Web oder anderen Dokumenten werden meist mit Strg + V in Word eingefügt (oder per Rechtsklick und den Kontextmenü-Befehl Einfügen).

Besser ist es, wenn Sie zum Einfügen des Inhalts mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Stelle in Word klicken und dann auf die Einfügeoption Nur den Text übernehmen (Bild 2).

Bild 2: Wählen Sie beim Übernehmen von Texten aus anderen Quellen die Einfügeoption mit dem Buchstaben

Bild 2: Wählen Sie beim Übernehmen von Texten aus anderen Quellen die Einfügeoption mit dem Buchstaben "A".

Das sind die Vorteile:

  • Der kopierte Text erhält beim Einfügen sofort die Schriftart und die Schriftgröße, die Sie im aktuellen Dokument verwenden.
  • Für den eingefügten Text werden die im Dokument voreingestellten Absatzabstände übernommen.
  • Alle Hyperlinks werden aus dem eingefügten Text eliminiert.

Die Einfügeoption Nur den Text übernehmen sorgt für die einheitliche Textformatierung und erspart Ihnen so einiges an Nacharbeit. Die Probleme mit überflüssigen Leerzeichen am Zeilenanfang oder mehrfachen Leerzeichen und Absatzmarken mitten im Text lösen Sie mit den folgenden Tricks.

Tipp 2: Leerzeichen am Satzanfang einfach entfernen

Auf Webseiten werden Texte oft mit Hilfe von Leertasten am Zeilenanfang eingerückt. Damit Sie diese nicht mühsam nacheinander entfernen müssen, verwenden Sie die folgende zeitsparende Technik (Bild 3):

  • Markieren Sie den Text, aus dem Sie störende Leerzeichen am Zeilenanfang eliminieren wollen.
    Ist das gesamte Dokument betroffen, betätigen Sie einfach Strg + A.
  • Drücken Sie die Tastenkombination Strg + E. Damit wird der markierte Text zentriert ausgerichtet.
  • Lassen Sie den Text markiert und richten Sie ihn wieder linksbündig aus, indem Sie Strg + L betätigen.

Damit haben Sie in weniger als 5 Sekunden alle störenden Leerzeichen am Zeilenanfang entfernt.

Bild 3: Mit diesen beiden Tastenkombinationen lösen Sie im Nu das Problem störender Leerzeichen am Zeilenanfang.

Bild 3: Mit diesen beiden Tastenkombinationen lösen Sie im Nu das Problem störender Leerzeichen am Zeilenanfang.

Tipp 3: Überflüssige Leerzeichen mitten im Satz eliminieren

Mehrere Leerzeichen zwischen einzelnen Wörtern sind störend und es wäre ein ziemlicher Zeitaufwand, wenn Sie diese nach dem Einfügen eines Texts manuell entfernen müssten. Erledigen Sie das leichter und schneller mit der folgenden Technik:

  • Rufen Sie mit der Tastenkombination Strg + H das Dialogfeld Suchen und Ersetzen auf. Sie gelangen damit automatisch zum Register Ersetzen und der Cursor blinkt im Eingabefeld Suchen nach.
    Alternativ dazu klicken Sie im Menüband in der Registerkarte Start ganz rechts auf den Befehl Ersetzen.
  • Klicken Sie unten links auf die Schaltfläche Erweitern (Bild 4 [1]) und in dem erweiterten Dialogfeld ganz unten auf die Schaltfläche Sonderformat (Bild 4 [2]).
  • Wählen Sie in der sich nun öffnenden Liste ganz unten den Eintrag Leerzeichen aus. Daraufhin erscheint oben in der Zeile bei Suchen nach die Zeichenfolge ^w (Bild 4 [3]).
  • Geben Sie bei Ersetzen durch genau ein Leerzeichen ein (Bild 4 [4]).
  • Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Alle ersetzen (Bild 4 [5]) und schließen Sie das Dialogfeld.
Bild 4: Mit diesen Schritten im Dialogfeld Suchen und Ersetzen löschen Sie gezielt mehrere Leerzeichen mitten im Text.

Bild 4: Mit diesen Schritten im Dialogfeld Suchen und Ersetzen löschen Sie gezielt mehrere Leerzeichen mitten im Text.
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Tipp 4: Überflüssige Absatzmarken entfernen

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Susanne
Reitinger

Hilfreiche und einfache Tipps, die ich sicher anwenden werden! Artikel ist auch schön kurz und verständlich geschrieben.